Peraturan Menteri Nomor 3 Tahun 2022 tentang JADWAL RETENSI ARSIP KEMENTERIAN LUAR NEGERI DAN PERWAKILAN REPUBLIK INDONESIA

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Fasilitatif adalah Arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif yang meliputi keuangan, kepegawaian, perencanaan, evaluasi dan kerja sama, hukum, organisasi dan ketatalaksanaan, kearsipan, ketatausahaan dan kerumahtanggaan, hubungan masyarakat, kepustakaan, informatika/Sistem Informasi Manajemen/Teknologi Informasi dan Komunikasi, pengawasan dan perlengkapan. 3. Arsip Substantif adalah Arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Kementerian yang meliputi hukum perjanjian internasional, diplomasi publik, informasi dan media, hubungan bilateral dan intra kawasan, kerja sama ASEAN, penanganan isu internasional, pengkajian dan pengembangan, keamanan diplomatik dan protokol konsuler. 4. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 5. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 6. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, Jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 7. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip. 8. Retensi Aktif adalah jangka waktu penyimpanan Arsip aktif dari unit pengolah. 9. Retensi Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan Arsip inaktif dari unit kearsipan. 10. Jenis Arsip adalah Arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau proses pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan lain, yang timbul karena penciptaan, penerimaan, atau penggunaannya. 11. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif yang selanjutnya disebut JRA Fasilitatif adalah daftar yang berisi Jenis Arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip Fasilitatif. 12. Jadwal Retensi Arsip Substantif yang selanjutnya disebut JRA Substantif adalah daftar yang berisi Jenis Arsip substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai gunanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip Substantif. 13. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanannya telah selesai dan tidak memiliki nilai guna lagi. 14. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa Arsip memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna kesejarahan, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA. 15. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu Arsip belum dapat ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau permanen, sehingga perlu penilaian dan pengkajian lagi. 16. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang luar negeri. 17. Perwakilan Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut Perwakilan adalah Perwakilan Diplomatik dan Perwakilan Konsuler Republik INDONESIA yang secara resmi mewakili dan memperjuangkan kepentingan bangsa, negara, dan Pemerintah Republik INDONESIA secara keseluruhan di negara penerima atau pada Organisasi Internasional Perserikatan Bangsa-Bangsa dan/atau Organisasi Internasional Non- Perserikatan Bangsa-Bangsa.

(1) JRA Kementerian dan Perwakilan terdiri atas: a. JRA Fasilitatif; dan b. JRA Substantif. (2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam bentuk tabel yang memuat: a. Jenis Arsip; b. Retensi Aktif dan Retensi Inaktif; c. keterangan yang berisi pernyataan Keterangan Musnah, Keterangan Permanen, atau Keterangan Dinilai Kembali.

Jenis Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a dikelompokkan berdasarkan fungsi unit organisasi Kementerian dan Perwakilan.

(1) Retensi Aktif dan Retensi Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b ditentukan berdasarkan kriteria: a. Retensi Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan b. Retensi Inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait, serta kepentingan Kementerian dan Perwakilan. (2) Penentuan Retensi Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai atau Arsip sudah tidak bertambah. (3) Kegiatan dinyatakan selesai sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dihitung sejak: a. selesainya hak dan kewajiban; b. kegiatan dinyatakan selesai dipertanggungjawabkan; dan/atau c. setiap tahun anggaran berakhir. (4) Penentuan Retensi Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dihitung sejak Retensi Aktif selesai.

(1) Keterangan yang berisi pernyataan Keterangan Musnah, Keterangan Permanen, atau Keterangan Dinilai Kembali sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf c memuat rekomendasi yang MENETAPKAN Arsip dimusnahkan, dipermanenkan, atau dinilai kembali. (2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. Keterangan Musnah ditetapkan apabila pada masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi; b. Keterangan Permanen ditetapkan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder; dan c. Keterangan Dinilai Kembali ditetapkan pada Arsip yang dianggap masih memiliki nilai guna bagi organisasi/masih diperlukan dalam pertanggungjawaban atau berpotensi menimbulkan sengketa hukum.

Ketentuan mengenai : a. JRA Fasilitatif tercantum dalam Lampiran I; dan b. JRA Substantif tercantum dalam Lampiran II, yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Luar Negeri Nomor 04 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan Republik INDONESIA (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2015 Nomor 301), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 6 Januari 2022 MENTERI LUAR NEGERI REPUBLIK INDONESIA, ttd. RETNO L. P. MARSUDI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 17 Januari 2022 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. BENNY RIYANTO