Peraturan Menteri Nomor 30 Tahun 2012 tentang JADWAL RETENSI ARSIP KEMENTERIAN PERUMAHAN RAKYAT

Dalam Peraturan Menteri ini, yang dimaksud dengan : 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 2. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus. 4. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya menurun. 5. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disebut JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 6. Retensi arsip/jangka waktu simpan adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah dan atau Unit Kearsipan. 7. Jangka waktu simpan aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah di lingkungan Kementerian. 8. Jangka waktu simpan inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip Kementerian. 9. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jangka waktu penyimpanan arsip telah selesai dan tidak memiliki nilai guna lagi, sehingga dapat dimusnahkan melalui prosedur yang berlaku. 10. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa arsip memiliki nilai guna sekunder, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA/Lembaga Kearsipan melalui prosedur yang berlaku. 11. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip belum ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau permanen, sehingga perlu dilakukan penilaian dan pengkajian kembali. 12. Jenis Arsip adalah unit-unit berkas yang dicipta, diatur dan dikelola sebagai suatu unit karena berhubungan secara fungsi atau subjek, merupakan hasil dari kegiatan yang sama. 13. Arsip Keuangan adalah arsip yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan/fiscal yang meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pertanggungjawaban. 14. Jadwal Retensi Arsip Keuangan adalah daftar yang berisi jenis arsip keuangan beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip keuangan. 15. Jadwal Retensi Arsip Pejabat Negara adalah jadwal retensi mengenai arsip perseorangan yang merupakan rekaman perjalanan karir Pegawai Negeri/non Pegawai Negeri yang diangkat sebagai Pejabat Negara. 16. Arsip Dokumentasi Kepegawaian adalah arsip yang tercipta dalam rangka perjalanan karir pegawai negeri yang tercipta dalam proses pembinaan kepegawaian oleh pejabat yang berwenang. 17. Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian adalah arsip yang berasal dari bidang non keuangan dan non kepegawaian yang meliputi perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, penelitian, pengkajian dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan, perpustakaan, teknologi informasi dan komunikasi dan pengawasan. 18. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian adalah daftar yang berisi jenis Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif perencanaan, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, penelitian, pengkajian dan pengembangan, pendidikan dan pelatihan, perpustakaan, teknologi informasi dan komunikasi dan pengawasan. 19. Arsip Substantif adalah kelompok arsip yang berasal dari kegiatan pokok di lingkungan Kementerian. 20. Kementerian adalah Kementerian Perumahan Rakyat. 21. Menteri adalah Menteri Perumahan Rakyat.

Maksud Jadwal Retensi Arsip adalah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan arsip yang memiliki nilai guna.

Tujuan Jadwal Retensi Arsip sebagai acuan dalam pelaksanaan penyusutan arsip yang dilakukan oleh unit kerja di lingkungan Kementerian.

Jadwal Retensi Arsip Kementerian Perumahan Rakyat adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran Peraturan ini yang merupakan bagian tak terpisahkan dari Peraturan ini yang terdiri dari : 1. Jadwal Retensi Arsip Keuangan, 2. Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara, 3. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian, 4. Jadwal Retensi Arsip Substantif.

Bentuk dan susunan Jadwal Retensi Arsip Kementerian Perumahan Rakyat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 meliputi : kolom Nomor, kolom Jenis Arsip, kolom Jangka waktu simpan (Retensi) Aktif, Inaktif dan kolom Keterangan yang berisi pernyataan musnah, permanen dan dinilai kembali.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 19 Oktober 2012 MENTERI PERUMAHAN RAKYAT REPUBLIK INDONESIA, DJAN FARIDZ Diundangkan di Jakarta pada tanggal 1 November 2012 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, AMIR SYAMSUDIN