Peraturan Badan Nomor 2 Tahun 2022 tentang TATA CARA PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Badan Pengawas Pemilihan Umum yang selanjutnya disebut Bawaslu adalah lembaga penyelenggara Pemilihan Umum yang mengawasi penyelenggaraan Pemilihan Umum dan Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan Wakil Bupati, serta Walikota dan Wakil Walikota di seluruh wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA. 2. Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi yang selanjutnya disebut Bawaslu Provinsi adalah badan yang mengawasi penyelenggaraan Pemilihan Umum dan Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan Wakil Bupati, serta Walikota dan Wakil Walikota di wilayah provinsi, termasuk Panita Pengawas Pemilihan Provinsi Aceh. 3. Badan Pengawas Pemilihan Umum Kabupaten/Kota yang selanjutnya disebut Bawaslu Kabupaten/Kota adalah badan untuk mengawasi penyelenggaraan Pemilihan Umum dan Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan Wakil Bupati, serta Walikota dan Wakil Walikota di wilayah kabupaten/kota, termasuk Panitia Pengawas Pemilihan Kabupaten/Kota di seluruh Provinsi Aceh. 4. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan yang selanjutnya disingkat SOP AP adalah standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 5. Pelaksana adalah pegawai yang melaksanakan SOP AP dalam pekerjaannya.

Setiap unit organisasi di Bawaslu, Bawaslu Provinsi, dan Bawaslu Kabupaten/Kota menyusun dan menerapkan SOP AP dalam pelaksanaan tugas, fungsi, dan/atau kegiatan yang berkaitan dengan admininistrasi pemerintahan sesuai dengan bidang dan lingkup kerja masing-masing berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penyusunan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 dilakukan melalui tahapan: a. persiapan; b. penilaian kebutuhan; c. pengembangan; d. penerapan; dan e. pemantauan dan evaluasi.

(1) Persiapan penyusunan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a dengan mengidentifikasi prosedur di setiap unit kerja pada masing-masing unit organisasi di Bawaslu, Bawaslu Provinsi, dan Bawaslu Kabupaten/Kota. (2) Identifikasi prosedur sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh pejabat struktural dan/atau pejabat fungsional yang melaksanakan fungsi di bidang tata laksana sesuai dengan lingkup kerja SOP AP.

(1) Pimpinan unit kerja pada masing-masing unit organisasi di Bawaslu, Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi, dan Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota melakukan penilaian kebutuhan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b di lingkup kerjanya masing- masing. (2) Penilaian kebutuhan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dirumuskan dengan mengacu pada tugas, fungsi, dan/atau kegiatan masing-masing unit kerja pada masing-masing unit organisasi di Bawaslu, Bawaslu Provinsi, dan Bawaslu Kabupaten/Kota. (3) Penilaian kebutuhan SOP AP terhadap tugas, fungsi, dan/atau kegiatan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) yang membutuhkan SOP AP harus memenuhi kriteria sebagai berikut: a. tugas, fungsi, dan/atau kegiatan dilaksanakan secara rutin dan berulang; b. tugas, fungsi, dan/atau kegiatan menghasilkan output tertentu; dan c. tugas, fungsi, dan/atau kegiatan melibatkan paling sedikit 2 (dua) orang atau pihak.

(1) Penilaian kebutuhan SOP AP yang telah dilakukan oleh pimpinan unit kerja pada masing-masing unit organisasi di Bawaslu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) disampaikan kepada unit organisasi yang melaksanakan fungsi di bidang tata laksana. (2) Unit organisasi yang melaksanakan fungsi di bidang tata laksana menindaklanjuti penilaian kebutuhan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ke tahapan penyusunan SOP AP berikutnya.

(1) Penilaian kebutuhan SOP AP yang telah dilakukan oleh Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi dan Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (1) dilaporkan kepada Bawaslu dengan ketentuan sebagai berikut: a. Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi melaporkan penilaian kebutuhan SOP AP kepada unit organisasi di Bawaslu sesuai dengan bidang dan substansi rancangan SOP AP; dan b. Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota melaporkan penilaian kebutuhan SOP AP kepada unit organisasi di Bawaslu sesuai dengan bidang dan substansi rancangan SOP AP melalui Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi. (2) Unit organisasi sebagaimana sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berkoordinasi dengan unit organisasi yang melaksanakan fungsi di bidang tata laksana untuk menindaklanjuti pelaporan penilaian kebutuhan SOP AP.

(1) Dalam melakukan Penilaian Kebutuhan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 setiap unit organisasi melakukan inventarisasi terhadap ruang lingkup, jenis, dan jumlah SOP AP yang dibutuhkan di masing-masing unit kerja di lingkup kerjanya. (2) Inventarisasi terhadap ruang lingkup SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap tugas, fungsi, dan/atau kegiatan yang berkaitan dengan prosedur operasional yang distandarkan. (3) Inventarisasi jenis SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap tipe dan format SOP AP yang akan diterapkan. (4) Inventarisasi jumlah SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap jumlah SOP AP yang akan dibuat sesuai dengan prioritas dan peta proses pekerjaan di setiap unit kerja pada masing-masing unit organisasi di Bawaslu, Bawaslu Provinsi, dan Bawaslu Kabupaten/Kota.

Pengembangan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c dilakukan dengan tahapan: a. pengumpulan informasi dan identifikasi kebutuhan SOP AP; b. analisis dan pemilihan kebutuhan SOP AP; c. penulisan SOP AP; d. reviu SOP AP; dan e. penetapan SOP AP.

Pengumpulan informasi dan identifikasi kebutuhan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a digunakan untuk menentukan teknik pengumpulan informasi yang dibutuhkan dalam penyusunan SOP AP.

(1) Analisis dan pemilihan kebutuhan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b disusun berdasarkan hasil penilaian kebutuhan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5. (2) Hasil analisis dan pemilihan kebutuhan SOP AP sebgaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dalam tabel analisis dan pemilihan kebutuhan SOP AP yang ditandatangani oleh: a. Ketua Bawaslu, untuk tabel analisis dan pemilihan kebutuhan SOP AP teknis; dan b. Sekretaris Jenderal Bawaslu, untuk tabel analisis dan pemilihan kebutuhan SOP AP administrasi. (3) Tabel analisis dan pemilihan kebutuhan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dibuat sesuai format huruf A yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Penulisan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf c disusun berdasarkan nama dan kode nomor SOP AP sesuai hasil analisis dan pemilihan kebutuhan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11. (2) Penulisan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan memperhatikan kriteria sebagai berikut: a. SOP AP ditulis berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan; b. SOP AP ditulis dengan jelas, rinci, dan benar; c. SOP AP yang ditulis tidak bertentangan dengan SOP AP atau kebijakan lain yang memiliki keterkaitan substansi; dan d. SOP AP yang ditulis dapat dipertanggungjawabkan. (3) Nama dan kode nomor SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat sesuai format huruf B yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Penulisan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ditulis dalam bentuk tabel, tertulis, dan/atau diagram alir serta dapat menggunakan bentuk grafik. (2) Penulisan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat sesuai format huruf C yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Hasil penulisan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 dan Pasal 13 dikoordinasikan oleh unit organisasi di Bawaslu yang melaksanakan fungsi di bidang tata laksana sebagai rancangan SOP AP.

(1) Rancangan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 dilakukan reviu SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf d. (2) Reviu SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. reviu substansi; dan b. reviu standar baku.

(1) Reviu substansi rancangan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf a dilakukan untuk rancangan SOP AP di Bawaslu, Bawaslu Provinsi, dan Bawaslu Kabupaten/Kota dengan ketentuan sebagai berikut: a. untuk rancangan SOP AP di Bawaslu, reviu substansi dilakukan oleh pejabat pimpinan tinggi pratama sesuai dengan bidang dan substansi rancangan SOP AP bersama dengan unit organisasi di Bawaslu yang melaksanakan fungsi di bidang tata laksana; b. untuk rancangan SOP AP di Bawaslu Provinsi, reviu substansi dilakukan oleh Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi; dan c. untuk rancangan SOP AP di Bawaslu Kabupaten/Kota, reviu substansi dilakukan oleh Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota. (2) Reviu substansi rancangan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan cara simulasi dan uji coba SOP AP. (3) Formulir reviu substansi SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dibuat sesuai format huruf D yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Hasil reviu substansi rancangan SOP AP di Bawaslu Provinsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) huruf b dan Bawaslu Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) huruf c disampaikan kepada unit organisasi di Bawaslu sesuai dengan bidang dan substansi rancangan SOP AP. (2) Unit organisasi di Bawaslu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berkoordinasi dengan unit organisasi di Bawaslu yang melaksanakan fungsi di bidang tata laksana untuk menindaklanjuti hasil reviu substansi rancangan SOP AP yang dilakukan oleh Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi dan Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota. (3) Catatan hasil reviu substansi SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dibuat sesuai format huruf E yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Rancangan SOP AP yang telah dilakukan reviu substansi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 dilakukan reviu standar baku sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (2) huruf b. (2) Reviu standar baku sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh unit organisasi di Bawaslu yang melaksanakan fungsi di bidang tata laksana. (3) Reviu standar baku sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan memeriksa format SOP AP. (4) Formulir reviu standar baku SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat sesuai format huruf F yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini. (5) Catatan hasil reviu standar baku SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat sesuai format huruf G yang Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Rancangan SOP AP yang telah dilakukan reviu SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 dan Pasal 18 ditandatangani dan ditetapkan sebagai SOP AP. (2) Penandatanganan dan penetapan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: a. untuk SOP AP teknis ditandatangani dan ditetapkan oleh Ketua Bawaslu; dan b. untuk SOP AP administrasi ditandatangani dan ditetapkan oleh Sekretaris Jenderal Bawaslu.

Penerapan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d dilakukan untuk SOP AP yang telah ditandatangani dan ditetapkan sebagaimana dimakud dalam Pasal 19 dilaksanakan dengan memperhatikan: a. dukungan sarana dan prasarana yang memadai; b. sumber daya manusia yang memiliki kualifikasi yang sesuai; c. sosialisasi dan distribusi kepada seluruh pegawai di lingkungan Bawaslu, Bawaslu Provinsi, dan Bawaslu Kabupaten/Kota; dan d. mudah diakses dan dilihat.

(1) SOP AP yang telah ditandatangani dan ditetapkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 disosialisasikan dan didistribusikan kepada Pelaksana oleh unit organisasi yang bertanggung jawab terhadap bidang dan substansi SOP AP sesuai dengan tingkatannya. (2) SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disosialisasikan dengan cara: a. tatap muka secara langsung; dan b. melalui media cetak, elektronik, atau media lain. (3) SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat didistribusikan dalam bentuk salinan cetak dan/atau salinan digital.

(1) Dalam pelaksanaan penerapan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 dilakukan penjaminan mutu dan pengendalian teknis SOP AP di setiap unit kerja pada masing-masing unit organisasi di Bawaslu, Bawaslu Provinsi, dan Bawaslu Kabupaten/Kota. (2) Penjaminan mutu SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh unit organisasi di Bawaslu, Bawaslu Provinsi, dan Bawaslu Kabupaten/Kota yang melaksanakan fungsi di bidang tata laksana. (3) Pengendalian teknis SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh setiap unit kerja pada masing-masing unit organisasi di Bawaslu, Bawaslu Provinsi, dan Bawaslu Kabupaten/Kota berdasarkan bidang dan substansi SOP AP.

(1) Dalam penerapan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 22, Bawaslu, Bawaslu Provinsi, dan Bawaslu Kabupaten/Kota serta kesekretariatan dapat menyelenggarakan peningkatan pemahaman substansi SOP AP, pendampingan, dan/atau supervisi. (2) Penyelenggaraan peningkatan pemahaman substansi SOP AP, pendampingan, dan/atau supervisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara berjenjang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Pemantauan dan evaluasi SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf e dilakukan dengan cara observasi, wawancara dengan Pelaksana, dan/atau diskusi kelompok kerja.

(1) Pemantauan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut: a. pemantauan penerapan SOP AP di lingkungan Bawaslu dilaksanakan oleh unit organisasi di Bawaslu sesuai dengan bidang dan substansi SOP AP dan/atau unit organisasi di Bawaslu yang melaksanakan fungsi di bidang tata laksana; b. pemantauan penerapan SOP AP di lingkungan Bawaslu Provinsi dilaksanakan oleh Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi; dan c. pemantauan penerapan SOP AP di lingkungan Bawaslu Kabupaten/Kota dilaksanakan oleh Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota. (2) Hasil pemantauan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaporkan kepada Sekretaris Jenderal Bawaslu secara berjenjang. (3) Tabel pemantauan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat sesuai format huruf H yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) Evaluasi SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 24 dilakukan untuk mengetahui efektivitas dan kualitas SOP AP sebagai bahan penyempurnaan SOP AP. (2) Evaluasi SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara periodik paling sedikit 1 (satu) kali dalam setahun atau secara insidentil. (3) Evaluasi SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan secara berjenjang. (4) Tabel evaluasi SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat sesuai format huruf I yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

(1) SOP AP yang telah ditetapkan dan diberlakukan, dilakukan pengkajian ulang paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun atau sewaktu-waktu berdasarkan hasil pemantauan dan evaluasi SOP AP. (2) Pengkajian ulang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh tim yang terdiri atas unsur pejabat struktural, pejabat fungsional, dan Pelaksana dalam unit organisasi yang membidangi substansi SOP AP. (3) Berdasarkan hasil pengkajian ulang sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilakukan penyempurnaan terhadap SOP AP. (4) SOP AP yang telah disempurnakan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditetapkan sebagai SOP AP. (5) Ketentuan mengenai mekanisme penetapan dan penandatanganan SOP AP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (2) berlaku secara mutatis mutandis terhadap Mekanisme penetapan dan penandatanganan SOP AP sebagaimana dimaksud pada ayat (4).

(1) Sekretaris Jenderal Bawaslu melaporkan hasil penerapan SOP AP di lingkungan Bawaslu kepada Ketua dan Anggota Bawaslu. (2) Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi melaporkan hasil penerapan SOP AP di lingkungan Bawaslu Provinsi kepada: a. Ketua dan Anggota Bawaslu Provinsi; dan b. Sekretaris Jenderal Bawaslu. (3) Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten/Kota melaporkan hasil penerapan SOP AP di lingkungan Bawaslu Kabupaten/Kota kepada: a. Ketua dan Anggota Bawaslu Kabupaten/Kota; dan b. Sekretaris Jenderal Bawaslu melalui Kepala Sekretariat Bawaslu Provinsi.

Laporan Sekretaris Jenderal Bawaslu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 28 sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berisi hasil penerapan SOP AP di lingkungan Bawaslu Provinsi dan Bawaslu Kabupaten/Kota.

Pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku, SOP AP yang telah ditandatangani dan ditetapkan berdasarkan Peraturan Badan Pengawas Pemilihan Umum Nomor 8 Tahun 2017 tentang Tata Cara Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum, dinyatakan masih tetap berlaku sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan dalam Peraturan Badan ini.

Pada saat Peraturan Badan ini mulai berlaku, Peraturan Badan Pengawas Pemilihan Umum Nomor 8 Tahun 2017 tentang Tata Cara Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Badan Pengawas Pemilihan Umum (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 1423), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 6 Januari 2022 KETUA BADAN PENGAWAS PEMILIHAN UMUM REPUBLIK INDONESIA, ttd ABHAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 11 Januari 2022 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd BENNY RIYANTO