Peraturan Badan Nomor 38 Tahun 2015 tentang PEDOMAN PENGAWASAN KEARSIPAN

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan: 1. Pengawasan Kearsipan adalah proses kegiatan dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. 2. Audit Kearsipan adalah proses identifikasi masalah, analisis, dan evaluasi bukti yang dilakukan secara independen, objektif dan profesional berdasarkan standar kearsipan untuk menilai kebenaran, kecermatan, kredibilitas, efektivitas, efisiensi, dan keandalan penyelenggaraan kearsipan. 3. Audit Kearsipan Eksternal adalah Audit Kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Eksternal atas penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan. 4. Audit Kearsipan Internal adalah Audit Kearsipan yang dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan Internal atas pengelolaan arsip dinamis dilingkungan pencipta arsip. 5. Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis. 6. Pencipta Arsip Tingkat Pusat adalah lembaga negara, perguruan tinggi, BUMN, organisasi kemasyarakatan berskala nasional, organisasi politik berskala nasional dan perusahaan swasta berskala nasional. 7. Pencipta Arsip Tingkat Provinsi adalah BUMD, organisasi kemasyarakatan berskala provinsi, organisasi politik berskala provinsi dan perusahaan swasta berskala provinsi. 8. Pencipta Arsip Tingkat Kabupaten/Kota adalah BUMD, organisasi kemasyarakatan berskala Kabupaten/Kota, organisasi politik berskala Kabupaten/Kota dan perusahaan swasta berskala Kabupaten/Kota. 9. Satuan Kerja Perangkat Daerah yang selanjutnya disingkat SKPD adalah perangkat daerah pada pemerintah daerah provinsi dan kabupaten/kota. 10. Objek Pengawasan adalah pencipta arsip/lembaga kearsipan yang mengikuti pengawasan kearsipan. 11. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta arsip setingkat eselon II (dua)/disetarakan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan arsip di lingkungannya. 12. Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 13. Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 14. Lembaga Kearsipan Daerah yang selanjutnya disingkat dengan LKD adalah satuan kerja perangkat daerah pada pemerintah daerah provinsi dan kabupaten/kota yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 15. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi Negeri yang selanjutnya disingkat dengan LKPTN adalah satuan kerja pada perguruan tinggi negeri yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. 16. Tim Pengawas Kearsipan Pusat adalah tim pengawas kearsipan yang dibentuk oleh Kepala ANRI dengan tugas melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan eksternal. 17. Tim Pengawas Kearsipan Daerah adalah tim pengawas kearsipan yang dibentuk oleh Gubernur dengan tugas melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan eksternal pada kabupaten/kota. 18. Tim Pengawas Kearsipan Internal adalah tim pengawas kearsipan yang dibentuk oleh pimpinan pencipta arsip untuk melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. 19. Aparat Penegak Hukum adalah Kepolisian, Kejaksaan dan/atau Komisi Pemberantasan Korupsi. 20. Program Kerja Pengawasan Kearsipan Tahunan yang selanjutnya disingkat PKPKT adalah rencana kegiatan pengawasan kearsipan nasional untuk jangka waktu satu tahun anggaran. 21. Laporan Audit Kearsipan Eksternal yang selanjutnya disingkat LAKE adalah laporan yang disusun berdasarkan laporan hasil audit penyelenggaraan kearsipan pada pencipta arsip dan lembaga kearsipan daerah. 22. Laporan Audit Kearsipan Internal yang selanjutnya disingkat LAKI adalah laporan yang disusun oleh pimpinan pencipta arsip berdasarkan hasil audit internal yang dilaksanakan di lingkungannya. 23. Laporan Hasil Pengawasan Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat LHPKN adalah laporan tahunan yang disusun oleh Kepala ANRI berdasarkan hasil pengolahan LAKI dan LAKE yang menggambarkan kondisi penyelenggaraan kearsipan secara nasional.

(1) Pengawasan Kearsipan meliputi pengawasan atas pelaksanaan penyelenggaraan kearsipan dan penegakan peraturan perundang-undangan di bidang kearsipan. (2) Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pimpinan Pencipta Arsip atau Pimpinan Lembaga Kearsipan sesuai wilayah kewenangannya. (3) Dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan, lembaga dan/atau unit kearsipan bekerja sama dengan lembaga atau unit yang menyelenggarakan fungsi pengawasan sesuai dengan wilayah kewenangannya. (4) Pengawasan Kearsipan di lingkungan pemerintahan daerah dilaksanakan secara terkoordinasi dengan kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Pengawasan Kearsipan dilaksanakan oleh Tim Pengawas Kearsipan. (2) Tim Pengawas Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Tim Pengawas Kearsipan Eksternal; dan b. Tim Pengawas Kearsipan Internal. (3) Tim Pengawas Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus mengikuti bimbingan teknis pengawasan kearsipan. (4) Tim Pengawas Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) berjumlah ganjil.

(1) Tim Pengawas Kearsipan Eksternal terdiri atas: a. tim pengawas kearsipan pusat; dan b. tim pengawas kearsipan daerah; (2) Tim Pengawas Kearsipan Pusat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dibentuk oleh Kepala ANRI dan bertugas melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan nasional. (3) Tim Pengawas Kearsipan Daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b dibentuk oleh Gubernur dan bertugas melaksanakan pengawasan penyelenggaraan kearsipan pada Pencipta Arsip tingkat Provinsi, Pencipta Arsip Tingkat Kabupaten/Kota dan LKD Kabupaten/Kota.

(1) Tim Pengawas Kearsipan Pusat terdiri atas: a. pengarah; b. penanggungjawab; c. ketua; dan d. anggota. (2) Pengarah dijabat oleh pejabat struktural setingkat eselon II yang menyelenggarakan fungsi pengawasan kearsipan. (3) Penanggungjawab dijabat oleh pejabat struktural setingkat eselon III yang menyelenggarakan fungsi Pengawasan Kearsipan sesuai lingkup kewenangannya. (4) Ketua Tim dijabat oleh pejabat fungsional Arsiparis paling rendah Arsiparis Madya. (5) Anggota berjumlah paling kurang 1 (satu) orang pejabat fungsional Arsiparis tingkat ahli dan 1 (satu) orang pejabat fungsional Auditor atau pejabat fungsional tertentu lainnya yang setara atau pejabat di bidang pengawasan.

(1) Tim Pengawas Kearsipan Daerah terdiri atas: a. pengarah; b. penanggung jawab; c. ketua Tim; d. sekretaris; dan e. anggota. (2) Pengarah dijabat oleh Sekretaris Daerah Provinsi; (3) Penanggung jawab dijabat oleh Kepala LKD provinsi; (4) Ketua Tim dijabat oleh pejabat struktural serendah- rendahnya eselon III yang membidangi urusan kearsipan, atau Arsiparis Madya; (5) Sekretaris Tim dijabat oleh pejabat struktural eselon IV yang membidangi urusan kearsipan atau Arsiparis Muda; (6) Anggota berjumlah paling kurang 1 (satu) orang pejabat fungsional Arsiparis dan 1 (satu) orang pejabat fungsional Auditor atau pejabat di bidang pengawasan atau pejabat fungsional tertentu.

(1) Tim Pengawas Kearsipan Internal terdiri atas: a. pengarah; b. penanggung jawab; c. ketua tim; dan d. anggota. (2) Tim Pengawas Kearsipan Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibentuk oleh Menteri, Gubernur/Bupati/Walikota, Rektor atau pimpinan BUMN/ BUMD/ organisasi kemasyarakatan/ organanisasi politik sesuai wilayah kewenangannya. (3) Tim Pengawas Kearsipan Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (2) bertugas melaksanakan pengawasan pengelolaan arsip dinamis di lingkungannya.

(1) Pengarah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf a dijabat oleh: a. sekretaris daerah provinsi/kabupaten/kota; b. wakil rektor/sebutan lain yang membidangi urusan administrasi; atau c. sekretaris perusahaan/yang setingkat. (2) Penanggung jawab sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf b dijabat oleh: a. Kepala Lembaga Kearsipan daerah Provinsi/Kabupaten/kota; b. kepala arsip universitas; atau c. pimpinan divisi perusahaan yang membidangi urusan administrasi. (3) Ketua Tim sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf c dijabat oleh: a. kepala bidang/seksi yang menyelenggarakan urusan kearsipan; b. kepala unit kearsipan; atau c. pejabat fungsional Arsiparis serendah-rendahnya Arsiparis Muda. (4) Anggota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (1) huruf d paling kurang 1 (satu) orang pejabat fungsional Arsiparis dan 1 (satu) orang pejabat fungsional Auditor/pejabat di bidang pengawasan atau pejabat fungsional tertentu.

Dalam hal belum terpenuhinya keanggotaan tim pengawas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 ayat (5), Pasal 6 ayat (6) dan Pasal 8 ayat (2), keanggotaan tim dapat berasal dari pejabat fungsional Arsiparis atau pejabat fungsional Auditor atau pejabat di bidang pengawasan di luar Pencipta Arsip atau daerah yang telah mengikuti bimbingan teknis Pengawasan Kearsipan.

Jenis Pengawasan Kearsipan terdiri atas: a. Pengawasan Kearsipan eksternal; dan b. Pengawasan Kearsipan internal.

Pengawasan Kearsipan eksternal dilaksanakan oleh: a. ANRI terhadap unit kearsipan Pencipta Arsip Tingkat Pusat, LKD Provinsi dan LKPTN; b. LKD Provinsi terhadap Pencipta Arsip Tingkat Provinsi, Pencipta Arsip Tingkat Kabupaten/Kota dan LKD Kabupaten/Kota;

Aspek Pengawasan Kearsipan eksternal oleh ANRI tehadap unit kearsipan Pencipta Arsip Tingkat Pusat meliputi: a. ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan; b. program kearsipan; c. pengolahan arsip inaktif; d. penyusutan arsip; e. SDM kearsipan; f. kelembagaan; dan g. prasarana dan sarana.

Aspek Pengawasan Kearsipan eksternal oleh ANRI terhadap LKD Provinsi dan LKPTN serta LKD Provinsi terhadap LKD Kabupaten/Kota meliputi: a. ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan bidang kearsipan dalam penetapan kebijakan kearsipan; b. program kearsipan; c. pengolahan arsip inaktif dengan retensi sekurang- kurangnya 10 (sepuluh) tahun; d. penyusutan arsip; e. pengelolaan arsip statis; f. SDM kearsipan; g. kelembagaan; dan h. prasarana dan sarana.

Pengawasan Kearsipan internal dilaksanakan oleh: a. LKD Provinsi terhadap SKPD Provinsi; b. LKD Kabupaten/Kota terhadap SKPD Kabupaten/Kota; c. LKPT terhadap satuan kerja pada rektorat, fakultas, civitas akademika, dan unit dengan sebutan lain di lingkungan perguruan tinggi; dan d. unit kearsipan pada lembaga negara, BUMN, BUMD, organisasi kemasyarakatan dan organisasi politik terhadap unit pengolah dan unit kearsipan jenjang berikutnya sesuai wilayah kewenangannya;

Aspek Pengawasan Kearsipan internal terdiri atas: a. pengelolaan arsip dinamis; b. SDM kearsipan; dan c. prasarana dan sarana.

(1) Aspek pengawasan pengelolaan arsip dinamis oleh Pencipta Arsip yang memiliki unit kearsipan tidak berjenjang meliputi: a. penciptaan arsip; b. pemberkasan dan penataan arsip aktif; c. program arsip vital; d. pengolahan dan pelaporan arsip terjaga; e. layanan dan akses arsip aktif; f. pemindahan arsip inaktif; (2) Aspek pengawasan pengelolaan arsip dinamis oleh Pencipta Arsip yang memiliki unit kearsipan berjenjang meliputi: a. penciptaan arsip; b. pemberkasan dan penataan arsip aktif; c. program arsip vital; d. pengolahan dan pelaporan arsip terjaga; e. pengolahan arsip inaktif; f. pemeliharaan arsip inaktif; g. layanan dan akses arsip dinamis; h. pemindahan arsip inaktif;

Aspek pengawasan pengelolaan arsip dinamis oleh LKD Provinsi, LKD Kabupaten/Kota dan LKPT meliputi: a. penciptaan arsip; b. pemberkasan dan penataan arsip aktif; c. program arsip vital; d. pengolahan dan pelaporan arsip terjaga; e. pengolahan arsip inaktif; f. pemeliharaan arsip inaktif; g. layanan dan akses arsip dinamis; h. penyusutan arsip: 1) pemindahan arsip inaktif yang mempunyai retensi diatas 10 tahun; 2) pemusnahan arsip inaktif yang mempunyai retensi dibawah 10 tahun. 3) penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan.

Aspek pengawasan SDM kearsipan terdiri atas: a. Arsiparis, meliputi; 1) kedudukan hukum dan kewenangan; 2) kompetensi; dan 3) pengangkatan dan pembinaan karier. b. pengelola arsip meliputi kompetensi.

(1) Aspek pengawasan prasarana dan sarana meliputi: a. gedung; b. ruangan; dan c. peralatan. (2) Aspek pengawasan prasarana dan sarana kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya berlaku untuk pengawasan internal oleh Lembaga Kearsipan.

Pelaksanaan Pengawasan Kearsipan melalui tahapan kegiatan: a. perencanaan program Pengawasan Kearsipan; b. Audit Kearsipan; c. penilaian hasil Pengawasan Kearsipan; dan d. monitoring hasil Pengawasan Kearsipan.

(1) Perencanaan Pengawasan Kearsipan secara nasional disusun oleh ANRI dengan melibatkan Pencipta Arsip dan lembaga kearsipan. (2) Perencanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam PKPKT. (3) PKPKT sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi: a. jadwal waktu pengawasan; b. objek pengawasan; c. prioritas; d. anggaran; e. jenis dan metode pengawasan; dan f. langkah kerja.

(1) Audit Kearsipan dilakukan dengan menggunakan instrumen Audit Kearsipan. (2) Instrumen Audit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi pengisian formulir Audit Kearsipan, wawancara dan verifikasi lapangan. (3) Audit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. Audit Kearsipan Ekternal; dan b. Audit Kearsipan Internal. (4) Ketentuan lebih lanjut mengenai instrumen Audit Kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) ditetapkan berdasarkan Keputusan Kepala ANRI.

(1) Audit Kearsipan Eksternal dilaksanakan oleh ANRI dan LKD Provinsi sesuai wilayah kewenangannya. (2) Hasil pelaksanaan Audit Kearsipan Eksternal disusun dalam LAKE. (3) LAKE sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat materi: a. dasar hukum pelaksanaan pengawasan kearsipan; b. uraian hasil pengawasan kearsipan; c. kesimpulan dan rekomendasi perbaikan.

(1) ANRI menyampaikan LAKE kepada pimpinan Pencipta Arsip Tingkat Pusat, Gubernur dan Rektor dengan tembusan kepada menteri yang membidangi urusan BUMN, menteri yang membidangi urusan pemerintahan dalam negeri, dan menteri yang membidangi urusan pendidikan tinggi. (2) LKD Provinsi menyampaikan LAKE kepada Bupati/Walikota dengan tembusan kepada menteri yang membidangi urusan pemerintahan dalam negeri dan Kepala ANRI. (3) LAKE sebagaimana dimaksud pada ayat (2) disampaikan paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya.

Pimpinan Pencipta Arsip Tingkat Pusat, Gubernur, Bupati/Walikota dan Rektor selaku Objek Pengawasan wajib menindaklanjuti rekomendasi perbaikan dalam LAKE.

(1) Audit Kearsipan Internal dilaksanakan oleh: a. LKD Provinsi; b. LKD Kabupaten/Kota; c. LKPT; dan d. unit kearsipan pada lembaga negara, BUMN, BUMD, organisasi kemasyarakatan dan organisasi politik. (2) Hasil pelaksanaan Audit Kearsipan Internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam LAKI. (3) LAKI sebagaimana dimaksud pada ayat (2) memuat materi: a. dasar hukum pelaksanaan pengawasan kearsipan; b. uraian hasil pengawasan kearsipan; dan c. kesimpulan dan rekomendasi perbaikan.

(1) LAKI disampaikan oleh: a. pimpinan LKD Provinsi kepada Gubernur; b. pimpinan LKD Kabupaten/Kota kepada Bupati/Walikota; c. pimpinan LKPT kepada Rektor; dan d. pimpinan unit kearsipan kepada pimpinan lembaga negara, BUMN, BUMD, organisasi kemasyarakatan atau organisasi politik; (2) LAKI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditembuskan kepada Kepala ANRI. (3) LAKI sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan paling lambat tanggal 31 Agustus setiap tahunnya.

Gubernur, Bupati/Walikota, Rektor dan pimpinan lembaga negara, BUMN, BUMD, organisasi kemasyarakatan dan organisasi politik selaku Objek Pengawasan wajib menindaklanjuti rekomendasi perbaikan dalam LAKI.

(1) ANRI menyusun LHPKN berdasarkan LAKE dan LAKI. (2) LHPKN sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun paling lambat pada 30 November setiap tahun anggaran. (3) LHPKN disampaikan kepada Wakil PRESIDEN Republik INDONESIA, menteri yang membidangi urusan pemerintahan dalam negeri, dan menteri yang membidangi urusan pendayagunaan aparatur negara dan reformasi birokrasi.

(1) Tim Pengawas Kearsipan memberikan nilai atas hasil Pengawasan Kearsipan yang dituangkan dalam LAKE dan LAKI. (2) Nilai sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. nilai 91 - 100 dengan kategori sangat baik; b. nilai 76 - 90 dengan kategori baik; c. nilai 61 - 75 dengan kategori cukup; d. nilai 51 - 60 dengan kategori kurang; dan e. nilai dibawah atau sama dengan 50 dengan kategori buruk.

ANRI mengumumkan penilaian hasil Pengawasan Kearsipan secara nasional.

Kepala ANRI atau Gubernur melaksanakan monitoring atas pelaksanaan tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 25 dan Pasal 28.

Dalam rangka penegakan peraturan perundang-undangan, Kepala ANRI atau Gubernur dapat merekomendasikan penerapan sanksi terhadap Objek Pengawasan sesuai kewenangannya berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam hal rekomendasi yang mengandung unsur pelanggaran administrasi tidak ditindaklanjuti, Kepala ANRI atau Gubernur dapat merekomendasikan penerapan sanksi administratif kepada atasan yang bersangkutan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang Kearsipan.

Apabila dalam pelaksanaan pengawasan kearsipan ditemukan adanya dugaan tindak pidana, ANRI dapat merekomendasikan kepada Aparat Penegak Hukum untuk melakukan proses penerapan sanksi pidana sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan tentang Kearsipan.

Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 6 Agustus 2015 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd.ttd. MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 21 oktober 2015 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. ttd. WIDODO EKATJAHJANA