Peraturan Badan Nomor 6 Tahun 2019 tentang SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

Dalam Peraturan Perpustakaan Nasional ini yang dimaksud dengan: 1. Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-kategori kegiatan dan arsip dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya 2. Klasifikasi Keamanan Arsip adalah kategori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkan terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan. 3. Klasifikasi Akses Arsip adalah kategori pembatasan akses terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu. 4. Pengamanan Arsip adalah program perlindungan fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanan. 5. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan/atau media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 6. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip, dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 7. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 8. Unit Pengolah adalah unit kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 9. Unit Kearsipan I adalah unit kerja yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan di Perpustakaan Nasional. 10. Unit Kearsipan II adalah unit organisasi jabatan pengawas yang salah satu kegiatan pokoknya melakukan pengelolaan Arsip Dinamis inaktif di unit kerja masing- masing. 11. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan tugas kearsipan. 12. Pengelola Arsip adalah orang yang melakukan proses pengendalian Arsip secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip. 13. Terbatas adalah Arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. 14. Biasa atau Terbuka adalah Arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun. 15. Rahasia adalah Arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro atau apabila informasi yang terdapat pada Arsip bersifat sensitif bagi lembaga atau organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privasi, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi.

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis bertujuan untuk: a. melindungi fisik dan informasi Arsip Dinamis dari kerusakan dan kehilangan sehingga kebutuhan akan ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, integritas, otentisitas dan reliabilitas Arsip tetap dapat terpenuhi; dan b. mengatur akses Arsip Dinamis agar sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan Arsip oleh pihak-pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah.

Ruang lingkup sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis mencakup: a. Klasifikasi Keamanan Arsip; b. Pengamanan Arsip; dan c. Klasifikasi dan Pengaturan Akses Arsip.

(1) Sistem Klasifikasi Keamanan dan akses Arsip Dinamis dilaksanakan dengan menerapkan asas gabungan. (2) Asas gabungan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui sentralisasi dalam penetapan kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan di lapangan. (3) Penetapan kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi penyusunan dan penerapan pedoman serta standard operasional prosedur, sumber daya manusia, sarana dan prasarana.

Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Perpustakaan Nasional ini.

Klasifikasi Keamanan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a dikategorikan menjadi: a. Biasa atau Terbuka; b. Terbatas; dan c. Rahasia.

Arsip Dinamis yang termasuk ke dalam kategori Arsip Biasa atau Terbuka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a, merupakan Arsip yang tidak memilik dampak yang dapat mengganggu kinerja Perpustakaan Nasional.

(1) Arsip Dinamis yang termasuk ke dalam kategori Arsip Terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b merupakan Arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja unit kerja. (2) Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi kepegawaian seperti personal file, dan penjenjangan jabatan fungsional; b. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi pengadaan seperti dokumen pengadaan barang/jasa; c. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi pendidikan dan pelatihan seperti hasil evaluasi pengajar/dosen/pembimbing, dan berkas perorangan mahasiswa; d. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi keuangan seperti berkas pengelolaan anggaran, dan tuntutan ganti rugi; e. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi hukum sepertip utusan perkara pidana dan perdata, dan dokumen domisili hukum; f. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi kerjasama seperti Memorandum Of Understanding (MoU), sidang tahunan IFLA dan dukungan keanggotaan IFLA; g. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi penelitian, pengembangan, dan pendayagunaan sumber daya Perpustakaan; h. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi kearsipan seperti daftar Arsip Vital dan daftar Arsip terjaga.

(1) Arsip Dinamis yang termasuk ke dalam kategori Arsip rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c merupakan Arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak yang luas hingga mengganggu kinerja Perpustakaan Nasional. (2) Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat(1) terdiri atas: a. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi kepegawaian seperti hasil pertimbangan Tim Penilai Kinerja, rekam medis pegawai, perceraian pegawai, dan disiplin pegawai; b. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan kerumahtanggaan seperti sertifikat tanah, rancang bangun instalasi telepon, instalasi listrik, rancang bangun gedung; c. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi pengawasan seperti laporan hasil pemeriksaan auditor internal dan eksternal, laporan hasil pemeriksaan auditor independen; d. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi hukum seperti dokumen kekayaan intelektual, dan kasus/sengketa hukum; e. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan admintrasi hasil penelitian, pengembangan dan pendayagunaan sumber daya; f. Arsip Dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi kearsipan seperti daftar Arsip Vital.

(1) Pengamanan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b dilakukan dengan melaksanakan pengamanan fisik Arsip Dinamis maupun informasi sesuai dengan tingkat klasifikasi. (2) Pengamanan fisik Arsip Dinamis maupun informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diantaranya melalui penyimpanan dan penyampaian.

Pengamanan ruang simpan secara keseluruhan mencakup fasilitas pengamanan meliputi pemasangan kamera pengawas/camera surveillance, kunci pengamanan ruangan, dan media simpan Arsip.

Media simpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 terdiri atas sarana perangkat keras/hardware dan perangkat lunak/software.

Perangkat keras/hardware sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 meliputi: a. sarana penyimpanan Arsip konvensional berupa rak Arsip/filing cabinet untuk menyimpan Arsip Biasa atau Terbuka dan Terbatas, dan brankas atau lemari besi untuk Arsip Rahasia; b. sarana penyimpanan Arsip media baru berupa lemari Arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi; dan c. prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi.

Perangkat lunak/software sebagaimana dimaksud dalam pasal 12 meliputi: a. elektronik file daftar Arsip aktif, inaktif, terjaga dan vital; dan b. aplikasi pengelolaan Arsip aktif dan inaktif.

(1) Penyampaian Arsip Dinamis Klasifikasi Rahasia dilakukan dengan menggunakan amplop rangkap 2 (dua) tertutup. (2) Amplop luar tertulis penerima surat, alamat, nomor surat dengan kode dan stempel Rahasia (R). (3) Amplop dalam tertulis penerima surat, alamat, dan nomor surat dengan kode Rahasia (R).

(1) Pengelolaan Arsip Dinamis dilakukan oleh Pejabat Fungsional Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip. (2) Pengangkatan Pejabat Fungsional Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pejabat Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) berada di Unit Kearsipan I dan II. (2) Pengelola Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) berada di unit kerja sebagai Unit Pengolah. (3) Pejabat Fungsional Arsiparis di Unit Kearsipan I bertanggung jawab dalam pengamanan dan penyusunan kebijakan hak akses Arsip di Pusat Arsip (records center). (4) Pejabat Fungsional Arsiparis di Unit Kearsipan II bertanggung jawab dalam pengamanan dan hak akses Arsip unit kerja.

(1) Pengguna internal Arsip Perpustakaan Nasional terdiri atas: a. penentu kebijakan; b. pelaksana kebijakan; dan c. pengawas internal (2) Pengguna internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berasal dari unit kerja atau perorangan.

(1) Penentu kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (1) huruf a mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip yang berada di bawah kewenangannya. (2) Pelaksana kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (1) huruf b mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip yang berada dibawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi biasa. (3) Pelaksana kebijakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (1) huruf b tidak diberikan hak akses untuk Arsip dengan Klasifikasi Terbatas, dan Rahasia yang terdapat pada pimpinan tingkat tertinggi, pimpinan tingkat tinggi, pimpinan tingkat menengah, dan yang satu tingkat di atas menjadi Pimpinan Tinggi Utama, Pimpinan Tinggi Madya, Pimpinan Tinggi Pratama, Pejabat Administrator dan Pengawas, kecuali telah mendapat izin. (4) Pengawas internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (1) huruf c mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh Arsip pada pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pengguna eksternal Arsip Perpustakaan Nasional Republik INDONESIA terdiri atas: a. publik; b. pengawas eksternal; dan c. aparat penegak hukum. (2) Pengguna eksternal berasal dari perorangan atau badan hukum di luar Perpustakaan Nasional Republik INDONESIA.

(1) Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (1) huruf a mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip dengan kategori Biasa atau Terbuka. (2) Pengawas eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (1) huruf b mempunyai hak untuk mengakses seluruh Arsip pada pencipta Arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan eksternal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Aparat penegak hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (1) huruf c mempunyai hak untuk mengakses Arsip pada pencipta Arsip terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditangani dalam rangka melaksanakan fungsi penegakan hukum.

Peraturan Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Perpustakaan Nasional ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 10 Mei 2019 KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd. MUHAMMAD SYARIF BANDO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 17 Mei 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. WIDODO EKATJAHJANA