Peraturan Badan Nomor 2 Tahun 2025 tentang Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Perpustakaan Nasional

Dalam Peraturan Perpustakaan Nasional ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 3. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif yang selanjutnya disebut JRA Fasilitatif adalah JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi fasilitatif. 4. Jadwal Retensi Arsip Substantif yang selanjutnya disebut JRA Substantif adalah JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif setiap pencipta arsip sesuai dengan fungsi dan tugasnya. 5. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip. 6. Retensi Aktif adalah jangka waktu penyimpanan suatu jenis Arsip pada Unit Pengolah. 7. Retensi Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan suatu jenis Arsip pada Unit Kearsipan/pusat arsip. 8. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. 9. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.

JRA di lingkungan Perpustakaan Nasional digunakan sebagai pedoman bagi Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di lingkungan Perpustakaan Nasional dalam melakukan penyusutan dan penyelamatan Arsip.

(1) JRA di lingkungan Perpustakaan Nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 terdiri atas: a. JRA Fasilitatif; dan b. JRA Substantif. (2) JRA di lingkungan Perpustakaan Nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat: a. nomor; b. jenis Arsip; c. Retensi Arsip (jangka waktu penyimpanan); dan d. keterangan. (3) JRA di lingkungan Perpustakaan Nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Perpustakaan Nasional ini.

(1) Jenis Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf b terdiri atas: a. Arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi fasilitatif; dan b. Arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif. (2) Arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi: a. perencanaan; b. keuangan; c. hukum; d. organisasi dan tata laksana; e. kerja sama; f. hubungan masyarakat dan publikasi; g. kepegawaian; h. kearsipan; i. keprotokolan; j. pengadaan barang/jasa; k. pengelolaan barang milik negara; l. perlengkapan dan rumah tangga m. pengawasan; dan n. data dan informasi. (3) Arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi: a. deposit dan pengembangan koleksi perpustakaan; b. bibliografi dan pengolahan bahan perpustakaan; c. preservasi dan alih media bahan perpustakaan; d. jasa informasi perpustakaan dan pengelolaan naskah nusantara; e. standardisasi perpustakaan; f. akreditasi perpustakaan; g. pembinaan dan pengembangan perpustakaan; h. analisis perpustakaan dan pengembangan budaya baca; i. organisasi bidang perpustakaan; j. pembinaan tenaga perpustakaan dan kepustakawanan; dan k. pelatihan.

(1) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf c terdiri atas: a. Retensi Aktif; dan b. Retensi Inaktif. (2) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan berdasarkan pada pedoman Retensi Arsip yang ditetapkan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA. (3) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dihitung setelah kegiatan dinyatakan selesai atau berkas sudah dinyatakan lengkap dan tidak berubah lagi atau closed file.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf d merupakan rekomendasi yang memuat Arsip untuk dimusnahkan atau dipermanenkan. (2) Rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. Keterangan Musnah ditentukan apabila pada masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi, tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang, dan tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu kasus yang masih dalam proses hukum; dan b. Keterangan Permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan dan nilai guna pertanggungjawaban nasional.

Pada saat Peraturan Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku: a. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Perpustakaan Nasional (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2015 Nomor 582); dan b. Peraturan Perpustakaan Nasional Nomor 5 Tahun 2019 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif Perpustakaan Nasional (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2019 Nomor 568), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Perpustakaan Nasional ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 26 Mei 2025 KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, Œ E. AMINUDIN AZIZ Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA, Ѽ DHAHANA PUTRA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2025 NOMOR Ж