Peraturan Badan Nomor 19 Tahun 2017 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan, Pemantauan, dan Evaluasi Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia

Dalam Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini yang dimaksud dengan: 1. Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan Administrasi Pemerintahan yang selanjutnya disingkat SOP AP adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan berupa aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 2. Administrasi Pemerintahan adalah pengelolaan proses pelaksanaan fungsi dan tugas pemerintahan yang dijalankan oleh Arsip Nasional Republik INDONESIA. 3. Unsur Dokumentasi adalah unsur dari Dokumen SOP AP meliputi hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP AP sebagai sebuah dokumen. 4. Unsur Prosedur adalah bagian inti dari dokumen SOP AP. 5. Pemantauan adalah kegiatan memantau perkembangan pelaksanaan SOP AP dalam pelaksanaan kinerja, serta mengantisipasi permasalahan yang timbul untuk diambil tindakan sedini mungkin. 6. Evaluasi adalah suatu proses penilaian terhadap tingkat keakuratan dan ketepatan SOP AP sesuai dengan proses penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi. 7. Unit Kerja Eselon III tertentu adalah Balai Arsip Statis dan Tsunami.

(1) Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan, Pemantauan, dan Evaluasi SOP AP di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA merupakan acuan bagi setiap unit kerja dalam menyusun SOP AP dan acuan bagi tim evaluasi dalam melaksanakan pemantauan dan evaluasi penerapan SOP AP pada unit kerja di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA. (2) Penyusunan, Pemantauan, dan Evaluasi SOP AP di lingkungan Arsip Nasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan pada unit kerja setingkat eselon II dan unit kerja setingkat eselon III tertentu.

Tujuan Penyusunan, Pemantauan, dan Evaluasi SOP AP di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA untuk: a. sebagai acuan bagi unit kerja dan pegawai dalam melakukan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi; b. menganalisis hambatan atau penyebab belum optimalnya implementasi SOP AP di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA; dan c. memberikan rekomendasi perbaikan untuk mendorong peningkatan kinerja pada unit kerja di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA .

Ruang lingkup Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan, Pemantauan, dan Evaluasi SOP AP di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA terdiri atas: a. prinsip SOP AP; b. jenis SOP AP; c. format SOP AP; d. dokumen SOP AP; e. pengesahan dan penetapan SOP AP; f. pemantauan dan evaluasi; g. komponen penilaian; dan h. tim pemantau dan evaluasi.

Prinsip Penyusunan SOP AP meliputi: a. kemudahan dan kejelasan, dapat dengan mudah dimengerti dan diterapkan pegawai; b. efektivitas dan efisiensi dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan; c. keselarasan, tidak bertentangan dengan prosedur lain; d. keterukuran, dapat diukur pencapaian keberhasilannya. e. dinamis, cepat, dapat disesuaikan, sebagai upaya peningkatan kualitas pelayanan; f. berorientasi pada pihak yang dilayani, dengan mempertimbangkan kepuasan pengguna; g. kepatuhan hukum, memenuhi ketentuan peraturan perundang-undangan; dan h. kepastian hukum, prosedur harus ditetapkan pimpinan sebagai produk hukum yang ditaati.

(1) Jenis SOP AP yang berlaku di Arsip Nasional Republik INDONESIA meliputi : a. SOP Makro: dan b. SOP Mikro. (2) SOP Makro sebagaimana dimaksud dalam huruf a ayat (1) SOP AP berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya mencakup beberapa SOP AP (SOP AP mikro) yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut atau SOP AP yang merupakan integrasi dari beberapa SOP AP (SOP AP mikro) yang membentuk serangkaian kegiatan dalam SOP AP tersebut. (3) SOP Mikro sebagaimana dimaksud dalam huruf b ayat (1) SOP AP yang berdasarkan cakupan dan besaran kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP AP (SOP AP makro) atau SOP AP yang kegiatannya menjadi bagian dari kegiatan SOP AP (SOP AP makro) yang lebih besar cakupannya. (4) Ketentuan teknik penulisan SOP AP sebagaimana tercantum dalam Lampiran dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Dokumen SOP AP terdiri atas: a. Unsur Dokumentasi; dan b. Unsur Prosedur.

Unsur Dokumentasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf a meliputi hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP AP sebagai sebuah dokumen terdiri atas: a. halaman judul (cover); b. penetapan SOP AP oleh pimpinan; c. daftar isi dokumen SOP AP; dan d. penjelasan singkat penggunaan SOP AP.

(1) Unsur Prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 huruf b meliputi hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP AP sebagai sebuah dokumen terdiri atas: a. bagian identitas; b. bagian diagram alir; dan c. unsur pendukung. (2) Bagian Identitas sebagaimana dimaksud dalam huruf a ayat (1) meliputi: a. logo Arsip Nasional dan nomenklatur unit kerja penyusun; b. nomor SOP AP, diisi dengan nomor basah secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim; c. tanggal pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP AP oleh pejabat eselon II unit kerja atau eselon III tertentu; d. tanggal revisi, diisi tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana diperiksa kembali SOP AP yang bersangkutan; e. pengesahan oleh pejabat eselon II unit kerja atau eselon III tertentu. Item pengesahan memuat nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat tanpa gelar yang disertai dengan NIP serta stempel instansi; f. judul SOP AP, sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki; g. dasar hukum, berupa peraturan perundang- undangan yang mendasari prosedur yang dibuat menjadi SOP AP; h. keterkaitan, keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut); i. peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan; 1. peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan; 2. dampak yang ditimbulkan dan cara mengatasinya bila diperlukan dengan menggunakan kata peringatan, yaitu: a) jika/apabila-maka (if-then); atau b) batas waktu (dead line)kegiatan harus sudah dilaksanakan. j. kualifikasi pelaksana dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan; k. peralatan dan perlengkapan, perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP AP; dan l. pencatatan dan pendataan, dibuat formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses yang memberikan informasi penting mengenai pelaksanaan prosedur telah dijalankan dengan benar.

Bagian diagram alir sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf b meliputi: a. nomor, nomor urut kegiatan; b. tahapan kegiatan, sesuai dengan urutan logis suatu proses kegiatan, menggunakan kalimat aktif berawalan me-; c. pelaksana, merupakan pelaku kegiatan. Simbol-simbol diagram alir sesuai dengan proses yang dilakukan. pelaksana diisi dengan nama jabatan yang ada di unit kerja yang melakukan proses kegiatan.Urutan penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan; d. mutu baku, berisi kelengkapan, waktu, dan out put SOP AP ini terkait dengan kinerja, setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan out putnya. Mutu baku menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses telah memenuhi kualitas yang sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasi SOP AP memiliki kesamaan dalam Unsur Prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja. Norma waktu bisa dalam hitungan menit, jam, dan hari; dan e. keterangan, meliputi judul SOP keterkaitan.

Bagian Pendukung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 huruf c meliputi: a. uraian; b. keterangan; c. contoh formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur kegiatan; atau d. menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan.

(1) Prosedur pengesahan Unsur Prosedur meliputi: a. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan melakukan identifikasi kebutuhan SOP AP, analisis prosedur, dan memprakarsai penyusunan SOP AP unit kerja; b. unit kerja dapat membentuk tim untuk mengumpulkan materi SOP AP dan persiapan sumber daya manusia maupun sarana lain; c. unit kerja berkoordinasi dengan unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan dalam menyusun SOP AP sesuai dengan ruang lingkup tugas dan fungsinya berdasarkan hasil identifikasi; d. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan melakukan harmonisasi dan koreksi terhadap rancangan SOP AP yang diusulkan oleh unit kerja; e. unit kerja melakukan perbaikan terhadap rancangan SOP AP sesuai dengan koreksi, dan menyerahkan rancangan SOP AP final kepada unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan; f. pengajuan rancangan SOP AP final dilakukan oleh pejabat setingkat eselon II kepada pejabat setingkat eselon II yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan; g. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan melakukan finalisasi SOP AP; h. pejabat eselon II unit kerja mengesahkan SOP AP hasil finalisasi; i. unit kerja menyerahkan SOP AP yang telah disahkan kepada unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan untuk dilakukan penomoran SOP AP; j. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan menggandakan SOP AP, melaksanakan legalisasi, dan menyerahkan hasil penggandaan kepada unit kerja; k. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan menyimpan naskah asli SOP AP; dan l. unit kerja melaksanakan sosialisasi dan internalisasi SOP AP di lingkungan unit kerja. (2) Prosedur penetapan dokumen SOP AP meliputi: a. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan mengintegrasikan SOP AP unit kerja di lingkungan eselon I; b. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan berkoordinasi dengan unit kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I untuk menyusun konsep Dokumen SOP AP; c. unit kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I mengajukan konsep dokumen SOP AP kepada pejabat eselon I yang bersangkutan; d. unit kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I menyerahkan dokumen SOP AP yang telah mendapat penetapan dari pejabat eselon I; dan e. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan menggandakan Dokumen SOP AP, melakukan legalisasi, dan menyerahkan hasil penggandaan kepada Unit Kerja Tata Usaha di lingkungan eselon I. f. unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan menyimpan naskah asli Dokumen SOP AP.

Pemantauan dan evaluasi penerapan SOP AP meliputi kegiatan: a. persiapan; b. pelaksanaan; dan c. penyusunan laporan.

(1) Kegiatan persiapan pemantauan dan evaluasi terdiri dari: a. penyiapan instrumen; b. penentuan metode; c. penentuan jadwal; d. penetapan tim; dan e. pemberitahuan pelaksanaan kegiatan kepada unit kerja. (2) Metode sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri dari metode monitoring dan metode evaluasi.

(1) Kegiatan pemantauan dilaksanakan secara reguler setiap 6 (enam) bulan sekali. (2) Kegiatan pemantauan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. pemantauan langsung; b. wawancara; c. pertemuan; atau d. rapat. (3) Kegiatan pemantauan langsung dilakukan oleh pimpinan unit kerja paling kurang setingkat eselon IV. (4) Kegiatan wawancara dan pertemuan atau rapat dilakukan oleh Tim Pemantau, pelaksana SOP AP dan unit kerja terkait.

(1) Materi kegiatan pemantau langsung dan wawancara yaitu: a. menyesuaikan antara kegiatan dengan tahapan kegiatan dalam SOP AP; b. menyesuaikan antara kegiatan dengan pelaksana kegiatan dalam SOP AP; c. menyesuaikan antara kegiatan dengan kelengkapan dalam SOP AP; d. menyesuaikan antara kegiatan dengan waktu dalam SOP AP; dan e. menyesuaikan antara kegiatan dengan output dalam SOP AP. (2) Dalam hal terdapat situasi tertentu yang perlu dilakukan pendalaman materi pemantauan langsung dan wawancara, Tim pemantau dapat: a. melakukan identifikasi kendala yang dihadapi; b. melakukan identifikasi tindakan yang dapat diambil; dan c. melakukan identifikasi manfaat yang ada setelah penerapan SOP AP.

Kegiatan pertemuan atau rapat dilakukan sebagai berikut: a. melakukan pembahasan hasil evaluasi penerapan SOP AP; dan b. menentukan rekomendasi hasil evaluasi penerapan SOP AP.

(1) Kegiatan pemantauan langsung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (2) huruf a dilakukan dengan menggunakan formulir. (2) Ketentuan mengenai format formulir pemantauan langsung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Kepala ini.

Kegiatan evaluasi dilaksanakan dengan menindaklanjuti hasil pemantauan melalui pertemuan atau rapat.

Komponen isi dalam penyusunan laporan pemantauan dan evaluasi penerapan SOP AP paling sedikit memuat antara lain: a. unit kerja selaku objek pemantauan dan evaluasi; b. waktu pelaksanaan; c. judul SOP AP yang diamati dan dievaluasi; d. ringkasan hasil pemantauan dan evaluasi; e. pelaksanaan dan catatan Pemantauan dan evaluasi; f. simpulan dan saran; g. pengesahan pimpinan; dan h. lampiran pendukung.

(1) Laporan hasil pemantauan dan evaluasi penerapan SOP AP ditandatangani oleh kepala unit kerja setingkat eselon II yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan disampaikan kepada tiap pimpinan unit kerja setingkat eselon II dan eselon III tertentu. (2) Laporan rekapitulasi hasil pemantauan dan evaluasi penerapan SOP AP disampaikan kepada tiap pejabat eselon I melalui Sekretaris Utama.

Komponen Penilaian Pemantauan dan Evaluasi Penerapan SOP AP terdiri atas penilaian terhadap: a. tahapan kegiatan; b. pelaksana kegiatan c. kelengkapan/bahan; d. waktu; dan e. output.

(1) Penilaian tahapan kegiatan merupakan penyesuaian tahapan kegiatan yang ada di SOP AP dengan apa yang terjadi di lapangan dan melakukan analisis permasalahan. (2) Penilaian pelaksana merupakan penyesuaian nama jabatan pelaksana ada di SOP AP dengan apa yang terjadi di lapangan dan melakukan analisis permasalahan. (3) Penilaian kelengkapan atau bahan merupakan penyesuaian kelengkapan atau bahan yang terdapat di SOP AP dengan apa yang terjadi di lapangan dan melakukan analisis permasalahan. (4) Penilaian waktu merupakan penyesuaian waktu yang ada di SOP AP dengan apa yang terjadi di lapangan dan melakukan analisis permasalahan. (5) Penilaian out put merupakan penyesuaian out put ada di SOP AP dengan apa yang terjadi di lapangan dan melakukan analisis permasalahan.

(1) Penilaian Pemantauan dan Evaluasi Penerapan SOP AP di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA dilakukan berdasarkan perolehan poin pada tiap komponen. (2) Dalam hal pada tiap komponen telah dilaksanakan maka tiap komponen mendapatkan 1 (satu) poin. (3) Dalam hal komponen sebagaimana dimaksud pada ayat (2) belum dilaksanakan maka pada tiap komponen mendapatkan 0 (nol) poin. Pasal 25 Total poin penilaian pemantauan dan Evaluasi Penerapan SOP AP sejumlah 5 (lima) poin dengan predikat sebagai berikut: a. sangat baik dengan poin 5 (lima); b. baik dengan dengan poin 3 (tiga) sampai dengan 4 (empat); c. buruk dengan poin 1 (satu) sampai dengan 2 (dua); dan d. sangat buruk dengan poin 0 (nol).

(1) Kegiatan pemantauan dan evaluasi SOP AP dilaksanakan oleh Tim Pemantau dan Evaluasi. (2) Tim Pemantauan dan Evaluasi sebagaimana dimakasud pada ayat (1) ditetapkan berdasarkan Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA . (3) Susunan Tim Pemantauan dan Evaluasi terdiri dari perwakilan unit kerja, unit kerja yang menyelenggarakan fungsi ketatalaksanaan.

Tugas Tim Pemantau dan Evaluasi meliputi: a. memantau dan melakukan evaluasi SOP AP pada unit kerja di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA; dan b. menyusun laporan hasil Pemantauan dan Evaluasi SOP AP.

Pada saat Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku, Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA Nomor 28 Tahun 2012 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan di Lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2013 Nomor 247 dinyatakan dicabut dan tidak berlaku.

Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 15 November 2017 KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, ttd MUSTARI IRAWAN Diundangkan di Jakarta pada tanggal 19 Desember 2017 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA