Peraturan Badan Nomor 1 Tahun 2023 tentang PENYELENGGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGAN SEKRETARIAT TETAP BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Dinamis adalah Arsip yang dipergunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 3. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan atau terus menerus. 4. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 5. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. 6. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan/atau lembaga kearsipan. 7. Pengelolaan Arsip Terjaga adalah kegiatan identifikasi, pemberkasan, pelaporan dan penyerahan Arsip terjaga yang dilaksanakan oleh pencipta Arsip. 8. Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 9. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, dan penyusutan. 10. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip Inaktif, pemusnahan Arsip dan penyerahan Arsip Statis kepada lembaga kearsipan. 11. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya yang meliputi kegiatan pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif, penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif, dan alih media Arsip. 12. Pemulihan Arsip adalah suatu kegiatan perbaikan fisik Arsip Vital yang rusak akibat bencana. 13. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang Pengelolaan Arsip Dinamis. 14. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip. 15. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 16. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan. 17. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas Arsip. 18. Folder adalah wadah untuk menyimpan naskah-naskah transaksi. 19. Guide adalah adalah pembatas dan/atau penyekat antara kelompok berkas yang satu dengan berkas yang lain atau penunjuk antara kode yang satu dengan yang lain sesuai dengan pembagian. 20. Alih Media adalah tindakan mengubah fisik Arsip menjadi Arsip hasil alih media dengan metode konversi menggunakan alat. 21. Entri Data adalah proses pemindahan data dari fisik menjadi data digital yang dapat diolah oleh perangkat lunak. 22. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi paling sedikit jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. 23. Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi yang selanjutnya disebut SRIKANDI adalah serangkaian petunjuk penerapan sistem informasi kearsipan Dinamis berbasis elektronik dalam sistem pemerintahan yang terintegrasi, digunakan secara bagi pakai oleh lembaga negara dan/atau pemerintah daerah. 24. Peraturan Perundang-Undangan yang selanjutnya disebut PPU adalah peraturan terlulis yang memuat norma hukum yang mengikat secara umum dan dibentuk atau ditetapkan oleh Lembara Negara atau pejabat yang berwenang melalui prosedur yang ditetapkan melalui peraturan perundang-undangan. 25. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disebut ANRI adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang berkedudukan di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada PRESIDEN. 26. Badan Nasional Pengelola Perbatasan yang selanjutnya disebut BNPP adalah Badan Pengelola Batas Wilayah Negara dan Kawasan Perbatasan sebagaimana dimaksud UNDANG-UNDANG Nomor 43 Tahun 2008 tentang Wilayah Negara. 27. Sekretariat Tetap yang selanjutnya disebut Settap adalah Sekretariat BNPP yang berkedudukan di Kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang dalam negeri. 28. Kepala Badan adalah Kepala Badan Nasional Pengelola Perbatasan. 29. Biro Keuangan, Umum, dan Hubungan Masyarakat adalah Biro yang menyelenggarakan urusan di bidang kearsipan. 30. Pos Lintas Batas Negara yang selanjutnya disingkat PLBN adalah tempat pemeriksaan dan pelayanan lintas batas negara. 31. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang Kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan Kearsipan serta mempunyai tugas, fungsi, dan tanggung jawab melaksanakan tugas Kearsipan. 32. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar Kearsipan dengan penyelenggaraan Kearsipan. 33. Audit Kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan independen, objektif, dan profesional berdasarkan standar Kearsipan. 34. Laporan Audit Kearsipan Internal yang selanjutnya disingkat LAKI adalah laporan yang disusun oleh pimpinan Pencipta Arsip berdasarkan hasil audit sistem Kearsipan internal dan/atau laporan hasil audit pengelolaan Arsip Aktif yang dilaksanakan di lingkungannya.

Penyelenggaraan kearsipan dimaksudkan untuk memberikan kepastian hukum dalam penyelenggaraan kearsipan Settap BNPP.

Penyelenggaraan kearsipan di Lingkungan Settap BNPP bertujuan untuk: a. menjamin terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh Unit Kerja di Lingkungan Settap BNPP; b. menjamin ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. menjamin terwujudnya pengelolaan kearsipan yang andal sesuai dengan ketentuan PPU; d. menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya; e. mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; f. menjamin keselamatan dan keamanan Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban; dan g. meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya.

Ruang lingkup penyelenggaraan kearsipan di Lingkungan Settap BNPP meliputi: a. pengelolaan Arsip Dinamis; b. program Arsip Vital dan pengelolaan Arsip Terjaga; c. organisasi kearsipan; d. sumber daya manusia kearsipan; e. prasarana dan sarana kearsipan; f. pembentukan simpul jaringan; g. pembinaan dan pengawasan kearsipan; dan h. pendanaan.

Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, meliputi kegiatan: a. penciptaan Arsip; b. penggunaan Arsip; c. pemeliharaan Arsip; dan d. penyusutan Arsip.

Penciptaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a, meliputi: a. pembuatan Arsip; dan b. penerimaan Arsip.

Pembuatan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf a, dilaksanakan dengan memperhatikan ketentuan: a. tata naskah dinas di Lingkungan Settap BNPP; dan b. pola klasifikasi dan keamanan akses Arsip.

Penerimaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 huruf b, meliputi: a. penerimaan surat; b. pencatatan dan/atau pengendalian surat; dan c. pendistribusian surat.

Penerimaan surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a, meliputi: a. menerima surat, faksimili, dan/atau surat elektronik; b. memeriksa kebenaran alamat surat, faksimili; c. sesuai dengan unit kerja yang dituju; dan d. membubuhkan paraf, nama, dan keterangan waktu pada buku agenda sebagai tanda bukti surat, faksimili dan/atau surat elektronik telah diterima.

Pencatatan dan/atau pengendalian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b, meliputi: a. mencatat surat dan/atau faksimili kedalam buku agenda biasa untuk surat masuk biasa dan/atau buku agenda kendali untuk surat penting; dan b. melampirkan surat masuk dengan formulir lembar disposisi untuk disampaikan kepada pimpinan Unit Pengolah paling rendah setingkat Eselon II.

Pendistribusian surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c, meliputi: a. mendistribusikan surat yang memerlukan tindak lanjut dan meminta paraf penerima surat dalam buku agenda kendali surat masuk; dan b. mencatat informasi disposisi pimpinan kedalam buku agenda kendali surat masuk.

(1) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b, dilaksanakan dengan memperhatikan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip. (2) Penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), diperuntukan bagi kepentingan unit kerja di Lingkungan Settap BNPP dan kepentingan publik. (3) Dalam hal penggunaan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2), meliputi: a. pimpinan Pencipta Arsip bertanggung jawab atas ketersediaan dan autentisitas Arsip; b. pimpinan Unit Pengolah bertanggung jawab atas pengolahan dan pelayanan penyajian Arsip Vital dan Arsip Aktif; dan c. pimpinan Unit Kearsipan bertanggung jawab atas pengolahan dan pelayanan penyajian Arsip Inaktif yang dikelola untuk kepentingan penggunaan, di Lingkungan Settap BNPP dan kepentingan publik.

(1) pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c, bertujuan untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip. (2) menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan dengan: a. memastikan Arsip yang diciptakan atau yang akan tercipta dapat diberkaskan sesuai dengan klasifikasi Arsip; b. memastikan Arsip yang diberkaskan lengkap sesuai dengan keutuhan kegiatan dan tidak mengalami perubahan secara fisik dan informasinya sampai dengan tahap penyusutan; c. memastikan Arsip yang diberkaskan memiliki kode klasifikasi yang tepat dan disimpan sesuai dengan klasifikasi Arsip; d. memastikan penggunaan sistem klasifikasi keamanan dan akses Arsip secara konsisten; dan e. memastikan Arsip ditata dan disimpan dengan menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan.

Pemeliharaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13, dilakukan melalui: a. pemeliharaan Arsip Aktif; b. pemeliharaan Arsip Inaktif; dan c. Alih Media Arsip.

(1) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf a, menjadi tanggungjawab Unit Pengolah. (2) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan melalui kegiatan: a. pemberkasan Arsip Aktif; dan b. penyimpanan Arsip Aktif. (3) Pemeliharaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2), menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar Kearsipan. (4) Prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3), terdiri dari folder, sekat (guide), label, out indikator, Indeks, tunjuk silang, box, filling cabinet, dan rak Arsip.

(1) Dalam rangka pemeliharaan Arsip Aktif, Unit Pengolah membentuk sentral Arsip Aktif. (2) Sentral Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pada unit pengolah setingkat pimpinan tinggi pratama, administator, atau satuan kerja mandiri sesuai dengan beban volume Arsip yang dikelola.

(1) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a, dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima. (2) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan berdasarkan Klasifikasi Arsip. (3) Pemberkasan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), dilaksanakan melalui prosedur: a. pemeriksaan; b. pembuatan indeks; c. penentuan kode; d. tunjuk silang apabila ada; e. pelabelan; dan f. penyusunan daftar Arsip Aktif.

(1) Pemberkasan Arsip Aktif tertatanya fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Aktif. (2) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), terdiri atas: a. daftar berkas; dan b. daftar isi berkas. (3) Daftar berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a, paling sedikit memuat informasi mengenai: a. Unit Pengolah; b. nomor berkas; c. Kode Klasifikasi Arsip; d. uraian informasi berkas; e. kurun waktu; f. jumlah; dan g. keterangan. (4) Daftar isi berkas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b, paling sedikit memuat informasi mengenai: a. nomor berkas; b. nomor item Arsip; c. Kode Klasifikasi Arsip; d. uraian informasi Arsip; e. tanggal; f. jumlah; dan g. keterangan. (5) Daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2), dapat digunakan sebagai sarana bantu penemuan kembali Arsip.

(1) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (3) huruf a, menyampaikan daftar Arsip Aktif kepada Unit Kearsipan II dalam jangka waktu paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan kegiatan. (2) Unit Kearsipan II sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menyampaikan daftar Arsip Aktif dari seluruh Unit Kerja di Lingkungannya kepada Unit Kearsipan I setiap akhir Tahun Anggaran.

(1) Berdasarkan penyampaian daftar Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19, Unit Pengolah melakukan penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b, yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Aktif. (2) Penyimpanan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan terhadap Arsip Aktif yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Aktif.

(1) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf b, menjadi tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan sesuai kewenangannya. (2) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan melalui kegiatan penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif. (3) Pemeliharaan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2), harus menggunakan prasarana dan sarana Kearsipan sesuai dengan standar. (4) Prasarana dan sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (3), terdiri dari box, rak Arsip, dan lemari Arsip. (5) Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2), berasal dari Unit Pengolah yang telah melewati retensi Arsip Aktif dan memasuki retensi Arsip Inaktif berdasarkan JRA.

(1) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 ayat (2), dilakukan berdasarkan prinsip asal-usul dan prinsip aturan asli. (2) Penataan dan penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan untuk menjaga Arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya, tetap terkelola dalam satu Unit Pengolah, dan tidak dicampur dengan Arsip yang berasal dari Unit Pengolah lain. (3) Penataan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan melalui kegiatan: a. pengaturan fisik Arsip; b. pengolahan informasi Arsip; dan c. penyusunan daftar Arsip Inaktif. (4) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan terhadap Arsip yang sudah didaftar dalam daftar Arsip Inaktif. (5) Daftar Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4), paling sedikit memuat informasi tentang: a. pencipta Arsip; b. Unit Pengolah; c. nomor Arsip; d. kode klasifikasi; e. uraian informasi Arsip; f. kurun waktu; g. jumlah; dan h. keterangan. (6) Penyimpanan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (4), dilaksanakan untuk menjamin keamanan fisik dan informasi Arsip selama jangka waktu penyimpanan Arsip berdasarkan JRA. (7) Penataan Arsip Inaktif dan pembuatan daftar Arsip Inaktif menjadi tanggung jawab kepala Unit Kearsipan.

Dalam hal Arsip Inaktif yang disimpan oleh Unit Kearsipan: a. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan permanen berdasarkan JRA, Unit Kearsipan melaksanakan penyerahan Arsip kepada ANRI; dan b. telah melewati retensi Arsip Inaktif dan berketerangan musnah berdasarkan JRA, Unit Kearsipan dapat melaksanakan pemusnahan Arsip sesuai ketentuan PPU.

(1) Alih Media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 huruf c, dilaksanakan dalam bentuk dan media apapun sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi sesuai ketentuan PPU. (2) Alih media Arsip dapat dilaksanakan oleh Unit Pengolah atau Unit Kearsipan dengan menggunakan prasarana dan sarana yang sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

Prasarana dan sarana alih media Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 ayat (2), harus memperhatikan ketentuan sebagai berikut: a. dapat menampilkan kembali informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik secara utuh sesuai dengan masa retensi yang ditetapkan; b. dapat melindungi ketersediaan, keutuhan, keautentikan, kerahasiaan, dan keteraksesan informasi elektronik dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; c. beroperasi sesuai dengan prosedur atau petunjuk dalam penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; d. dilengkapi dengan prosedur atau petunjuk yang diumumkan dengan bahasa, informasi, atau simbol yang dapat dipahami oleh pihak yang bersangkutan dengan penyelenggaraan sistem elektronik tersebut; dan e. memiliki mekanisme yang berkelanjutan untuk menjaga kejelasan dan kebertanggungjawaban prosedur atau petunjuk.

(1) Metode yang digunakan dalam pelaksanaan Alih Media Arsip meliputi: a. pengkopian; b. konversi; c. migrasi; atau d. metode lainnya sesuai dengan kemajuan teknologi infromasi dan komunikasi. (2) Alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan dengan memperhatikan kondisi Arsip dan nilai informasi. (3) Kondisi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2), paling sedikit terdiri atas: a. Arsip dengan kondisi rapuh/rentan mengalami kerusakan secara fisik; b. Arsip elektronik dengan format data versi lama yang perlu diperbarui dengan versi baru; dan c. informasi yang terdapat dalam media lain dimana media tersebut secara sistem tidak diperbarui lagi karena perkembangan teknologi. (4) Nilai informasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3), dimana alih media Arsip diutamakan terhadap: a. informasi yang berdasarkan ketentuan PPU tentang keterbukaan informasi publik harus diumumkan secara serta merta; dan b. Arsip yang berketerangan permanen dalam JRA.

(1) Unit Pengolah atau Unit Kearsipan dalam melaksanakan alih media Arsip harus membuat berita acara yang disertai dengan daftar Arsip yang dialihmediakan. (2) Berita acara alih media Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), paling sedikit memuat: a. waktu pelaksanaan; b. tempat pelaksanaan; c. jenis media; d. jumlah Arsip; e. keterangan proses alih media Arsip yang dilakukan; f. pelaksana; dan g. penandatangan oleh pimpinan Unit Pengolah atau pimpinan Unit Kearsipan. (3) Daftar Arsip yang dialihmediakan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. unit pengolah; b. nomor urut; c. jenis Arsip; d. jumlah Arsip; e. kurun waktu; dan f. keterangan.

(1) Arsip yang bernilai guna untuk pembuktian yang telah dialihmediakan tetap disimpan untuk kepentingan hukum sesuai ketentuan PPU. (2) Kriteria Arsip yang bernilai guna untuk pembuktian sebagaimana dimaksud pada ayat (1), merupakan: a. bukti keberadaan dan/atau perubahan unit kerja; b. bukti dan informasi tentang kebijakan strategis Settap BNPP; dan c. bukti dan informasi tentang kegiatan pokok Settap BNPP.

(1) Alih media Arsip diautentikasi oleh pimpinan Unit Pengolah atau pimpinan Unit Kearsipan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan Arsip hasil Alih Media. (2) Tanda tertentu yang dilekatkan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dapat dilakukan dengan metode: a. tanda tangan elektronik; b. kata kunci; c. tanda air; atau d. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi.

(1) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d, dilakukan oleh Unit Kearsipan dengan melibatkan Unit Pengolah berdasarkan JRA. (2) Penyusutan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi kegiatan: a. pemindahan Arsip yang telah memasuki retensi sebagai Arsip Inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan; b. pemusnahan Arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai ketentuan PPU; dan c. penyerahan Arsip Statis oleh pejabat yang berwenang kepada ANRI sesuai dengan ketentuan PPU.

(1) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (2) huruf a, dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media Arsip. (2) Pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui: a. penyeleksian Arsip Inaktif; b. pembuatan daftar Arsip Inaktif yang akan dipindahkan; dan c. penataan Arsip Inaktif yang akan dipindahkan.

(1) Dalam hal Arsip Aktif yang disimpan Unit Pengolah telah melewati retensi Arsip Aktif dan memasuki retensi Arsip Inaktif berdasarkan JRA, unit pengolah harus melaksanakan pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sesuai dengan kewenangan. (2) Pelaksanaan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan melampirkan daftar Arsip yang dipindahkan. (3) Berita acara dan daftar Arsip Inaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), ditandatangani oleh pimpinan Unit Pengolah dan Pimpinan Unit Kearsipan pada tiap pencipta Arsip. (4) Pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sebagaiman dimaksud pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3), dilaksanakan sesuai ketentuan PPU.

Pelaksanaan kegiatan pemindahan Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 32 ayat (2), dilakukan sesuai dengan prosedur pemindahan Arsip Inaktif.

(1) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (2) huruf b, menjadi tanggungjawab pimpinan Pencipta Arsip dan dilakukan setelah mendapatkan persetujuan tertulis dari ANRI. (2) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan terhadap Arsip: a. tidak memiliki nilai guna; b. telah habis masa retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA; c. tidak ada PPU yang melarang; dan d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara. (3) Pemusnahan Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2), dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut: a. pembentukan panitia penilai Arsip; b. penyeleksian Arsip; c. pembuatan daftar Arsip usul musnah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan; d. penilaian oleh panitia penilai Arsip; e. permintaan persetujuan usul musnah kepada ANRI melalui Unit Kearsipan; f. penetapan Arsip yang akan dimusnahkan setelah mendapatkan persetujuan tertulis atas usul musnah dari ANRI; dan g. pelaksanaan pemusnahan.

(1) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (2) huruf c, dilakukan oleh Unit Kearsipan kepada ANRI. (2) Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud pada Ayat (1), dilakukan terhadap Arsip dengan kriteria sebagai berikut: a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensi; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai dengan JRA penciptaan Arsip.

Penyerahan Arsip Statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35, dilaksanakan melalui prosedur sebagai berikut: a. penyeleksian dan pembuatan daftar Arsip usul serah oleh Arsiparis di Unit Kearsipan; b. penilaian oleh panitia penilai Arsip terhadap Arsip usul serah; c. pemberitahuan akan menyerahkan Arsip Statis oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan PPU kepada ANRI disertai dengan pernyataan bahwa Arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan; d. verfikasi dan persetujuan dari ANRI sesuai kewenangan; e. penetapan Arsip yang akan diserahkan oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan PPU; dan f. pelaksanaan serah terima Arsip Statis oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan PPU kepada ANRI dengan disertai berita acara dan daftar Arsip yang akan diserahkan.

Program Arsip Vital sebagaimana dimaksud Pasal 4 huruf b, terdiri atas: a. identifikasi; b. pelindungan dan pengamanan; c. penyelamatan dan pemulihan; dan d. penyediaan akses dan layanan.

(1) Identifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf a, dilakukan pendataan dan penentuan Arsip yang memenuhi kriteria Arsip Vital pada masing-masing Unit Kearsipan II dan Unit Pengolah. (2) Identifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan dengan tahapan sebagai berikut: a. pendataan; b. pengolahan hasil pendataan; dan c. pembuatan daftar Arsip Vital.

(1) Pendataan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2) huruf a, kegiatan pengumpulan data terkait jenis, jumlah, media, lokasi dan kondisi ruang penyimpanan Arsip. (2) Pendataan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan dengan pendekatan analisis organisasi, tugas, fungsi, dan substansi informasi.

Pengolahan hasil pendataan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2) huruf b, dilakukan berdasarkan kriteria Arsip Vital disertai analisis hukum dan analisis risiko.

Pembuatan daftar Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 ayat (2) huruf c, dalam bentuk formulir yang berisi Arsip Vital yang dimiliki dan dilakukan dengan kegiatan pembuatan daftar Arsip Vital sebagai sarana bantu penemuan kembali Arsip Vital.

(1) Pelindungan dan pengamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf b, dilakukan melalui kegiatan: a. pemberkasan Arsip Vital; b. penduplikasian Arsip Vital; c. pemencaran Arsip Vital; dan d. penyimpanan Arsip Vital dengan peralatan khusus tahan api, kedap air, dan tahan bencana (vaulting). (2) Pelindungan dan pengamanan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menggunakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar berdasarkan ketentuan PPU.

(1) Pemberkasan Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (1) huruf a, dilakukan terhadap Arsip yang dibuat dan diterima berdasarkan Kode Klasifikasi Arsip. (2) Pemberkasan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan melalui prosedur: a. pemeriksaan; b. penentuan indeks; c. penentuan kode; d. tunjuk silang; e. pelabelan; dan f. penyusunan daftar Arsip Vital.

(1) Pemberkasan Arsip Vital menghasilkan tata fisik dan informasi Arsip serta tersusunnya daftar Arsip Vital. (2) Daftar Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1), paling sedikit memuat informasi tentang: a. klasifikasi; b. nomor urut; c. jenis Arsip; d. unit kerja; e. kurun waktu; f. media; g. jumlah; h. jangka waktu penyimpanan/retensi; i. metode perlindungan; j. lokasi simpan; dan k. keterangan.

Penduplikasian Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (1) huruf b, merupakan metode perlindungan Arsip Vital dengan melakukan penggandaan Arsip dalam bentuk media yang sama atau berbeda dengan Arsip yang asli dengan metode digitalisasi dan salinan.

Pemencaran Arsip Vital sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (1) huruf c, dilakukan dengan menyimpan Arsip hasil duplikasi pada Unit Kearsipan I dan penyimpanan Arsip Vital yang asli pada Unit Pengolah.

Penyimpanan Arsip Vital dengan peralatan khusus tahan api, kedap air, dan tahan bencana (vaulting) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 ayat (1) huruf d, dilakukan oleh Unit Kearsipan I dan Unit Kearsipan II terhadap Arsip Vital yang telah didaftar dalam daftar Arsip Vital.

(1) Perlindungan dan Pengamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 Ayat (2), dilakukan terhadap fisik Arsip Vital dan informasi Arsip Vital yang dilakukan dengan menggunakan sistem pengamanan ruang penyimpanan. (2) Perlindungan dan Pengamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan dengan cara: a. menjamin Arsip Vital hanya digunakan oleh orang yang berhak; b. memberi kode rahasia pada Arsip Vital; dan c. membuat spesifikasi orang yang memiliki hak akses. (3) Sistem pengamanan ruang penyimpanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. pengaturan akses; b. pengaturan struktur bangunan ruang simpan; dan c. penggunaan sistem alarm dan alat pemadam kebakaran.

(1) Penyelamatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf c, dilakukan terhadap Arsip Vital yang terkena dampak musibah atau bencana alam. (2) Penyelamatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan dengan cara: a. mengevakuasi Arsip Vital dan memindahkan ke tempat yang lebih aman; b. menyediakan ruang dan atau tempat untuk melakukan tindakan Pemulihan Arsip; c. mengidentifikasi jenis Arsip yang mengalami kerusakan, jumlah, dan tingkat kerusakannya dengan mengacu pada daftar Arsip Vital; d. mengepak Arsip dengan cara diikat dan dibungkus; e. memisahkan Arsip berdasarkan bentuk dan media Arsip; dan f. menyediakan alat angkut Arsip untuk melakukan evakuasi dalam keadaan tertutup dan terlindungi.

(1) Pemulihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 37 huruf c, dilakukan terhadap fisik dan tempat penyimpanan Arsip Vital yang terkena dampak bencana. (2) Pemulihan terhadap fisik Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan dengan cara: a. mengatur stabilisasi suhu udara dan kelembapan dengan pengaturan sirkulasi udara; b. membersihkan fisik Arsip dari kotoran dan debu yang melekat dengan menggunakan kuas dan penyedot debu; c. merendam fisik Arsip yang basah atau terkena lumpur dengan etanol atau alkohol 70% (tujuh puluh persen) sebagai sarana disinfektan; d. mengeringkan Arsip dengan kipas angin di dalam ruangan dan tidak dijemur pada sinar matahari langsung; dan e. membekukan dalam mesin pembeku sebelum dibersihkan dalam hal Arsip tidak dimungkinkan untuk dilakukan pengeringan secara langsung. (3) Pemulihan terhadap tempat penyimpanan Arsip Vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan perbaikan segera terhadap kerusakan struktur bangunan atau kebocoran. (4) Dalam hal seluruh bangunan mengalami kerusakan, Arsip Vital dievakuasi dan dipindahkan ke tempat aman untuk mencegah kerusakan yang semakin parah.

Penyediaan akses dan layanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 huruf d, dilaksanakan dengan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip

(1) Pengelolaan Arsip Terjaga mencakup kegiatan: a. identifikasi; b. pemberkasan; c. pelaporan; dan d. penyerahan Arsip Terjaga. (2) Pengelolaan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan oleh unit pengolah yang berada di Sentral Arsip Aktif bekerja sama dengan Unit Kearsipan.

Jenis dan kategori Arsip Terjaga terdiri atas: a. Arsip kewilayahan batas wilayah negara. b. Arsip kepulauan. c. Arsip perbatasan. d. Arsip perjanjian internasional.

Arsip kewilayahan batas wilayah negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 huruf a, meliputi: a. Arsip tentang dasar penetapan wilayah negara kesatuan republik INDONESIA; b. Arsip tentang pengakuan dunia internasional mengenai batas wilayah negara kesatuan republik INDONESIA; c. Arsip tentang batas perairan INDONESIA; dan d. Arsip tentang tata ruang laut nasional dan perairan yuridiksi.

Arsip kepulauan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 huruf b, meliputi: a. Arsip tentang jumlah pulau-pulau terluar INDONESIA; b. Arsip tentang potensi sumber daya alam yang terkandung dalam suatu pulau; c. Arsip tentang luas dan besarnya kepulauan; dan d. Arsip tentang pulau-pulau yang berbatasan langsung antara wilayah negara kesatuan republik INDONESIA dengan negara lain.

Arsip Perbatasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 huruf c, meliputi: a. Arsip tentang kawasan perbatasan dari sudut pandang pertahanan dan keamanan yang meliputi 10 kawasan perbatasan, yaitu 3 kawasan perbatasan darat (Malaysia, Timor Leste, dan Papua Nugini) dan 7 kawasan perbatasan laut dan pulau-pulau kecil terluar. b. Arsip tentang batas wilayah negara yang meliputi batas darat dengan 3 negara (Malaysia, Timor Leste, dan Papua Nugini), batas laut teritorial dengan 4 negara (Malaysia, Papua Nugini, Singapura, dan Timor Leste), serta batas laut yurisdiksi (Zona Ekonomi Ekslusif/ZEE dan landasan kontinen) dengan 9 negara, yaitu Malaysia, Thailand, Vietnam, Philipina, India, Republik Palau, Australia, Timor Leste, dan Papua Nugini.

Arsip Perjanjian Internasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 55 huruf d, meliputi: a. Arsip tentang proses penyusunan perjanjian internasional dari lembaga pemrakarsa; b. Arsip tentang proses konsultasi dan koordinasi di Kementerian Luar Negeri; c. Arsip tentang proses pembuatan perjanjian internasional, mulai draft, counterdraft dan draft final sampai dengan pengajuan permohonan full power dari perjanjian internasional; d. Arsip tentang pertukaran nota diplomasi; dan e. Arsip tentang ratifikasi perjanjian internasional.

Organisasi Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c, terdiri atas: a. Unit Kearsipan I; b. Unit Kearsipan II; dan c. Unit Pengolah.

(1) Unit Kearsipan I sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 huruf a, berada pada Biro Keuangan, Umum dan Hubungan Masyarakat. (2) Unit Kearsipan II sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 huruf b, berada pada PLBN. (3) Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 huruf c, berada pada: a. Sekretariat; b. Deputi; c. Biro; d. Asisten Deputi; dan e. PLBN.

Unit Kearsipan I mempunyai tugas merencanakan, mengorganisasikan, membina, mengendalikan penyelenggaraan kearsipan dan mengelola Arsip Dinamis, mengolah dan menyajikan Arsip menjadi informasi serta mengelola Arsip Inaktif sesuai dengan JRA.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60, Unit Kearsipan I menyelenggarakan fungsi: a. penerimaan terhadap pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Pengolah kecuali PLBN; b. pengelolaan, penyimpanan, dan pemeliharaan Arsip Inaktif; c. pengamanan salinan Arsip dari Unit Kearsipan II dan Unit Pengolah yang dipindahkan kepada Unit Kearsipan I; d. pengoordinasian daftar Arsip, pemberkasan dan pelaporan serta penyerahan Arsip terjaga; e. pengolahan Arsip dan penyajian Arsip menjadi informasi dalam kerangka Sistem Kearsipan Nasional dan Sistem Informasi Kearsipan Nasional; f. pengoordinasian pemusnahan Arsip Inaktif; g. penyerahan Arsip Statis kepada ANRI; h. penilaian Arsip hasil pemindahan dari Unit Kearsipan II dan Unit Pengolah pencipta Arsip; i. pengoordinasian pelaksanaan penyerahan Arsip Statis; j. penyediaan alat temu balik Arsip Inaktif untuk kepentingan pelayanan informasi atau Arsip; k. pengevaluasian, pengendalian dan pelaporan pelaksanaan pengelolaan Arsip Inaktif hasil pemindahan; dan l. pembinaan dan evaluasi dalam rangka penyelenggaraan kearsipan.

Unit Kearsipan II mempunyai tugas merencanakan, mengorganisasikan, mengendalikan penyelenggaraan kearsipan dan mengelola Arsip Dinamis, mengolah dan menyajikan Arsip menjadi informasi serta mengelola Arsip Inaktif sesuai JRA.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62, Unit Kearsipan II menyelenggarakan fungsi: a. penyusunan program kerja penyelenggaraan kearsipan dan pengelolaan Arsip Dinamis; b. pelaksanaan registrasi dan pendistribusian Arsip Dinamis yang diciptakan; c. pengelolaan Arsip Inaktif, Arsip aset dan Arsip Vital; d. pembuatan daftar Arsip inaktif, Arsip aset dan Arsip Vital dan/atau Arsip Terjaga yang diciptakan; e. pengolahan dan penyajian Arsip Dinamis menjadi informasi; f. pemberian layanan peminjaman Arsip dan informasi kepada pengguna yang berhak; g. penyerahan Arsip Statis kepada Unit Kearsipan I; h. penyediaan fasilitas penyelenggaraan kearsipan; dan i. pelaporan penyelenggaraan kearsipan dinamis sesuai tugas dan fungsi.

Unit Pengolah mempunyai tugas menciptakan, mendokumentasikan, melakukan pemberkasan, membuat daftar Arsip, mengolah Arsip menjadi informasi, memberi layanan peminjaman, memelihara Arsip dan menyerahkan Arsip Inaktif kepada Unit Kearsipan I.

Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64, Unit Pengolah menyelenggarakan fungsi: a. pembuatan dan penerimaan Arsip sesuai dengan fungsi dan tugas unit kerjanya; b. pelaksanaan registrasi surat masuk dan surat keluar yang berasal dan untuk unit kerjanya; c. pelaksanaan registrasi nota dinas yang berasal dan untuk unit kerjanya; d. pemberkasan Arsip Dinamis yang diciptakan unit kerjanya; e. pembuatan daftar aktif dan daftar isi berkas; f. pengolahan Arsip Dinamis menjadi informasi dan penyajian informasi Arsip; g. pemberian layanan penggunaan Arsip Dinamis; h. pemeliharaan Arsip hasil penciptaan unit kerjanya; i. pemindahan Arsip yang telah memasuki masa inaktif kepada Unit Kearsipan I; dan j. pendokumentasian kegiatan dan membuat daftar dokumentasi.

Unit Pengolah bertanggungjawab terhadap: a. kebenaran dan/atau kesalahan pembuatan Arsip, baik dari aspek struktur, isi maupun konteksnya. b. pemeliharaan Arsip Dinamis yang diciptakan unit kerjanya. c. pemindahan Arsip Dinamis kepada Unit Kearsipan I. d. pembuatan daftar Arsip Dinamis. e. pembuatan daftar isi berkas.

Unit Kearsipan I mempunyai hubungan koordinasi fungsional dalam pengelolaan kearsipan dengan Unit Kearsipan II dan Unit Pengolah.

Sumber daya manusia Kearsipan terdiri atas: a. Pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama, dan pejabat administrasi yang memiliki kewenangan dan tanggung jawab di bidang kearsipan; b. Arsiparis; dan c. Pengelola Arsip Aktif atau pelaksana yang ditugaskan mengelola Kearsipan.

(1) Pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama, dan pejabat administrasi mempunyai kedudukan sebagai tenaga manajerial yang mempunyai fungsi, tugas, dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan manajemen Kearsipan. (2) Pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama, dan pejabat administrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), mempunyai tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, pemantauan dan evaluasi, serta pengelolaan sumber daya manusia Kearsipan.

(1) Arsiparis terdiri atas: a. Arsiparis pegawai negeri sipil; dan b. Arsiparis pegawai pemerintah dangan perjanjian kerja. (2) Arsiparis pegawai negeri sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, merupakan pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh dalam jabatan fungsional Arsiparis sesuai dengan ketentuan PPU. (3) Arsiparis pegawai negeri sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (2), terdiri atas: a. Arsiparis tingkat terampil; dan b. Arsiparis tingkat ahli; sesuai dengan kompetensi berdasarkan ketentuan PPU yang mengatur mengenai jabatan fungsional Arsiparis. (4) Komposisi Arsiparis tingkat terampil dan tingkat ahli sebagai mana dimaksud ayat (3), disesuaikan dengan beban kerja dan rentang kendali pengelolaan Arsip di Lingkungan Pencipta Arsip. (5) Arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, merupakan pegawai bukan pegawai negeri sipil yang memiliki kompetensi dibidang Kearsipan yang diangkat dan ditugaskan secara penuh untuk melaksanakan kegiatan Kearsipan di Lingkungan pencipta Arsip sesuai ketentuan PPU. (6) Kompetensi Arsiparis pegawai pemerintah dengan perjanjian kerja harus memiliki kompetensi yang sama dengan kompetensi Arsiparis pegawai negeri sipil sebagaimana dimaksud pada ayat (2).

(1) Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. (2) Arsiparis menjalankan fungsi dan tugasnya sebagaimana dimaksud pada ayat (1), menyesuaikan dengan indikator kinerja utama dan perjanjian kinerja di Lingkungan Settap BNPP. (3) Fungsi dan tugas Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. menjaga terciptanya Arsip dari penyelenggaraan kegiatan Settap BNPP; b. menjaga ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. menjaga ketersediaan daftar Arsip Settap BNPP; d. menjaga terwujudnya pengelolaan Arsip yang andal dan pemanfaatan Arsip sesuai dengan ketentuan PPU; e. menjaga keamanan dan keselamatan Arsip yang berfungsi untuk menjamin Arsip yang berkaitan dengan hak keperdataan melalui pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya; f. menjaga keselamatan dan kelestarian Arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara; g. menjaga keselamatan aset nasional atu Arsip Vital pada Settap BNPP; dan h. menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan Arsip yang autentik dan terpercaya. (4) fungsi dan tugas Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan sesuai ketentuan PPU.

Dalam melaksanakan fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 Ayat (3), Arsiparis mempunyai kewenangan: a. menutup pengguna Arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna Arsip dinilai dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik Arsip; dan b. menutup pengguna Arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna Arsip yang tidak berhak sesuai dengan Ketentuan PPU; dan c. melaksanakan penelusuran Arsip pada Unit Pengolah berdasarkan penugasan oleh pimpinan Unit Kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan Arsip.

(1) Unit Pengolah dan Unit Kearsipan menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelola Kearsipan. (2) Prasarana dan Sarana Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dimanfaatkan dan dapat dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi, informasi, dan komunikasi.

Prasarana dan sarana kearsipan meliputi gedung, ruangan dan peralatan yang terdiri atas: a. lokasi, konstruksi dan tata ruang gedung; b. lokasi kontruksi dan tata ruang penyimpanan Arsip; dan c. spesifikasi peralatan pengelolaan Arsip.

(1) Dalam mendukung penyelenggaraan sistem informasi kearsipan nasional dan jaringan informasi kearsipan nasional Settap BNPP membentuk simpul jaringan. (2) Simpul jaringan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dikelola oleh Unit Kearsipan. (3) Tugas Settap BNPP sebagai simpul jaringan antara lain: a. memasukan daftar Arsip Dinamis secara berkala pada laman resmi jaringan informasi kearsipan nasional; dan b. evaluasi berkala terhadap kegiatan simpul jaringan. Pasal 76 Sarana yang digunakan dalam penyelenggaraan simpul jaringan sistem informasi kearsipan nasional adalah: a. komputer; b. scanner (alat pemindai); c. jaringan internet; dan d. sarana lainnya sesuai perkembangan teknologi.

(1) Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf g, dilakukan agar sistem pengelolaan Kearsiapan pada masing-masing pencipta Arsip di Lingkungan Settap BNPP dapat terselenggara dengan baik. (2) Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan oleh Unit Kearsipan sesuai dengan kewenangan. (3) Pembinaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi kegiatan: a. koordinasi penyelenggaraan Kearsipan; b. penyusunan pedoman dan standar Kearsipan; c. pemberian bimbingan, supervisi, fasilitasi, dan kosultasi pelaksanaan Kearsipan; d. sosialisasi Kearsipan; e. Pengawasan Kearsipan; f. pelatihan Kearsipan; dan g. perencanaan, pengembangan, pemantauan, dan evaluasi Kearsipan.

(1) Unit Kearsipan I bersama unit kerja yang membidangi sumberdaya manusia dan aparatur, melakukan penilaian terhadap hasil kerja Arsiparis di Lingkungan Settap BNPP; dan (2) Unit kearsipan memberikan usulan rencana peningkatan kapasitas sumberdaya manusia melalui pendidikan dan pelatihan pada unit kerja yang membidangi sumberdaya manusia dan aparatur dan unit kerja yang membidangi pendidikan dan pelatihan.

Pengawasan kearsipan terdiri atas: a. pengawasan kearsipan eksternal; dan b. pengawasan kearsipan internal.

Pengawasan kearsipan eksternal sebagaimana dimaksud pasal 79 huruf a dilakukan oleh ANRI sesuai ketentuan PPU.

(1) Pengawasan kearsipan internal sebagaimana dimaksud Pasal 79 huruf b dilakukan oleh Unit Kearsipan I dan Unit Kearsipan II. (2) Pengawasan Kearsipan Internal oleh Unit Kearsipan I sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan terhadap: a. Unit Kearsipan II; dan/atau b. seluruh Unit Pengolah setingkat jabatan pimpinan tinggi pratama. (3) Unit Kearsipan II dalam melaksanakan Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan bersama dan/atau berkoordinasi dengan Unit Kearsipan I.

Pengawasan Kearsipan Internal dilakukan terhadap: a. sistem kearsipan internal; b. pengelolaan Arsip Aktif; dan c. penyelamatan Arsip Statis.

Aspek penilaian dalam pengawasan sistem Kearsipan Internal meliputi: a. pengelolaan Arsip; dan b. sumberdaya kearsipan.

(1) Pengawasan pengelolaan Arsip Aktif dilaksanakan setelah kegiatan pengawasan sistem kearsipan internal selesai dilakukan. (2) Pengawasan pengelolaan Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan berdasarkan aspek penilaian yang meliputi pemberkasan dan penyimpanan Arsip Aktif.

(1) Dalam penyelenggaraan pengawasan kearsipan internal dibentuk tim pengawas kearsipan internal. (2) Tim pengawas kearsipan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dalam melaksanakan tugasnya bekerja sama dengan seluruh Unit Kearsipan I dan Unit Kearsipan II. (3) Tim pengawas Kearsipan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ditetapkan oleh Kepala Badan.

Unit Kearsipan I sesuai dengan kewenangannya sebagai Pembina Kearsipan melaksanakan pemantauan atas pelaksanaan tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan.

(1) Dalam rangka penyusunan laporan hasil pengawasan kearsipan internal, tim pengawas kearsipan internal menyusun LAKI terhadap setiap objek pengawasan. (2) LAKI sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan serta disampaikan kepada setiap objek pengawasan.

(1) Selain menyusun LAKI, tim pengawas Kearsipan internal menyusun LAKI konsolidasi (2) LAKI konsolidasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), merupakan gabungan hasil Pengawasan Kearsipan pada seluruh objek pengawasan. (3) LAKI konsolidasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2), ditandatangani oleh pimpinan Unit Kearsipan. (4) LAKI konsolidasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3), ditembuskan kepada Kepala ANRI setiap tanggal 31 Agustus setiap tahun anggaran sebagai bahan penyusunan laporan hasil Pengawasan Kearsipan nasional.

Pendanaan penyelenggaraan Kearsipan di Lingkungan Settap BNPP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf h, dibebankan pada anggaran pendapatan dan belanja negara dan/atau sumber lain yang sah dan tidak mengikat serta sesuai ketentuan PPU.

Pemeliharaan Arsip, Penyusutan Arsip, Program Arsip Vital, dan Pengelolaan Arsip Terjaga, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 13, Pasal 30, Pasal 37, dan Pasal 52, tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 17 April 2023 MENTERI DALAM NEGERI SELAKU KEPALA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN REPUBLIK INDONESIA, ttd. MUHAMMAD TITO KARNAVIAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 18 April 2023 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. ASEP N. MULYANA