Peraturan Badan Nomor 25 Tahun 2016 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan Dan Pelatihan Kearsipan

Pedoman Penyelenggaraan Diklat Kearsipan merupakan acuan bagi pencipta arsip, lembaga kearsipan, unit kearsipan, dan lembaga penyelenggara Diklat Kearsipan. Pasal 3 (1) ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan Diklat Kearsipan. (2) Pencipta arsip, lembaga kearsipan, unit kearsipan, atau lembaga penyelenggara Diklat dapat menyelenggarakan Diklat Kearsipan dengan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan ANRI sesuai ketentuan peraturan perundang- undangan. (3) Dalam hal Diklat yang diselenggarakan oleh satuan kerja selain yang membidangi kediklatan, maka Diklat harus diselenggarakan seizin Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan ANRI sesuai dengan standar dan penjaminan mutu berdasarkan ketentuan dalam Peraturan Kepala ini. Pasal 4 Pedoman Penyelenggaraan Diklat Kearsipan meliputi pengaturan mengenai: a. kurikulum; b. metode; c. tenaga pengajar; d. peserta; e. prasarana dan sarana; f. STTP; dan g. evaluasi dan pemantauan. Pasal 5 (1) Diklat Kearsipan terdiri atas Diklat Fungsional Arsiparis dan Diklat Teknis Kearsipan. (2) Diklat Fungsional Arsiparis sebagaimana disebut pada ayat (1) meliputi: a. Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli; b. Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil; dan c. Diklat Penjenjangan Arsiparis. (3) Diklat Teknis Kearsipan sebagaimana disebut pada ayat (1) meliputi: a. Diklat teknis kearsipan pengelola arsip; dan b. Diklat teknis kearsipan pimpinan unit kearsipan dan lembaga kearsipan. (4) Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli dan Terampil sebagaimana disebut pada ayat (2) diberlakukan untuk calon arsiparis PNS atau non PNS. (5) Diklat Penjenjangan Arsiparis sebagaimana disebut pada ayat (2) diberlakukan untuk arsiparis PNS atau non PNS.

(1) Kelompok mata ajaran Diklat Fungsional Arsiparis di dalam kelas terdiri atas: a. kelompok mata ajaran dasar; b. kelompok mata ajaran inti; dan c. kelompok mata ajaran penunjang. (2) Kelompok mata ajaran dasar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a bermuatan pengetahuan dasar yang berkaitan dengan bidang kearsipan yang perlu dimiliki oleh arsiparis untuk meningkatkan profesionalisme dan kompetensinya, antara lain, kebijakan kearsipan nasional dan pengantar kearsipan. (3) Kelompok mata ajaran inti sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b bermuatan terapan dan pengetahuan utama bidang kearsipan, yang harus dimiliki arsiparis sehingga mampu melaksanakan kegiatan kearsipan sesuai dengan kompetensinya, antara lain, pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan, serta pengelolaan dan penyajian arsip menjadi informasi. (4) Kelompok mata ajaran penunjang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c bermuatan terapan dan pengetahuan dalam bidang kearsipan yang harus dimiliki arsiparis sebagai penunjang dalam memperlancar pelaksanaan pekerjaannya, antara lain, dinamika kelompok dan penulisan laporan. Pasal 8 (1) Kurikulum Diklat Fungsional Arsiparis disusun sesuai kompetensi pada tingkat jenjang jabatan arsiparis, yang berupa pengembangan pengetahuan dasar, keterampilan dan penguasaan teori kearsipan secara komprehensif yang diperlukan dalam pelaksanaan tugas jabatannya. (2) Kurikulum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Persyaratan Tenaga Pengajar Diklat Fungsional Arsiparis, meliputi: a. berpendidikan paling rendah S1 atau setara; b. telah mengikuti Diklat Tenaga Pengajar (Training of Trainers); c. mampu mengajar secara sistematik, efektif, dan efisien; d. berkompeten dalam materi kearsipan yang diampunya; dan e. apabila persyaratan-persyaratan di atas belum terpenuhi, penyelenggara Diklat harus berkonsultasi dengan Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan ANRI.

(1) Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli dilaksanakan dengan jumlah keseluruhan jam pelajaran sejumlah 640 (enam ratus empat puluh) jam pelajaran. (2) Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. pembelajaran di dalam kelas sejumlah 280 (dua ratus delapan puluh) jam pelajaran; dan b. pembelajaran di luar kelas/magang sejumlah 360 (tiga ratus enam puluh) jam pelajaran. Pasal 11 Persyaratan calon Peserta Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Ahli, meliputi: a. berijazah Sarjana (S1)/Diploma (IV) non kearsipan; b. pangkat paling rendah Penata Muda, golongan ruang III/a; c. memiliki pengalaman di bidang kearsipan minimal 2 (dua) tahun; d. usia paling tinggi 53 (lima puluh tiga) tahun; e. mendapatkan rekomendasi/persetujuan dan komitmen dari pimpinan instansi yang bersangkutan bahwa calon peserta akan diangkat menjadi Arsiparis tingkat ahli setelah dinyatakan lulus Diklat; f. sehat jasmani dan rohani; dan g. persyaratan khusus lain dapat ditetapkan tiap instansi.

(1) Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil dilaksanakan dengan jumlah keseluruhan jam pelajaran sejumlah 620 (enam ratus dua puluh) jam pelajaran. (2) Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. pembelajaran di dalam kelas sejumlah 260 (dua ratus enam puluh) jam pelajaran; dan b. pembelajaran di luar kelas/magang sejumlah 360 (tiga ratus enam puluh enam) jam pelajaran.

Persyaratan calon Peserta Diklat Pengangkatan Arsiparis Tingkat Terampil, meliputi: a. berijazah Diploma III nonkearsipan sesuai kualifikasi yang ditentukan untuk jabatan Arsiparis; b. pangkat paling rendah Pengatur, golongan ruang II/c; c. memiliki pengalaman di bidang kearsipan paling sedikit 2 (dua) tahun; d. usia paling tinggi 53 (lima puluh tiga) tahun; dan e. mendapatkan rekomendasi/persetujuan dan komitmen dari pimpinan instansi yang bersangkutan bahwa calon peserta akan diangkat menjadi Arsiparis tingkat terampil setelah dinyatakan lulus Diklat; f. sehat jasmani dan rohani; dan g. persyaratan khusus lain dapat ditetapkan oleh tiap instansi.

(1) Diklat Penjenjangan Arsiparis dilaksanakan bagi Arsiparis tingkat terampil ke Arsiparis tingkat ahli. (2) Diklat Penjenjangan Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri dari: a. pembelajaran di dalam kelas sejumlah 100 (seratus) jam pelajaran; dan b. pembelajaran di luar kelas/magang sejumlah 75 (tujuh puluh lima) jam pelajaran.

Persyaratan calon Peserta Diklat Penjenjangan Arsiparis meliputi: a. Arsiparis tingkat terampil; b. minimal berijazah Sarjana (S1)/Diploma (IV) non kearsipan c. pangkat, golongan/ruang minimal Pengatur Tingkat I, II/d; d. usia pada saat pembukaan Diklat maksimal 55 (lima puluh lima) tahun; e. mendapatkan rekomendasi/persetujuan dan komitmen dari pimpinan instansi yang bersangkutan bahwa calon peserta akan diangkat menjadi Arsiparis tingkat ahli berdasarkan formasi Arsiparis setelah dinyatakan lulus Diklat; f. sehat jasmani dan rohani; dan g. persyaratan khusus lain dapat ditetapkan oleh tiap instansi.

Persyaratan Tenaga Pengajar Diklat Teknis Kearsipan, meliputi: a. berpendidikan serendah-rendahnya S1 atau setara; b. telah mengikuti Diklat Tenaga Pengajar (Training of Trainers); c. mampu mengajar secara sistematik, efektif, dan efisien; d. berkompeten dalam materi kearsipan yang diampunya; dan e. apabila persyaratan-persyaratan di atas belum terpenuhi, maka penyelenggara diklat harus berkonsultasi dengan ANRI.

Diklat Teknis Kearsipan dilaksanakan minimal 30 (tiga puluh) jam pelajaran.

Persyaratan calon Peserta Diklat Teknis Pengelola Arsip: a. mendapatkan rekomendasi/persetujuan dari pimpinan instansi yang bersangkutan; b. sehat jasmani dan rohani; c. persyaratan lainnya yang ditetapkan oleh instansi masing-masing.

Mata Ajar Diklat Teknis Kearsipan bagi pimpinan unit kearsipan dan lembaga kearsipan dilaksanakan dalam 40 jam pelajaran minimal, yang terdiri dari: a. kelompok dasar: 1) kebijakan kearsipan nasional; 2) rencana stategi pembinaan kearsipan nasional. b. kelompok inti: 1) pengelolaan Arsip Dinamis; 2) pengelolaan Arsip Statis; 3) pembinaan kearsipan; dan 4) pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi. c. kelompok penunjang: 1) penyusunan rencana strategi program dan anggaran Manajemen Kearsipan; 2) pola pengelolaan sumber daya manusia Kearsipan; 3) pengelolaan prasana dan sarana Kearsipan; 4) pengembangan organisasi Kearsipan; dan 5) penyusunan evaluasi dan pelaporan kegiatan Kearsipan.

Persyaratan Calon Peserta Diklat Teknis kearsipan pimpinan unit kearsipan dan lembaga kearsipan, meliputi: a. telah menduduki dan/atau akan menduduki jabatan sebagai Pimpinan Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan; b. mendapatkan rekomendasi/persetujuan dan komitmen dari pimpinan instansi yang bersangkutan bahwa calon peserta akan diangkat setelah dinyatakan lulus Diklat dan/atau sudah menjabat menjadi Pimpinan Unit Kearsipan dan Lembaga Kearsipan; c. sehat jasmani dan rohani; dan d. persyaratan khusus lain dapat ditetapkan oleh tiap instansi.

Sarana yang digunakan dalam penyelenggaraan Diklat Kearsipan, antara lain: a. papan tulis; b. flip chart; c. sound system; d. TV monitor dan video/cd player; e. perekam suara/sound recorder; f. komputer/laptop; g. jaringan wireless fidelity (Wi-fi), h. buku referensi; i. modul/bahan ajar; j. bank kasus/soal kearsipan; k. teknologi multimedia; l. bahan praktik; dan m. teknologi multi media, meliputi: LCD Projector/Infocus, laptop.

Prasarana yang digunakan dalam penyelenggaraan Diklat Kearsipan, antara lain: a. aula/ruang serba guna; b. ruang kelas; c. ruang diskusi; d. ruang praktik e. ruang kantor; f. ruang komputer; g. asrama penginapan bagi peserta; h. kamar tamu untuk menginap narasumber/fasilitator/wi; i. ruang sekretariat; j. ruang Tenaga Pengajar/pembimbing praktik; k. ruang makan/kantin; l. unit kesehatan/klinik; m. perpustakaan; n. ruang makan; o. fasilitas olahraga; dan p. tempat ibadah.

(1) Kepada peserta Diklat yang telah lulus Diklat diberikan STTPP. (2) Peserta yang tidak lulus diberikan surat keterangan telah mengikuti Diklat Kearsipan. (3) STTPP Diklat Fungsional Arsiparis dikeluarkan oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA dan ditandatangani oleh Kepala ANRI atau pejabat yang diberi kewenangan pada halaman depan serta ditandatangani oleh Kepala Pusat Diklat Kearsipan ANRI pada halaman belakang. (4) STTPP Diklat Teknis Kearsipan yang diselenggarakan ANRI dikeluarkan oleh ANRI dan ditandatangani Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan ANRI. (5) STTPP Diklat Teknis Kearsipan yang diselenggarakan oleh pencipta arsip, lembaga kearsipan, unit kearsipan atau lembaga penyelenggara Diklat dikeluarkan dan ditandatangani oleh pihak penyelenggara Diklat dan apabila diperlukan Kepala Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kearsipan ANRI dapat dimintakan turut menandatangani.

(1) Evaluasi Diklat dilakukan terhadap peserta, tenaga pengajar dan penyelenggara Diklat. (2) Instansi Pembina Diklat melakukan evaluasi setiap tahun secara menyeluruh terhadap efektivitas program dan penyelenggaraan Diklat Kearsipan sebagai masukan untuk penyempurnaan program selanjutnya. (3) Evaluasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) Pemantauan dilakukan terhadap alumni peserta Diklat. (2) Pemantauan dilaksanakan 1 (satu) tahun setelah penyelenggaraan Diklat Kearsipan berakhir. (3) Pemantauan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) untuk mengetahui: a. kepastian pengangkatan sebagai Arsiparis untuk alumni peserta Diklat Fungsional Arsiparis; b. tingkat perbaikan kinerja alumni setelah mengikuti Diklat; c. tingkat penerapan pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsipan dalam melaksanakan tugas-tugas pekerjaan di instansinya; d. tingkat kesesuaian pengetahuan dan keterampilan yang diperoleh selama Diklat dengan kebutuhan kompetensi di instansinya. (4) Pemantauan dilaksanakan oleh penyelenggara Diklat bekerja sama dengan unit yang bertanggung jawab di bidang kepegawaian/kearsipan instansi; (5) Hasil pemantauan tersebut di atas disampaikan oleh penyelenggara Diklat kepada Pimpinan Instansi, Instansi Pembina, dan Instansi terkait. (6) Pemantauan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) Pembiayaan program Diklat Kearsipan yang diselenggarakan oleh ANRI dapat melalui Anggaran Pendapatan Belanja Negara dan dapat dengan mekanisme Penerimaan Negara Bukan Pajak. (2) Pembiayaan program Diklat Kearsipan yang diselenggarakan oleh ANRI melalui mekanisme Penerimaan Negara Bukan Pajak dibebankan kepada anggaran instansi masing-masing calon peserta Diklat berdasarkan ketentuan Penerimaan Negara Bukan Pajak yang berlaku di ANRI. (3) Indeks biaya program Diklat Kearsipan sebagaimana dimaksud ayat (1) ditetapkan oleh Pemerintah.

(1) Pembiayaan program Diklat Kearsipan yang diselenggarakan oleh Lembaga Diklat Pemerintah dengan penjaminan mutu dari ANRI dibebankan kepada anggaran instansi penyelenggara Diklat. (2) Penyelenggaraan Diklat sebagaimana dimaksud ayat (1) tidak dapat ditarik menjadi beban Penerimaan Negara Bukan Pajak ANRI. (3) Indeks biaya program Diklat Kearsipan sebagaimana dimaksud ayat (1) ditetapkan oleh instansi yang berwenang.

Pada saat Peraturan Kepala ini mulai berlaku: 1. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 12A Tahun 2009 tentang Pedoman Penyelenggaraan Pendidikan dan Pelatihan Arsiparis; dan 2. Peraturan Kepala ANRI Nomor 6A tahun 2013 tentang Pedoman Penyelenggaraan Diklat Penjenjangan Arsiparis Tingkat Terampil ke Arsiparis Tingkat Ahli. dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 23 Mei 2016 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 26 Agustus 2016 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA