Peraturan Menteri Nomor 3 Tahun 2021 tentang TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 2. Tata Naskah Dinas adalah pengelolaan informasi tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengesahan, dan penyampaian Naskah Dinas, serta media yang digunakan dalam kedinasan. 3. Naskah Dinas Arahan adalah Naskah Dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap lembaga yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 4. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang ada pada pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 5. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. 6. Lambang Negara Kesatuan Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika. 7. Unit Organisasi adalah Unit Utama dan Pusat. 8. Unit Utama adalah Sekretariat Jenderal, Direktorat Jenderal Guru dan Tenaga Kependidikan, Direktorat Jenderal Pendidikan Anak Usia Dini, Pendidikan Dasar, dan Pendidikan Menengah, Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi, Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Direktorat Jenderal Kebudayaan, Inspektorat Jenderal, Badan Penelitian dan Pengembangan dan Perbukuan, dan Badan Pengembangan dan Pembinaan Bahasa. 9. Pusat adalah Pusat Data dan Teknologi Informasi, Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pegawai, Pusat Prestasi Nasional, Pusat Penguatan Karakter, dan Pusat Layanan Pembiayaan Pendidikan. 10. Unit Pelaksana Teknis yang selanjutnya disingkat UPT adalah organisasi yang bersifat mandiri yang melaksanakan tugas teknis operasional tertentu dari Unit Organisasi di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. 11. Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi adalah lembaga yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab kepada menteri yang menyelenggarakan urusan di bidang pendidikan tinggi. 12. Perguruan Tinggi Negeri yang selanjutnya disingkat PTN adalah Perguruan Tinggi yang didirikan dan/atau diselenggarakan oleh Pemerintah. 13. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pendidikan dan kebudayaan. 14. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pendidikan dan kebudayaan. 15. Nomor Identitas Pegawai yang selanjutnya disingkat NIP adalah nomor yang diberikan kepada pegawai negeri sipil sebagai identitas yang memuat tahun, bulan, dan tanggal lahir, tahun, dan bulan pengangkatan pertama sebagai calon pegawai negeri sipil, jenis kelamin pegawai negeri sipil dan nomor urut.

(1) Naskah Dinas terdiri atas: a. Naskah Dinas Arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; c. Naskah Dinas khusus; dan d. Naskah Dinas lainnya. (2) Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan secara manual dan/atau elektronik.

Naskah Dinas Arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a terdiri atas: a. peraturan; b. instruksi; c. prosedur operasional standar; dan d. surat edaran.

(1) Peraturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a merupakan Naskah Dinas yang berlaku dan mengikat secara umum, bersifat mengatur, dan memuat kebijakan pokok. (2) Peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dengan teknik dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pembentukan peraturan perundang- undangan.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat petunjuk/arahan lebih lanjut sebagai kebijakan atas pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri. (3) Penetapan dan penandatanganan instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. (4) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Prosedur operasional standar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c merupakan serangkaian tahap pelaksanaan tugas unit kerja yang dibakukan. (2) Prosedur operasional standar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk paling rendah pemimpin unit kerja. (3) Prosedur operasional standar sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan untuk: a. menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; b. memperlancar dan memperjelas pelaksanaan kegiatan; dan c. meningkatkan kolaborasi antara pimpinan dan staf. (4) Prosedur operasional standar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf d merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri, pejabat pimpinan tinggi madya, atau pemimpin PTN di lingkungan Kementerian. (3) Penetapan dan penandatanganan surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dilimpahkan kepada pejabat yang ditunjuk sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. (4) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat kebijakan yang bersifat MENETAPKAN. (2) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimuat dalam bentuk surat keputusan. (3) Surat keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) digunakan untuk: a. MENETAPKAN atau mengubah status kepegawaian, barang milik negara, atau peristiwa kedinasan; b. MENETAPKAN, mengubah, atau membubarkan suatu kepanitiaan atau tim; atau c. MENETAPKAN pelimpahan wewenang. (4) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri, pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama, pemimpin UPT, Sekretaris Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, atau pemimpin PTN di lingkungan Kementerian. (5) Naskah Dinas penetapan yang ditandatangani sendiri oleh Menteri ditetapkan dengan sistematika dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan mengenai pembentukan peraturan perundang-undangan. (6) Naskah Dinas penetapan yang ditandatangani oleh pejabat yang menerima kuasa dari Menteri ditetapkan dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (7) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c dimuat dalam bentuk: a. surat perintah; dan b. surat tugas. (2) Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan Naskah Dinas yang berisi perintah dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya untuk melaksanakan pekerjaan atau tugas tertentu. (3) Surat perintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a ditandatangani oleh paling rendah pejabat pimpinan tinggi pratama pada masing-masing Unit Organisasi dan pemimpin PTN. (4) Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan Naskah Dinas yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada pegawai dan/atau seseorang untuk melaksanakan suatu tugas atau kegiatan. (5) Surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b ditandatangani oleh paling rendah pejabat pimpinan tinggi pratama pada masing-masing Unit Organisasi dan pemimpin PTN. (6) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf b terdiri atas: a. nota dinas; b. surat dinas; dan c. surat undangan.

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf a merupakan Naskah Dinas yang bersifat internal dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan langsung atau yang setingkat dan berisikan catatan atau pesan singkat tentang pelaksanaan tugas dan fungsi. (2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (3) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf b merupakan Naskah Dinas yang berisi pelaksanaan tugas atau kegiatan pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain, baik di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pemimpin unit kerja. (3) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 huruf c merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat atau seseorang untuk menghadiri suatu acara kedinasan pada waktu dan tempat yang telah ditentukan. (2) Surat undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pemimpin unit kerja. (3) Surat undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf c terdiri atas: a. nota kesepahaman; b. perjanjian kerja sama dalam negeri; c. surat kuasa; d. berita acara; e. surat keterangan; f. surat pernyataan; g. surat pengantar; h. pengumuman; dan i. perjanjian internasional.

(1) Nota kesepahaman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf a merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan mengenai sesuatu hal di antara para pihak yang akan ditindaklanjuti dengan perjanjian kerja sama. (2) Nota kesepahaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Menteri atau pejabat pimpinan tinggi madya pada Unit Utama yang memperoleh pelimpahan kewenangan dari Menteri dan pemimpin PTN yang memperoleh persetujuan dari Menteri. (3) Nota kesepahaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Perjanjian kerja sama dalam negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf b merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. (2) Perjanjian kerja sama dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Menteri, pejabat pimpinan tinggi madya, atau pimpinan PTN. (3) Perjanjian kerja sama dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf c merupakan Naskah Dinas yang berisi kewenangan penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan kedinasan atas nama pemberi kuasa. (2) Surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh paling rendah pejabat pengawas. (3) Surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf d merupakan Naskah Dinas yang berisi uraian tentang suatu kegiatan atau kejadian kedinasan yang ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh paling rendah pejabat pengawas. (3) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disertai lampiran. (4) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf e merupakan Naskah Dinas yang berisi informasi atau keterangan mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (3) Surat keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat pernyataan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf f merupakan Naskah Dinas yang menyatakan kebenaran suatu hal mengenai pegawai atau pejabat yang menandatangani surat pernyataan disertai pertanggungjawaban atas pernyataan tersebut. (2) Surat pernyataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. (3) Surat pernyataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf g merupakan Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantarkan atau menyampaikan dokumen, barang, dan/atau bahan lain yang dikirimkan. (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pemimpin unit kerja. (3) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf h merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau pemangku kepentingan terkait. (2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh paling rendah pejabat pimpinan tinggi pratama pada Unit Organisasi, pemimpin UPT, sekretaris Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, atau pejabat yang berwenang pada PTN. (3) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 huruf i merupakan Naskah Dinas yang berbentuk perjanjian dalam bentuk dan nama tertentu, yang diatur dalam hukum internasional yang dibuat secara tertulis serta menimbulkan hak dan kewajiban di bidang hukum publik. (2) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilakukan dengan satu negara atau lebih, organisasi internasional, atau subjek hukum internasional lain berdasarkan kesepakatan dan para pihak berkewajiban untuk melaksanakan perjanjian tersebut dengan iktikad baik. (3) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sebagai upaya untuk mengembangkan hubungan dan kerja sama antarnegara. (4) Penggunaan bahasa dalam perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (5) Bentuk perjanjian internasional terdiri atas: a. persetujuan (agreement); b. nota kesepahaman (memorandum of understanding); c. pengaturan (arrangement); dan d. surat pernyataan kehendak (letter of intent). (6) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (5) huruf a, huruf b, dan huruf d, ditandatangani oleh Menteri. (7) Menteri dapat mendelegasikan kewenangan penandatanganan perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (5) huruf a dan huruf b kepada pejabat pimpinan tinggi madya atau pemimpin PTN. (8) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (5) huruf c ditandatangani paling rendah oleh pejabat pimpinan tinggi pratama atau pemimpin fakultas pada universitas, institut, dan pemimpin jurusan pada politeknik. (9) Perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (5) disusun dengan sistematika dan format sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pedoman penyusunan naskah perjanjian.

Naskah Dinas lainnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) huruf d terdiri atas: a. notula; b. laporan; dan c. telaahan staf.

(1) Notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf a merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pembuat notula rapat atau notulis yang memuat hasil pembahasan atau segala sesuatu yang disampaikan dalam suatu rapat. (2) Notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi tugas. (3) Notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu kegiatan kedinasan. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pegawai yang diberi tugas. (3) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Telaahan staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf c merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar atau penyelesaian yang disarankan. (2) Telaahan staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pegawai yang membuat telaahan staf. (3) Telaahan staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dengan sistematika dan format sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pembuatan Naskah Dinas terdiri atas: a. persyaratan pembuatan Naskah Dinas; b. nama Kementerian/jabatan Menteri pada kepala Naskah Dinas; c. susunan Naskah Dinas; d. penomoran dan pengodean Naskah Dinas; e. penggunaan kertas, amplop, dan tinta; f. ketentuan jarak spasi, jenis dan ukuran huruf, serta kata penyambung; g. penentuan batas/ruang tepi; h. nomor halaman; i. tembusan; j. lampiran; k. penggunaan Lambang Negara/lambang Kementerian; l. penggunaan cap lembaga; m. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas; n. hal yang perlu diperhatikan; dan o. kelengkapan Naskah Dinas.

(1) Naskah Dinas merupakan inti dari pemikiran yang ringkas dan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan dibuatnya Naskah Dinas yang disusun secara sistematis. (2) Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memenuhi persyaratan: a. mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa maupun penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan; b. memperlihatkan kejelasan maksud dari materi yang dimuat; c. menggunakan bahasa INDONESIA yang formal, logis secara efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami bagi pihak yang menerima; dan d. mengikuti aturan baku yang berlaku sehingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik dan dapat diandalkan (reliable). (3) Penggunaan bahasa INDONESIA sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c memperhatikan ketentuan mengenai pemakaian: a. kata dan kalimat dalam susunan yang baik dan benar sesuai dengan kaidah tata bahasa baku bahasa INDONESIA dan Kamus Besar Bahasa INDONESIA; dan b. ejaan bahasa INDONESIA sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pedoman umum ejaan bahasa INDONESIA.

(1) Pencantuman kepala Naskah Dinas pada halaman pertama Naskah Dinas dengan menggunakan: a. Lambang Negara dan nama jabatan Menteri; b. lambang dan nama Kementerian; c. lambang dan nama Kementerian serta alamat lengkap unit kerja; atau d. lambang PTN sesuai dengan statuta, nama Kementerian, serta alamat lengkap PTN. (2) Pencantuman kepala Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a digunakan untuk mengidentifikasikan Naskah Dinas ditetapkan dan ditandatangani oleh Menteri. (3) Pencantuman kepala Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b digunakan untuk mengidentifikasikan Naskah Dinas ditetapkan dan ditandatangani atas nama Menteri. (4) Pencantuman kepala Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c digunakan untuk mengidentifikasikan Naskah Dinas ditetapkan dan ditandatangani pejabat yang berwenang. (5) Pencantuman kepala Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d digunakan untuk mengidentifikasikan Naskah Dinas ditetapkan dan ditandatangani pimpinan PTN. (6) Dalam hal menyeragamkan kepala Naskah Dinas dengan menggunakan nomenklatur Kementerian dan Unit Organisasi dalam bahasa Inggris ditetapkan dengan Keputusan Menteri. (7) Ketentuan teknis mengenai pencantuman kepala Naskah Dinas dan format kepala Naskah Dinas tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Susunan Naskah Dinas terdiri atas: a. kepala Naskah Dinas; b. tanggal Naskah Dinas; c. hal Naskah Dinas; d. pejabat dan alamat tujuan Naskah Dinas; dan/atau e. alamat Naskah Dinas untuk perhatian (u.p.).

Kepala Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf a untuk mengidentifikasikan nama jabatan atau nama unit kerja pembuat Naskah Dinas dan alamat.

Tanggal Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf b ditulis dengan tata urut sebagai berikut: a. tanggal ditulis dengan angka Arab; b. bulan ditulis lengkap; dan c. tahun ditulis lengkap empat digit dengan angka Arab.

(1) Hal Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf c merupakan materi pokok Naskah Dinas yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat dan jelas. (2) Hal Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) perlu dicantumkan dengan alasan sebagai berikut: a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi; b. memudahkan identifikasi; dan c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat.

(1) Naskah Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi pemerintah yang dituju sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf d. (2) Naskah Dinas ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi pemerintah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) di lembar Naskah Dinas ditulis dengan urutan sebagai berikut: a. singkatan Yth.; b. nama jabatan; dan c. nama kota. (3) Alamat tujuan Naskah Dinas yang dicantumkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf d di amplop surat ditulis dengan urutan sebagai berikut: a. singkatan Yth.; b. nama jabatan; dan c. alamat lengkap. (4) Ketentuan teknis mengenai pencantuman pejabat dan alamat tujuan Naskah Dinas sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Alamat Naskah Dinas untuk perhatian (u.p.) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 huruf e digunakan untuk: a. mempercepat penyelesaian Naskah Dinas yang diperkirakan cukup dilakukan oleh pejabat atau pegawai tertentu di instansi pemerintah; b. mempermudah penyampaian oleh sekretariat penerima Naskah Dinas kepada pejabat yang dituju; c. mempercepat penyelesaiannya sesuai dengan maksud Naskah Dinas; dan d. mempercepat penyelesaian Naskah Dinas karena tidak harus menunggu kebijaksanaan langsung pemimpin instansi.

(1) Nomor Naskah Dinas terdiri atas nomor urut Naskah Dinas dan kode Naskah Dinas. (2) Nomor dan tanggal Naskah Dinas tercatat bersamaan dengan penandatanganan Naskah Dinas secara elektronik oleh pejabat yang berwenang dengan menggunakan nomor urut dalam 1 (satu) tahun kalender. (3) Nomor dan tanggal Naskah Dinas peraturan Menteri, keputusan Menteri, instruksi, nota kesepahaman, perjanjian kerja sama dalam negeri, surat edaran, dan perjanjian internasional yang ditandatangani atas nama Menteri dilakukan oleh unit kerja yang membidangi hukum di Sekretariat Jenderal. (4) Nomor dan tanggal Naskah Dinas perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (3) yang dilakukan atas nama pemerintah dengan pemerintah asing dilakukan oleh unit kerja yang membidangi kerja sama luar negeri di Sekretariat Jenderal. (5) Nomor dan tanggal Naskah Dinas peraturan, keputusan, perjanjian kerja sama dalam negeri, dan surat edaran yang ditandatangani oleh pemimpin Unit Organisasi diberikan oleh unit kerja yang membidangi hukum di Unit Organisasi masing-masing. (6) Nomor dan tanggal Naskah Dinas peraturan, keputusan, instruksi, perjanjian kerja sama dalam negeri, dan surat edaran, yang ditandatangani oleh Menteri atau oleh pemimpin Unit Organisasi tidak menggunakan nomor urut surat dinas melainkan menggunakan nomor masing-masing Naskah Dinas yang diatur oleh masing- masing Unit Organisasi atau unit kerja. (7) Nomor, tanggal, dan penggunaan NIP pada Naskah Dinas keputusan Menteri mengenai kepegawaian dilakukan oleh unit kerja yang membidangi sumber daya manusia di Sekretariat Jenderal. (8) Nomor Naskah Dinas pada prosedur operasional standar diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan terkait.

(1) Pemberian kode Naskah Dinas dilakukan, baik yang ditujukan untuk Unit Organisasi atau unit kerja di Kementerian maupun di luar Kementerian. (2) Kode Naskah Dinas terdiri atas: a. kode jabatan; b. kode Unit Organisasi; c. kode unit kerja; dan d. kode hal. (3) Kode jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a merupakan identitas jabatan dari pejabat yang menandatangani Naskah Dinas. (4) Kode Unit Organisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b merupakan identitas dari Unit Organisasi yang membuat atau mengeluarkan Naskah Dinas. (5) Kode unit kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c merupakan identitas dari unit kerja yang membuat atau mengeluarkan Naskah Dinas. (6) Kode hal sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf d merupakan identitas yang berisi materi pokok Naskah Dinas atau subjek Naskah Dinas. (7) Pencantuman kode hal pada Naskah Dinas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan mengenai klasifikasi arsip. (8) Kode Naskah Dinas tidak dicantumkan pada Naskah Dinas peraturan, instruksi, perjanjian kerja sama dalam negeri, nota kesepahaman, perjanjian internasional, dan surat edaran.

Kode fakultas, jurusan, lembaga, pusat, biro, dan unit pelaksana teknis di PTN ditetapkan oleh pemimpin PTN masing-masing.

(1) Pemberian kode Naskah Dinas dilakukan dengan ketentuan: a. kode Naskah Dinas ditulis setelah nomor urut Naskah Dinas dengan urutan kode jabatan atau kode Unit Organisasi, kode unit kerja, kode SRHS atau RHS apabila bersifat rahasia, kode hal, dan tahun pembuatan Naskah Dinas yang penulisannya masing-masing dibatasi dengan garis miring; b. Naskah Dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh Menteri atau oleh Staf Ahli menggunakan kode jabatan; c. Naskah Dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi madya dengan penyebutan a.n. menggunakan kode jabatan Menteri dibatasi tanda titik dan diikuti kode Unit Organisasi penandatangan Naskah Dinas; d. Naskah Dinas yang ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi madya dan berasal dari pejabat setingkat di bawahnya menggunakan kode Unit Organisasi penanda tangan Naskah Dinas, dibatasi tanda titik, dan diikuti kode unit kerja asal Naskah Dinas; dan e. Naskah Dinas yang dibuat dan ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi pratama dengan penyebutan a.n. menggunakan kode Unit Organisasi dari pejabat yang diatasnamakan, dibatasi tanda titik, dan diikuti kode unit kerja penanda tangan Naskah Dinas. (2) Kode Naskah Dinas dan pemberian nomor sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Kertas, amplop, dan tinta merupakan media atau sarana surat-menyurat untuk merekam informasi dalam komunikasi kedinasan. (2) Penggunaan kertas, amplop, dan tinta sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Penentuan jarak spasi dengan memperhatikan aspek keserasian, keindahan, dan banyaknya isi Naskah Dinas dengan ketentuan: a. jarak antara judul dan isi adalah dua spasi; b. jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dan baris kedua adalah satu spasi; dan c. jarak tiap-tiap baris disesuaikan dengan keperluan.

(1) Naskah Dinas menggunakan jenis huruf Arial, Times New Roman, atau Bookman Old Style dengan ukuran 11 (sebelas) atau 12 (dua belas). (2) Penggunaan jenis huruf pada Naskah Dinas peraturan perundang-undangan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Penggunaan jenis huruf Naskah Dinas prosedur operasional standar sesuai dengan isi dan ukuran dalam format prosedur operasional standar.

(1) Kata penyambung merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya. (2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan kata penyambung dan 3 (tiga) buah titik. (3) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. (4) Jika kata pertama dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, kata penyambung juga harus dituliskan sama. (5) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan untuk pergantian bagian.

Pengaturan ruang tepi untuk Naskah Dinas, sebagai berikut: a. ruang tepi atas berjarak paling sedikit 1 (satu) spasi di bawah kepala Naskah Dinas apabila menggunakan kepala Naskah Dinas atau berjarak paling sedikit 2 cm (dua sentimeter) apabila tanpa kepala Naskah Dinas; b. ruang tepi bawah berjarak paling sedikit 1,5 cm (satu koma lima sentimeter) dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri berjarak paling sedikit 1,5 cm (satu koma lima sentimeter) dari tepi kiri kertas; dan d. ruang tepi kanan berjarak paling sedikit 1,5 cm (satu koma lima sentimeter) dari tepi kanan kertas.

(1) Nomor halaman Naskah Dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor. (2) Dikecualikan bagi halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kepala Naskah Dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman.

(1) Tembusan merupakan pemberitahuan kepada pihak lain atau pihak terkait yang dipandang perlu mengetahui substansi Naskah Dinas. (2) Ketentuan penggunaan tembusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) sebagai berikut: a. tembusan hanya digunakan apabila Naskah Dinas memerlukan tembusan; b. kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka Naskah Dinas, di sebelah kiri bawah, dan sejajar dengan singkatan NIP pejabat penandatangan; c. pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dengan angka Arab sejajar dengan kata tembusan; d. pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth. atau diikuti frasa sebagai laporan atau sebagai arsip.

(1) Jika Naskah Dinas memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. (2) Nomor halaman pada lampiran Naskah Dinas merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.

Ketentuan penggunaan Lambang Negara untuk Naskah Dinas adalah sebagai berikut: a. Lambang Negara digunakan dalam Naskah Dinas sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi; b. Lambang Negara digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri; dan c. Lambang Negara ditempatkan pada bagian atas kepala surat secara simetris pada Naskah Dinas.

Ketentuan penggunaan Lambang Kementerian, sebagai berikut: a. Lambang Kementerian merupakan tanda pengenal atau identitas berupa simbol yang digunakan dalam Tata Naskah Dinas sebagai identitas agar publik lebih mudah mengenalnya; b. Lambang Kementerian digunakan oleh pejabat berwenang sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya; dan c. Lambang Kementerian ditempatkan di sebelah kiri pada kepala Naskah Dinas.

(1) Cap lembaga terdiri atas: a. cap jabatan; dan b. cap dinas. (2) Cap jabatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh pejabat tertentu untuk memenuhi keabsahan suatu Naskah Dinas dalam melaksanakan tugas sesuai dengan jabatannya. (3) Cap dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat untuk memenuhi keabsahan Naskah Dinas. (4) Ketentuan teknis mengenai penggunaan cap lembaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat Naskah Dinas dapat dilakukan dengan persyaratan harus jelas menunjukkan jenis, materi, format Naskah Dinas atau bagian mana dari Naskah Dinas tersebut yang disusun perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat. (2) Perubahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan. (3) Pencabutan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu mencabut Naskah Dinas tertentu karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, khusus, atau Naskah Dinas yang baru ditetapkan. (4) Pembatalan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu menyatakan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru. (5) Ralat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yaitu perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.

Tata cara perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat pada Naskah Dinas dapat dilakukan dengan cara: a. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas yang bersifat mengatur dilakukan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi; b. pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan adalah pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya; c. ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas.

(1) Naskah Dinas yang ditujukan untuk beberapa tujuan, dibuat dengan ketentuan sebagai berikut: a. dapat digandakan; b. Naskah Dinas dibuat dengan kertas yang menggunakan kepala Naskah Dinas asli; c. dapat menggunakan tanda tangan asli; dan d. cap dinas asli. (2) Tembusan Naskah Dinas dibuat dengan ketentuan sebagai berikut: a. dapat digandakan; b. cap dinas asli; dan c. diberi tanda check list (v) pada tujuan tembusan. (3) Untuk arsip Naskah Dinas dibuat dengan kepala Naskah Dinas asli, ditandatangan asli dan dicap asli.

(1) Kelengkapan Naskah Dinas berupa disposisi. (2) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan satu kesatuan dengan Naskah Dinas yang bersangkutan. (3) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikeluarkan oleh Menteri, pemimpin Unit Organisasi, pemimpin unit kerja jabatan pimpinan tinggi pratama, pemimpin UPT, Sekretaris Lembaga Layanan Pendidikan Tinggi, dan pemimpin PTN berisi petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut pengelolaan Naskah Dinas yang ditulis secara jelas. (4) Penggunaan kertas bekas untuk mencetak disposisi tidak diperbolehkan. (5) Ketentuan teknis mengenai format disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas secara manual maupun elektronik merupakan hak dan kewajiban yang dimiliki oleh pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab kedinasan yang melekat pada jabatannya. (2) Kewenangan melaksanakan dan menandatangani Naskah Dinas antarlembaga yang bersifat kebijakan, keputusan, atau arahan berada pada Menteri. (3) Kewenangan melaksanakan dan menandatangani Naskah Dinas yang tidak bersifat kebijakan, keputusan, atau arahan dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan tinggi madya atau pejabat lain yang diberi kewenangan untuk menandatangani. (4) Kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas sebagai berikut: a. penggunaan garis kewenangan; b. penandatanganan; c. pengaturan paraf pada Naskah Dinas; dan d. Tanda Tangan Elektronik.

(1) Penggunaan garis kewenangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 huruf a jika Naskah Dinas ditandatangani oleh pejabat yang mendapat pelimpahan dari pejabat yang berwenang. (2) Penandatanganan Naskah Dinas yang menggunakan garis kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilaksanakan dengan menggunakan 4 (empat) cara sebagai berikut: a. atas nama (a.n.); b. untuk beliau (u.b.); c. pelaksana tugas (Plt.); dan d. pelaksana harian (Plh.). (3) Ketentuan teknis mengenai penggunaan garis kewenangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang menandatangani terlebih dahulu dilakukan pembubuhan paraf. (2) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan bentuk keterkaitan, memberikan koreksi/usulan, persetujuan terhadap konsep Naskah Dinas serta ikut bertanggung jawab atas muatan materi, substansi, redaksi, dan pengetikan.

(1) Pembubuhan paraf Naskah Dinas dilakukan dengan cara: a. pembubuhan paraf secara hierarki; dan b. pembubuhan paraf koordinasi. (2) Pembubuhan paraf secara hierarki sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan dengan ketentuan: a. konsep Naskah Dinas dibuat rangkap dua; b. Naskah Dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, konsepnya harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat pimpinan tinggi, pejabat administrator, pejabat pengawas, dan/atau pejabat di bawahnya yang ditunjuk/bertugas menyiapkan konsep Naskah Dinas; dan c. paraf pejabat sebagaimana dimaksud pada huruf b dibubuhkan pada kolom paraf yang berada di bawah nama pejabat penanda tangan. (3) Pembubuhan paraf koordinasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b untuk Naskah Dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja maka pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi.

(1) Pengelolaan Naskah Dinas dapat dilakukan secara elektronik dan tetap berpedoman pada pengelolaan Naskah Dinas. (2) Pengesahan Naskah Dinas yang dibuat secara elektronik dilakukan dengan Tanda Tangan Elektronik. (3) Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat: a. tanda tangan; dan b. informasi elektronik. (4) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a terletak di kaki Naskah Dinas di antara nama jabatan dan nama pejabat. (5) Informasi elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b terletak di bawah NIP. (6) Naskah Dinas yang menggunakan Tanda Tangan Elektronik tidak menggunakan cap dinas maupun cap jabatan. (7) Naskah Dinas yang menggunakan Tanda Tangan Elektronik tetap menggunakan persetujuan berjenjang yang konsepnya harus diverifikasi terlebih dahulu oleh pejabat pimpinan tinggi, pejabat administrator, pejabat pengawas, dan/atau pejabat di bawahnya yang ditunjuk/bertugas menyiapkan konsep Naskah Dinas. (8) Format penggunaan Tanda Tangan Elektronik sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas memiliki klasifikasi keamanan terdiri atas: a. sangat rahasia; b. rahasia; dan c. biasa.

Klasifikasi keamanan sangat rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 63 huruf a jika fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA dan keselamatan negara.

Klasifikasi keamanan rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 63 huruf b jika: a. fisik dan informasinya diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, dan ekonomi makro; dan/atau b. informasinya bersifat sensitif baik bagi lembaga maupun perorangan akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap pribadi (privacy), keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi.

Klasifikasi keamanan biasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 63 huruf c jika fisik dan informasinya dibuka untuk umum tidak membawa dampak apapun terhadap keamanan negara.

(1) Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia dan rahasia, hak akses diberikan kepada: a. Menteri; b. pejabat setingkat di bawahnya jika telah diberikan izin; c. pengawas internal/eksternal; dan/atau d. aparat penegak hukum. (2) Naskah Dinas berklasifikasi biasa, hak akses diberikan kepada semua tingkat pejabat dan staf yang berkepentingan.

(1) Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 63 dan hak akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 67, diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas Naskah Dinas. (2) Selain diberikan kode derajat sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Naskah Dinas berklasifikasi sangat rahasia dan rahasia menggunakan amplop rangkap dua. (3) Kode derajat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode SRHS; dan b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode RHS.

Penentuan kategori klasifikasi penyampaian Naskah Dinas terdiri atas: a. kilat atau sangat segera; b. segera; dan c. biasa.

Klasifikasi penyampaian kilat atau sangat segera sebagaimana dimaksud dalam Pasal 69 huruf a merupakan Naskah Dinas yang isinya harus segera diketahui penerima Naskah Dinas dan penyampaiannya atau penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama atau secepat mungkin pada hari yang sama.

Klasifikasi penyampaian segera sebagaimana dimaksud dalam Pasal 69 huruf b merupakan Naskah Dinas yang isinya harus segera diketahui oleh penerima Naskah Dinas dan penyampaiannya atau penyelesaiannya dalam batas waktu 2 (dua) x (kali) 24 (dua puluh empat) jam.

Klasifikasi penyampaian biasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 69 huruf c merupakan Naskah Dinas yang penyampaiannya atau penyelesaiannya menurut urutan penerimaan Naskah Dinas.

(1) Selain pemberian derajat klasifikasi keamanan pada Naskah Dinas digunakan juga pemberian nomor seri pengaman dan pengamanan Naskah Dinas. (2) Pemberian nomor seri pengaman dan pengamanan Naskah Dinas bertujuan untuk mencegah pemalsuan dan perusakan serta jaminan terhadap keautentikan dan keaslian Naskah Dinas. (3) Pengamanan Naskah Dinas dapat menggunakan metode- metode teknis: a. kertas khusus; b. watermark; dan c. anti-fotokopi. (4) Kertas khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a yaitu kertas yang memiliki nomor seri pengamanan yang diatur tersendiri dan hanya diketahui pihak-pihak tertentu. (5) Watermark sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b yaitu pola pada kertas yang muncul lebih terang atau lebih gelap dari sekitar kertas yang harus dilihat dengan cahaya dari belakang kertas, karena variasi kerapatan kertas. (6) Anti-fotokopi sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf c yaitu suatu teknik pengamanan Naskah Dinas dengan garis atau gambar digital pada area tertentu yang tersembunyi dan hanya akan nampak apabila dokumen ini difotokopi.

(1) Naskah Dinas masuk diterima dari orang, lembaga, atau instansi lain. (2) Penerimaan Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipusatkan di unit kerja yang membidangi ketatausahaan di Sekretariat Jenderal. (3) Penerimaan Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dianggap sah jika diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima Naskah Dinas di unit kerja yang membidangi ketatausahaan di Sekretariat Jenderal. (4) Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di masing-masing unit yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan.

Pengendalian Naskah Dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan d. penyampaian.

Penerimaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 75 huruf a, untuk Naskah Dinas masuk yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan biasa.

(1) Pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 75 huruf b dilakukan dengan melakukan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas masuk yang dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan. (2) Registrasi Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. nomor urut; b. tanggal penerimaan; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. asal Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; f. unit kerja yang dituju; dan g. keterangan. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku agenda; dan/atau b. agenda elektronik.

Pengarahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 75 huruf c dilakukan untuk: a. kategori sangat rahasia dan rahasia disampaikan langsung kepada unit pengolah atau pejabat yang dituju; dan/atau b. kategori biasa, dengan membuka, membaca, dan memahami keseluruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui unit pengolah atau pejabat yang akan menindaklanjuti.

(1) Penyampaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 75 huruf d dilakukan kepada unit pengolah sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian atau lembar disposisi Naskah Dinas. (2) Bukti penyampaian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat informasi mengenai: a. nomor urut pencatatan; b. tanggal dan nomor Naskah Dinas; c. asal Naskah Dinas; d. isi ringkas Naskah Dinas; e. unit kerja yang dituju; f. waktu penerimaan; dan g. tanda tangan dan nama penerima di unit pengolah. (3) Bukti penyampaian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat berupa: a. buku ekspedisi; b. lembar tanda terima penyampaian; dan/atau c. lembar pengantar.

(1) Naskah Dinas keluar dikirim ke orang, instansi, atau lembaga lain. (2) Pengiriman Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipusatkan dan diregistrasi oleh tata usaha unit pengolah termasuk Naskah Dinas yang dikirimkan langsung oleh pejabat atau staf unit pengolah. (3) Sebelum dilakukan registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), Naskah Dinas yang bersifat biasa sebelum dikirim harus dilakukan pemeriksaan kelengkapan Naskah Dinas yang meliputi: a. nomor dan tanggal Naskah Dinas; b. cap dinas; c. tanda tangan; d. alamat yang dituju; dan e. lampiran (jika ada).

Pengendalian Naskah Dinas keluar dilaksanakan melalui tahapan: a. pencatatan; b. penggandaan; c. pengiriman; dan d. penyimpanan.

(1) Pencatatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 81 huruf a dilakukan dengan melakukan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas keluar. (2) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat informasi: a. nomor urut; b. tanggal pengiriman; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. tujuan Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; dan f. keterangan. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku agenda; dan/atau b. agenda elektronik.

(1) Penggandaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 81 huruf b dilakukan dengan memperbanyak Naskah Dinas dengan sarana penggandaan yang tersedia sesuai dengan kebutuhan. (2) Penggandaan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setelah Naskah Dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (3) Penggandaan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia dan rahasia harus diawasi secara ketat. (4) Halaman pertama Naskah Dinas harus menggunakan kepala Naskah Dinas asli dan penandatangan menggunakan cap basah.

(1) Pengiriman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 81 huruf c dilakukan oleh unit pengolah dengan memasukan Naskah Dinas keluar ke dalam amplop dengan mencantumkan: a. alamat lengkap; b. nomor Naskah Dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan biasa; dan c. pembubuhan cap dinas. (2) Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia dan rahasia dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan cap dinas. (3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut Naskah Dinas dapat dikirimkan secara khusus dengan menambahkan tanda u.p (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti di bawah nama jabatan yang dituju.

(1) Penyimpanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 81 huruf d dilakukan oleh unit pengolah dengan mendokumentasikan berupa sarana pengendalian Naskah Dinas dan arsip Naskah Dinas keluar. (2) Arsip Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang disimpan merupakan Naskah Dinas asli yang diparaf oleh pejabat sesuai dengan jenjang kewenangannya. (3) Penyimpanan arsip Naskah Dinas keluar diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas keluar yang memiliki informasi atau subyek yang sama.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 74 Tahun 2015 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2015 Nomor 2099) dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 29 Januari 2021 MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA, ttd NADIEM ANWAR MAKARIM Diundangkan di Jakarta pada tanggal 11 Februari 2021 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA - - - - - -