Peraturan Menteri Nomor 16-prt-m-2019 Tahun 2019 tentang PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas yang selanjutnya disingkat TND adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi, dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 3. Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di dalam maupun luar Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. 4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi publik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 5. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. 6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas. 7. Logo Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat adalah gambar atau huruf sebagai identitas sebagai tanda pengenal berupa simbol atau huruf bersifat tetap dan resmi digunakan untuk kop/kepala surat, untuk naskah dinas Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. 8. Disposisi adalah catatan yang berisi perintah atau permintaan atau informasi dari pimpinan dalam rangka proses penyelenggaraan suatu naskah. 9. Naskah Dinas Elektronik adalah informasi yang terekam dalam media elektronik sebagai alat komunikasi kedinasan, yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat/ pimpinan yang berwenang di lingkungan kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. 10. Tata Naskah Dinas Elektronik yang selanjutnya disingkat TNDE adalah pengelolaan naskah dinas secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. 11. Sistem TNDE adalah kesisteman pengelolaan naskah dinas secara elektronik yang meliputi aplikasi perangkat lunak dan databasenya yang terhubung dengan jaringan serta dapat diakses oleh semua pengguna. 12. Aplikasi TNDE adalah perangkat lunak beserta databasenya yang digunakan untuk pengelolaan naskah dinas secara elektronik. 13. Templat adalah format surat baku yang disusun secara elektronik. 14. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat.

(1) Peraturan Menteri ini dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas pada setiap unit organisasi/unit kerja/satuan kerja. (2) Peraturan Menteri ini bertujuan untuk : a. menciptakan tertib administrasi tata naskah dinas; b. menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien; c. mencegah terjadinya penyalahgunaan kewenangan penandatanganan; d. mendinamiskan penyelenggaraan naskah dinas sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; e. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan penanganan surat masuk dan/atau surat keluar; dan f. menciptakan keseragaman dalam penerapan tata naskah dinas Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

Pembina pelaksanaan Tata Naskah Dinas dilakukan oleh Biro Umum Sekretariat Jenderal.

Pembina Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Lingkup Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Badan-Badan dilakukan oleh Bagian yang menangani urusan tata usaha dan umum.

Jenis Naskah Dinas terdiri atas : a. naskah dinas arahan; b. naskah dinas korespondensi; dan c. naskah dinas khusus.

(1) Naskah dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a terdiri atas: a. peraturan Menteri b. surat edaran; c. keputusan; d. instruksi; dan e. surat perintah (2) Naskah dinas arahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang pembentukan produk hukum di Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

(1) Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi intern terdiri atas: 1. memo dinas; dan 2. nota dinas; b. Naskah Dinas korespondensi ekstern terdiri atas: 1. surat dinas; dan 2. surat undangan ekstern; c. Kartu undangan; dan d. Surat tugas terdiri atas: 1. surat tugas berdasarkan pelaksanaan tugas dan fungsi; dan 2. surat tugas melakukan perjalanan kedinasan. (2) Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d angka 2 disusun sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan di bidang keuangan.

Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud Pasal 5 huruf c terdiri atas: a. surat kuasa; b. berita acara; c. surat keterangan; d. surat pernyataan e. surat pengantar; f. pengumuman; g. laporan; h. telaahan staf; i. formulir; j. naskah serah terima jabatan; k. surat pernyataan menduduki jabatan; l. surat pernyataan melaksanakan tugas; m. surat pernyataan pelantikan; dan n. sertifikat.

(1) Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dapat dilakukan dalam bentuk Naskah Dinas elektronik; (2) Naskah Dinas Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mencakup Persuratan elektronik, dokumentasi elektronik, transaksi elektronik, serta Naskah Dinas elektronik lainnya; (3) TNDE meliputi: a. sistem TNDE; b. unsur pendukung sistem TNDE; c. pengguna TNDE; d. pengelola TNDE; dan e. petunjuk pengoperasian aplikasi TNDE.

(1) Sistem TNDE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (3) huruf a terhubung dengan jaringan komputer keseluruh unit organisasi, unit kerja, atau unit satuan kerja. (2) Cakupan Sistem TNDE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (3) huruf a terdiri atas: a. komunikasi eksternal; b. komunikasi internal; c. disposisi; d. pembuatan naskah dinas arahan dengan templat; e. penggunaan penelusuran surat; f. agenda harian pimpinan; dan g. petunjuk pengoperasian aplikasi TNDE.

Unit organisasi, unit kerja, atau unit satuan kerja harus menyediakan Unsur pendukung Sistem TNDE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (3) huruf b yang terdiri atas: a. jaringan komputer; b. perangkat keras; dan c. perangkat lunak.

(1) Pengguna TNDE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (3) huruf c yaitu seluruh pejabat dan pegawai yang dilengkapi dengan nama pengguna dan kata sandi sesuai dengan kewenangan masing-masing. (2) Dalam menggunakan TNDE, pejabat struktural menggunakan kode akses tersendiri dan pegawai menggunakan nomor induk pegawai. (3) Laman TNDE dapat diakses melalui http://intranet.pu.go.id atau http://eoffice.pu.go.id

(1) Pengelola TNDE sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (3) huruf d yaitu Biro Umum. (2) Pengelola pelaksanaan TNDE sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas: a. pengembangan Konsep Sistem TNDE; b. pembinaan teknik operasional TNDE; dan c. monitoring dan evaluasi pelaksanaan TNDE.

(1) Pembina teknik sistem TNDE yaitu Pusat Data dan Teknologi Informasi. (2) Pembina teknik sistem TNDE sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki tugas untuk memberikan supervisi terkait: a. pengembangan infrastruktur dan jaringan sistem TNDE; b. pengelolaan infrastruktur jaringan sistem TNDE; dan c. keamanan data pada aplikasi sistem TNDE.

(1) Pengelola data pejabat atau pegawai dalam penerapan TNDE yaitu Biro Kepegawaian, Organisasi, dan Tata Laksana. (2) Pengelola data pejabat atau pegawai dalam penerapan TNDE sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas mengelola dan memutakhirkan database sistem informasi kepegawaian (e-HRM).

(1) Pengelola sistem TNDE unit organisasi yaitu Sekretariat Inspektorat Jenderal, Sekretariat Direktorat Jenderal, Sekretariat Badan, dan Biro Umum (2) pengelola sistem TNDE di unit organisasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), Sekretariat Inspektorat Jenderal, Sekretariat Direktorat Jenderal, Sekretariat Badan, dan Biro Umum memiliki tugas: a. melakukan koordinasi penyelenggaraan TNDE pada lingkup unit organisasi; b. memfasilitasi penyelenggaraan pembinaan dan pelayanan penyelenggaraan TNDE lingkup unit organisasi; dan c. melakukan pengawasan terhadap penyelenggaraan TNDE pada lingkup unit organisasi.

Administrator TNDE yaitu: a. Biro Umum sebagai administrator utama tingkat kementerian; b. Sekretariat Direktorat Jenderal, Sekretariat Inspektorat Jenderal, Sekretariat Badan, atau Biro Umum sebagai administrator tingkat unit organisasi yaitu; c. bagian tata usaha/umum sebagai administrator balai setingkat unit kerja; dan d. sub bagian tata usaha/umum sebagai administrator balai setingkat Eselon III.

(1) Petunjuk Pengoperasian Aplikasi TNDE sebagaimana dimaksud Pasal 9 ayat 3 huruf e digunakan sebagai acuan bagi unit organisasi/unit Kerja dalam mengoperasikan Aplikasi TNDE. (2) Petunjuk Pengoperasian Aplikasi TNDE meliputi petunjuk: a. menjalankan aplikasi; b. login sistem; c. username dan password; d. pengaturan; e. fitur TNDE; f. surat masuk; g. disposisi; h. tindak lanjut; i. surat keluar; j. agenda; k. Templat Naskah Dinas; dan l. keluar aplikasi.

Tata naskah dinas dapat ditandatangani secara elektronik oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan tugas dan fungsinya.

(1) Tanda Tangan elektronik berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas: a. identitas Penanda Tangan; dan b. keutuhan dan keautentikan Informasi Elektronik. (2) Tanda Tangan Elektronik dalam Transaksi Elektronik merupakan persetujuan Penandatangan atas Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik tersebut. (3) Dalam hal terjadi penyalahgunaan Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) oleh pihak lain yang tidak berhak, tanggung jawab pembuktian penyalahgunaan Tanda Tangan Elektronik dibebankan kepada Penyelenggara Sistem Elektronik di unit organisasi dan/atau unit kerja.

Tanda Tangan Elektronik yang digunakan dalam Transaksi Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) merupakan jenis tanda tangan elektronik tersertifikasi dengan mengunakan jasa penyelenggara sertifikasi elektronik dan dibuktikan dengan sertifikat elektronik.

(1) Pengelola tanda tangan elektronik yaitu Pusat data dan Teknologi Informasi (2) dalam melaksanakan tugasnya Pengelola tanda tangan elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus melakukan koordinasi dengan Instansi pemerintah yang mempunyai tugas dan fungsi terkait keamanan siber dan sandi negara

(1) Pengguna atau pemilik sertifikat elektronik harus memenuhi persyaratan dan kriteria dalam melindungi kunci privat serta menyetujui ketentuan penggunaan sertifikat elektronik sebelum sertifikat elektronik diterbitkan. (2) Pengguna atau pemilik sertifikat elektronik bertanggung jawab terhadap pengelolaan pasangan kunci kriptografi dan telah menyetujui untuk menggunakan kunci kriptografi dan sertifikat elektronik sesuai dengan kebijakan Balai Sertifikasi Elektronik.

Pengguna atau Pemilik sertifikat elektronik memiliki kewajiban sebagai berikut: a. memastikan kebenaran semua data/informasi yang diberikan kepada BSrE; b. melindungi sertifikat elektronik agar tidak digunakan oleh pihak lain; c. tidak menyerahkan penggunaan sertifikat elektronik kepada pihak lain; d. melindungi kerahasiaan kunci privat, passphrase atau hal lain yang digunakan untuk mengaktifkan kunci privat; e. tidak mengubah, tidak mengganggu, atau melakukan reverse engineering dan tidak membocorkan sistem layanan keamanan yang disediakan oleh penyelenggara sertifikat elektronik; dan f. bertanggungjawab atas penggunaan, penyimpanan, pembaruan, dan pemusnahan sertifikat elektronik dan kunci privat.

(1) Perubahan Naskah Dinas dilakukan dengan mengubah, menyempurnakan, dan/atau menyisipkan sebagian dari suatu naskah dinas. (2) Pencabutan merupakan pernyataan tidak berlaku lagi suatu Naskah Dinas terhitung mulai saat ditetapkan dalam pencabutan tersebut. (3) Dalam hal Naskah Dinas yang bersifat mengatur diubah, dicabut, dan/atau dibatalkan, harus dilakukan dengan Naskah Dinas yang sama jenisnya. (4) Kewenangan perubahan, pencabutan, dan/atau pembatalan Naskah Dinas dilakukan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau pejabat lain yang jabatannya sederajat atau lebih tinggi kedudukannya. (5) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil seperti salah ketik, dikeluarkan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas tersebut atau pejabat setingkat lebih rendah.

Format Naskah Dinas dan Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku: a. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 06/PRT/M/2013 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata Naskah Dinas Elektronik Kementerian Pekerjaan umum (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2013 Nomor 866); dan b. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 07/PRT/M/2016 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2016 Nomor 347) sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat 34/PRT/M/2016 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat Nomor 07/PRT/M/2016 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2016 Nomor 1705) yang mengatur terkait tata naskah dinas korespondensi dan tata naskah dinas khusus, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 17 Oktober 2019 MENTERI PEKERJAAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT, ttd M.BASUKI HADIMULJONO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 24 Oktober 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA