Peraturan Badan Nomor 5 Tahun 2019 tentang TATA CARA PENGANGKATAN PEGAWAI NEGERI SIPIL DALAM JABATAN FUNGSIONAL ARSIPARIS MELALUI PENYESUAIAN/INPASSING

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini yang dimaksud dengan: 1. Pegawai Negeri Sipil yang selanjutnya disingkat PNS adalah warga negara INDONESIA yang memenuhi syarat tertentu, diangkat sebagai pegawai aparatur sipil negara secara tetap oleh pejabat pembina kepegawaian untuk menduduki jabatan pemerintahan. 2. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 3. Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan fungsional tertentu yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan. 4. Pejabat Pembina Kepegawaian Pusat yang selanjutnya disingkat PPK Pusat adalah menteri, Jaksa Agung, Panglima Tentara Nasional INDONESIA, Kepala Kepolisian Negara Republik INDONESIA, pimpinan lembaga pemerintah non kementerian, pimpinan kesekretariatan lembaga negara serta pimpinan kesekretariatan lembaga lain yang dipimpin oleh pejabat struktural eselon I atau pimpinan tinggi madya. 5. Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah Provinsi yang selanjutnya disingkat PPK Daerah Provinsi adalah gubernur. 6. Pejabat Pembina Kepegawaian Daerah Kabupaten/Kota yang selanjutnya disingkat PPK Daerah Kabupaten/Kota adalah bupati/wali kota. 7. Pejabat yang Berwenang yang selanjutnya disingkat PyB adalah pejabat yang mempunyai kewenangan melaksanakan proses pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian pegawai aparatur sipil negara sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 8. Arsip Nasional Republik INDONESIA yang selanjutnya disingkat ANRI adalah instansi pembina Jabatan Fungsional Arsiparis. 9. Kepala Arsip Nasional yang selanjutnya disingkat dengan Kepala ANRI adalah pimpinan instansi Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis yang memiliki kewenangan untuk MENETAPKAN kebijakan dan merekomendasikan dalam hal pengangkatan PNS dalam Jabatan Fungsional Arsiparis melalui penyesuaian/inpassing. 10. Penyesuaian/Inpassing Jabatan Fungsional Arsiparis adalah proses pengangkatan PNS dalam Jabatan Fungsional Arsiparis guna memenuhi kebutuhan organisasi sesuai dengan peraturan perundang- undangan dalam jangka waktu tertentu. 11. Portofolio adalah kumpulan hasil karya dari seorang calon Arsiparis sebagai hasil pelaksanaan tugas kinerja di bidang kearsipan sebagai persyaratan administrasi yang telah ditentukan oleh ANRI. 12. Uji Kompetensi Kearsipan adalah proses penilaian terhadap pengetahuan, keahlian, dan perilaku yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas Jabatan Fungsional Arsiparis sesuai dengan kualifikasi jenjang jabatan. 13. Rekomendasi adalah keterangan hasil Uji Kompetensi Kearsipan yang menyatakan tingkatan keterampilan dan keahlian PNS pada Jabatan Fungsional Arsiparis yang ditetapkan oleh Instansi Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis.

(1) Instansi pusat dan instansi daerah yang belum mempunyai Jabatan Fungsional Arsiparis atau sudah mempunyai tetapi jumlahnya belum mencukupi sesuai dengan kebutuhan, dapat melakukan penyesuaian/ inpassing. (2) Penyesuaian/inpassing sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk menjamin keseimbangan antara beban kerja dan jumlah PNS yang pelaksanaannya harus mempertimbangkan kebutuhan Jabatan Fungsional Arsiparis dalam instansi.

(1) PNS yang dapat mengikuti penyesuaian/inpassing ke dalam Jabatan Fungsional Arsiparis yaitu: a. PNS yang telah dan masih menjalankan tugas di bidang kearsipan berdasarkan keputusan pejabat yang berwenang; b. PNS yang masih menjalankan tugas jabatan sesuai dengan formasi Jabatan Fungsional Arsiparis dan telah mendapatkan kenaikan pangkat setingkat lebih tinggi; c. pejabat pimpinan tinggi, administrator, dan pengawas yang memiliki kesesuaian antara jabatan terakhir yang diduduki atau yang pernah diduduki dan pangkat golongan ruang dengan Jabatan Fungsional Arsiparis; dan d. PNS yang dibebaskan sementara dan belum diberhentikan dari Jabatan Fungsional Arsiparis, karena dalam jangka waktu 5 (lima) tahun sejak diangkat dalam jabatan/pangkat terakhir tidak dapat memenuhi Angka Kredit untuk kenaikan jabatan/pangkat setingkat lebih tinggi. (2) Pengangkatan PNS dalam Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan untuk pengangkatan jabatan fungsional kategori keterampilan dan jabatan fungsional kategori keahlian untuk jenjang ahli pertama, ahli muda, dan ahli madya. (3) PNS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diangkat dalam Jabatan Fungsional Arsiparis sesuai dengan formasi kebutuhan Jabatan Fungsional Arsiparis dan peta jabatan instansi. (4) Penyusunan formasi kebutuhan Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan melalui e-formasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) PNS yang akan diangkat dalam Jabatan Fungsional Arsiparis kategori keterampilan harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. berijazah paling rendah diploma tiga bidang kearsipan atau bidang ilmu lain dari pendidikan tinggi yang terakreditasi; b. tersedia formasi dalam e-formasi; c. pangkat paling rendah pengatur, golongan ruang II/c; d. memiliki pengalaman dalam pelaksanaan tugas di bidang kearsipan yang akan diduduki paling singkat 2 (dua) tahun; e. usia paling tinggi 56 (lima puluh enam) tahun pada saat pengangkatan dalam Jabatan Fungsional Arsiparis; f. mengikuti dan lulus Uji Kompetensi Kearsipan pada jenjang jabatan sesuai dengan pangkat terakhir yang dimilikinya; dan g. nilai prestasi kerja paling sedikit bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir. (2) PNS yang akan diangkat dalam Jabatan Fungsional Arsiparis kategori keahlian harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. berijazah paling rendah sarjana atau diploma empat atau sarjana terapan bidang kearsipan atau bidang ilmu lain dari pendidikan tinggi yang terakreditasi; b. tersedia formasi dalam e-formasi atau surat keterangan ketersediaan formasi bagi jabatan fungsional arsiparis yang dikeluarkan oleh PyB; c. pangkat paling rendah penata muda, golongan ruang III/a; d. memiliki pengalaman dalam pelaksanaan tugas di bidang kearsipan yang akan diduduki paling singkat 2 (dua) tahun; e. usia paling tinggi: 1. 56 (lima puluh enam) tahun yang akan diangkat dalam jabatan fungsional jenjang ahli pertama dan ahli muda; atau 2. 58 (lima puluh delapan) tahun yang akan diangkat dalam jabatan fungsional jenjang ahli madya. f. mengikuti dan lulus Uji Kompetensi Kearsipan dalam pada jenjang jabatan sesuai dengan pangkat terakhir yang dimilikinya; dan g. nilai prestasi kerja paling sedikit bernilai baik dalam 2 (dua) tahun terakhir.

(1) PNS yang akan mengikuti penyesuaian/inpassing Jabatan Fungsional Arsiparis mengajukan permohonan penyesuaian/inpassing kepada atasan langsung. (2) Atasan langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meneruskan permohonan penyesuaian/inpassing Jabatan Fungsional Arsiparis kepada PPK Pusat, PPK Daerah Provinsi, atau PPK Daerah Kabupaten/Kota melalui Pimpinan Tinggi Pratama yang membidangi kepegawaian. (3) PPK Pusat, PPK Daerah Provinsi, atau PPK Daerah Kabupaten/Kota sebagaimana dimaksud pada ayat (2) menyampaikan usulan penyesuaian/inpassing Jabatan Fungsional Arsiparis dan daftar nama PNS yang diusulkan kepada Kepala ANRI dengan tembusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi. (4) Penyampaian usulan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan paling lama 3 (tiga) bulan sebelum batas usia pengangkatan dalam Jabatan Fungsional Arsiparis. (5) Format penyampaian usulan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

PPK Pusat, PPK Daerah Provinsi, atau PPK Daerah Kabupaten/Kota harus memastikan kelengkapan persyaratan PNS yang akan diusulkan untuk mengikuti penyesuaian/inpassing dalam Jabatan Fungsional Arsiparis sebelum mengajukan permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5.

Penyampaian permohonan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 dengan melampirkan: a. fotokopi ijazah diploma tiga, diploma empat/sarjana terapan, sarjana, magister, atau doktor yang telah dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang; b. surat pernyataan ketersediaan kebutuhan formasi bagi jabatan fungsional arsiparis yang dikeluarkan oleh PyB; c. fotokopi keputusan kenaikan pangkat terakhir yang telah dilegalisasi oleh PyB; d. surat pernyataan dari atasan langsung dan/atau pimpinan unit kerja/instansi yang menyatakan bahwa yang bersangkutan masih dan telah menjalankan tugas kegiatan kearsipan secara kumulatif minimal 2 (dua) tahun berdasarkan keputusan pejabat yang berwenang sebagaimana tersebut dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA; e. fotokopi kartu pegawai; f. fotokopi penilaian prestasi kerja 2 (dua) tahun terakhir yang dilegalisasi oleh pejabat yang berwenang; g. surat keterangan belum pernah direkomendasi dalam penyesuaian/inpassing dalam jabatan fungsional arsiparis; h. surat pernyataan dari PPK Pusat, PPK Daerah Provinsi, atau PPK Daerah Kabupaten/Kota yang menyatakan bahwa yang bersangkutan tidak sedang menjalani/dijatuhi hukuman disiplin sedang atau berat pada masa penyesuaian/inpassing; dan i. fotocopi sertifikat/surat keterangan mengikuti pelatihan kearsipan sebagai bukti memiliki kompetensi di bidang kearsipan.

(1) Terhadap usulan penyesuaian/inpassing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (3) dilakukan verfikasi. (2) Verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh tim verifikasi yang ditetapkan oleh Kepala ANRI. (3) Tim verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) bertugas untuk memastikan kesesuaian kelengkapan berkas persyaratan adminstrasi dengan lampiran yang diusulkan. (4) Verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan terhitung sejak berkas permohonan diterima secara lengkap atau diregistrasi.

(1) PNS yang telah dinyatakan lulus verifikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (2) harus mengikuti Uji Kompetensi Kearsipan. (2) PNS yang telah dinyatakan lulus verifikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan pemanggilan peserta untuk mengikuti Uji Kompetensi Kearsipan.

Pelaksanaan Uji Kompetensi Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 terdiri atas: a. kompetensi teknis; b. kompetensi manajerial; dan c. kompetensi sosial kultural.

(1) Uji Kompetensi Kearsipan bagi PNS yang akan menduduki Jabatan Fungsional Arsiparis kategori keterampilan dan kategori keahlian jenjang jabatan ahli pertama terdiri atas: a. ujian tertulis; dan b. wawancara. (2) Uji Kompetensi Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), tidak diberlakukan bagi PNS yang berijazah paling rendah diploma tiga bidang kearsipan atau telah lulus pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis tingkat terampil. (3) Uji Kompetensi Kearsipan bagi PNS yang akan menduduki jabatan fungsional arsiparis kategori keahlian jenjang ahli muda dan ahli madya terdiri atas: a. ujian tertulis; b. wawancara; dan c. karya tulis atau karya ilmiah di bidang Kearsipan. (4) Ujian tertulis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a, tidak diberlakukan bagi PNS berijazah paling rendah diploma empat/sarjana terapan, sarjana bidang kearsipan atau telah lulus pendidikan dan pelatihan fungsional arsiparis tingkat keahlian.

(1) Ujian tertulis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dan ayat (3) huruf a dibuat dalam bentuk soal pilihan ganda, esai, dan/atau studi kasus dengan muatan materi berasal dari peraturan perundang- undangan bidang kearsipan. (2) Wawancara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) dan ayat (3) huruf b terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi di bidang kearsipan. (3) Pembuatan karya tulis atau karya ilmiah di bidang kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (3) huruf c merupakan karya tulis sendiri dengan tema penyelenggaraan kearsipan.

(1) Materi Uji Kompetensi Kearsipan disesuaikan dengan kategori dan jenjang Jabatan Fungsional Arsiparis yang akan diduduki. (2) Materi Uji Kompetensi Kearsipan mengacu pada standar kompetensi Jabatan Fungsional Arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pelaksanaan Uji Kompetensi Kearsipan Jabatan Fungsional Arsiparis dilakukan oleh asesor yang telah ditetapkan oleh Kepala ANRI.

(1) Tempat dan jadwal Uji Kompetensi Kearsipan dalam rangka penyesuaian/inpassing Jabatan Fungsional Arsiparis ditetapkan oleh ANRI. (2) Pelaksanaan Uji Kompetensi Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan paling lama 6 (enam) bulan sebelum masa penyesuaian/inpassing berakhir.

(1) Bobot penilaian Uji Kompetensi Kearsipan untuk Arsiparis kategori keterampilan dan Arsiparis kategori keahlian jenjang jabatan Arsiparis ahli pertama sebagai berikut: a. ujian tertulis diperhitungkan sebesar 40% (empat puluh persen); dan b. wawancara diperhitungkan sebesar 60% (enam puluh persen). (2) Bobot penilaian Uji Kompetensi Kearsipan untuk Arsiparis kategori keahlian jenjang Arsiparis ahli muda dan Arsiparis ahli madya sebagai berikut: a. ujian tertulis diperhitungkan sebesar 40% (empat puluh persen); b. wawancara diperhitungkan sebesar 40% (empat puluh persen); dan c. karya tulis atau karya ilmiah diperhitungkan sebesar 20% (dua puluh persen). (3) Penentuan kelulusan Uji Kompetensi Kearsipan Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana tercantum sebagai berikut: a. Lulus, dengan kategori: 1. memiliki skor antara 90 (sembilan puluh) sampai dengan 100 (seratus) dengan kualifikasi sangat memuaskan; 2. memiliki skor antara 80 (delapan puluh) sampai dengan 89 (delapan puluh sembilan) dengan kualifikasi memuaskan; 3. memiliki skor antara 70 (tujuh puluh) sampai dengan 79 (tujuh puluh sembilan) dengan kualifikasi cukup memuaskan; dan b. Tidak Lulus, memiliki skor kurang dari 70 (tujuh puluh) dengan kualifikasi kurang memuaskan.

(1) Peserta penyesuaian/inpassing Jabatan Fungsional Arsiparis yang telah dinyatakan lulus uji kompetensi kearsipan Jabatan Fungsional Arsiparis ditetapkan oleh Kepala ANRI dalam bentuk rekomendasi. (2) Rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberikan sesuai dengan formasi yang dibutuhkan dan hasil penilaian kelulusan oleh asesor. (3) Rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diberikan paling lama 1 (satu) bulan terhitung sejak pelaksanaan uji kompetensi kearsipan Jabatan Fungsional Arsiparis selesai. (4) Rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berlaku untuk jangka waktu 2 (dua) tahun sejak tanggal ditetapkan.

(1) Rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 disampaikan oleh Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan kepada Pejabat Pembina Kepegawaian dalam rangka pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis. (2) PNS yang direkomendasikan untuk diangkat dalam Jabatan Fungsional Arsiparis harus sesuai dengan formasi jenjang jabatan yang ditetapkan oleh Pejabat Pembina Kepegawaian. (3) Pejabat Pembina Kepegawaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melaksanakan pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pemberitahuan PNS yang tidak lulus uji kompetensi penyesuaian/inpassing dalam Jabatan Fungsional Arsiparis disampaikan oleh Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan kepada PPK Pusat, PPK Daerah Provinsi, atau PPK Daerah Kabupaten/Kota.

(1) Pengangkatan PNS dalam Jabatan Fungsional Arsiparis berdasarkan angka kredit kumulatif untuk penyesuaian/inpassing yang tertuang dalam rekomendasi. (2) Apabila Pengangkatan PNS sebagaimana dimaksud ayat (1) tidak sesuai dengan tahun rekomendasi dan melewati tahun masa kepangkatan maka Pejabat Pembina Kepegawaian mengusulkan penghitungan ulang angka kredit kumulatif kepada ANRI. (3) Angka kredit kumulatif untuk penyesuaian/inpassing sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

Dalam hal PNS mengundurkan diri untuk diangkat dalam Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (2), tidak dapat diusulkan kembali dalam Jabatan Fungsional Arsiparis melalui penyesuaian/inpassing.

(1) Pengangkatan bagi Jabatan Fungsional Arsiparis yang dibebaskan sementara dan belum diberhentikan dari Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf d, dapat diangkat kembali ke dalam Jabatan Fungsional Arsiparis sesuai dengan jenjang jabatan yang diduduki dan angka kredit terakhir yang dimiliki. (2) Penghitungan angka kredit untuk kenaikan pangkat bagi Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling singkat 2 (dua) tahun setelah ditetapkan Surat Keputusan Jabatan Fungsional Arsiparis melalui penyesuaian/inpassing oleh PPK Pusat, PPK Daerah Provinsi, atau PPK Daerah Kabupaten/Kota.

Pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis melalui penyesuaian/inpassing oleh PPK Pusat, PPK Daerah Provinsi, atau PPK Daerah Kabupaten/Kota dilaksanakan sampai dengan 6 April 2021.

Pelaksanaan pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis melalui penyesuaian/inpassing dilaporkan hasilnya kepada: a. menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pendayagunaan aparatur negara dalam bentuk rekapitulasi; dan b. Kepala Badan Kepegawaian Negara dan/atau Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara dalam bentuk rekapitulasi dan surat keputusan pengangkatan dalam Jabatan Fungsional melalui penyesuaian/inpassing.

Dalam hal pelaksanaan Rekomendasi kurang dari 2 (dua) tahun, rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 ayat (4) berlaku sampai dengan berakhirnya penyesuaian/inpassing.

Pada saat Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku, Rekomendasi pengangkatan Jabatan Fungsional Arsiparis melalui penyesuaian/inpassing dengan pendidikan diploma tiga, diploma empat/sarjana terapan, sarjana, magister, atau doktor yang ditetapkan sebelum peraturan ini ditetapkan, dapat diangkat sampai dengan berakhirnya penyesuaian/inpassing.

Pada saat Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku: 1. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 6 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil Dalam Jabatan Fungsional Arsiparis Melalui Penyesuaian/Inpassing (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 309); 2. Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 4 Tahun 2018 tentang Perubahan Atas Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 6 Tahun 2017 tentang Tata Cara Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil Dalam Jabatan Fungsional Arsiparis Melalui Penyesuaian/Inpassing (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2017 Nomor 216), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 Juni 2019 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 8 Juli 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA