Peraturan Menteri Nomor 2 Tahun 2022 tentang PEDOMAN TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatangan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional yang selanjutnya disebut Kementerian PPN/Bappenas adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintah di bidang perencanaan pembangunan nasional. 3. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di Kementerian PPN/Bappenas dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian PPN/Bappenas dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 5. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan Arsip. 6. Unit Pengolah adalah unit kerja pada Kementerian PPN/Bappenas yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 7. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada Kementerian PPN/Bappenas yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan Kearsipan. 8. Lambang Negara Kesatuan Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika. 9. Logo adalah gambar/huruf sebagai identitas Kementerian PPN/Bappenas. 10. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama. 11. Mandat adalah pelimpahan kewenangan dari Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan yang lebih tinggi kepada Badan dan/atau Pejabat Pemerintahan yang lebih rendah dengan tanggung jawab dan tanggung gugat tetap berada pada pemberi mandat. 12. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan Arsip Dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah. 13. Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat identitas elektronik yang memuat Tanda Tangan Elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik. 14. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. 15. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas Kementerian PPN/Bappenas menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. 16. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 17. Menteri adalah Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional. 18. Naskah Kerja Sama adalah Naskah Dinas yang berisi kesepahaman/kesepakatan tertulis tentang suatu hal antara Kementerian PPN/Bappenas dengan pihak lain yang dapat diwujudkan dalam bentuk kesepakatan awal, nota kesepahaman, perjanjian, atau naskah sejenis lainnya.

Peraturan Menteri ini dimaksudkan sebagai pedoman dalam pengelolaan Naskah Dinas di Kementerian PPN/Bappenas.

Peraturan Menteri ini disusun dengan tujuan untuk: a. memperlancar tata komunikasi kedinasan dalam bentuk tulisan untuk kalangan internal maupun eksternal yang efektif dan efisien dalam rangka mendukung tertib administrasi pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian PPN/Bappenas; b. mencapai kesepahaman/kesamaan persepsi/pengertian, Bahasa dan penafsiran dalam pengelolaan Naskah Dinas di Kementerian PPN/Bappenas; c. mewujudkan keterpaduan pengelolaan Naskah Dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; dan d. mempermudah pengendalian untuk komunikasi kedinasan dalam bentuk tulisan.

Prinsip pembuatan Naskah Dinas: a. diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang yang berwenang; b. bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur dan kaidah bahasa menggunakan Bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami; c. dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan d. proses pembuatan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Jenis Naskah Dinas terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas khusus.

(1) Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan. (2) Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri atas: a. peraturan perundang-undangan; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan. (3) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b disusun dalam bentuk Keputusan. (4) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c disusun dalam bentuk: a. surat perintah; atau b. surat tugas.

(1) Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal. (2) Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri atas: a. nota dinas; b. memorandum; c. disposisi; dan d. surat undangan internal. (3) Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri atas: a. surat dinas; dan b. surat undangan eksternal.

(1) Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c terdiri atas: a. surat perjanjian; b. surat kuasa; c. berita acara; d. surat keterangan; e. surat pengantar; f. pengumuman; g. laporan; dan h. telaah staf. (2) Selain Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (1), naskah dinas khusus terdiri atas: a. Naskah Kerja Sama; b. sertifikat; dan c. piagam.

(1) Unit kerja menyusun Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 berdasarkan susunan dan bentuk Naskah Dinas. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pembuatan Naskah Dinas dapat menggunakan: a. media rekam kertas; atau b. media rekam elektronik. (2) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diawali dengan menentukan jenis, susunan dan bentuk Naskah Dinas. (3) Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b menggunakan: a. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis; atau b. aplikasi pengolahan kata atau data.

Dalam pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 memuat unsur sebagai berikut: a. Lambang Negara atau Logo; b. penomoran Naskah Dinas; c. penggunaan kertas, amplop dan tinta; d. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung; e. penentuan batas atau ruang tepi; f. nomor halaman; g. tembusan; h. lampiran; i. tanda tangan, paraf dan cap; dan j. perubahan, pencabutan, pembatalan dan ralat Naskah Dinas.

Lambang Negara atau Logo digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat resmi.

(1) Lambang Negara digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri. (2) Lambang Negara dapat digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat yang bertindak atas nama pejabat yang diwakilinya. (3) Lambang Negara sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada Naskah Dinas.

Dalam hal terdapat kerjasama yang dilakukan antar pemerintah, map Naskah Dinas harus menggunakan Lambang Negara.

(1) Logo merupakan tanda pengenal atau identitas berupa simbol atau huruf yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas Kementerian PPN/Bappenas sebagai identitas agar publik lebih mengenalnya. (2) Logo Kementerian PPN/Bappenas ditempatkan di sebelah kiri kepala surat pada Naskah Dinas. (3) Ketentuan mengenai penggunaan Lambang Negara atau Logo pada kertas surat dan amplop tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Penomoran Naskah Dinas pengaturan dan Naskah Dinas penetapan menggunakan angka arab. (2) Penomoran Naskah Dinas penugasan menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. kode klasifikasi; b. nomor; dan c. tahun terbit.

(1) Penomoran Naskah Dinas korespondensi internal menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. kode klasifikasi; b. nomor; dan c. tahun terbit. (2) Penomoran Naskah Dinas korespondensi eksternal menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa: a. kategori klasifikasi keamanan; b. kode klasifikasi; c. nomor; dan d. tahun terbit.

Penomoran Naskah Dinas khusus menggunakan angka arab dengan memuat unsur paling sedikit berupa nomor dan tahun terbit.

Ketentuan mengenai penomoran Naskah Dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Kertas, amplop, dan tinta digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Kertas yang digunakan untuk arsip permanen harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. kertas jenis Houtvrij Schrijfpapier (HVS); b. ukuran F4; dan c. standar Kertas Permanen. (3) Standar Kertas Permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi: a. gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2; b. ketahanan sobek paling sedikit 350 (tiga ratus lima puluh) mN; c. ketahanan lipat paling sedikit 2,42 (dua koma empat puluh dua) metode schopper atau 2,18 (dua koma delapan belas) metode MIT; d. pH pada rentang 7,5-10 (tujuh koma lima sampai dengan sepuluh); e. kandungan alkali kertas paling sedikit 0,4 (nol koma empat) mol asam/kg; dan f. daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa paling sedikit 5 (lima). (4) Ketentuan mengenai penggunaan kertas, amplop, dan tinta tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Dalam penentuan jarak spasi pada Naskah Dinas harus memperhatikan aspek keserasian dan estetika. (2) Ketentuan mengenai jarak spasi Naskah Dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Jenis huruf pada Naskah Dinas arahan yaitu Bookman Old Style dengan ukuran 12 (dua belas), dikecualikan untuk Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (3) menggunakan Footlight MT Light dengan ukuran 12 (dua belas). (2) Jenis huruf dan ukuran pada Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus yaitu Arial dengan ukuran 12 (dua belas).

(1) Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya. (2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis pada: a. akhir setiap halaman; b. baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman; dan c. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. (3) Dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik tidak mencantumkan kata penyambung.

(1) Penentuan batas atau ruang tepi pada kertas bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas. (2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a. ruang tepi atas: 1. apabila menggunakan kop Naskah Dinas, 2 (dua) spasi dibawah kop; dan 2. apabila tanpa kop Naskah Dinas, paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi atas kertas; b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) cm dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri paling sedikit 3 (tiga) cm dari tepi kiri kertas; dan d. ruang tepi kanan paling sedikit 2 (dua) cm dari tepi kanan kertas.

(1) Nomor halaman pada Naskah Dinas menggunakan angka arab. (2) Ketentuan mengenai nomor halaman Naskah Dinas tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Tembusan Naskah Dinas memiliki tujuan untuk menunjukkan bahwa pihak yang bersangkutan perlu mengetahui isi Naskah Dinas tersebut. (2) Tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), berada pada posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas.

(1) Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Lampiran pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang terpisah dari Naskah Dinas pengantar harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (3) Dalam hal lampiran Naskah Dinas memiliki lebih dari satu halaman, setiap halaman lampiran harus diberi nomor halaman dengan angka arab. (4) Ketentuan mengenai lampiran Naskah Dinas tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Tanda tangan, paraf dan cap merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas.

(1) Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan serta keautentikan, keterpercayaan dan keutuhan informasi. (2) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. tanda tangan basah; dan b. Tanda Tangan Elektronik. (3) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

(1) Tanda tangan basah digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Tanda Tangan Elektronik digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (2) memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. data Pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada Pejabat Penanda Tangan; b. data Pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa Pejabat Penanda Tangan; c. segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; d. segala perubahan terhadap Informasi Elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; e. terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa Pejabat Penanda Tangannya; dan f. terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa pejabat penanda tangan telah memberikan persetujuan terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang terkait.

(1) Pemberian Tanda Tangan Elektronik pada Naskah Dinas berlaku ketentuan sebagai berikut: a. Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan bentuk Kode QR (QR Code) yang disertai nama pejabat penandatangan dan nama jabatan; b. Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak; c. pendistribusian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dapat melalui Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis, media dalam jaringan atau media luar jaringan; dan d. menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik INDONESIA. (2) Sekretaris Kementerian berwenang menentukan Pejabat dan pegawai yang memenuhi syarat dan tata cara penggunaan tanda tangan elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1). (3) Persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memperhatikan: a. kapasitas atau kewenangan pengambilan kebijakan; b. kemampuan penggunaan teknologi dan perangkat elektronik; dan/atau c. kebutuhan percepatan kebutuhan pendistribusian kebijakan atau informasi yang dilakukan melalui Naskah Dinas.

(1) Sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsep Naskah Dinas harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang di bawahnya. (2) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan bentuk koordinasi berjenjang antar pejabat sebelum dilakukan penandatanganan. (3) Fitur paraf dalam Naskah Dinas dengan media rekam elektronik dapat berbentuk catatan riwayat (log history) Naskah Dinas dalam basis data (database) sebelum dilakukan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang.

Naskah Dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf.

Naskah Dinas dengan media rekam kertas yang konsepnya terdiri dari beberapa halaman, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar Naskah Dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada jenjang jabatan di bawahnya.

Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut: a. untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah kanan/setelah nama jabatan penandatangan; b. untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat penandatangan Naskah Dinas berada di sebelah kiri/sebelum nama jabatan penandatangan; dan c. untuk paraf pejabat yang berada tiga tingkat disebelah paraf pejabat yang di atasnya.

(1) Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja, maka pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi. (2) Ketentuan mengenai letak paraf koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Cap digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Cap sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

(1) Cap dinas terdiri atas: a. cap jabatan yang memuat nama jabatan yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas; dan b. cap lembaga yang memuat Lambang Negara atau Logo yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas. (2) Ketentuan mengenai bentuk dan ukuran cap jabatan dan cap lembaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Cap yang digunakan untuk Naskah Dinas sangat rahasia dan rahasia dapat menggunakan cap yang dicetak timbul (emboss) tanpa menggunakan tinta dengan maksud untuk menghindari pemalsuan.

Perubahan Naskah Dinas merupakan mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan.

Pencabutan Naskah Dinas dapat dilakukan karena Naskah Dinas tersebut bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, sederajat, atau kebijakan yang baru ditetapkan.

Pembatalan Naskah Dinas merupakan pernyataan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru.

Ralat Naskah Dinas merupakan perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.

(1) Naskah Dinas yang bersifat mengatur, jika diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi. (2) Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan Naskah Dinas yaitu pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. (3) Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas.

(1) Pengamanan Naskah Dinas paling sedikit memuat: a. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; b. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi: 1. pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses; 2. pemberian nomor seri pengaman atau security printing; dan 3. pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas. (2) Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas terdiri atas: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa/terbuka. (3) Hak akses terhadap Naskah Dinas diberikan kepada: a. Menteri dan yang setingkat di bawahnya, serta pengawasan internal/eksternal dan/atau penegak hukum jika sudah diberikan izin untuk Naskah Dinas dengan tingkat sangat rahasia, rahasia, dan terbatas; dan b. semua pegawai dan pejabat serta staf yang berkepentingan untuk Naskah Dinas dengan tingkat biasa/terbuka. (4) Pengamanan Naskah Dinas pada media rekam elektronik, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis harus memuat fitur pengamanan Naskah Dinas. (5) Ketentuan mengenai pengamanan Naskah Dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46 disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas. (2) Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pada pada tiap Lembaga Negara dan Pemerintahan Daerah paling sedikit memuat 2 (dua) tingkat klasifikasi Naskah Dinas.

(1) Naskah Dinas dengan media rekam kertas diberikan kode derajat pengamanan pada amplop dengan posisi pada sebelah kiri atas Naskah Dinas. (2) Dalam hal Naskah Dinas yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia dan rahasia, dapat digunakan amplop rangkap dua.

Terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia dan terbatas dapat menggunakan sandi tertentu sesuai dengan perkembangan teknologi.

Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Naskah Dinas Sangat Rahasia diberikan kode ‘SR’ dengan menggunakan tinta warna merah; b. Naskah Dinas Rahasia diberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta warna merah; c. Naskah Dinas Terbatas diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan tinta hitam; dan d. Naskah Dinas Biasa/Terbuka diberikan kode ‘B’ dengan menggunakan tinta hitam.

(1) Pemberian nomor seri pengaman pada Naskah Dinas memiliki tujuan untuk menjamin keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas. (2) Pemberian nomor seri pengaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi.

Penggunaan security printing pada Naskah Dinas dapat dilakukan dengan metode sebagai berikut: a. watermarks; atau b. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

Ketentuan mengenai metode security printing pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas yang bersifat Rahasia dilakukan oleh unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi bidang ketatausahaan.

Pembuatan nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan dapat dikoordinasikan dengan lembaga teknis terkait.

(1) Naskah Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan batasan kewenangannya. (2) Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat ditandatangani dengan tanda tangan basah atau tanda tangan elektronik.

(1) Pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 ayat (3) dapat memberikan Mandat kepada badan dan/atau Pejabat Pemerintahan lain yang menjadi bawahannya untuk menandatangani Naskah Dinas, kecuali ditentukan lain dalam ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Penggunaan wewenang Mandat sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan dengan menyebut: a. atas nama; b. untuk beliau; c. pelaksana tugas; atau d. pelaksana harian.

(1) Penggunaan “atas nama” dapat dilakukan dalam hal pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas melimpahkan kepada pejabat di bawahnya. (2) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan “atas nama” meliputi: a. pelimpahan wewenang dalam bentuk tertulis; b. materi wewenang yang dilimpahkan menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan; c. tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan Naskah Dinas berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang.

(1) Penggunaan “untuk beliau” dapat dilakukan dalam hal pejabat yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. (2) Penggunaan “untuk beliau” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) setelah “atas nama”.

(1) Pelimpahan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas melalui “untuk beliau” hanya sampai pejabat dua tingkat di bawahnya. (2) Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan “untuk beliau” meliputi: a. pelimpahan harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktural dibawahnya; b. materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya; c. dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat pengganti (pelaksana tugas atau pelaksana harian); d. tanggung jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa.

(1) Penggunaan “pelaksana tugas” dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan tetap. (2) Pelimpahan wewenang “pelaksana tugas” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. (4) Batasan kewenangan “pelaksana tugas” sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penggunaan “pelaksana harian” dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan sementara. (2) Pelimpahan wewenang “pelaksana harian” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat. (4) Batasan kewenangan “pelaksana harian” sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Ketentuan mengenai contoh penggunaan kewenangan Mandat berupa “atas nama”, “untuk beliau”, “pelaksana tugas”, dan “pelaksana harian” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 sampai dengan Pasal 62 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (2): a. peraturan ditandatangani oleh Menteri; b. instruksi ditandatangani oleh Menteri; c. surat edaran ditandatangani oleh Menteri atau Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, kecuali Staf Ahli Menteri; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, atau Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama. (2) Dalam hal dibutuhkan: a. Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Penanda Tangan Surat Perintah Membayar, atau Ketua Unit Layanan Pengadaan dapat menandatangani standar operasional prosedur administrasi pemerintahan; dan b. Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran dapat menandatangani Surat Edaran, sepanjang materi muatannya terkait dengan pengelolaan keuangan negara di Kementerian PPN/Bappenas.

(1) Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas penetapan berupa Keputusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (3) ditandatangani oleh Menteri atau Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, kecuali Staf Ahli Menteri. (2) Dalam hal dibutuhkan, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, atau Pejabat Pembuat Komitmen, dapat menandatangani Keputusan, sepanjang materi muatannya terkait dengan pengelolaan keuangan negara di Kementerian PPN/Bappenas.

Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (4) ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat Pembuat Komitmen, atau Kepala Unit Layanan Pengadaan.

Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (2): a. nota dinas ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Administrator, Pengawas, atau Pejabat Pengelola Anggaran, Pejabat Pembuat Komitmen, atau Kepala Unit Layanan Pengadaan; b. memorandum ditandatangani oleh Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Administrator; c. disposisi ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Pejabat Pembuat Komitmen, atau Kepala Unit Layanan Pengadaan; dan d. surat undangan internal ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Administrator, atau Pejabat Pengelola Anggaran, Pejabat Pembuat Komitmen, atau Kepala Unit Layanan Pengadaan.

Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (3): a. surat dinas ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, atau Pejabat Pengelola Anggaran; dan b. surat undangan eksternal ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, atau Pejabat Pengelola Anggaran.

(1) Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8: a. surat perjanjian ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, atau Pejabat Pembuat Komitmen; b. Naskah Kerja Sama ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, atau Pejabat Pembuat Komitmen; c. surat kuasa ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, atau Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran; d. berita acara ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Administrator, Pengawas, Staf Ahli, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat/Panitia Penerima Hasil Pekerjaan, Pejabat Pengadaan Barang dan/atau Jasa, Staf, atau Unit Layanan Pengadaan; e. surat keterangan ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Administrator, atau Pengawas; f. surat pengantar ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Administrator, Pengawas, atau Pejabat Pembuat Komitmen. g. pengumuman ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Pengadaan Barang dan/atau Jasa, atau Unit Layanan Pengadaan; h. laporan ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Administrator, Pengawas, Staf, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Pengadaan Barang, dan/atau Jasa, atau Unit Layanan Pengadaan; dan i. telaah staf ditandatangani oleh Menteri, Pejabat Pimpinan Tinggi Madya, Pejabat Pimpinan Tinggi Pratama, Administrator, Pengawas, Staf, Pengguna Anggaran/Kuasa Pengguna Anggaran, Pejabat Pembuat Komitmen, Pejabat Pengadaan Barang, dan /atau Jasa, atau Unit Layanan Pengadaan. (2) Kewenangan penandatanganan surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Kewenangan penandatanganan Naskah Kerja Sama sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pengendalian Naskah Dinas meliputi kegiatan: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar.

Prinsip penanganan Naskah Dinas masuk meliputi: a. penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di unit yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. b. penerimaan Naskah Dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima/petugas yang ditunjuk di unit yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. c. Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf Unit Pengolah harus dilakukan registrasi di unit yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan sebagai: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan d. penyampaian.

Pada tahap penerimaan, Naskah Dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan: sangat rahasia, rahasia, terbatas dan biasa.

(1) Pada tahap pencatatan, Naskah Dinas masuk yang diterima dari petugas penerimaan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan. (2) Pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat berupa: a. buku agenda Naskah Dinas masuk; b. kartu kendali; atau c. takah. (4) Registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. tanggal penerimaan; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. asal Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; f. unit kerja yang dituju; dan g. keterangan.

(1) Pengarahan Naskah Dinas masuk dengan klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepada Unit Pengolah yang dituju. (2) Pengarahan Naskah Dinas masuk dengan kategori biasa/terbuka dilakukan dengan membuka, membaca dan memahami keseluruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui Unit Pengolah yang akan menindaklanjuti Naskah Dinas tersebut.

(1) Naskah Dinas masuk disampaikan kepada Unit Pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian Naskah Dinas. (2) Bukti penyampaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat informasi tentang: a. nomor urut pencatatan; b. tanggal dan nomor Naskah Dinas; c. asal Naskah Dinas; d. isi ringkas Naskah Dinas; e. unit kerja yang dituju; f. waktu penerimaan; dan g. tandatangan dan nama penerima di Unit Pengolah. (3) Bentuk bukti sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku ekspedisi; atau b. lembar tanda terima penyampaian.

(1) Pengendalian Naskah Dinas masuk dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (2) Dalam rangka pengendalian Naskah Dinas masuk, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengarahan sesuai dengan klasifikasi keamanan, dan penyampaian.

(1) Dalam hal terdapat komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang diterima dari luar lingkungan instansi yang ditujukan kepada pejabat tertentu di lingkungan internal melalui akun media komunikasi dalam jaringan pribadi atau kedinasan pegawai, harus disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk dilakukan registrasi ke dalam Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (2) Penyampaian komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dalam bentuk tangkapan layar (capturing) atau salinan digital (soft file).

Prinsip pengendalian Naskah Dinas keluar meliputi: a. pengiriman Naskah Dinas keluar dipusatkan dan diregistrasi di unit yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan termasuk Naskah Dinas yang dikirimkan langsung oleh pejabat atau staf Unit Pengolah; b. sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan Naskah Dinas yang meliputi: 1. nomor Naskah Dinas; 2. cap dinas; 3. tandatangan; 4. alamat yang dituju; dan 5. lampiran (jika ada).

Pengendalian Naskah Dinas keluar pada media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. pencatatan; b. penggandaan; c. pengiriman; dan d. penyimpanan.

(1) Pada tahap pencatatan, Naskah Dinas keluar yang dikirim harus diregistrasi pada sarana pengendalian Naskah Dinas keluar. (2) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. nomor urut; b. tanggal pengiriman; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. tujuan Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; dan f. keterangan.

(1) Penggandaan Naskah Dinas dilakukan setelah Naskah Dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Penggandaan Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang memiliki kategori klasifikasi keamanan Sangat Rahasia, Rahasia, dan Terbatas harus diawasi oleh pimpinan pada unit kerja pegawai yang bertugas menggandakan Naskah Dinas.

(1) Naskah Dinas keluar yang akan dikirimkan oleh Unit Pengolah dimasukkan ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor Naskah Dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan. (2) Khusus untuk Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan Sangat Rahasia, Rahasia, dan Terbatas, Naskah Dinas dapat dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas. (3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut Naskah Dinas, dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda ‘u.p’ (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti dibawah nama jabatan yang dituju.

(1) Penyimpanan Naskah Dinas keluar dilakukan oleh Unit Pengolah melalui sarana pengendalian Naskah Dinas dan pertinggal Naskah Dinas keluar. (2) Pertinggal Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas masuk sesuai dengan klasifikasi arsip.

(1) Pengendalian Naskah Dinas keluar dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis. (2) Dalam rangka pengendalian Naskah Dinas keluar, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengiriman, dan penyimpanan.

(1) Pembinaan, pengendalian, dan pengelolaan Naskah Dinas dilakukan untuk memastikan: a. kebenaran isi Naskah Dinas; b. tidak ada kesalahan susunan dan bentuk Naskah Dinas; c. penomoran dan registrasi Naskah Dinas; dan d. penyimpanan dan penyusutan Naskah Dinas sesuai dengan jadwal retensi Arsip dan digunakan sesuai dengan kaidah kearsipan. (2) Pimpinan unit kerja di Kementerian PPN/Bappenas melakukan pembinaan, pengendalian, dan pengelolaan penyelenggaraan tata Naskah Dinas di lingkungan unit kerjanya. (3) Pembinaan teknis penyusunan Naskah Dinas pada media rekam kertas dan Naskah Dinas media rekam elektronik dilakukan oleh Unit Kearsipan.

(1) Naskah Dinas korespondensi internal dan eksternal dikelola secara elektronik. (2) Pengelolaan Naskah Dinas elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikoordinasikan oleh unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi di bidang teknologi informasi dan komunikasi.

Pada saat peraturan Menteri ini mulai berlaku: (1) Tata Naskah Dinas yang telah ada harus disesuaikan dengan Peraturan Menteri ini paling lama 1 (satu) tahun sejak Peraturan Menteri diundangkan; dan (2) Penggunaan Naskah Dinas elektronik oleh unit kerja dilaksanakan paling lama 1 (satu) tahun sejak Peraturan Menteri diundangkan.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Nasional Nomor 4 Tahun 2020 tentang Tata Naskah Dinas di Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2020 Nomor 455), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 14 April 2022 MENTERI PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL/ KEPALA BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd. SUHARSO MONOARFA Diundangkan di Jakarta pada tanggal 19 April 2022 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. BENNY RIYANTO RANCANGAN