Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2019 tentang PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI KEMENTERIAN KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, KEAMANAN

Dalam Peraturan Menteri Koordinator ini yang dimaksud dengan: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan dalam rangka kegiatan kedinasan, kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. 4. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, tidak dapat diperbaharui dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 5. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 6. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 7. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habisnya retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA. 8. Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 9. Nilai Guna Arsip adalah nilai Arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna Arsip yang meliputi nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna administrasi, dan nilai guna ilmiah. 10. Pemberkasan adalah penempatan Arsip Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis, atau kesamaan masalah. 11. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi Kearsipan. 12. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disebut JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. 13. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang sudah tidak bernilai guna sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan, dan penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA. 14. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, Badan Usaha Milik Negara/Badan Usaha Milik Daerah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 15. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. 16. Unit Pengolah adalah unit kerja pada Pencipta Arsip di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip Aktif sebagai berkas kerja yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan di lingkungannya. 17. Unit Kearsipan adalah unit kerja pada Sekretariat Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan Kearsipan. 18. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan Kearsipan.

Penyelenggaraan Kearsipan di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan meliputi: a. organisasi Kearsipan; b. pembinaan Kearsipan; c. pengelolaan Arsip Dinamis; d. program Arsip Vital; e. pengelolaan Arsip elektronik; dan f. pengawasan Kearsipan

Organisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a terdiri atas: a. Unit Kearsipan; dan b. Unit Pengolah.

(1) Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a berkedudukan di Biro Umum Sekretariat Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. (2) Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas: a. mengelola Arsip Inaktif; b. mengolah dan menyajikan Arsip menjadi informasi dalam Sistem Informasi Kearsipan Nasional Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (SIKN-JIKN); c. mengoordinasikan pembuatan daftar, Pemberkasan, dan pelaporan serta penyerahan Arsip Terjaga; d. memusnahkan Arsip; e. menyiapkan penyerahan Arsip Statis; f. melakukan pembinaan, pengawasan internal, dan evaluasi penyelenggaraan Kearsipan.

(1) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b berkedudukan di Sekretariat Kementerian, Sekretariat Deputi, dan Inspektorat. (2) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas: a. melakukan pengelolaan Arsip Aktif; b. melakukan kegiatan penyimpanan, pemeliharaan, dan pengamanan Arsip rahasia dan Arsip Vital; c. menyimpan dan mengamankan Arsip yang sedang diproses/ditindaklanjuti; d. memberikan perintah simpan (tanda pelepas) terhadap Arsip yang sudah selesai diproses; e. melakukan pemusnahan untuk berkas non-arsip dan duplikasi yang ada di Unit Pengolah; f. menata dan memelihara Arsip yang tersimpan di sentral Arsip Aktif masing-masing unit kerjanya; g. melayani penggunaan Arsip Aktif; h. menyusun daftar Arsip Aktif dan mengirimkannya ke Unit Kearsipan secara rutin setiap 6 (enam) bulan sekali; i. mengelola Arsip Inaktif sebelum dipindahkan ke Unit Kearsipan; dan j. memindahkan Arsip Inaktif ke Unit Kearsipan sesuai prosedur dan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Pembinaan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b dilaksanakan melalui: a. pendampingan pengelolaan Arsip; b. penyusunan pedoman Kearsipan; dan c. sosialisasi Kearsipan.

(1) Pendampingan pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a dilaksanakan untuk memastikan pengelolaan Arsip sesuai dengan kaidah Kearsipan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Pendampingan pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan kepada Unit Pengolah. (3) Pendampingan pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) kali dalam setahun.

(1) Penyusunan pedoman Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b dilaksanakan untuk menjadi acuan bagi Unit Pengolah dalam hal pengelolaan Arsip. (2) Penyusunan pedoman Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diprakarsai oleh Unit Kearsipan.

(1) Sosialisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf c dilaksanakan untuk mewujudkan pegawai Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan yang sadar Arsip. (2) Sosialisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan bekerja sama dengan Arsip Nasional Republik INDONESIA. (3) Sosialisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan paling sedikit 1 (satu) kali dalam setahun.

Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf c dilaksanakan melalui: a. penciptaan Arsip; b. penggunaan Arsip; c. pemeliharaan Arsip; dan d. penyusutan Arsip.

(1) Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf a meliputi: a. pembuatan Arsip; dan b. penerimaan Arsip. (2) Pembuatan Arsip dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, Klasifikasi Arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis yang ditetapkan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pembuatan dan penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (2) harus dijaga autentisitasnya berdasarkan tata naskah dinas. (2) Autentisitas Arsip yang diciptakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab Unit Pengolah.

(1) Penggunaan Arsip sebagimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf b diperuntukkan bagi pengguna yang berhak. (2) Unit Kearsipan atau Unit Pengolah harus menyediakan Arsip bagi pengguna yang berhak sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan mengacu pada sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip Dinamis di Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf c meliputi: a. pemeliharaan Arsip Aktif; b. pemeliharaan Arsip Inaktif; dan c. alih media Arsip.

(1) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Pengolah. (2) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan melalui kegiatan: a. Pemberkasan Arsip Aktif; dan b. penyimpanan Arsip Aktif. (3) Pemberkasan Arsip Aktif dan penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan dengan menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan yang sekurang- kurangnya terdiri dari folder, sekat, label, out indicator, indeks, tunjuk silang, boks, dan rak Arsip.

(1) Dalam rangka Pemeliharaan Arsip Aktif, Unit Pengolah harus membentuk sentral Arsip Aktif. (2) Sentral Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dibentuk pada Unit Pengolah setingkat Pimpinan Tinggi Madya, Pimpinan Tinggi Pratama, dan/atau Administrator sesuai dengan beban volume Arsip yang dikelola.

(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima. (2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan Klasifikasi Arsip. (3) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan melalui prosedur pemeriksaan, penentuan indeks, pemberian kode, tunjuk silang (apabila ada), penyortiran, pelabelan dan penempatan Arsip, dan penyusunan daftar Arsip Aktif.

(1) Pemberkasan Arsip Aktif menghasilkan tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif. (2) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (3) pada ayat (1) terdiri atas: a. daftar berkas; dan b. daftar isi berkas. (3) Daftar berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a paling sedikit memuat informasi tentang: a. Unit Pengolah; b. nomor berkas; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan. (4) Daftar isi berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b paling sedikit memuat informasi tentang: a. nomor berkas; b. nomor item Arsip; c. kode klasifikasi; d. uraian informasi Arsip; e. tanggal; f. jumlah; dan g. keterangan. (5) Daftar Arsip Aktif dapat digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali Arsip.

Unit Pengolah menyampaikan daftar Arsip Aktif kepada Unit Kearsipan setiap 6 (enam) bulan sekali.

(1) Penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b dilakukan terhadap Arsip Aktif yang sudah di termuat dalam daftar Arsip Aktif.

Arsip Aktif yang disimpan pada Unit Pengolah dapat digunakan dan disampaikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. setiap layanan penggunaan Arsip harus dilaksanakan sesuai prosedur yang ditetapkan dan digunakan oleh pengguna Arsip yang berhak berdasarkan klasifikasi akses dan keamanan arsip; b. tidak dibenarkan untuk menambah dan/atau mengurangi isi dari berkas; dan c. penggunaan Arsip Aktif oleh pengguna Arsip eksternal atau pihak luar dari Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan harus melalui pejabat pengelola informasi dan dokumentasi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam hal Arsip Aktif yang disimpan Unit Pengolah telah melewati retensi Arsip Aktif dan memasuki retensi Arsip Inaktif, Unit Pengolah harus melaksanakan Penyusutan Arsip dengan cara pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.

(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan. (2) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan. (3) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berasal dari Unit Pengolah yang telah melewati retensi aktif dan memasuki retensi inaktif berdasarkan Jadwal Retensi Aktif.

Dalam melaksanakan pemeliharaan Arsip Inaktif, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 ayat (1), Unit Kearsipan harus menyediakan ruang atau gedung sentral Arsip Inaktif.

(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif dilakukan melalui kegiatan: a. penataan Arsip Inaktif; dan b. penyimpanan Arsip Inaktif. (2) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana tersebut pada ayat (1) dilakukan berdasarkan prinsip asal-usul dan prinsip aturan asli. (3) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan untuk menjaga Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya, tetap terkelola dalam satu Pencipta Arsip, dan tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Pencipta Arsip lain.

Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 ayat (1) huruf a dilaksanakan melalui kegiatan: a. pengaturan fisik Arsip; b. pengolahan informasi Arsip; dan c. penyusunan daftar Arsip Inaktif.

(1) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 ayat (1) huruf b dilakukan terhadap Arsip yang sudah di daftar dalam daftar Arsip Inaktif. (2) Penyimpanan Arsip Inaktif dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.

Dalam melaksanakan pemeliharaan Arsip Inaktif, Unit Kearsipan harus menyediakan ruang atau gedung Sentral Arsip Inaktif.

Arsip Inaktif yang disimpan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 dapat digunakan dan disampaikan dengan ketentuan sebagai berikut: a. Arsip Inaktif yang disimpan di Unit Kearsipan dapat digunakan oleh pengguna Arsip yang berhak berdasarkan klasifikasi akses dan keamanan arsip; b. penggunaan sebagaimana dimaksud pada huruf a harus melalui prosedur penyampaian Arsip Inaktif; c. tidak dibenarkan untuk menambah dan/atau mengurangi isi dari berkas; dan d. penggunaan Arsip Inaktif yang disimpan di Unit Kearsipan oleh pengguna Arsip eksternal atau pihak luar dari Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan harus melalui pejabat pengelola informasi dan dokumentasi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penggunaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 dilakukan melalui tahapan: a. permintaan tertulis; b. pencarian Arsip di lokasi simpan; c. penggunaan tanda keluar; d. pencatatan; e. pengambilan; f. penyampaian g. pengendalian; h. pengembalian; dan i. penyimpanan kembali.

Dalam hal Arsip Inaktif yang disimpan Unit Kearsipan telah melewati retensi Arsip Inaktif, Unit Kearsipan harus melaksanakan Penyusutan Arsip dengan memperhatikan nilai guna arsip dan Jadwal Retensi Arsip.

(1) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf c menjadi tanggung jawab Unit Kearsipan. (2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan memperhatikan: a. kondisi Arsip; dan/atau b. nilai informasi. (3) Kondisi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a meliputi: a. Arsip dengan kondisi rapuh atau rentan mengalami kerusakan secara fisik; b. Arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru; dan/atau c. informasi yang terdapat dalam media lain di mana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi. (4) Nilai informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b diutamakan untuk: a. informasi yang berdasarkan peraturan perundang- undangan tentang keterbukaan informasi publik harus diumumkan secara serta merta; dan/atau b. Arsip yang berketerangan permanen dalam Jadwal Retensi Arsip.

(1) Alih media Arsip dilakukan dengan prasarana dan sarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. (2) Prasarana dan sarana alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memperhatikan hal sebagai berikut: a. dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan dengan peraturan perundang-undangan; b. dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; c. dapat beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; d. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; dan e. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kebaruan, kejelasan, dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.

(1) Dalam melakukan alih media Arsip, Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan melalui Sekretaris Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan MENETAPKAN kebijakan alih media Arsip. (2) Kebijakan alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi metode (pengkopian, konversi, atau migrasi), prasarana dan sarana, penentuan prioritas Arsip yang di alih media, dan penentuan pelaksanaan alih media Arsip.

Dalam melaksanakan alih media Arsip, Unit Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 ayat (1) harus membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang dialihmediakan.

(1) Berita acara alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 paling sedikit memuat: a. waktu pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. jumlah Arsip; e. keterangan proses alih media yang dilakukan; f. pelaksana; dan g. penanda tangan oleh pimpinan unit Kearsipan. (2) Daftar Arsip yang dialihmediakan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 paling sedikit memuat: a. unit pengolah; b. nomor urut; c. jenis Arsip; d. jumlah Arsip; e. kurun waktu; dan f. keterangan.

(1) Arsip yang bernilai guna kebuktian (evidential) yang telah dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan terkait jadwal retensi Arsip. (1) Kriteria Arsip yang bernilai guna kebuktian (evidential) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. merupakan bukti keberadaan, perubahan, atau pembubaran; b. merupakan bukti dan informasi tentang kebijakan strategis organisasi; c. merupakan bukti dan informasi tentang kegiatan pokok organisasi; d. merupakan bukti dan informasi tentang interaksi organisasi dengan komunitas klien yang dilayani; e. merupakan bukti hak dan kewajiban individu dan organisasi; f. memberi sumbangan pada pembangunan memori organisasi untuk tujuan keilmuan, budaya, atau historis; dan/atau g. berisi bukti dan informasi tentang kegiatan penting bagi pemangku kepentingan internal dan eksternal.

(1) Alih media Arsip diautentikasi oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan melalui Sekretaris Kementerian dan Kepala Biro yang membidangi kearsipan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Arsip hasil alih media. (2) Tanda tertentu yang dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan metode antara lain: a. digital signature (security); b. public key/private key (akses); c. watermark (copyright); atau d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 huruf d meliputi kegiatan: a. pemindahan Arsip Inaktif; b. pemusnahan Arsip; dan c. penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA.

Penyusutan Arsip dilakukan oleh Pencipta Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip.

(1) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 huruf a dilaksanakan oleh Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan (2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan: a. penyeleksian Arsip Inaktif; b. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan c. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.

(1) Pemusnahan Arsip sebagaimana tersebut dalam Pasal 39 huruf b dilakukan terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan Jadwal Retensi Arsip; c. tidak dilarang untuk dimusnahkan oleh peraturan perundang-undangan; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (2) Dalam hal Arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), retensinya ditentukan kembali oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan melalui Sekretaris Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

Penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Negara Republik INDONESIA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 huruf c dilakukan terhadap arsip yang: a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan c. berketerangan dipermanenkan sesuai Jadwal Retensi Arsip

Ketentuan teknis mengenai: a. pemeliharaan arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 sampai dengan Pasal 22; b. pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 23 sampai dengan Pasal 31; c. alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 sampai dengan Pasal 38; dan d. penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 39 sampai dengan Pasal 43, tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud Pasal 2 huruf d ditujukan untuk mengidentifikasi, mengelola, melindungi, mengamankan, serta menyelamatkan Arsip Vital dari kemungkinan kerusakan dan kehilangan yang disebabkan oleh faktor bencana.

Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 memiliki kriteria: a. merupakan prasyarat bagi keberadaan Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, karena tidak dapat digantikan dari aspek administrasi maupun legalitasnya; b. sangat dibutuhkan oleh Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan untuk menjamin kelangsungan operasional kegiatan instansi karena informasi yang digunakan sebagai rekonstruksi apabila terjadi bencana; c. berfungsi sebagai bukti kepemilikan kekayaan (aset) Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan; dan/atau d. berkaitan dengan kebijakan strategi Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan.

Program Arsip Vital sebagaimana sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 meliputi: a. identifikasi Arsip Vital; b. pengelolaan Arsip Vital; c. perlindungan dan pengamanan Arsip Vital; d. penyelamatan dan pemulihan; dan e. akses Arsip Vital.

(1) Penanggung jawab program arsip vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 adalah Sekretaris Kementerian Koordinator Bidang Politik Hukum dan Keamanan dan para pejabat pimpinan tinggi pratama yang memiliki kewenangan mengelola arsip pada Unit Pengolah yang memiliki Arsip Vital. (2) Ketentuan teknis mengenai program Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

(1) Pengelolaan Arsip elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf e harus memenuhi ketentuan sebagai berikut: a. isi Arsip berkaitan dengan pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan; b. diciptakan dan dikelola dengan menggunakan sistem elektronik yang telah disahkan penggunaannya oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan melalui Sekretaris Kementerian Koordinator Bidang Politik Hukum, dan Keamanan dan tidak bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; c. bersifat otentik, andal, utuh, tepercaya, dan dapat digunakan; dan d. telah diautentikasi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Hasil cetak suatu Arsip elektronik bukan merupakan pengganti Arsip elektronik kecuali telah diautentikasi sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Ketentuan lebih lanjut terkait pengelolaan Arsip elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran III yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri Koordinator ini.

Pengawasan Kearsipan sebagaimana tersebut dalam Pasal 2 huruf f meliputi: a. pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan Kearsipan; b. pengawasan atas penegakan peraturan perundang- undangan di bidang Kearsipan; dan c. prosedur pengawasan kearsipan

Pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 huruf a terdiri atas: a. pengawasan Kearsipan eksternal; dan b. pengawasan Keasipan internal.

(1) Pengawasan Kearsipan eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 huruf a dilaksanakan oleh Arsip Negara Republik INDONESIA kepada Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan selaku Pencipta Arsip sebagai objek pengawasan. (2) Dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Unit Kearsipan menyiapkan keperluan administrasi dan dokumen pendukung serta melakukan koordinasi dengan Unit Pengolah. (3) Pengawasan Kearsipan Eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menghasilkan nilai hasil pengawasan Kearsipan eksternal untuk Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan selaku Pencipta Arsip.

(1) Pengawasan Kearsipan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 huruf b menjadi tanggung jawab Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan selaku Pencipta Arsip. (2) Pengawasan kearsipan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Unit Kearsipan dibantu tim pengawas Kearsipan internal pada seluruh Unit Pengolah sebagai objek pengawasan. (3) Tim pengawas Kearsipan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dibentuk oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan melalui Sekretaris Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan dengan unsur keanggotaan mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan. (4) Pelaksanaan pengawasan Kearsipan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi: a. pengawasan sistem Kearsipan internal; dan b. pengawasan pengelolaan Arsip Aktif.

Aspek penilaian dalam pengawasan sistem Kearsipan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 ayat (4) huruf a meliputi: a. pengelolaan Arsip Dinamis yang meliputi penciptaan Arsip, penggunaan Arsip, pemeliharaan Arsip, dan penyusutan Arsip; dan b. sumber daya Kearsipan yang meliputi sumber daya manusia Kearsipan, prasarana, dan sarana.

(1) Pengawasan pengelolaan Arsip Aktif sebagaimana tersebut dalam Pasal 53 ayat (4) huruf b dilaksanakan setelah kegiatan pengawasan sistem Kearsipan internal selesai dilakukan. (2) Aspek penilaian dalam pengawasan pengelolaan Arsip Aktif meliputi Pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif yang disesuaikan dengan daftar isian pelaksanaan anggaran masing-masing unit kerja.

(1) Pelaksanaan pengawasan Kearsipan internal menghasilkan nilai hasil pengawasan Kearsipan internal sementara. (2) nilai hasil pengawasan Kearsipan internal sementara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diverifikasi oleh Arsip Negara Republik INDONESIA. (3) Perolehan nilai dari hasil pengawasan Kearsipan internal yang telah diverifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan sebagai nilai pengawasan Kearsipan internal. (4) Penetapan nilai pengawasan Kearsipan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan oleh Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan melalui Sekretaris Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan. (5) Nilai hasil Pengawasan Kearsipan internal harus dilaporkan kepada Arsip Negara Republik INDONESIA paling lambat pada akhir Agustus pada tahun berjalan.

(1) Pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 huruf a dan Pasal 51 menghasilkan nilai yang merupakan akumulasi nilai pengawasan Kearsipan eksternal dan nilai Pengawasan Kearsipan internal. (2) Nilai pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku ketentuan sebagai berikut: a. nilai pengawasan Kearsipan eksternal memiliki bobot 60% (enam puluh persen). b. nilai pengawasan Kearsipan internal memiliki bobot 40% (empat puluh persen).

(1) Nilai pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 ayat (1) menjadi acuan dalam menentukan indeks kinerja penyelenggaraan Kearsipan Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan selaku Pencipta Arsip. (2) Nilai dan kategori atas hasil pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pengawasan atas penegakan peraturan perundang- undangan di bidang Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 huruf b meliputi: a. aspek administratif; dan b. aspek pidana. (2) Pengawasan atas penegakan peraturan perundang- undangan di bidang Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan penyelenggaraannya mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Prosedur pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 huruf c menjadi acuan dalam pelaksanaan pengawasan Kearsipan. (2) Prosedur pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. perencanaan program; b. pelaksanaan; dan c. pelaporan. (3) Prosedur pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) mengacu pada ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pada saat Peraturan Menteri Koordinator ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan Nomor: PER-15/MENKO/POLHUKAM/12/2012 tentang Pedoman Pengelolaan Arsip Kementerian Koordinator Bidang Politik, Hukum, dan Keamanan, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri Koordinator ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri Koordinator ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 18 Oktober 2019 MENTERI KOORDINATOR BIDANG POLITIK, HUKUM, DAN KEAMANAN REPUBLIK INDONESIA, ttd WIRANTO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 25 Oktober 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA