Peraturan Menteri Nomor 2 Tahun 2020 tentang PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Penyelenggaraan Kearsipan adalah keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. 2. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan jenis format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 3. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 4. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 5. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas menjadi beberapa kategori unit informasi Kearsipan. 6. Klasifikasi Keamanan Arsip adalah kategori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan. 7. Jadwal Retensi Arsip adalah daftar yang berisi sekurang- kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 8. Unit Organisasi adalah Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal, Inspektorat Jenderal, dan Badan di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral. 9. Unit Pelaksana Teknis yang selanjutnya disingkat UPT adalah organisasi mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional dan/atau penunjang tertentu yang melaksanakan tugas teknis operasional dan/atau penunjang tertentu seperti balai, museum, dan politeknik. 10. Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral yang selanjutnya disingkat KESDM adalah kementerian yang mempunyai tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang energi dan sumber daya mineral untuk membantu PRESIDEN dalam menyelenggarakan pemerintahan negara. 11. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang energi dan sumber daya mineral. 12. Sekretaris Jenderal adalah pimpinan Unit Organisasi yang mempunyai tugas menyelenggarakan koordinasi pelaksanaan tugas, pembinaan, dan pemberian dukungan administrasi kepada seluruh unsur organisasi di lingkungan KESDM.

Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan KESDM dimaksudkan sebagai pedoman dan acuan bagi seluruh Unit Organisasi di lingkungan KESDM dalam rangka penyelenggaraan administrasi pemerintahan, pembangunan, dan peningkatan pelayanan publik serta pengelolaan Kearsipan KESDM.

Ruang lingkup Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 terdiri atas: a. Tata Naskah Dinas; b. Tata Kearsipan; dan c. Klasifikasi Arsip, Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, serta Jadwal Retensi Arsip.

Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a meliputi: a. pendahuluan; b. jenis dan format Naskah Dinas; c. pembuatan Naskah Dinas; d. pengamanan Naskah Dinas; e. kewenangan penandatanganan; dan f. pengendalian Naskah Dinas, sebagaimana tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Tata Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b meliputi: a. pendahuluan; b. pelaksanaan tata Kearsipan; c. organisasi Kearsipan; d. pengelolaan arsip dinamis; e. standardisasi sarana dan prasarana; f. penyusutan arsip; g. pembinaan dan pengawasan; dan h. penutup, sebagaimana tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Klasifikasi Arsip, Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, serta Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terbagi atas fungsi: a. fasilitatif; dan b. substantif. (2) Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggunakan kode Klasifikasi Arsip dan menjadi tanda pengenal urusan sesuai dengan tugas dan fungsi unit kerja serta berfungsi sebagai dasar pemberkasan dan penataan arsip. (3) Sistem yang digunakan dalam Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menggunakan sistem alfanumerik yang menggunakan kode gabungan antara huruf dan angka.

(1) Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip digunakan sebagai dasar dalam menyediakan layanan informasi arsip dinamis secara cepat, tepat, aman, dan sesuai dengan otoritas/kewenangan. (2) Arsip dinamis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diklasifikasikan menjadi arsip: a. biasa/terbuka; b. terbatas; c. rahasia; dan d. sangat rahasia.

(1) Arsip dinamis dipergunakan oleh pengguna yang diberikan hak akses. (2) Pengguna yang diberikan hak akses sebagaimana dimaksud pada ayat (1), terdiri atas: a. internal instansi; dan b. eksternal instansi. (3) Pengguna yang diberikan hak akses di lingkungan internal instansi, terdiri atas: a. penentu kebijakan terdiri atas: 1. Menteri; 2. wakil Menteri; 3. pejabat pimpinan tinggi madya, meliputi Sekretaris Jenderal, direktur jenderal, inspektur jenderal, dan kepala badan; 4. pejabat pimpinan tinggi pratama; dan 5. pejabat administrator pada UPT, yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya. b. pelaksana kebijakan terdiri atas: 1. pejabat administrator; 2. pejabat pengawas; 3. arsiparis; dan 4. aparatur sipil negara, di lingkungan KESDM yang mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip yang berada di bawah kewenangannya dengan tingkat klasifikasi biasa/terbuka, tetapi tidak diberikan hak akses untuk arsip dengan tingkat klasifikasi terbatas, rahasia, dan sangat rahasia yang terdapat pada penentu kebijakan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, kecuali telah mendapatkan izin penentu kebijakan; dan c. pengawas internal mempunyai kewenangan untuk mengakses seluruh arsip dalam rangka melaksanakan fungsi pengawasan internal sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (4) Pengguna yang diberikan hak akses di lingkungan eksternal instansi, terdiri atas: a. publik, mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip dengan kategori biasa/terbuka; b. pengawas eksternal, mempunyai hak untuk mengakses seluruh arsip untuk melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan c. aparat penegak hukum, mempunyai hak untuk mengakses arsip yang terkait dengan perkara atau proses hukum yang sedang ditanganinya untuk melaksanakan fungsi penegakan hukum.

Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan arsip yang berkaitan dengan arsip substantif dan fasilitatif di lingkungan KESDM.

Klasifikasi Arsip, Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip, serta Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6, Pasal 7, dan Pasal 9 ditetapkan dengan Keputusan Menteri.

Sekretaris Jenderal selaku Pembina Penyelenggaraan Kearsipan di lingkungan KESDM melakukan koordinasi dan bertanggung jawab atas pelaksanaan Peraturan Menteri ini.

(1) Masing-masing Unit Organisasi di lingkungan KESDM wajib menyusun petunjuk teknis Tata Naskah Dinas yang secara khusus berkaitan dengan substansi bidang tugas dan fungsinya dengan mengacu pada Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri ini. (2) Petunjuk teknis Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh masing-masing pimpinan Unit Organisasi di lingkungan KESDM, setelah terlebih dahulu dikonsultasikan dengan Sekretaris Jenderal c.q. Kepala Biro Umum.

Untuk mencapai kesamaan pengertian dan penafsiran dalam melaksanakan Penyelenggaraan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3, Sekretaris Jenderal melakukan sosialisasi kepada seluruh Unit Organisasi di lingkungan KESDM.

(1) Untuk mendukung optimalisasi pengelolaan Naskah Dinas guna terselenggaranya pemerintahan yang efektif, efisien, dan akuntabel serta terlaksananya pelayanan prima di lingkungan KESDM, penerapan Tata Naskah Dinas dilakukan secara elektronik menggunakan aplikasi Tata Naskah Dinas elektronik. (2) Pengaturan lebih lanjut mengenai Tata Naskah Dinas secara elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dalam Keputusan Menteri.

Setiap Unit Organisasi di lingkungan KESDM wajib menyesuaikan penggunaan kop surat dan cap dinas sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri ini, paling lama 1 (satu) tahun terhitung sejak Peraturan Menteri ini diundangkan.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, ketentuan mengenai Kode Klasifikasi sebagaimana tercantum dalam