Peraturan Badan Nomor 22 Tahun 2016 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pemilihan Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan: 1. Penghargaan adalah suatu bentuk kepedulian dan rasa terima kasih dalam bentuk tertentu atas peran serta dan partisipasi aktif baik lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan maupun perseorangan dalam penyelenggaraan kearsipan nasional. 2. Unit Pengolah Terbaik adalah Unit Pengolah yang telah lulus penilaian yang dilakukan oleh Tim Juri yang meliputi Penilaian Administratif, penilaian teknis lapangan, dan Penilaian Presentasi yang ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA. 3. Panitia Pemilihan Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik yang selanjutnya disebut Panitia adalah panitia yang dibentuk oleh Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA untuk menyelenggarakan penilaian Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik. 4. Penilaian Administratif adalah penilaian yang dilakukan dengan cara mengidentifikasi dan memverifikasi kelengkapan administratif terhadap aspek yang dinilai melalui instrumen kuisioner yang telah dijawab oleh Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik. 5. Penilaian Lapangan adalah penilaian terhadap finalis Calon Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik atas kebenaran data administratif dengan data dukung di lapangan. 6. Penilaian Presentasi adalah penilaian terhadap penyampaian visi, misi dan program-program serta kinerja Calon Arsiparis Teladan selama dua tahun terakhir dihadapan Panitia. 7. Bobot Penilaian adalah nilai yang ditentukan untuk setiap aspek dan komponen penilaian, sehingga dapat diperoleh nilai yang terukur dalam menentukan peringkat penilaian. 8. Lembar Penilaian adalah formulir isian yang digunakan untuk menilai pemilihan Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik. 9. Peringkat Penilaian adalah tingkatan status atau predikat yang diperoleh dari kegiatan penilaian dan selanjutnya ditetapkan sebagai peringkat pemenang pemilihan Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik. 10. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 11. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 12. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 13. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip. 14. Penciptaan Arsip meliputi kegiatan pembuatan dan penerimaan Arsip yang dilaksanakan berdasarkan tata naskah dinas, klasifikasi Arsip serta sistem klasifikasi keamanan dan Akses Arsip. 15. Registrasi adalah kegiatan pencatatan pembuatan dan penerimaan Arsip yang dilakukan oleh Unit Pengolah dan Unit Kearsipan. 16. Pemberkasan adalah penempatan naskah ke dalam suatu himpunan yang tersusun secara sistematis dan logis sesuai dengan konteks kegiatannya sehingga menjadi satu berkas karena memiliki hubungan informasi, kesamaan jenis atau kesamaan masalah dari suatu unit kerja. 17. Penggunaan Arsip adalah kegiatan pemanfaatan dan penyediaan Arsip bagi kepentingan pengguna Arsip yang berhak. 18. Pemeliharaan Arsip adalah kegiatan menjaga keutuhan, keamanan, dan keselamatan Arsip baik fisik maupun informasinya. 19. Akses Arsip adalah ketersediaan Arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan Arsip. 20. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah Arsip dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, pemusnahan Arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan Arsip statis kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA. 21. Prasarana Kearsipan adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses, dalam hal ini bidang kearsipan. 22. Sarana Kearsipan adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat untuk mencapai maksud dan tujuan kearsipan. 23. Kinerja Pengelolaan Arsip adalah kemampuan kerja dalam mengelola Arsip sebagai satu kesatuan sistem kearsipan. 24. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan Penciptaan Arsip di lingkungannya. 25. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

(1) Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Pemilihan Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik di Lingkungan Arsip Nasional merupakan acuan bagi Tim Penilai untuk memilih, MENETAPKAN dan memberikan Penghargaan kepada Arsiparis Teladan atau Unit Pengolah Terbaik di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA. (2) Penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa sertifikat, piagam, plakat, uang pembinaan atau Prasarana dan Sarana Kearsipan.

Ruang lingkup Pedoman Pemilihan Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik di Lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA meliputi: a. penyelenggaraan pemilihan Arsiparis Teladan meliputi persyaratan calon peserta, tata laksana, penilaian, pemenang, Penghargaan, jadwal kegiatan, dan pembiayaan; dan b. penyelenggaraan Pemilihan Unit Pengolah Terbaik meliputi tahap penilaian, tim penilai, peserta lomba, dan penilaian.

Segala biaya Pelaksanaan Pemilihan Arsiparis Teladan dan Unit Pengolah Terbaik di Lingkungan Arsip Nasional dibebankan pada Anggaran Pendapatan Belanja Negara/Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran Arsip Nasional Republik INDONESIA.

(1) Persyaratan calon Arsiparis Teladan: a. belum pernah terpilih sebagai Arsiparis Teladan; b. kategori keahlian dan kategori keterampilan yang berprestasi; c. menyerahkan laporan pelaksanaan pekerjaan kearsipan sesuai jenjang jabatan Arsiparis yang diketahui oleh pimpinan unit kerja; d. menyerahkan foto kopi keputusan pangkat terakhir; e. menyerahkan foto kopi keputusan jabatan fungsional Arsiparis; f. menyerahkan foto kopi penetapan angka kredit; g. menyerahkan foto kopi ijazah terakhir; h. menyerahkan pas foto berwarna 2 (dua) lembar ukuran 3 x 4 cm; dan i. mengisi biodata Arsiparis. (2) Laporan pelaksanaan pekerjaan kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c meliputi: a. pendahuluan, yang menguraikan keadaan unit kerja, volume Arsip yang tercipta, prasarana dan sarana maupun sumber daya manusia; b. isi, yang menguraikan kegiatan kearsipan pada unit kerja, bagaimana cara melaksanakan pekerjaan kearsipan, hambatan atau kendala yang dihadapi; c. penutup, yang menguraikan kata akhir dari laporan berisi kesimpulan dan saran ringkas; dan d. laporan minimal 10 (sepuluh) halaman berikut fotokopi lampiran yang mendukung. 1) untuk Arsiparis Kategori Keterampilan berupa daftar berkas, daftar isi berkas. 2) untuk Arsiparis Kategori Keahlian berupa daftar Arsip inventaris, kegiatan pembinaan, bimbingan dan konsultasi, penyusunan Jadwal Retensi Arsip. (3) Kelengkapan persyaratan calon Arsiparis Teladan harus sudah diterima panitia paling lambat 7 (tujuh) hari sebelum pelaksanaan.

(1) Pemilihan Arsiparis Teladan di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA dibentuk kepanitiaan berjumlah 5 (lima) orang terdiri atas: a. penanggung jawab; b. ketua; c. sekretaris; dan d. anggota. (2) Masa kerja Panitia Pemilihan Arsiparis Teladan di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA selama 3 (tiga) bulan.

Panitia sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 mempunyai tugas: a. menyiapkan fasilitas pendukung pelaksanaan pemilihan Arsiparis Teladan; b. mengadakan penelaahan, pemeriksaan, penelitian dan penilaian teknis dan administrasi terhadap calon peserta; c. melakukan pengecekan kebenaran administrasi ke unit kerja tempat Arsiparis bekerja; d. melakukan Penilaian Administratif, pengetahuan kearsipan (teori dan praktik) serta nilai utama Arsip Nasional untuk menentukan pemenang Arsiparis Teladan berdasarkan pedoman yang telah ditetapkan; dan e. membuat laporan hasil pelaksanaan pemilihan Arsiparis Teladan.

(1) Jadwal Kegiatan Pemilihan Arsiparis Teladan: a. penilaian administrasi; b. penilaian pengetahuan termasuk simulasi praktik kerja kearsipan dan pembuatan makalah; dan c. penilaian sikap. (2) Prosentase angka/nilai bagi masing-masing penilaian sebagaimana formulir 1 sampai dengan formulir 11 sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

(1) Pemenang Arsiparis Teladan merupakan 3 (tiga) orang yang dapat mengumpulkan nilai tertinggi dari keseluruhan materi penilaian. (2) Urutan pemenang berdasarkan urutan akumulasi nilai, dari yang tertinggi sampai dengan terendah. (3) Pemenang Arsiparis Teladan terdiri atas: a. pemenang I; b. pemenang II; dan c. pemenang III.

(1) Penyerahan/penganugerahan Arsiparis Teladan di lingkungan Arsip Nasional dilaksanakan pada acara Hari Kearsipan. (2) Pemenang Arsiparis Teladan di Lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA diikutsertakan pada pemilihan Arsiparis Teladan Tingkat Nasional.

Tahapan Penilaian dalam Lomba Unit Pengolah Terbaik meliputi: a. peninjauan ke Unit Pengolah; b. verifikasi Arsip pendukung; c. penilaian Pemberkasan; d. melaporkan hasil penilaian; dan e. penetapan penilaian.

Tim Penilai (Juri) Unit Pengolah Terbaik terdiri atas: a. pengarah; b. penanggung jawab; c. ketua merangkap anggota; d. sekretaris; dan e. sekretariat.

Peserta Lomba terdiri dari seluruh Unit Pengolah setingkat eselon I, II dan eselon III tertentu di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA meliputi: a. Unit Pengolah setingkat eselon I; b. Unit Pengolah setingkat eselon II; dan c. Unit Pengolah setingkat eselon III tertentu: 1) Balai Arsip Tsunami Aceh; 2) Bagian Keuangan; 3) Bagian Kepegawaian; dan 4) Bagian Program dan Anggaran.

(1) Waktu Penilaian lomba dilakukan pada bulan Maret sampai dengan bulan Mei. (2) Objek Penilaian meliputi Pengelolaan Arsip Dinamis pada Unit Pengolah setingkat eselon I, II, dan eselon III tertentu di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA.

(1) Aspek penilaian terdiri dari: a. aspek pengelolaan Arsip; dan b. aspek pendukung; (2) Bobot untuk aspek penilaian meliputi: a. aspek pengelolaan Arsip 80 (delapan puluh) poin yang merupakan total poin dari keseluruhan unsur pada aspek pengelolaan Arsip yang dinilai; dan b. aspek pendukung 20 (dua puluh) poin yang merupakan total poin dari keseluruhan unsur pada aspek pendukung yang dinilai.

(1) Aspek pengelolaan Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (1) meliputi: a. penciptaan dan pengurusan surat; b. Pemberkasan Arsip Aktif; c. penataan Arsip inaktif; d. penyusutan Arsip; dan e. program Arsip vital. (2) Aspek pendukung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (1) terdiri dari: a. SDM; dan b. prasarana dan sarana. (3) Aspek penilaian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (1) tercantum dalam Lampiran dan merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Pemberian nilai tingkat ketertiban Arsip meliputi: a. nilai maksimal diberikan apabila semua unsur penilaian terpenuhi; b. apabila salah satu unsur penilaian tidak terpenuhi, dinilai berdasarkan prosentase; dan c. nilai nol diberikan apabila semua unsur penilaian tidak terpenuhi.

Nilai tingkat ketertiban Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 dibedakan dalam kategori: a. baik sekali, nilai ketertiban Arsip 91-100; b. baik, nilai ketertiban Arsip 76-90; c. cukup, nilai ketertiban Arsip 61-75; dan d. kurang, nilai ketertiban Arsip kurang atau sama dengan 60.

Dengan berlakunya Peraturan Kepala ini, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 26 Tahun 2015 tentang Pedoman Pemilihan Arsiparis Teladan di Lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 27 Tahun 2015 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penilaian Lomba Tertib Arsip di Lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 4 April 2016 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 3 Mei 2016 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA