Peraturan Badan Nomor 8 Tahun 2018 tentang Jadwal Retensi Arsip Badan Nasional Pengelola Perbatasan

Dalam Peraturan Kepala Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi, Informasi dan Komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, Organisasi Kemasyarakatan dan Perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan Secara Langsung dalam kegiatan Pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan. 4. Arsip fasilitatif adalah arsip yang berkaitan dengan bidang fasilitatif. 5. Arsip substantif adalah arsip yang berkaitan dengan tugas dan fungsi Badan Nasional Pengelola Perbatasan. 6. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 7. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah. 8. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip. 9. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 10. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif, yang selanjutnya disebut JRA Fasilitatif, adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif. 11. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif. 12. Unit Pengelola adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 13. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. 14. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing. 15. Badan Nasional Pengelola Perbatasan yang selanjutnya disingkat BNPP adalah Badan Nasional Pengelola Batas Wilayah Negara dan Kawasan Perbatasan sebagaimana dimaksud UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2008 tentang Wilayah Negara.

Arsip di Lingkungan BNPP terdiri atas: a. Arsip fasilitatif; dan b. Arsip substantif.

(1) Arsip fasilitatif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a meliputi: a. Kepegawaian; b. Keuangan; c. Perencanaan; d. Hukum; e. Organisasi dan Ketatalaksanaan; f. Kearsipan; g. Ketatausahaan dan kerumahtanggaan; h. Perlengkapan; i. Hubungan Masyarakat; j. Kepustakaan; k. Teknologi Informasi dan Komunikasi; dan l. Pengawasan. (2) Arsip Substansif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b meliputi: a. Pengelolaan Batas Wilayah Negara; b. Pengelolaan Potensi Kawasan Perbatasan; dan c. Pengelolaan Infrastruktur Kawasan Perbatasan.

(1) Arsip di lingkungan BNPP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilakukan JRA. (2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Retensi arsip dihitung sejak arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses (2) Retensi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. retensi aktif; dan b. retensi inaktif. (3) Retensi aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah. (4) Retensi inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga.

(1) Keterangan memuat rekomendasi arsip. (2) Rekomendasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. dimusnahkan; b. dinilai kembali; dan c. dipermanenkan. (3) Dimusnahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a, apabila pada masa akhir retensi arsip tersebut tidak memiliki nilai guna. (4) Dinilai kembali sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b, dalam hal arsip berpotensi menimbulkan sengketa atau perselisihan. (5) Dipermanenkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c, dalam hal arsip memiliki nilai guna kesejarahan.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 3 Oktober 2018 MENTERI DALAM NEGERI SELAKU KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN, ttd TJAHJO KUMOLO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 13 Desember 2018 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA