Peraturan Menteri Nomor 9 Tahun 2021 tentang KLASIFIKASI ARSIP, JADWAL RETENSI ARSIP, DAN SISTEM KLASIFIKASI KEAMANAN DAN AKSES ARSIP DINAMIS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN KELAUTAN DAN PERIKANAN

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip Kementerian Kelautan dan Perikanan yang selanjutnya disebut Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Kementerian Kelautan dan Perikanan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Kearsipan adalah hal–hal yang berkenaan dengan Arsip. 3. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 4. Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan Arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas Kementerian Kelautan dan Perikanan menjadi beberapa kategori unit informasi Kearsipan. 5. Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas Arsip. 6. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. 7. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis selanjutnya disingkat SKKAAD adalah aturan pembatasan hak akses terhadap fisik Arsip dan informasinya sebagai dasar untuk menentukan keterbukaan dan kerahasiaan Arsip dalam rangka melindungi hak dan kewajiban pencipta Arsip dan pengguna dalam pelayanan Arsip. 8. Series adalah himpunan Arsip yang tercipta, yang diatur dan dikelola sebagai suatu entitas informasi karena adanya keterkaitan secara fungsional, kegiatan, dan kesamaan subjek. 9. Pencipta Arsip adalah unit pengolah dan unit Kearsipan dalam melaksanakan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan Arsip Dinamis. 10. Pemeliharaan adalah suatu usaha pengamanan Arsip agar terawat dengan baik sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan kehilangan Arsip. 11. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kelautan dan perikanan. 12. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang kelautan dan perikanan.

Tujuan pengaturan Klasifikasi Arsip, JRA, dan SKKAAD di lingkungan Kementerian untuk menjamin terwujudnya sistem pengelolaan Arsip Dinamis secara terintegrasi sejak penciptaan, penggunaan, dan Pemeliharaan sampai penyusutan Arsip.

Dalam pengelolaan Arsip, pimpinan Pencipta Arsip bertanggung jawab MENETAPKAN Klasifikasi Arsip berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai pedoman penyusunan Klasifikasi Arsip.

(1) Penyusunan Klasifikasi Arsip dilaksanakan oleh unit Kearsipan dengan melakukan analisis fungsi. (2) Analisis fungsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk menyusun skema Klasifikasi Arsip secara logis, faktual, relevan, aktual, sistematis, akomodatif, dan kronologis.

(1) Skema Klasifikasi Arsip disusun secara berjenjang terdiri atas: a. fungsi sebagai pokok masalah (primer); b. kegiatan sebagai submasalah (sekunder); c. transaksi sebagai sub-sub masalah (tersier); dan d. jenis Arsip. (2) Skema Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menggambarkan tahapan perencanaan, persiapan, pelaksanaan, dan evaluasi.

(1) Klasifikasi Arsip di lingkungan Kementerian menggunakan Kode Klasifikasi Arsip dalam bentuk gabungan huruf dan angka. (2) Kode Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanda pengenal urusan sesuai dengan fungsi dan tugas Pencipta Arsip sebagai dasar pemberkasan dan penataan Arsip.

(1) Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) merupakan dasar penentuan sistematika JRA. (2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. (3) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. jangka waktu simpan; dan b. keterangan. (4) Jangka waktu simpan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf a merupakan akumulasi dari retensi aktif dan retensi inaktif. (5) Keterangan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) huruf b memuat rekomendasi yang MENETAPKAN Arsip dimusnahkan atau dipermanenkan. (6) Rekomendasi yang MENETAPKAN Arsip dimusnahkan atau dipermanenkan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) ditetapkan berdasarkan pertimbangan: a. keterangan musnah ditentukan apabila pada masa akhir retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna lagi; dan b. keterangan permanen ditentukan apabila dianggap memiliki nilai guna kesejarahan atau nilai guna sekunder. (7) Penetapan rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (6) dapat ditetapkan pada series, sub-series, file, atau item suatu jenis Arsip. (8) Penetapan JRA harus mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA. (9) Dalam hal tertentu Arsip yang direkomendasikan untuk dimusnahkan atau dipermanenkan sebagaimana dimaksud pada ayat (5) dapat dilakukan penilaian kembali. (10) Penilaian kembali sebagaimana dimaksud pada ayat (9) dilakukan paling sedikit dalam hal materi Arsip: a. berpotensi menimbulkan sengketa hukum; b. diperlukan untuk pemeriksaan yang dilakukan oleh auditor internal dan auditor eksternal; dan c. diperlukan sebagai alat bukti.

(1) Penghitungan retensi Arsip dimulai setelah kegiatan dinyatakan selesai dan berkas sudah dinyatakan lengkap serta tidak berubah. (2) Penghitungan retensi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditentukan paling sedikit terdiri atas: a. sejak berakhirnya masa 1 (satu) tahun anggaran; b. setelah proses kegiatan dinyatakan selesai dilaksanakan; c. sejak penetapan keputusan yang terbaru atau sejak keputusan lama dinyatakan tidak berlaku; d. sejak ketentuan peraturan perundang-undangan berlaku; e. setelah perjanjian/kontrak kerja sama berakhir dan kewajiban para pihak telah ditunaikan; f. sejak selesainya pertanggungjawaban suatu penugasan; g. setelah perkara mempunyai kekuatan hukum tetap; h. setelah kegiatan diaudit; i. setelah serah terima hasil kegiatan dan retensi pemeliharaannya berakhir; j. setelah suatu perizinan masa berlakunya berakhir; k. setelah laporan hasil penelitian dipublikasikan; l. setelah data diperbaharui; dan/atau m. setelah sistem aplikasi ditingkatkan dan dikembangkan. (3) Penentuan retensi Arsip dilakukan berdasarkan pertimbangan nilai guna Arsip. (4) Retensi Arsip ditentukan dengan masa simpan paling sedikit: a. 2 (dua) tahun untuk nilai guna administrasi; b. 5 (lima) tahun untuk nilai guna hukum, informasi, dan teknologi; dan c. 10 (sepuluh) tahun untuk nilai guna pertanggungjawaban keuangan, bukti pembukuan, dan data pendukung administrasi keuangan yang merupakan bagian dari bukti pembukuan.

(1) JRA yang telah mendapatkan persetujuan dari Kepala Arsip Nasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 ayat (8) dapat dipergunakan sebagai dasar dalam penentuan sistematika SKKAAD. (2) SKKAAD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikategorikan: a. sangat rahasia, apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat membahayakan kedaulatan negara, keutuhan wilayah Negara Kesatuan Republik INDONESIA, dan/atau keselamatan bangsa; b. rahasia, apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya fungsi penyelenggaraan negara, sumber daya nasional, dan/atau ketertiban umum; c. terbatas, apabila diketahui oleh pihak yang tidak berhak dapat mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas Lembaga pemerintahan, seperti kerugian finansial yang signifikan; dan d. biasa/terbuka, apabila diketahui oleh publik tidak merugikan siapapun. (3) SKKAAD sebagaimana dimaksud pada ayat (2) merupakan pedoman dalam melakukan pengamanan dan pemberian akses terhadap Arsip Dinamis di lingkungan Kementerian.

(1) Klasifikasi Arsip, JRA, dan SKKAAD dikelompokkan berdasarkan: a. fungsi substantif; dan b. fungsi fasilitatif. (2) Fungsi substantif dan fungsi fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berada pada Kementerian. (3) Fungsi substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a pada Klasifikasi Arsip merupakan pengelompokkan Arsip yang dihasilkan dari kegiatan pokok. (4) Fungsi fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b pada Klasifikasi Arsip merupakan pengelompokkan Arsip yang dihasilkan dari kegiatan penunjang. (5) Jenis Arsip fungsi substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a pada JRA merupakan Arsip yang tercipta dari pelaksanaan fungsi suatu organisasi.

Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 sampai dengan Pasal 6, JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 dan Pasal 8, serta SKKAAD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, terhadap Arsip yang: a. sudah masuk JRA; dan b. dalam proses usul musnah, yang telah diajukan sebelum Peraturan Menteri ini mulai berlaku, mengikuti ketentuan JRA dalam Peraturan Menteri Kelautan dan Perikanan Nomor 67/PERMEN-KP/2016 tentang Kearsipan di Lingkungan Kementerian Kelautan dan Perikanan.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 12 Maret 2021 MENTERI KELAUTAN DAN PERIKANAN REPUBLIK INDONESIA, ttd. SAKTI WAHYU TRENGGONO Diundangkan di Jakarta pada tanggal 22 Maret 2021 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. WIDODO EKATJAHJANA