Peraturan Badan Nomor 9 Tahun 2016 tentang Tata Kelola Surat Elektronik Dinas Di Lingkungan Badan Ekonomi Kreatif

Dalam Peraturan Kepala Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Surat elektronik (electronic mail), yang selanjutnya disebut email adalah metode untuk bertukar pesan secara digital, baik dalam sistem jaringan internet maupun melalui jaringan internet. 2. Akun adalah identifikasi pengguna yang diberikan oleh Unit Pengelola Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK), bersifat unik dan digunakan bersamaan dengan Kata Sandi ketika akan memasuki Sistem TIK. 3. Pengelola Akun Email Dinas adalah satuan organisasi yang melaksanakan tugas dan fungsi bidang teknologi informasi di lingkungan Badan Ekonomi Kreatif. 4. Kata Sandi adalah serangkaian kode yang dibuat Pengguna, bersifat rahasia dan pribadi yang digunakan bersamaan dengan Akun Pengguna 5. Alamat Email adalah alamat surat elektronik yaitu alamat yang digunakan sebagai tujuan pengiriman surat dalam proses korespondensi dalam sistem surat elektronik. 6. Nama Domain adalah nama unik yang diberikan untuk mengidentifikasi nama server komputer seperti web server atau email server di jaringan komputer ataupun internet. 7. Pegawai adalah staf yang bekerja di Badan Ekonomi Kreatif dan atau Pihak Ketiga serta tidak terbatas pada Pengelola TIK dan kelompok kerja yang diberikan hak mengakses Sistem TIK di lingkungan Badan Ekonomi Kreatif. 8. Pihak Ketiga adalah semua unsur di luar pengguna Unit TIK Badan Ekonomi Kreatif yang bukan bagian dari Badan Ekonomi Kreatif, misal mitra kerja Badan Ekonomi Kreatif (seperli konsultan, penyedia jasa komunikasi, pemasok dan pemelihara perangkat pengolah informasi), dan Kementerian/Lembaga lain.

(1) Peraturan Kepala Badan ini dimaksudkan sebagai pedoman bagi setiap satuan/unit kerja dan pegawai di lingkungan Badan Ekonomi Kreatif dalam memanfaatkan surat elektronik resmi Badan Ekonomi Kreatif. (2) Peraturan Kepala Badan ini bertujuan untuk mengatur penggunaan email dengan nama domain resmi Badan Ekonomi Kreatif di lingkungan Badan Ekonomi Kreatif secara efektif, efisien, dan aman.

Ruang lingkup Peraturan Kepala Badan ini adalah: a. Klasifikasi email dinas; b. Pengelola email dinas; c. Penggunaan akun email dinas; d. Akun email non aktif; e. Larangan dan anksi; dan f. Ketentuan penutup.

(1) Email dinas wajib digunakan bagi seluruh pegawai sebagai alat komunikasi korespodensi elektronik untuk kepentingan kedinasan. (2) Email dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1): a. untuk pejabat dan pegawai negeri sipil di lingkungan Badan Ekonomi Kreatif dengan nama domain email @bekraf.go.id. b. untuk non pegawai negeri sipil dengan nama domain @bekraf.id c. untuk alamat email khusus yang digunakan oleh satuan/unit kerja di lingkungan Badan Ekonomi Kreatif dengan nama domain@mail.bekraf.go.id; dan d. alamat email group/milis yaitu alamat email yang digunakan oleh satuan/unit kerja di lingkungan Badan Ekonomi Kreatif.

(1) Setiap pegawai di lingkungan Badan Ekonomi Kreatif wajib memiliki 1 (satu) akun email dinas. (2) Akun sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberikan oleh unit kerja yang ditugaskan mengelola TIK berdasarkan permintaan dari unit kerja.

(1) Email dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikelola oleh satuan organisasi yang melaksanakan tugas dan fungsi bidang TIK. (2) Satuan organisasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) adalah Direktorat Fasilitasi Infrastruktur TIK pada Deputi Infrastruktur. (3) Dalam hal terjadi permasalahan teknis dan non teknis terkait dengan penggunaan email dinas, pengelola email dinas wajib melakukan pelayanan perbaikan. (4) Untuk pelaksanaan pelayanan perbaikan satuan organisasi sebagaimana yang dimaksud ayat (2), dapat membentuk tim.

(1) Penggunaan email dinas harus sesuai dengan norma hukum, etika dan norma kesopanan. (2) Penggunaan email dinas hanya digunakan untuk kepentingan kedinasan sesuai dengan tugas, fungsi dan wewenang.

(1) Setiap pegawai di lingkungan Badan Ekonomi Kreatif pemilik akun email dinas bertanggung jawab atas penggunaan email dinas yang dimilikinya. (2) Penggunaan email dinas harus sesuai dengan petunjuk teknis penggunaan email dinas yang diatur lebih lanjut oleh pengelola dinas. (3) Setiap pegawai sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib menjaga kerahasiaan Kata Sandi atas akun email yang dimiliki.

(1) Pengelola akun email dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) menonaktifkan dan menghapus data akun email dinas pejabat yang telah berhenti, pensiun atau pindah instansi ke luar lingkungan Badan Ekonomi Kreatif atau meninggal dunia. (2) Penonaktifan dan Penghapusan data akun email dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setelah dilakukan validasi data dan informasi dari unit pengelola kepegawaian. (3) Data di dalam email dinas yang sudah dinonaktifkan dan dihapus diserahkan kepada unit kerja yang menangani arsip di lingkungan Badan Ekonomi Kreatif untuk dilakukan penanganan lebih lanjut.

(1) Setiap pegawai di lingkungan Badan Ekonomi Kreatif dilarang untuk menggunakan akun email dinas milik orang lain. (2) Setiap pemilik akun email dinas dilarang: a. mengubah atau berpindah akun email dinas yang dimiliki; b. mengirim dan/atau memublikasikan email yang berisikan ancaman, penghinaan, pencemaran nama baik orang lain atau digunakan untuk mengemukakan pandangan dan pendapat pribadi (posisitif maupun negatif) terhadap sesama pegawai, pimpinan, mitra, dan pihak lainnya yang terkait dengan Badan Ekonomi Kreatif; c. menggunakan fasilitas email untuk menyebarkan surat berantai atau untuk mengirimkan email atas nama orang lain; d. menggunakan email dinas untuk menyebarluaskan pornografi dan hal-hal lain yang dilarang oleh ketentuan peraturan perundang-undangan; e. mendaftarkan alamat email dinas ke milis diluar urusan di luar kedinasan; f. mendaftarkan email dinas ke situs yang tidak sesuai dengan tugas, fungsi dan wewenang pengguna; dan g. mengirim dan membuka email yang sifatnya di luar kedinasan.

(1) Setiap pegawai yang melanggar ketentuan dalam Pasal 10, dikenakan sanksi berupa: a. penonaktifan akun email dinas dan Kata Sandi email; dan/atau b. Sanksi administratif sesuai dengan peraturan perundang- undangan. (2) Setelah penerapan sanksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1), pengaktifan kembali akun email dinas dapat dilakukan setelah adanya permintaan resmi dari pegawai yang bersangkutan dan disetujui oleh pejabat setingkat eselon II di unit kerja yang bersangkutan.

Peraturan Kepala Badan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Di tetapkan di Jakarta pada tanggal 20 Mei 2016 KEPALA BADAN EKONOMI KREATIF REPUBLIK INDONESIA, ttd TRIAWAN MUNAF Diundangkan di Jakarta pada tanggal 22 Desember 2016 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA