Peraturan Menteri Nomor 15 Tahun 2019 tentang JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PARIWISATA

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan : 1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 2. JRA Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif berserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif. 3. JRA Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif berserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif di Kementerian Pariwisata. 4. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip. 5. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah. 6. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan. 7. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 8. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 9. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 10. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaanya telah menurun. 11. Arsip Vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 12. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional dan/atau lembaga kearsipan. 13. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 14. Unit Kearsipan adalah satuan kerja yang melekat pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggungjawab dalam penyelenggaraan kearsipan yang meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 15. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan pengguna arsip diluar pencipta arsip dan kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan memori kolektif bangsa. 16. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip Statis kepada lembaga kearsipan.

(1) JRA Kementerian Pariwisata terdiri dari: a. JRA Fasilitatif; dan b. JRA Substantif. (2) JRA Fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi bidang: a. umum; b. pengadaan dan perlengkapan; c. kepegawaian; d. hukum; e. organisasi dan tata laksana; f. komunikasi publik; g. keuangan; dan h. Pengawasan (3) JRA Substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi bidang: a. kebijakan kepariwisataan; b. industri dan kelembagaan; c. pengembangan destinasi pariwisata; dan d. pemasaran pariwisata. (4) JRA Kementerian Pariwisata sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I dan II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Penentuan Retensi Arsip dilakukan berdasarkan pertimbangan nilai guna Arsip. (2) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. Retensi Aktif; dan b. Retensi Inaktif. (3) Penentuan Retensi Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di Unit Pengolah. (4) Penentuan Retensi Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan Unit Kearsipan.

(1) Retensi Arsip dimulai setelah kegiatan dinyatakan selesai. (2) Kegiatan dinyatakan selesai sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan dengan pernyataan: a. Sejak berakhirnya masa 1 (satu) tahun anggaran; b. Setelah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan; c. Sejak penetapan keputusan yang terbaru atau sejak keputusan lama dinyatakan tidak berlaku; d. Sejak peraturan perundang-undangan diundangkan; e. Setelah perjanjian, kontrak, kerjasama berakhir dan kewajiban para pihak telah dilaksanakan; f. Sejak selesainya pertanggungjawaban suatu penugasan. g. Setelah kasus atau perkara mempunyai kekuatan hukum tetap; h. Setelah kegiatan dipertanggungjawabkan atau diaudit; i. Setelah serah terima proyek dan retensi pemeliharaannya berakhir; j. Setelah hasil sensus dipublikasikan; k. Setelah laporan hasil penelitian dipublikasikan; l. Setelah data diperbaharui; dan/atau m. Setelah sistem aplikasi ditingkatkan dan dikembangkan. (3) Pencantuman pernyataan kegiatan dinyatakan selesai sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diletakkan pada kolom Retensi Arsip Aktif di dalam JRA.

(1) Arsip yang telah melewati masa Retensi Arsip dapat dinyatakan musnah, permanen, masuk berkas perseorangan, atau dinilai kembali berdasarkan rekomendasi dari Unit Pengolah atau Unit Kearsipan. (2) Rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi, suatu jenis arsip tidak memiliki nilai guna lagi; b. keterangan permanen ditentukan apabila suatu jenis arsip memiliki nilai guna sekunder dan wajib diserahkan ke lembaga kearsipan; c. keterangan masuk berkas perseorangan sesuai yang tertuang dalam retensi arsip berkas perseorangan; atau d. keterangan dinilai kembali ditentukan pada arsip yang dianggap berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Nomor: PM.134/UM.001/MPEK/2012 tentang Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif Non Keuangan dan Non Kepegawaian di Lingkungan Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2012 Nomor 1269) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 15 Oktober 2019 MENTERI PARIWISATA REPUBLIK INDONESIA, ttd ARIEF YAHYA Diundangkan di Jakarta ada tanggal 21 Oktober 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA