Peraturan Badan Nomor 5 Tahun 2018 tentang Pedoman Fumigasi Arsip

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini yang dimaksud dengan: 1. Fumigasi Arsip adalah bagian dari tindakan preservasi kuratif terhadap faktor biologi atau organisme yang dapat merusak arsip dengan menggunakan Fumigan didalam ruang yang kedap gas udara pada suhu dan tekanan tertentu. 2. Pengendalian Hama Terpadu adalah melakukan pemeliharaan yang terus menerus dan melalui kebersihan ruangan penyimpanan untuk menjamin tidak adanya hama perusak arsip. 3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 4. Aerasi adalah kegiatan mengangin-anginkan ruangan dan Arsip yang telah difumigasi dengan tujuan menghilangkan sisa Fumigan sampai dengan batas ambang aman. 5. Area Berbahaya adalah daerah yang berdekatan dengan tempat/ruangan fumigasi dimana Fumigan (gas yang digunakan untuk fumigasi) dapat menembus keluar dalam konsentrasi yang membahayakan. 6. Dosis adalah jumlah Fumigan yang digunakan untuk melakukan Fumigasi Arsip, biasanya dinyatakan sebagai berat Fumigan per volume ruangan. 7. Hama Perusak Arsip adalah serangga, hama atau organisme hidup lainnya yang berpotensi merusak Arsip baik nilai fisik maupun informasinya. 8. Fumigan adalah suatu bahan kimia yang dalam tekanan dan suhu normal berbentuk gas dan bersifat racun terhadap makhluk hidup yang dapat mengakibatkan kematian. 9. Pihak Ketiga adalah badan hukum yang memberikan jasa pelayanan fumigasi Arsip . 10. Fumigator adalah orang yang melakukan/ memberikan pelayanan jasa fumigasi Arsip . 11. Konsentrasi adalah kadar Fumigan dalam Ruang Fumigasi Arsip (endosure) pada waktu tertentu, biasanya dinyatakan dalam per million (ppm). 12. Ruang Fumigasi Arsip adalah ruang dimana Fumigan dilepas selama Fumigasi Arsip berlangsung (ruang penyimpanan Arsip , ruang transit Arsip atau ruang yang kedap). 13. Sertifikat Fumigasi Arsip adalah suatu dokumen yang dikeluarkan oleh Pihak Ketiga untuk menyatakan bahwa perlakuan Fumigasi Arsip telah dilaksanakan sesuai dengan persyaratan/standar yang ditentukan. 14. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip statis dan pembinaan kearsipan. 15. Arsip Nasional Republik INDONESIA selanjutnya disingkat ANRI adalah Lembaga Kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 16. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pegelolaan Arsip dinamis.

Ruang Lingkup Pedoman Fumigasi Arsip meliputi: a. persyaratan dan prinsip Fumigasi Arsip; b. proses Fumigasi Arsip; c. Fumigan; d. alat dan bahan; dan e. keselamatan kerja.

Pedoman Fumigasi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 merupakan panduan bagi Lembaga Kearsipan dan Pencipta Arsip dalam melaksanakan Fumigasi Arsip untuk menjamin keselamatan dan kelestarian Arsip.

Fumigasi Arsip dilakukan dengan syarat sebagai berikut : a. telah melaksanakan Pengendalian Hama Terpadu yang dibuktikan dengan laporan sesuai dengan isi pelaksanaan Pengendalian Hama Terpadu tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini; dan b. telah melakukan identifikasi tanda Hama Perusak Arsip yang dibuktikan dan disahkan oleh kepala Pencipta Arsip atau kepala Lembaga Kearsipan.

(1) Tanda Hama Perusak Arsip sebagai berikut : a. fisik Arsip atau boks Arsip rusak akibat serangan Hama Perusak Arsip seperti berlubang akibat dari silverfish, bookworm, rayap, tikus atau lainnya; b. pada lingkungan ruangan penyimpanan Arsip terdapat tanda keberadaan faktor hama perusak Arsip seperti sisa kotoran, sisa kulit, atau larva dari silverfish, bookworm, rayap, tikus atau lainnya; c. pada Arsip atau lingkungan ruangan penyimpanan Arsip terlihat keberadaan Hama Perusak Arsip seperti silverfish, bookworm, rayap, tikus atau lainnya; atau d. pengelola Arsip merasakan dampak langsung setelah kontak dengan Arsip seperti iritasi dan gatal pada kulit yang menunjukan keberadaan Hama Perusak Arsip. (2) Jenis Hama Perusak Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

Tanda Hama Perusak Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b dibuktikan dengan : a. daftar Arsip yang rusak akibat Hama Perusak Arsip; dan/atau b. dokumentasi keberadaan atau tanda Hama Perusak Arsip serta identifikasi jenis Hama Perusak Arsip tersebut; dan/atau c. surat keterangan dokter yang menyatakan pengelola Arsip terkena sakit akibat dari Hama Perusak Arsip.

Fumigasi Arsip dapat dilakukan dengan prinsip sebagai berikut : a. Fumigasi Arsip dilakukan oleh Fumigator yang terlatih dengan baik dan bersertifikat sesuai dengan standar; b. lembaga yang bersertifikat untuk melakukan Fumigasi; c. menggunakan alat dan bahan standar Fumigasi Arsip ; dan d. berdasarkan standar Fumigasi Arsip.

Fumigator harus memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. pendidikan minimal SMA; b. berbadan sehat; c. memiliki kompetensi sebagai Fumigator dibuktikan dengan sertifikat pelatihan Fumigasi; dan d. berjumlah paling sedikit 2 (dua) orang.

(1) Proses Fumigasi terdiri dari 3 (tiga) tahap: a. persiapan Fumigasi Arsip ; b. pelaksanaan Fumigasi Arsip ; dan c. pasca Fumigasi Arsip . (2) Uraian proses Fumigasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

(1) Dalam Pedoman ini Fumigan yang digunakan Sulphuryl Fluoride (SF) dan Phospine (PH3) bentuk padat atau cair. (2) Karakteristik dari Fumigan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini. (3) Selain Fumigan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat digunakan Fumigan lain sepanjang tidak bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Alat dan bahan Fumigasi Arsip terdiri atas alat keselamatan, alat monitoring gas, alat petunjuk bahaya dan bahan serta alat aplikasi Fumigasi Arsip . (2) Jenis alat dan bahan Fumigasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini. (3) Selain alat dan bahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat menggunakan alat dan bahan lain sepanjang mempertimbangkan ramah lingkungan, efektif dan efisien dan tidak bertentangan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Keselamatan kerja merupakan hal utama yang harus dilakukan dengan mengetahui peralatan keselamatan kerja, pertolongan pertama keracunan Fumigan dan pengaruh Fumigan terhadap manusia. (2) Keselamatan kerja sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA.

(1) Lembaga Kearsipan atau Pencipta Arsip wajib melaksanakan Fumigasi Arsip berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini. (2) Dalam hal Fumigasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) belum dapat dilaksanakan secara mandiri maka Fumigasi Arsip dapat menggunakan pihak ketiga. (3) Dalam hal Fumigasi Arsip menggunakan Pihak Ketiga sebagaimana dimaksud pada ayat (2) maka Lembaga Kearsipan atau Pencipta Arsip wajib melaksanakan pengawasan.

Setiap kegiatan Fumigasi Arsip wajib menyusun laporan Fumigasi Arsip.

(1) Pengawasan pelaksanaan Fumigasi Arsip dilakukan oleh Lembaga Kearsipan atau Pencipta Arsip . (2) Lembaga Kearsipan atau Pencipta Arsip menunjuk sumber daya manusia yang memiliki kompetensi Fumigasi Arsip sebagai pengawas pelaksanaan Fumigasi Arsip.

Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 29 Januari 2018 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 2 Februari 2018 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, .ttd WIDODO EKATJAHJANA