Peraturan Badan Nomor 7 Tahun 2016 tentang PETUNJUK PELAKSANAAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 2. Arsip Nasional selanjutnya disingkat dengan ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 3. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip yang dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Unit pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 5. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 6. Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. 7. Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-kategori kegiatan dan arsip dinamis yang dihasilkan dan mengelompokannya. 8. Klasifikasi keamanan arsip adalah kategori kerahasiaan informasi arsip berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan. 9. Klasifikasi akses arsip adalah kategori pembatasan akses terhadap arsip berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi tertentu. 10. Pengamanan arsip adalah program perlindungan fisik dan informasi arsip berdasarkan klasifikasi keamanannya. 11. Terbatas adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga pemerintahan. 12. Biasa/Terbuka adalah arsip yang memiliki informasi yang apabila diketahui oleh orang banyak tidak merugikan siapapun. 13. Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, ketertiban umum, termasuk dampak ekonomi makro. Apabila informasi yang terdapat pada arsip bersifat sensitif bagi lembaga/organisasi akan menimbulkan kerugian yang serius terhadap privacy, keuntungan kompetitif, hilangnya kepercayaan, serta merusak kemitraan dan reputasi. 14. Sangat Rahasia adalah arsip yang memiliki informasi apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA, dan keselamatan bangsa. 15. Informasi yang dikecualikan adalah informasi yang apabila dipertimbangkan bahwa membuka informasi publik tersebut dapat menimbulkan konsekuensi sebagaimana diatur dalam Pasal 17 UNDANG-UNDANG Keterbukaan Informasi Publik serta setelah dipertimbangkan secara seksama bahwa dengan menutup informasi dapat melindungi kepentingan yang lebih besar daripada membukanya. 16. Penggunaan arsip adalah adalah kegiatan penyediaan dan pemanfaatan arsip bagi kepentingan pengguna arsip yang berhak. 17. Pengguna Internal adalah setiap orang atau unit kerja yang menggunakan arsip dan berasal dari lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA. 18. Pengguna Eksternal adalah setiap orang atau badan hukum yang menggunakan arsip dan berasal dari luar lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA. 19. Prosedur Pengaksesan Informasi Publik adalah tata cara atau aturan ketersediaan informasi sesuai kewenangan hukum dan otorisasi legal pemanfaatan informasi publik. 20. Pejabat Pengelola Informasi Publik adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyediaan dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik.

(1) Petunjuk Pelaksanaan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA dimaksudkan untuk: a. mendorong unit-unit kerja agar memberkaskan arsip dinamis unit kerjanya secara tertib yang disertai dengan daftar arsip aktifnya; b. memberikan petunjuk kepada unit-unit kerja agar dapat mengamankan dan mematuhi kewenangan akses terhadap klasifikasi informasi arsip yang telah ditetapkan; c. melindungi fisik dan informasi arsip dari kerusakan dan kehilangan sehingga ketersediaan, keterbacaan, keutuhan, otentisitas dan realibilitas arsip dapat tetap terjaga; dan d. melindungi arsip dari pengaksesan yang tidak sesuai aturan sehingga dapat dicegah terjadinya penyalahgunaan arsip oleh pihak yang tidak berhak untuk tujuan dan kepentingan yang tidak sah. (2) Petunjuk Pelaksanaan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di Lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA bertujuan untuk: a. menjadi acuan pelaksanaan dalam pengelolaan arsip dinamis di lingkungan ANRI; b. menyediakan layanan informasi arsip dinamis kepada publik dengan prinsip cepat, tepat, murah, dan aman; c. tersedianya informasi ANRI yang dikategorikan terbuka dan dapat diakses seluas-luasnya bagi publik sesuai dengan lampiran klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis; d. terjaminnya keamanan arsip bagi informasi yang dikecualikan; dan e. terciptanya kenyamanan bekerja bagi seluruh pegawai di lingkungan ANRI.

Ruang lingkup Petunjuk Pelaksanaan Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA mencakup: a. klasifikasi keamanan arsip, memuat informasi biasa/umum/terbuka, terbatas, rahasia dan sangat rahasia; b. pengamanan arsip, memuat pengamanan ruang simpan, penentuan pengelola arsip, serta daftar informasi terbatas, rahasia dan sangat rahasia; dan c. klasifikasi dan pengaturan akses arsip, memuat pengguna internal dan pengguna eksternal.

(1) Asas klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan ANRI dilaksanakan dengan menerapkan asas gabungan. (2) Asas gabungan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui sentralisasi dalam penetapan kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan di lapangan. (3) Penetapan kebijakan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi penyusunan dan penerapan pedoman serta standar operasional prosedur, sumber daya manusia, sarana dan prasarana.

Sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan ANRI diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a. arsip yang tercipta di lingkungan ANRI dapat diklasifikasikan menjadi informasi biasa, terbatas, rahasia dan sangat rahasia; b. keempat tingkat klasifikasi sebagaimana dimaksud dalam huruf a, berbeda dalam teknis pengamanannya, semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin tinggi pula tingkat pengamanannya; c. keempat tingkat klasifikasi sebagaimana dimaksud dalam huruf a, berbeda dalam pengaturan aksesnya, semakin tinggi tingkat klasifikasi informasinya semakin ketat pula dalam pengaturan aksesnya; d. setiap pegawai ANRI hanya dapat mengakses arsip yang berada pada tanggung jawab tugas dan kewenangannya; dan e. publik dapat mengakses informasi ANRI yang dikategorikan terbuka sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan.

(1) Sarana sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dinamis di lingkungan ANRI menggunakan sarana perangkat keras (hardware) dan Perangkat Lunak (Software). (2) Perangkat keras (hardware) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. sarana penyimpanan arsip konvensional berupa filing cabinet/rak arsip untuk menyimpan arsip biasa/terbuka dan terbatas, dan brankas atau lemari besi untuk arsip rahasia dan sangat rahasia; b. sarana penyimpanan arsip media baru berupa lemari arsip sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi; dan c. prasarana berupa ruang penyimpanan yang representatif sesuai dengan tingkat klasifikasi informasi. (3) Perangkat lunak (Software) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. daftar arsip aktif, inaktif, terjaga dan vital; dan b. aplikasi pengelolaan arsip aktif dan inaktif.

(1) Pejabat Fungsional Arsiparis dan/atau pengelola arsip yang bertugas mengelola arsip harus dipilih pegawai yang profesional baik dalam substansi kearsipan maupun dalam dedikasi dan integritas. (2) Pejabat Fungsional Arsiparis dan/atau pengelola arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus ditetapkan melalui Surat Keputusan Sekretaris Utama Arsip Nasional Republik INDONESIA.

Arsip dinamis ANRI terbagi menjadi tiga (3) kategori yang meliputi: a. biasa/umum/terbuka; b. terbatas; dan c. rahasia

Arsip dinamis di lingkungan ANRI yang termasuk ke dalam kategori arsip biasa/umum/terbuka sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf a, merupakan arsip yang tidak memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja ANRI antara lain: a. arsip dinamis dari lingkungan Sekretariat Utama meliputi Biro Perencanaan dan Hubungan Masyarakat, Biro Organisasi, Kepegawaian, dan Hukum, Biro Umum; b. arsip dinamis dari lingkungan Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan meliputi Direktorat Kearsipan Pusat, Direktorat Kearsipan Daerah I, Direktorat Kearsipan Daerah II, dan Direktorat Sumber Daya Manusia Kearsipan dan Sertifikasi; c. arsip dinamis dari lingkungan Deputi Bidang Konservasi Arsip meliputi Direktorat Akuisisi, Direktorat Pengolahan, Direktorat Preservasi dan Direktorat Layanan dan Pemanfaatan; d. arsip dinamis dari lingkungan Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan meliputi Pusat Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional, Pusat data dan Informasi, dan Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan; e. arsip dinamis dari lingkungan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan; f. arsip dinamis dari lingkungan Pusat Jasa Kearsipan; g. arsip dimanis dari lingkungan Pusat Akreditasi Kearsipan; dan h. arsip dinamis dari lingkungan Inspektorat.

Arsip dinamis di lingkungan ANRI yang termasuk ke dalam kategori arsip terbatas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf b merupakan arsip yang dari segi bobot informasinya memiliki dampak yang dapat mengganggu kinerja unit teknis di lingkungan ANRI, yang meliputi: a. arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Bagian Kepegawaian seperti personal file, hasil pertimbangan BAPERJAKAT, rekam medis pegawai; b. arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Bagian Perlengkapan seperti dokumen pengadaan barang ANRI; c. arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Inspektorat seperti Laporan Hasil Pemeriksaan Auditor Internal dan Eksternal, Laporan Hasil Pemeriksaan Auditor Independen; d. Arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Bagian Keuangan seperti berkas pengelolaan anggaran di setiap unit kerja; dan e. Arsip dinamis yang tercipta dari kegiatan administrasi Bagian Arsip seperti daftar arsip vital dan daftar arsip terjaga.

Arsip dinamis di lingkungan ANRI yang termasuk ke dalam kategori arsip rahasia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 huruf c, mengandung dampak yang luas hingga mengganggu kinerja ANRI yang meliputi: a. arsip dinamis yang tercipta dari Biro Organisasi, Kepegawaian, dan Hukum seperti kasus/sengketa hukum, Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI), dan personal file; b. arsip dinamis yang tercipta dari Biro Umum seperti sertifikat tanah, rancang bangun instalasi telepon, instalasi listrik, daftar arsip vital, dan lain-lain; dan c. Arsip dinamis yang tercipta dari Pusat Jasa Kearsipan seperti strategi pemasaran.

(1) Pengamanan ruang simpan secara keseluruhan mencakup fasilitas pengamanan seperti pemasangan kamera pengawas (CCTV), kunci pengamanan ruangan, dan media simpan arsip. (2) Pengamanan arsip kategori umum disimpan pada rak besi, arsip kategori terbatas di simpan pada filing cabinet, dan arsip kategori rahasia di simpan pada lemari besi.

(1) Penentuan Pengelola Arsip meliputi Pejabat Fungsional Arsiparis di Bagian Arsip dan Pengelola Arsip Aktif (PAA) di Central File ANRI. (2) Arsiparis sebagai pengelola arsip inaktif berperan dalam pengamanan arsip di Records Center (Pusat Arsip) dalam MENETAPKAN hak akses arsip. (3) Arsiparis dan/atau Pengelola Arsip Aktif (PAA) mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengelola arsip di central file.

(1) Pengamanan informasi arsip dinamis di lingkungan ANRI meliputi Penciptaan daftar arsip terbatas dan daftar arsip rahasia. (2) Tujuan pengamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 merupakan acuan pembatasan akses yang digunakan oleh penyedia informasi yang berada di Records Centre dan Central File.

Tabel klasifikasi keamanan dan pengamanan akses arsip dinamis di lingkungan ANRI sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala Arsip ini.

Peraturan Kepala Arsip ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Arsip ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 22 Januari 2016 nuari 2015 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 9 Februari 2016 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA