Peraturan Menteri Nomor 23 Tahun 2019 tentang KLASIFIKASI ARSIP KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 3. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi Kearsipan. 5. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis.

Penyusunan Klasifikasi Arsip bertujuan untuk: a. memperoleh keseragaman dalam penggunaan pola Klasifikasi Arsip; b. mewujudkan tata kelola Kearsipan sesuai dengan tugas dan fungsi kegiatan di unit kerja; c. menunjang kelancaran penataan berkas dalam penemuan kembali Arsip; dan/atau d. menunjang kodifikasi dalam pemberkasan Arsip Dinamis di dalam sistem pemberkasan (filing system).

(1) Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 disusun berdasarkan tugas dan fungsi Pencipta Arsip yang meliputi: a. fasilitatif; dan b. substantif. (2) Fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a merupakan kegiatan yang menghasilkan produk administrasi atau penunjang dari tugas yang dilakukan di kesekretariatan. (3) Substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b merupakan kegiatan pelaksanaan tugas Pencipta Arsip yang membedakan antara Pencipta Arsip yang satu dengan yang lain.

(1) Penyusunan Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 dilakukan melalui tahapan: a. analisis fungsi; b. analisis kegiatan; c. analisis transaksi; dan d. skema klasifikasi. (2) Analisis fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan secara logis, faktual, relevan, aktual, sistematis, akomodatif, dan kronologis. (3) Analisis kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dilakukan secara konstruktif dan sistemik untuk menghindari kerancuan dan tumpang tindih antara kegiatan dengan fungsi dan transaksi. (4) Analisis transaksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilakukan secara konstruktif dan sistemik untuk menghindari kerancuan dan tumpang tindih antara transaksi dengan fungsi dan kegiatan. (5) Skema klasifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf d meliputi: a. nama atau judul fungsi; b. nama kegiatan; dan c. nama transaksi kegiatan.

(1) Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ditentukan berdasarkan sistem pengkodean. (2) Sistem pengkodean sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. angka; b. huruf; atau c. kombinasi huruf dan angka. (3) Klasifikasi Arsip paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. kode klasifikasi; c. pokok masalah; d. sub masalah; dan e. sub-sub masalah.

Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, semua ketentuan mengenai klasifikasi kearsipan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan dinyatakan masih tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan dalam Peraturan Menteri ini.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 26 Juli 2019 MENTERI PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN REPUBLIK INDONESIA, ttd MUHADJIR EFFENDY Diundangkan di Jakarta pada tanggal 6 Agustus 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA