Peraturan Badan Nomor 20 Tahun 2016 tentang Pedoman Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis

Dalam Peraturan Kepala ini yang dimaksud dengan: 1. Pedoman Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis adalah panduan bagi Arsip Nasional Republik INDONESIA, Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi, Lembaga Kearsipan Daerah Kabupaten/Kota, dan Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi, pejabat pembina kepegawaian instansi, dan pejabat pembina jabatan fungsional Arsiparis agar pelaksanaan kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap Jabatan Fungsional Arsiparis dapat dilakukan dengan lancar, tertib, terpadu, dan dapat dipertanggungjawabkan. 2. Monitoring Jabatan Fungsional Arsiparis adalah kegiatan memantau perkembangan kedudukan dan kewenangan Jabatan Fungsional Arsiparis dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, serta mengantisipasi permasalahan yang timbul untuk diambil tindakan sedini mungkin. 3. Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis adalah rangkaian kegiatan membandingkan realisasi masukan (input), keluaran (output), dan hasil (outcome) terhadap kedudukan dan kewenangan jabatan fungsional Arsiparis dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya. 4. Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis adalah tim yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi jabatan fungsional Arsiparis pada setiap tingkatan. 5. Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan fungsional tertentu yang mempunyai ruang lingkup, fungsi dan tugas, tanggungjawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan pada Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa, dan Perguruan Tinggi Negeri. 6. Arsiparis adalah seorang PNS yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan dan diangkat secara penuh dalam jabatan fungsional arsiparis sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan desa, dan satuan organisasi perguruan tinggi negeri. 7. Pejabat Pembina Kepegawaian adalah pimpinan kementerian/lembaga pemerintah nonkementerian, kesekretariatan lembaga tinggi negara, provinsi, kabupaten/kota, yang diberi delegasi sebagian wewenang untuk mengangkat, memindahkan, dan memberhentikan pegawai di lingkungannya sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku. 8. Pejabat Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis adalah pimpinan kementerian/lembaga pemerintah nonkementerian, kesekretariatan lembaga tinggi negara, provinsi, kabupaten/kota, yang diberi delegasi sebagian wewenang pimpinan pembina kepegawaian untuk membina dan mengembangkan jabatan fungsional Arsiparis di lingkungannya sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 9. Tugas pokok Arsiparis adalah tugas yang dilakukan Arsiparis dalam melaksanakan kegiatan kearsipan dalam mendukung tugas pokok dan fungsi satuan unit kerjanya, yang meliputi pengelolaan arsip dinamis, pengelolaan arsip statis, pembinaan kearsipan, serta dan pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi.

Pedoman Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis dimaksudkan untuk: a. menjamin kedudukan dan kewenangan Arsiparis sebagai tenaga profesional yang memiliki kemandirian dan independen dalam melaksanakan tugas dan fungsinya.; b. mengevaluasi kinerja fungsional Arsiparis dalam upaya peningkatan kinerja berdasarkan kompetensi dalam jenjang jabatan yang didudukinya; c. membantu Pejabat Pembina Kepegawaian untuk mengangkat dan memindahkan Pegawai Negeri Sipil (PNS) dalam Jabatan Fungsional Arsiparis di lingkungannya sehingga mampu berperilaku profesional dalam menjalankan tugas dan fungsinya; dan d. mengidentifikasi faktor-faktor pendukung dan penghambat pencapaian tujuan Arsiparis sebagai tenaga profesional.

(1) Ruang lingkup Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis meliputi keseluruhan monitoring dan evaluasi terhadap Jabatan Fungsional Arsiparis. (2) Keseluruhan monitoring dan evaluasi jabatan fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis; b. jenis dan sasaran monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis; c. tahapan-tahapan dalam melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi; dan d. pelaporan kegiatan monitoring dan evaluasi. (3) Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) menjadi tanggung jawab pimpinan lembaga kearsipan dan pencipta arsip sesuai wilayah kewenangannya.

(1) Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis dilaksanakan oleh Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis. (2) Tugas pokok Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis sebagai berikut: a. memantau dan mengevaluasi kinerja Arsiparis sesuai Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Jabatan Fungsional Arsiparis; dan b. menyusun laporan monitoring dan evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis. (3) Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) terdiri atas: a. Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat pusat; b. Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat provinsi; c. Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat kabupaten/kota; d. Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat perguruan tinggi negeri; dan e. Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat instansi. (4) Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a dilaksanakan oleh Deputi yang menyelenggarakan urusan bidang pembinaan kearsipan melalui direktorat yang menyelenggarakan urusan bidang sumber daya manusia kearsipan. (5) Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b dilaksanakan oleh unit kerja yang mempunyai fungsi pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat provinsi. (6) Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf c dilaksanakan oleh unit kerja yang mempunyai fungsi pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat kabupaten/kota. (7) Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf d dilaksanakan oleh unit kerja yang mempunyai fungsi pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis di lingkungan perguruan tinggi negeri. (8) Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf e dilaksanakan oleh unit kerja yang mempunyai fungsi pembinaan Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat instansi.

Jenis Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis terdiri atas: a. Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Eksternal; dan b. Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Internal.

Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a dilaksanakan oleh: a. Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan melalui Direktorat SDM Kearsipan dan Sertifikasi ANRI terhadap Arsiparis di lingkungan instansi pusat, provinsi, dan perguruan tinggi negeri (PTN); b. Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat provinsi terhadap Arsiparis di lingkungan pencipta arsip tingkat provinsi dan kabupaten/kota; dan c. Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat kabupaten/kota terhadap Arsiparis di lingkungan pencipta arsip tingkat kabupaten/kota.

Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b dilaksanakan oleh: a. Direktorat SDM Kearsipan dan Sertifikasi ANRI terhadap Arsiparis di lingkungan ANRI; b. Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat provinsi terhadap Arsiparis di lingkungan lembaga kearsipan daerah provinsi; c. Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat kabupaten/kota terhadap Arsiparis di lingkungan lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota; d. Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis di PTN terhadap Arsiparis di lingkungan lembaga kearsipan perguruan tinggi; dan e. Pembina Jabatan Fungsional Arsiparis tingkat instansi terhadap Arsiparis di lingkungan instansi.

Sasaran Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis meliputi: a. Pelaksanaan Fungsi dan Tugas Pokok Arsiparis; b. Pelaksanaan Pembinaan Arsiparis; dan c. Pelaksanaan Formasi dan Penempatan Arsiparis.

Pelaksanaan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis melalui tahapan kegiatan: a. perencanaan program; b. metode; c. pelaksanaan kegiatan; d. pengolahan data; dan e. penyusunan laporan.

(1) Perencanaan program sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf a menjelaskan: a. maksud dan tujuan; b. dasar pelaksanaan; c. sasaran; d. jadwal waktu pelaksanaan; e. tempat pelaksanaan; f. penyajian data awal; g. pengolahan data; dan h. sumber biaya. (2) Metodologi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf b meliputi: a. pemantauan langsung; b. kuesioner; dan c. wawancara. (3) Pelaksanaan kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf c meliputi: a. pemantauan langsung di unit pengolah, unit kearsipan, dan lembaga kearsipan dalam melaksanakan fungsi dan tugas pokoknya; b. penyebaran kuesioner terhadap Arsiparis, pejabat struktural sebagai atasan langsung, dan pejabat pembina Jabatan Fungsional Arsiparis sesuai jenis dan sasaran; dan c. wawancara terhadap Arsiparis, pejabat struktural sebagai atasan langsung, dan pejabat pembina Jabatan Fungsional Arsiparis sesuai jenis dan sasaran. (4) Pengolahan data sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf d meliputi: a. verifikasi data sesuai penyajian data awal, pemantauan langsung, hasil kuesioner dan hasil wawancara; dan b. validasi data. (5) Penyusunan laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf e menjelaskan: a. pendahuluan; b. pelaksanaan; c. hasil pelaksanaan; dan d. penutup yang berupa kesimpulan dan rekomendasi.

(1) Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis berkoordinasi dengan pejabat pembina Jabatan Fungsional Arsiparis setempat dan/atau penerima manfaat. (2) Tim Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis bekerja berdasarkan surat perintah untuk melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi terhadap Arsiparis dan kegiatan kearsipan secara periodik. (3) Monitoring dan evaluasi terhadap Arsiparis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) minimal 1 (satu) tahun setelah Arsiparis ditempatkan di unit kerjanya.

(1) Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan melalui Direktorat SDM Kearsipan dan Sertifikasi menyampaikan Laporan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Eksternal kepada Kepala ANRI, pimpinan pembina kepegawaian pencipta arsip tingkat pusat, pimpinan pembina kepegawaian tingkat provinsi, dan pimpinan pembina kepegawaian PTN. (2) Pembina jabatan fungsional tingkat provinsi menyampaikan Laporan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Eksternal kepada pimpinan pembina kepegawaian pencipta arsip tingkat provinsi dan pimpinan pembina kepegawaian tingkat kabupaten. (3) Pembina jabatan fungsional tingkat kabupaten/kota menyampaikan Laporan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Eksternal kepada pimpinan pembina kepegawaian pencipta arsip tingkat kabupaten/kota.

(1) Direktorat SDM Kearsipan dan Sertifikasi ANRI menyampaikan Laporan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Internal kepada Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan selanjutnya disampaikan kepada pimpinan pembina kepegawaian ANRI. (2) Pembina jabatan fungsional tingkat provinsi menyampaikan Laporan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Internal kepada Gubernur selaku pimpinan pembina kepegawaian pencipta arsip tingkat provinsi. (3) Pembina jabatan fungsional tingkat kabupaten/kota menyampaikan Laporan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Internal kepada Bupati/Walikota selaku pimpinan pembina kepegawaian pencipta arsip tingkat kabupaten/kota. (4) Pembina jabatan fungsional PTN menyampaikan Laporan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Internal kepada Rektor atau sebutan lainnya selaku pimpinan pembina kepegawaian pencipta arsip di lingkungan PTN. (5) Pembina jabatan fungsional tingkat instansi menyampaikan Laporan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Internal kepada pimpinan pembina kepegawaian pencipta arsip tingkat instansi.

(1) Laporan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Eksternal disampaikan paling lambat 1 (satu) bulan setelah seluruh pelaksanaan monitoring dan evaluasi berakhir. (2) Laporan Monitoring dan Evaluasi Jabatan Fungsional Arsiparis Internal disampaikan paling lambat 2 (dua) minggu setelah pelaksanaan monitoring dan evaluasi berakhir.

Peraturan Kepala ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 30 Maret 2016 nuari 2015 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd ttd MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 3 Mei 2016 Januari 2016 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA