Peraturan Badan Nomor 06 Tahun 2017 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif di Lingkungan Komisi Pemberantasan Korupsi

Dalam Peraturan Komisi ini yang dimaksud dengan: 1. Komisi Pemberantasan Korupsi yang selanjutnya disebut KPK adalah sebagaimana dimaksud dalam UNDANG-UNDANG Nomor 30 Tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi sebagaimana telah diubah dengan UNDANG-UNDANG Nomor 10 Tahun 2015 tentang Penetapan PERATURAN PEMERINTAH Pengganti UNDANG-UNDANG Nomor 1 Tahun 2015 tentang Perubahan atas UNDANG-UNDANG Nomor 30 Tahun 2002 tentang Komisi Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi Menjadi UNDANG-UNDANG. 2. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi Informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh KPK dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 3. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 4. Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 5. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional dan/atau Lembaga Kearsipan. 6. Jenis Arsip adalah arsip atau dokumen yang ditata sesuai dengan sistem pemberkasan atau dikelola oleh suatu unit, sebagai hasil dari suatu akumulasi yang sama atau proses pemberkasan, atau aktivitas yang sama, memiliki suatu bentuk khusus, atau karena beberapa kaitan lain, yang timbul karena penciptaan, penerimaan, atau penggunaannya. 7. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya memuat mengenai jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelematan arsip. 8. JRA Substantif adalah JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis-jenis arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif, meliputi proses-proses pada bidang pencegahan, penindakan, serta informasi dan data. 9. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit kerja ke bagian kearsipan di lingkungan KPK, pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan dan penyerahan Arsip Statis kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA. 10. Nilai Guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan KPK. 11. Nilai Guna Primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan KPK. 12. Nilai Guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan lembaga/instansi lain dana tau kepentingan umum di luar KPK dan digunakan sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban nasional. 13. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 14. Retensi Arsip Aktif adalah masan simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah yang jangka waktunya dihitung sejak arsip diciptakan dari mulai diregistrasi hingga selesai diproses. 15. Retensi Arsip Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Bagian Kearsipan yang jangka waktunya dihitung sejak habisnya masa retensi Arsip Aktif sampai nilai gunanya untuk kepentingan referensi berakhir.

JRA Substantif dimaksudkan untuk menjadi pedoman bagi KPK dalam melakukan penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Substantif.

(1) Jenis Arsip Substantif meliputi arsip di bidang: a. Pengolahan Informasi dan Data; b. Pembinaan Jaringan Kerja Antar Komisi dan Instansi; c. Monitor; d. Pengaduan Masyarakat; e. Pencegahan Tindak Pidana Korupsi; f. Laporan Harta Kekayaan Penyelenggara Negara (LKHPN); g. Gratifikasi; h. Pendidikan dan Pelayanan Masyarakat; i. Penelitian dan Pengembangan; j. Koordinasi dan Supervisi Pencegahan TPK; k. Penindakan Tindak Pidana Korupsi; l. Penyelidikan Dugaan TPK; m. Penyidikan Dugaan TPK; n. Penuntutan Perkara TPK; o. Eksekusi; p. Pengelolaan Barang Bukti; q. Pelacakan Aset (Asset Tracing); dan r. Koordinasi dan Supervisi Penanganan Perkara Tindak Pidana Korupsi. (2) Penyimpanan dan pemusnahan terhadap arsip Substantif disusun secara terjadwal dalam bentuk JRA Substantif yang memuat paling sedikit: a. Jenis Arsip yang diretensi; b. Jangka waktu retensi; dan c. Keterangan terhadap Arsip yang diretensi. (3) JRA Substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan KPK ini.

Jenis Arsip yang diretensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf a dilakukan terhadap arsip yang: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan JRA; c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

Retensi Arsip Substantif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) terdiri dari: a. Retensi Aktif : 1) retensi yang ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah yang dihitung sejak arsip diciptakan; dan 2) diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses, lengkap dan tidak bertambah lagi; dan b. Retensi Inaktif : 1) retensi yang ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait; dan 2) kepentingan lembaga yang dihitung sejak arsip selesai masa simpan aktifnya.

Penentuan Retensi Arsip didasarkan pada akumulasi retensi arsip aktif dan inaktif dengan 2 (dua) pola: a. 2 (dua) tahun untuk nilai guna administrasi; dan b. 5 (lima) tahun untuk nilai guna hukum, informasi dan teknologi.

(1) Keterangan terhadap Arsip yang diretensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (2) huruf c berisi rekomendasi yang MENETAPKAN: a. arsip musnah; b. arsip dinilai kembali; dan c. arsip permanen. (2) Rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna; dan b. keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan.

Peraturan Komisi ini mulai berlaku pada tanggal diundangan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Komisi ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta, pada tanggal 2 Agustus 2017 KETUA KOMISI PEMBERANTASAN KORUPSI, ttd AGUS RAHARDJO Diundangankan di Jakarta pada tanggal 3 Agustus 2017 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA