Peraturan Menteri Nomor 16 Tahun 2014 tentang JADWAL RETENSI ARSIP SUBSTANTIF KEGEOLOGIAN KEMENTERIAN ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan : 1. Arsip Substantif Kegeologian adalah arsip yang tercipta dari suatu kegiatan bidang kegeologian. 2. Jadwal Retensi Arsip Substantif Kegeologian Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yang selanjutnya disingkat JRA Substantif Kegeologian KESDM adalah daftar yang berisi jenis arsip substantif kegeologian beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif kegeologian. 3. Penyusutan Arsip Substantif Kegeologian Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral, yang selanjutnya disebut Arsip Substantif Kegeologian KESDM adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna dan penyerahan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan. 4. Jenis Arsip adalah adalah kelompok dokumen yang diatur dalam suatu sistem pemberkasan tertentu atau dipertahankan sebagai satuan unit karena tercipta dari kesamaan proses akumulasi dan pemberkasan, kesamaan aktivitas, memiliki bentuk khusus, atau karena beberapa keterkaitan erat yang lain dari penerimaan, penciptaan atau penggunaannya. 5. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 6. Retensi Arsip Aktif adalah jangka waktu penyimpanan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah terhitung sejak arsip diciptakan mulai diregistrasi hingga selesai diproses. 7. Retensi Arsip Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip terhitung sejak habisnya masa retensi arsip aktif sampai nilaigunanya untuk kepentingan referensi.

(1) JRA Substantif Kegeologian KESDM digunakan sebagai pedoman setiap satuan organisasi di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dalam Penyusutan Arsip Substantif Kegeologian. (2) JRA Substantif Kegeologian KESDM sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat Jenis Arsip, Retensi Arsip, dan Keterangan. (3) Ketentuan mengenai JRA Substantif Kegeologian KESDM sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) memuat rekomendasi penetapan suatu jenis arsip untuk dimusnahkan, dipermanenkan, atau dinilai kembali yang ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditetapkan apabila pada masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi; b. keterangan permanen ditetapkan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder; dan c. keterangan dinilai kembali ditetapkan pada arsip yang dianggap berpotensi antara lain: 1. menimbulkan sengketa hukum; 2. kepentingan bahan penelitian; atau 3. nilai kesejarahan.

Penyusutan Arsip Substantif Kegeologian KESDM sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilakukan dengan cara: a. memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral; b. memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna sesuai dengan ketentuan dan kaidah kearsipan yang berlaku; c. menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA.

Setiap satuan organisasi di lingkungan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral dalam melaksanakan kegiatan Penyusutan Arsip Substantif Kegeologian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) dan Pasal 4 wajib berkoordinasi dengan Sekretaris Jenderal Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral sebagai Unit Pembina Kearsipan Kementerian Energi dan Sumber Daya Mineral melalui Kepala Biro Umum.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 2 Juni 2014 MENTERI ENERGI DAN SUMBER DAYA MINERAL REPUBLIK INDONESIA, JERO WACIK Diundangkan di Jakarta pada tanggal 3 Juni 2014 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, AMIR SYAMSUDIN