Peraturan Badan Nomor 8 Tahun 2022 tentang JADWAL RETENSI ARSIP DI LINGKUNGAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini yang dimaksud dengan: 1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 2. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif yang selanjutnya disebut JRA Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip fasilitatif. 3. Jadwal Retensi Arsip Substantif yang selanjutnya disebut JRA Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip substantif. 4. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 5. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 6. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis arsip. 7. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Pengolah. 8. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip. 9. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan bahwa jenis arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi. 10. Keterangan Permanen adalah keterangan yang menyatakan bahwa suatu jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup kewenangan masing-masing.

(1) JRA ANRI digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan Arsip di lingkungan ANRI. (2) JRA ANRI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. JRA Fasilitatif; dan b. JRA Substantif. (3) JRA ANRI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) memuat jenis arsip, Retensi Arsip dan keterangan. (4) Ketentuan mengenai JRA ANRI sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dan ayat (3) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

(1) Jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b meliputi: a. hukum; b. hubungan masyarakat; c. kearsipan; d. kerja sama; e. kepegawaian; f. keuangan; g. organisasi dan ketatalaksanaan; h. pengawasan; i. perlengkapan; j. perencanaan; dan k. kerumahtanggaan. (2) Jenis arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a meliputi: a. akreditasi kearsipan b. pembinaan kearsipan; c. data dan informasi; d. pendidikan dan pelatihan kearsipan; e. informasi kearsipan; f. jasa kearsipan; g. pengkajian dan pengembangan sistem kearsipan; h. konservasi Arsip; dan i. teknologi informasi.

(1) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) ditentukan untuk Retensi Aktif dan Retensi Inaktif. (2) Dalam menentukan Retensi Aktif dan Retensi Inaktif dilaksanakan berdasarkan kriteria sebagai berikut: a. Retensi Aktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan b. Retensi Inaktif ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan lembaga. (3) Retensi Arsip dihitung sejak Arsip diciptakan dan diregistrasi hingga pokok masalah pada naskah selesai diproses.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (3) memuat rekomendasi yang MENETAPKAN Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. (2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, dan dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi; dan b. keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan.

Pada saat Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 47 Tahun 2015 tentang Jadwal Retensi Arsip Arsip Nasional Republik INDONESIA (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2015 Nomor 2093), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 26 September 2022 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd IMAM GUNARTO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 5 Oktober 2022 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd YASONNA H. LAOLY