Peraturan Menteri Nomor 6 Tahun 2019 tentang JADWAL RETENSI ARSIP KEMENTERIAN PEMUDA DAN OLAHRAGA

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. 3. JRA Fasilitatif adalah JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis Arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi fasilitatif antara lain keuangan, kepegawaian, kehumasan, perlengkapan, dan ketatausahaan. 4. JRA Substantif adalah JRA yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi dari jenis Arsip yang dihasilkan dari kegiatan atau fungsi substantif setiap pencipta Arsip sesuai dengan fungsi dan tugasnya. 5. Kementerian adalah Kementerian Pemuda dan Olahraga. 6. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggungjawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 7. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. 8. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip. 9. Retensi Arsip Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis Arsip pada Unit Pengolah. 10. Retensi Arsip Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis Arsip pada Unit Kearsipan/Pusat Arsip.

(1) JRA Kementerian digunakan sebagai pedoman dalam penyusutan dan penyelamatan Arsip di lingkungan Kementerian. (2) JRA Kementerian memuat: a. jenis Arsip; b. Retensi Arsip; dan c. keterangan. (3) JRA Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. JRA Fasilitatif; dan b. JRA Substantif. (4) Ketentuan mengenai JRA Fasilitatif Kementerian sebagaimana tercantum dalam Lampiran I yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. (5) Ketentuan mengenai JRA Substantif Kementerian sebagaimana tercantum dalam Lampiran II yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b terdiri atas: a. Retensi Arsip Aktif; dan b. Retensi Arsip Inaktif. (2) Penentuan Retensi Arsip Aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan pertanggungjawaban di Unit Pengolah. (3) Penentuan Retensi Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b ditetapkan dengan pertimbangan untuk kepentingan unit kerja terkait dan kepentingan Kementerian. (4) Penentuan Retensi Arsip dihitung sejak kegiatan dinyatakan selesai.

(1) Keterangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf c memuat rekomendasi yang MENETAPKAN Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan. (2) Rekomendasi yang dituangkan dalam keterangan tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, dan dipermanenkan ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan jika Retensi Arsip telah habis dan tidak memiliki nilai guna lagi; b. keterangan dinilai kembali ditentukan pada Arsip yang berpotensi menimbulkan permasalahan hukum; dan c. keterangan permanen ditentukan jika Arsip memiliki nilai guna kesejarahan, nilai guna sekunder, atau nilai guna permanen. (3) Keterangan permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf c wajib diserahkan kepada Arsip Nasional Republik INDONESIA sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penentuan Retensi Arsip dihitung sejak: a. kegiatan dinyatakan selesai atau closed file; b. hak dan kewajiban selesai; c. berkas sudah dinyatakan lengkap; dan/atau d. berkas tidak bertambah lagi. (2) Penentuan JRA didasarkan pada akumulasi Retensi Arsip Aktif dan Retensi Arsip Inaktif dengan 3 (tiga) pola: a. 2 (dua) tahun untuk Arsip yang memiliki nilai guna administrasi; b. 5 (lima) tahun untuk Arsip yang memiliki nilai guna hukum, ilmiah, informasi, dan teknologi; dan c. 10 (sepuluh) tahun untuk Arsip yang memiliki nilai guna pertanggungjawaban catatan keuangan, bukti pembukuan, dan data dukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Negara Pemuda dan Olahraga Nomor: PER- 0145/MENPORA/XII/2007 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil dan Pejabat Negara, dan Jadwal Retensi Arsip Keuangan Kementerian Negara Pemuda dan Olahraga Republik INDONESIA, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 9 Mei 2019 MENTERI PEMUDA DAN OLAHRAGA REPUBLIK INDONESIA, ttd IMAM NAHRAWI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 20 Mei 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA