TATA NASKAH DINAS

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis dan format, teknik penyusunan, kewenangan penandatanganan serta pengamanan Naskah Dinas yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 1. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Badan Kepegawaian Negara dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, serta perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 1. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara atau logo dan cap lembaga. 1. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang melekat pada pejabat yang berwenang untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 1. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 1. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas Badan Kepegawaian Negara. 1. Cap Dinas adalah tulisan, lambang tingkat jabatan, dan/atau jabatan di lingkungan Badan Kepegawaian --- Negara yang digunakan sebagai tanda pengenal yang sah serta dibubuhkan dengan alat khusus pada ruang tanda tangan. 1. Kop Surat adalah identitas pada Naskah Dinas, yang terdiri atas lambang Garuda Pancasila dan tulisan Badan Kepegawaian Negara serta alamat lengkap tanpa singkatan, kode pos, telepon, faksimile, laman (website), pos elektronik (pos-el), dan garis tebal yang ditempatkan pada bagian atas kertas. 1. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free), yang memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama. 1. Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya disingkat BKN adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang diberi kewenangan melakukan pembinaan dan menyelenggarakan manajemen aparatur sipil negara secara nasional sebagaimana diatur dalam undang- undang. 1. Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya disebut Kanreg BKN adalah instansi Badan Kepegawaian Negara di daerah yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara. 1. Pusat Pengembangan Kepegawaian Aparatur Sipil Negara adalah unsur pendukung pelaksanaan tugas dan fungsi BKN yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala BKN melalui Sekretaris Utama. 1. Unit Penyelenggara Seleksi Calon dan Penilaian Kompetensi Pegawai ASN yang selanjutnya disebut UPT BKN adalah unit pelaksana teknis di lingkungan BKN yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Deputi yang membidangi Sistem Informasi Kepegawaian melalui Kepala Kanreg BKN sesuai dengan wilayah kerja Kanreg BKN yang bersangkutan. 1. Perubahan adalah berubahnya bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar --- perubahan. 1. Pencabutan adalah cara mencabut Naskah Dinas tertentu karena bertentangan, tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, atau Naskah Dinas yang baru ditetapkan. 1. Pembatalan adalah cara menyatakan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru. 1. Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru. 1. Sistem Aplikasi Pelayanan Kepegawaian Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya disingkat SAPK BKN adalah sistem informasi berbasis komputer yang disusun sedemikian rupa untuk pelayanan kepegawaian yang terkoneksi dalam jejaring atau secara daring (secara online) antara BKN Pusat, Kantor Regional BKN, dan instansi yang terkait dengan menggunakan jejaring komunikasi data. Bagian Kesatu Tujuan

Tata Naskah Dinas di lingkungan BKN bertujuan agar: - menjadi pedoman bagi unit kerja di lingkungan BKN dalam menyusun Naskah Dinas; dan - memperlancar tata komunikasi kedinasan dalam bentuk tertulis, baik di lingkungan BKN maupun antara BKN dan kementerian/lembaga pemerintah nonkementerian. Bagian Kedua Ruang Lingkup ---

Ruang lingkup Tata Naskah Dinas di lingkungan BKN terdiri atas: - jenis dan format Naskah Dinas; - pembuatan Naskah Dinas; - tanda tangan elektronik Naskah Dinas; - kewenangan penandatanganan Naskah Dinas; dan - pengamanan Naskah Dinas.

Jenis Naskah Dinas di lingkungan BKN terdiri atas: - Naskah Dinas arahan; - Naskah Dinas korespondensi; - Naskah Dinas khusus; - Naskah Dinas lainnya; - Laporan; dan - Telaahan Staf. Bagian Kesatu Naskah Dinas Arahan

**(1) Naskah Dinas arahan terdiri atas Naskah Dinas** pengaturan, Naskah Dinas penetapan, dan Naskah Dinas penugasan. **(2) Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud pada** ayat (1) terdiri dari peraturan, instruksi, prosedur operasional standar administrasi pemerintahan, dan surat edaran. **(3) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada** ayat (1) disusun dalam bentuk keputusan. **(4) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud pada** ayat (1) disusun dalam bentuk surat tugas. --- Paragraf 1 Peraturan

Peraturan merupakan jenis Naskah Dinas yang berisi pengaturan, yang dikeluarkan Kepala BKN, serta yang bersifat mengikat dan berlaku secara umum, baik di lingkungan BKN maupun di lingkungan kementerian/lembaga pemerintah nonkementerian.

Kepala BKN berwenang menetapkan dan menandatangani peraturan.

Untuk memberikan identifikasi pada Naskah Dinas pengaturan yang berupa peraturan, pada halaman pertama Naskah Dinas menggunakan Kop Surat yang terdiri atas gambar lambang negara Garuda Pancasila dan tulisan Badan Kepegawaian Negara.

Gambar lambang negara Garuda Pancasila diletakkan di bagian tengah atas pada halaman pertama dokumen dan digunakan untuk Naskah Dinas Pengaturan yang ditandatangani Kepala BKN, dengan ketentuan sebagai berikut: - Gambar lambang negara Garuda Pancasila berwarna emas timbul dengan ukuran panjang dan tinggi: 3 cm (tiga sentimeter) x 3,1 cm (tiga koma satu sentimeter). - Jenis huruf menggunakan Bookman Old Style ditulis menggunakan huruf kapital dengan ukuran 13 (tiga belas) serta dengan ketentuan cetak huruf ditebalkan. - Kop Naskah Dinas Pengaturan berbentuk simetris. ---

Susunan Peraturan terdiri atas: - judul; - pembukaan; - batang tubuh; - penutup; - penjelasan (jika diperlukan); dan - lampiran (jika diperlukan).

Ketentuan mengenai teknis penyusunan Peraturan dibuat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

**(1) Peraturan yang telah ditetapkan disampaikan kepada** pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu serta lengkap dan aman. **(2) Naskah asli peraturan yang ditandatangani harus** disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai tugas, antara lain, melaksanakan dokumentasi, publikasi dan informasi peraturan perundang-undangan di bidang kepegawaian.

Format Naskah Dinas pengaturan yang berupa Peraturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 dibuat sesuai dengan contoh yang tercantum pada angka 1 Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini. Paragraf 2 Instruksi

Instruksi merupakan jenis Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang- --- undangan.

**(1) Pejabat yang berwenang menetapkan dan** menandatangani Instruksi adalah Kepala BKN. **(2) Wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi** sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

Susunan Instruksi terdiri atas: - kepala; - batang tubuh; dan - kaki.

Bagian kepala Instruksi terdiri atas: - kop Instruksi menggunakan Lambang Negara; - frasa Instruksi Kepala Badan Kepegawaian Negara ditulis seluruhnya dengan huruf kapital secara simetris; - nomor Instruksi ditulis seluruhnya dengan huruf kapital secara simetris; - kata tentang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital secara simetris; - judul Instruksi ditulis seluruhnya dengan huruf kapital secara simetris; dan - frasa Kepala Badan Kepegawaian Negara ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (,) secara simetris.

Bagian batang tubuh Instruksi terdiri atas: - bagian konsiderans Instruksi memuat: 1. latar belakang penetapan Instruksi dan/atau dasar hukum sebagai landasan penetapan Instruksi; dan 1. bagian konsiderans diakhiri dengan tanda baca titik koma (;); --- - bagian diktum dimulai dengan kalimat dengan ini memberi Instruksi dan dilanjutkan dengan kata kepada yang ditulis pada sisi kiri margin yang diikuti dengan tanda baca titik dua (:); - nama pejabat yang menerima Instruksi diawali dengan angka bilangan (1, 2, dst.) dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;); - substansi Instruksi diawali dengan kata untuk yang ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:), yang diuraikan ke dalam bentuk kalimat yang diawali dengan kata kesatu, kedua, ketiga, dst.; dan - Kata kesatu, kedua, ketiga, dst., ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Bagian kaki Instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah dan terdiri atas: - tempat (kota sesuai dengan alamat Badan Kepegawaian Negara) dan tanggal penetapan Instruksi; - nama Kepala Badan Kepegawaian Negara yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma (,); - tanda tangan Kepala Badan Kepegawaian Negara; dan - nama Kepala Badan Kepegawaian Negara yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

**(1) Instruksi disampaikan kepada pihak yang berhak secara** cepat, tepat waktu, lengkap, dan aman. **(2) Pendistribusian Instruksi sebagaimana dimaksud pada** ayat (1) diikuti tindakan pengendalian dengan menggunakan buku ekspedisi atau media elektronik. **(3) Naskah asli dan salinan Instruksi yang ditandatangani** harus disimpan sebagai pertinggal pada unit kerja yang mempunyai fungsi, antara lain, dokumentasi, publikasi, dan informasi peraturan perundang-undangan dan --- disampaikan kepada pihak yang berhak.

Format Naskah Dinas pengaturan yang berupa Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 dibuat sesuai dengan contoh yang tercantum pada angka 2 Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini. Paragraf 3 Prosedur Operasional Standar Administrasi Pemerintahan

Prosedur operasional standar administrasi pemerintahan yang selanjutnya disingkat POS AP merupakan jenis Naskah Dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.

POS AP bertujuan agar: - menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; - memudahkan tugas; - memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan - meningkatkan kerjasama antara pimpinan, pejabat fungsional, dan pejabat pelaksana.

POS AP ditetapkan dan ditandatangani oleh pejabat pimpinan tinggi madya, pejabat pimpinan tinggi pratama, dan/atau pejabat pimpinan UPT BKN.

Susunan POS AP terdiri atas: - halaman judul; - keputusan pimpinan; --- - daftar isi; - penjelasan singkat penggunaan; - bagian identitas; - bagian bagan alir (flowchart); dan - bagian pendukung.

**(1) Halaman judul sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25** huruf a, merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah POS AP . **(2) Halaman judul sebagaimana dimaksud pada ayat (1)** berisi informasi mengenai: - judul POS AP ; - nama unit kerja; - tahun pembuatan; dan - informasi lain yang diperlukan.

**(1) Keputusan pimpinan sebagaimana dimaksud dalam** ### Pasal 25 huruf b merupakan landasan kekuatan mengikat suatu POS AP. **(2) Keputusan pimpinan sebagaimana dimaksud pada ayat** **(1) diletakan setelah halaman judul.**

Daftar isi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf c digunakan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dari POS AP terkait.

**(1) Penjelasan singkat penggunaan sebagaimana dimaksud** dalam Pasal 25 huruf d memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan POS AP . **(2) Materi penjelasan singkat penggunaan sebagaimana** dimaksud pada ayat (1), meliputi: - ruang lingkup yang menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan menjelaskan kebutuhan organisasi; --- - ringkasan yang memuat keterangan singkat mengenai prosedur yang dibuat.

Bagian identitas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 huruf e dijelaskan sebagai berikut: - logo BKN dan nomenklatur unit kerja pembuat; - nomor POS AP, yang diisi dengan nomor secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim; - tanggal pengesahan, yang diisi tanggal pengesahan POS AP oleh pejabat yang berwenang di unit kerja; - tanggal revisi, yang diisi tanggal POS AP direvisi atau tanggal rencana diperiksa kembali POS AP yang bersangkutan; - pengesahan dilakukan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja setingkat jabatan pimpinan tinggi madya dan pratama dan/atau jabatan pimpinan UPT BKN; - pengesahan sebagaimana dimaksud pada huruf e yang berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat tanpa mencantumkan gelar, nomor induk pegawai, serta Cap Dinas BKN; - judul POS AP, yang diisi sesuai dengan kegiatan yang berdasarkan tugas dan fungsi; - dasar hukum, yang berupa peraturan perundang- undangan yang mendasari penyusunan POS AP beserta aturan pelaksanaannya; - keterkaitan, yang memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (POS lain yang terkait secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut); - peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan; - kualifikasi pelaksana, yang memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang --- distandarkan; - peralatan dan perlengkapan, yang memberikan