PERMENHUT No. p-67-menhut-ii-2009 Tahun 2009

Peraturan Menteri Kehutanan ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan Menteri Kehutanan
ini diundangkan dengan penempatannya dalam Berita Negara
Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 19 Oktober 2009

MENTERI KEHUTANAN

REPUBLIK INDONESIA,

H. M.S. KABAN
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 21 Oktober 2009
MENTERI HUKUM DAN HAM
REPUBLIK INDONESIA,
ANDI MATTALATTA

2009, No.401
Lampiran Peraturan Menteri Kehutanan
Nomor
: P. 67/Menhut-II/2009
Tanggal : 19 Oktober 2009

PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Pengawasan
melekat
(WASKAT)
merupakan
salah
satu
bentuk
pengendalian internal aparat pemerintah pada setiap instansi dan satuan
organisasi guna meningkatkan mutu kinerja di dalam lingkungan tugasnya
masing-masing agar tujuan instansi/organisasi dapat tercapai secara efektif
dan efisien.
WASKAT diarahkan untuk menciptakan penyelenggaraan pemerintahan dan
pelayanan kepada masyarakat yang bersih, transparan, profesional, dan
memiliki budaya kerja yang baik. Pemerintahan yang bersih dapat diartikan
sebagai pemerintahan yang bebas dari praktik yang berpotensi merugikan
masyarakat dan bangsa Indonesia. Transparansi dalam pemerintahan
merupakan wujud akuntabilitas publik yang diperlukan agar anggota
masyarakat dapat berpartisipasi secara aktif dalam mengawasi jalannya
pemerintahan, menciptakan kelancaran informasi dan komunikasi yang
diperlukan bagi efektivitas penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan
kepada masyarakat.
Pengawasan terdiri atas pengawasan melekat (sistem pengendalian internal),
pengawasan fungsional dan pengawasan masyarakat. Pengawasan tidak
bermakna mencari kesalahan orang atau lembaga yang diawasi (sebagai
watchdog). Pengawasan mengandung makna melakukan pengamatan
(observation),
upaya-upaya
manajerial
(managerial
actions),
serta
pengukuran dan penilaian (measurement and evaluation) dalam rangka
menjamin terlaksananya kegiatan organisasi sesuai dengan tujuan dan
sasaran yang telah ditetapkan, serta menghasilkan keluaran yang
dikehendaki oleh para pemangku kepentingan (stakeholders) dan masyarakat
luas pada umumnya.
Pada periode tahun 1983 – 2004, metode pelaksanaan WASKAT lebih
dititikberatkan kepada pengendalian secara terus menerus yang dilakukan
oleh atasan langsung terhadap bawahannya secara preventif dan represif agar
pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai
dengan rencana kegiatan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2009, No.401
Namun di dalam kenyataannya, pelaksanaan metode tersebut belum
menunjukkan kinerja yang diharapkan, yang diindikasikan dengan
rendahnya disiplin dan prestasi kerja aparatur pemerintah, masih tingginya
penyalahgunaan wewenang, kebocoran, pemborosan keuangan negara serta
pungutan liar, serta belum memuaskannya pelayanan kepada masyarakat.
Dalam rangka meniadakan perilaku koruptif melalui pengawasan dan
pembinaan aparatur, maka Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara
telah menerbitkan Surat Keputusan Nomor : KEP/46/M.PAN/4/2004
tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat Dalam Penyelenggaraan
Pemerintahan yang menggunakan metode atau pendekatan pengendalian
manajemen atau pengendalian internal.
Pengendalian manajemen atau pengendalian internal merupakan alat kendali
bagi pimpinan unit organisasi dan dapat memberi peringatan dini (early
warning systems) apabila di dalam unit organisasinya terjadi praktek yang
tidak sehat, kekeliruan, kelemahan sistem administrasi, dan kesalahan yang
dapat membuka peluang terjadinya penyimpangan, serta melakukan evaluasi
penerapan WASKAT di lingkungannya.
Melalui pengendalian manajemen atau pengendalian internal diharapkan
setiap fungsi yang dilakukan oleh satuan unit organisasi telah dikendalikan
sehingga dapat tercipta penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan
kepada masyarakat yang bersih, transparan, profesional, dan memiliki
budaya kerja yang baik di lingkungan unit organisasi.
Dalam rangka meningkatkan keberhasilan WASKAT di lingkungan
Departemen Kehutanan, perlu diterbitkan Pedoman Teknis Pengawasan di
Lingkungan Departemen Kehutanan.

B. Pengertian
Dalam pedoman teknis ini yang dimaksud dengan :
1. Pengawasan melekat yang selanjutnya disebut WASKAT adalah segala
upaya yang dilakukan dalam suatu organisasi untuk mengarahkan
seluruh kegiatan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif,
efisien dan ekonomis, segala sumber daya dimanfaatkan dan dilindungi,
data dan laporan dapat dipercaya dan disajikan secara wajar, serta
ditaatinya segala ketentuan yang berlaku. WASKAT merupakan
padanan istilah dari pengendalian manajemen atau pengendalian
internal.
2009, No.401
2. Unsur-unsur WASKAT adalah serangkaian kegiatan yang secara
bersama-sama dilaksanakan dalam mencapai tujuan WASKAT meliputi
pengorganisasian,
personil,
kebijakan,
perencanaan,
prosedur,
pencatatan, pelaporan, supervisi dan reviu internal.
3. Pemantauan adalah rangkaian tindakan yang mengikuti pelaksanaan
suatu kegiatan serta faktor-faktor yang mempengaruhinya untuk
mengetahui sedini mungkin kemungkinan terjadinya penyimpangan
pelaksanaan pekerjaan dilihat dari kebijaksanaan maupun program yang
telah ditetapkan.
4. Evaluasi adalah rangkaian kegiatan yang membandingkan antara
hasil/prestasi suatu kegiatan dengan standar, rencana atau norma yang
telah ditentukan/disepakati serta menemukan faktor-faktor yang
mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan suatu rencana.
5. Pejabat pelaksana pengendalian manajemen internal (WASKAT) adalah
pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan satuan kerja untuk mencatat,
memantau dan melaporkan hasil pengendalian manajemen internal
sesuai dengan delapan unsur WASKAT kepada pimpinan satuan
kerjanya.
Pejabat
pelaksana
pengendalian
manajemen
internal
(WASKAT) juga berfungsi sebagai kontak person dari pengevaluasi
kegiatan WASKAT.
6. Aparat Pengawasan Internal Pemerintah (APIP) adalah lembaga/unit
pengawasan yang berada di lingkungan internal pemerintah yang
bertugas
untuk
melakukan
pengawasan
fungsional
terhadap
penyelenggaraan pemerintahan.

C. Maksud dan Tujuan

Pedoman Teknis Pelaksanaan WASKAT di Lingkungan Departemen
Kehutanan ini dimaksudkan sebagai acuan bagi setiap pimpinan satuan unit
organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan di dalam melaksanakan
kegiatan WASKAT. Setiap pimpinan unit organisasi di lingkungan
Departemen Kehutanan memiliki alat kendali yang dapat memberi
peringatan dini dan segera mengambil tindakan yang nyata dan benar apabila
di dalam unit organisasinya terjadi praktek yang tidak sehat, kekeliruan,
kelemahan sistem administrasi, dan kesalahan yang dapat membuka peluang
terjadinya penyimpangan, serta untuk mengevaluasi penerapan WASKAT.
Tujuan Pedoman Teknis Pelaksanaan WASKAT di Lingkungan Departemen
Kehutanan ini adalah untuk kesamaan arah dan tindakan di dalam
2009, No.401
pelaksanaan WASKAT, sehingga setiap pimpinan satuan unit organisasi di
lingkungan Departemen Kehutanan dapat menciptakan kondisi yang
mendorong terwujudnya tujuan organisasi secara efektif, efisien, dan
profesional.

D. Dasar Hukum
Dasar hukum pelaksanaan WASKAT adalah sebagai berikut :
1. Undang-undang
Nomor 8
Tahun
1974 tentang
Pokok-Pokok
Kepegawaian jo Undang-undang Nomor 43 Tahun 1999.
2. Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak
Pidana Korupsi jo Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001.
3. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 tentang Disiplin Pegawai
Negeri Sipil.
4. Instruksi Presiden Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengawasan.
5. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan
Pemberantasan Korupsi.
6. Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan
Pengawasan Melekat.
7. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 9 Tahun 2005 tentang
Kedudukan, Tugas, Fungsi dan Susunan Organisasi dan Tata Kerja
Kementerian Negara Republik Indonesia sebagaimana telah diubah
beberapa kali dan terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 62 Tahun
2005.
8. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 10 Tahun 2005 tentang
Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara Republik
Indonesia sebagaimana telah diubah beberapa kali dan terakhir dengan
Peraturan Presiden Nomor 50 Tahun 2008.
9. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
KEP. 46/M.PAN/4/2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan
Melekat Dalam Penyelenggaraan Pemerintahan.
10. Peraturan Menteri Kehutanan Nomor P. 13/Menhut-II/2005 tentang
Organisasi dan Tata Kerja Departemen Kehutanan sebagaimana telah
diubah beberapa kali dan terakhir dengan Peraturan Menteri Kehutanan
Nomor 64/Menhut-II/2008.
2009, No.401
11. Surat Edaran Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor
SE/14/M.PAN/10/2006 tentang Peningkatan Pelaksanaan Pengawasan
Melekat.

E. Arah Kebijakan WASKAT
WASKAT diarahkan untuk menciptakan penyelenggaraan pemerintahan dan
pelayanan kepada masyarakat secara bersih, transparan, profesional, dan
memiliki budaya kerja yang baik.
Pemerintahan yang bersih diartikan sebagai pemerintahan yang bebas dari
praktek korupsi, kolusi, dan nepotisme.
Transparansi dalam pemerintahan merupakan wujud akuntabilitas publik
yang diperlukan agar anggota masyarakat dapat berpartisipasi secara aktif
dalam mengawasi jalannya pemerintahan, menciptakan kelancaran informasi
dan komunikasi yang diperlukan bagi efektivitas penyelenggaraan
pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat.
Profesionalisme
aparatur
tercermin
pada
kinerja
aparatur
dalam
penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan kepada masyarakat. Kinerja
yang terpantau, terukur, dan selalu diperbaiki, merupakan pencerminan
perilaku aparatur.

F. Syarat Keberhasilan WASKAT
Keberhasilan pelaksanaan WASKAT dipengaruhi oleh 6 (enam) faktor
sebagai berikut :
1. Lingkungan Pengendalian Manajemen yang Kondusif
Lingkungan pengendalian manajemen adalah unsur-unsur yang terlibat
secara langsung terhadap terlaksananya suatu organisasi, yang meliputi
integritas para pimpinan dan para pejabat pada satuan organisasi di
lingkungan Departemen Kehutanan, nilai-nilai etika yang berlaku,
kompetensi, filosofi manajemen instansi, gaya dan cara pimpinan satuan
unit organisasi mengatur/membagi wewenang dan tanggung jawabnya.
Seluruh jajaran pimpinan, pejabat dan pegawai pada satuan organisasi di
lingkungan Departemen Kehutanan berkewajiban untuk mewujud-kan
dan menjaga lingkungan organisasi dengan memberikan sikap positif dan
dukungan ke arah berfungsinya WASKAT. Pelayanan publik merupakan
salah satu hasil kerja dari unit-unit organisasi di lingkungan Departemen
Kehutanan yang mana keberhasilannya sangat dipengaruhi oleh kepuasan
2009, No.401
masyarakat yang diberi layanan. Oleh karena itu pimpinan satuan
organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan diwajibkan untuk
senantiasa memperbaiki kualitas pelayanan publik-nya sehingga
mendukung bagi keberhasilan pelaksanaan WASKAT.
2. Kemampuan Memprediksi dan Mengantisipasi Resiko

Kemampuan memprediksi dan mengantisipasi resiko yang bersumber dari
faktor eksternal dan faktor internal sangatlah penting. Kemampuan yang
wajib dimiliki oleh setiap satuan organisasi di lingkungan Departemen
Kehutanan adalah kemampuan meng-identifikasi dan menganalisis resiko
yang relevan dalam rangka pencapaian tujuan organisasi. Misalnya
menaksir resiko yang dihadapi dalam pelaksanaan tugas dan pencapaian
tujuan organisasi yang berkaitan dengan kondisi perekomonian,
kebijakan, sosial, budaya, dan politik yang dinamis.

Setiap satuan organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan wajib
membangun mekanisme untuk mengindentifikasi dan mengantisipasi
timbulnya resiko yang akan dihadapi.
3. Aktivitas Pengendalian yang Memadai

Aktivitas pengendalian dilakukan sesuai dengan kondisi lingkungan
pengendalian yang ada dalam suatu organisasi. Semakin lemah kondisi
lingkungan maka akan semakin besar aktivitas pengendalian yang harus
dilakukan.

Setiap pimpinan unit organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan
wajib menyusun dan menetapkan prosedur kerja bagi seluruh
kegiatannya. Demikian juga dalam hal pelaksanaan tugas dan fungsinya
maupun pemenuhan bagi pendukung pelaksanaan tugas dan fungsi selalu
berpedoman kepada standar organisasi yang telah ditetapkan. Sebagai
contoh pengadaan sarana dan prasarana kerja harus mengacu kepada
pembakuan sarana dan prasarana kerja.
4. Informasi dan Komunikasi yang Efektif

Keberhasilan pelaksanaan WASKAT sangat dipengaruhi oleh hubungan
antara karyawan dan pimpinannya, oleh karena itu informasi dan
komunikasi menjadi sangat penting. Informasi dan komunikasi
merupakan komponen WASKAT karena kelancaran informasi dan
komunikasi berkorelasi dengan transparansi dan kemudahan mendapatkan
akses terhadap pelaksanaan tugas unit organisasi yang bersangkutan, dan
kelancaran perumusan, aplikasi dan evaluasi kebijakan.
2009, No.401

Karakteristik informasi dipengaruhi oleh pengertian dan pemahaman
penerima informasi. Oleh karena itu cara penyajian informasi menjadi
sangat penting. Ketidaksamaan pemahaman atas informasi menimbul-kan
kegagalan berkomunikasi dan sangat berpotensi untuk menimbul-kan
kerusakan bagi pelaksanaan WASKAT.

Komunikasi merupakan kekuatan utama suatu organisasi, dan sangat
berperan guna mendinamisasikan kerja sama di dalam organisasi.
Komunikasi tidak saja dibutuhkan di lingkungan pegawai dan pimpinan,
tetapi juga antara pejabat suatu instansi dengan pejabat instansi lain serta
masyarakat.

Komunikasi yang efektif dapat terciptakan suasana keterbukaan,
kejujuran, transparansi, saling percaya dan menghilangkan rasa curiga
dalam organisasi, menumbuhkan perasaan aman dan meningkatkan rasa
tanggung jawab personil dalam organisasi. Oleh karena itu maka seluruh
pimpinan unit organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan
diwajibkan untuk senantiasa menumbuhkembangkan komunikasi yang
efektif di lingkungan kerjanya.
5. Pemantauan, Evaluasi, dan Tindak Lanjut

Pemantauan terhadap efektivitas pengendalian wajib dilakukan secara
berkesinambungan atau melalui evaluasi secara periodik. Setiap pimpinan
satuan organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan wajib menunjuk
dan menugaskan pejabat yang kompeten sebagai pelaksana pengendalian
manajemen internal (WASKAT). Pejabat yang ditunjuk harus berasal dari
satuan
yang
berfungsi
sebagai
unsur
pembantu
pimpinan
(kesekretariatan). Kompetensi yang wajib dimiliki oleh pejabat pelaksana
WASKAT adalah telah mengikuti pelatihan analis jabatan atau paling
sedikit telah mengikuti penataran WASKAT.

Hasil pemantauan dan evaluasi tersebut, selanjutnya dilaporkan secara
berkala kepada pimpinan unit organisasinya, sehingga pimpinan satuan
organisasi tersebut dapat memperoleh informasi tentang potret
manajemen di lingkungan organisasinya. Apabila terdapat gejala atau
adanya kemungkinan penyimpangan pada lingkungan organisasinya,
maka pimpinan satuan unit organisasi wajib mengambil langkah-langkah
yang kongkrit guna pencegahannya dan apabila diperlukan atasan
langsung dari satuan organisasi yang bersangkutan juga diberi
laporannya.

2009, No.401
6. Faktor Manusia dan Budaya

Manusia dan budaya memegang peranan yang sangat penting terhadap
keberhasilan WASKAT. Komitmen pucuk pimpinan serta seluruh jenjang
pimpinan lainnya terhadap WASKAT dan pembentukan lingkungan
budaya yang kondusif merupakan prasyarat bagi terselenggaranya
WASKAT secara konsisten.

Guna mewujudkan keberhasilan WASKAT maka para pimpinan satuan
organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan wajib memiliki
kemampuan sebagai berikut :
a. Kepemimpinan, keteladanan, disiplin, dedikasi pimpinan dengan
berpedoman pada Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 dan
atau Peraturan Perundang-undangan lainnya yang relevan.
b. Meningkatkan prestasi pegawai dengan mengadakan kegiatan
pemberian
bimbingan,
penilaian
kinerja
pegawai,
koreksi,
pendelegasian wewenang, pemberian tanggung jawab dan melalui
program pendidikan dan pelatihan.
c. Meningkatkan partisipasi pegawai dengan memberikan kesempat-an
di dalam proses-proses perumusan, pelaksanaan, evaluasi dan revisi
kebijakan.
d. Meningkatkan kejujuran dan keteladanan sehingga dapat bertindak
tegas dan lugas serta tidak merusak terselenggaranya WASKAT.
Pimpinan organisasi yang baik adalah sosok pimpinan yang mampu
mengendalikan kegiatan organisasinya dan berperan aktif dalam
mengelola situasi kerjanya. Kejujuran dan keteladanan pimpinan
merupakan 2 (dua) unsur kemampuan yang dibutuhkan untuk
mewujudkan penyelenggaraan WASKAT pada unit-unit organisasi di
lingkungan Departemen Kehutanan.
e. Menciptakan perilaku pribadi maupun perilaku organisasi yang
memiliki kemampuan pengendalian diri (self control) melalui Program
Budaya Kerja (PBK) dan pembentukan Kelompok-Kelompok Budaya
Kerja (KBK) di setiap instansi/satuan kerja. Efektivitas pengendalian
manajemen internal ditentukan oleh pengakuan dan kepatuhan anggota
organisasi terhadap norma-norma yang ada dalam organisasi tersebut.
Internalisasi norma-norma organisasi perlu dilakukan oleh pimpinan
satuan organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan, sehingga
seluruh personil yang ada pada jajaran organisasi tersebut mengetahui,
memahami dan merasa harus mematuhinya.
2009, No.401

PELAKSANAAN WASKAT
A. Unsur WASKAT
Untuk menciptakan pengendalian manajemen yang memadai, digunakan 8
(delapan) unsur WASKAT dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran
organisasi/instansi.
Kedelapan
unsur
WASKAT
tersebut
adalah
pengorganisasian, personil, kebijakan, perencanaan, prosedur, pencatatan,
pelaporan, supervisi dan reviu internal. Pimpinan organisasi wajib
melakukan evaluasi secara terus menerus terhadap pelaksanaan unsur
WASKAT dengan menggunakan metode lembar periksa (checklist).
1. Pengorganisasian
Organisasi merupakan setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau
lebih yang bekerja bersama-sama dan secara formal terikat untuk
mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Organisasi membutuhkan struktur organisasi dan uraian tugas yang jelas.
Struktur organisasi dimaksudkan agar memberikan kejelasan tentang
kedudukan, fungsi, kewenangan, dan tata kerja yang berlaku di dalamnya.
Uraian tugas yang jelas dimaksudkan untuk memastikan adanya
pendelegasian wewenang, batas tanggung jawab, tugas, dan fungsi.
Perangkapan jabatan dan konflik kepentingan pribadi dalam organisasi
harus dihindarkan, karena akan memperlemah pengendalian manajemen.
Pengorganisasian merupakan proses pembentukan organisasi sehingga
cakupannya lebih luas dan lebih dinamis dari pada istilah organisasi.
Melalui pengorganisasian, bentuk organisasi pemerintah dapat didesain
sesuai dengan kebutuhan dan tuntutan perkembangan (right sizing).
Kemampuan menyesuaikan diri dan tanggap terhadap perubahan cepat
yang terjadi merupakan salah satu ciri dari good governance. Di
dalamnya termasuk fungsi manajerial atau pengelolaan sumber daya yang
dimiliki berupa manusia, unsur dan praunsur fisik, teknologi, dan dana,
guna memanfaatkan peluang yang diperoleh dan menghadapi tantangan
pembangunan.
Pengorganisasian yang baik harus memenuhi kriteria, antara lain :
a. Proses pembentukan
organisasi harus
mengacu pada upaya
menciptakan organisasi yang efektif dan efisien.
b. Penyusunan struktur organisasi harus mengacu pada misi dan tujuan
organisasi.
2009, No.401
c. Pendefinisian wewenang tanggung jawab untuk masing-masing
jabatan harus seimbang dengan tugas dan fungsinya.
d. Penetapan pejabat harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan
(kompetensi) untuk masing-masing jabatan.
e. Pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang
sesuai dengan tugas dan fungsinya.
Kriteria
dan
indikator
yang
digunakan
untuk
mengevaluasi
pengorganisasian adalah pada lembar periksa (checklist) 1.
2. Personil
Pembinaan personil merupakan upaya menjaga agar faktor sumber daya
manusia yang menjalankan sistem dan prosedur instansi pemerintah
memiliki kemampuan secara profesional dan moral sesuai dengan
kebutuhan tugas dan tanggung jawabnya.
Keseimbangan hubungan antara kemampuan dengan beban tugas dan
tanggungjawabnya harus dijaga karena kemampuan yang terlalu dominan
terhadap tugas dan tanggung jawab akan mengeliminasi kepuasan kerja,
semangat, motivasi, dan kreativitas. Sebaliknya jika beban tugas dan
tanggung jawab melebihi batas kemampuan akan menghasilkan kinerja di
bawah standar yang pada akhirnya dapat menimbulkan inefisiensi dan
inefektivitas, mengurangi keandalan laporan, atau secara tidak disadari
keluar dari kebijakan dan peraturan. Untuk itu pembinaan personil harus
dilakukan secara sistematis dan terencana dengan baik.
Pembinaan personil dilakukan mulai dari proses rekruitmen sampai
dengan pemberhentian, antara lain:
a. Formasi pegawai harus ditentukan secara tepat.
b. Penerimaan dan penempatan pegawai harus didasarkan pada formasi
yang lowong dan seleksi yang obyektif.
c. Pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan, keahlian,
dan keterampilan serta pengembangan karier pegawai.
d. Perencanaan dan pengembangan karier yang jelas.
e. Sistem penghargaan yang dapat memotivasi pegawai.
f. Pemberhentian pegawai dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku.
Kriteria dan indikator yang digunakan untuk mengevaluasi pembinaan
personil adalah pada lembar periksa (checklist) 2.
2009, No.401
3. Kebijakan
Kebijakan merupakan pedoman yang ditetapkan oleh manajemen untuk
mendorong tercapainya tujuan instansi pemerintah. Kegiatan kebijakan
meliputi perumusan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi dan revisi atas
kebijakan.
Perumusan kebijakan merupakan proses yang dapat menghasilkan
kebijakan yang memayungi dan mendasari kebijakan yang lebih rendah,
menghasilkan kebijakan yang mempererat, merenggangkan, dan
membatasi hubungan tata kerja bagian organisasi, serta menghasilkan
kebijakan yang merupakan penjabaran yang lebih operasional terhadap
kebijakan yang lebih tinggi.
Suatu kebijakan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut:
a. Jelas dan tertulis.
b. Secara efektif dikomunikasikan kepada seluruh personil dalam
organisasi.
c. Memberikan motivasi pencapaian tujuan, program atau target.
d. Tidak boleh tumpang tindih dan harus ditinjau kembali secara berkala.
e. Transparan dan memberi unsur komunikasi timbal balik antara staf
dengan pimpinan.
f. Meningkatkan disiplin kerja para karyawan.
g. Konsisten dengan tujuan organisasi.
h. Konsisten dengan pola pemecahan masalah yang baku yang berlaku
dalam organisasi.
Kriteria dan indikator yang digunakan untuk mengevaluasi kebijakan
adalah pada lembar periksa (checklist) 3.
4. Perencanaan
Perencanaan merupakan suatu proses penetapan tujuan serta langkah-
langkah kegiatan yang akan dilakukan pada masa datang dengan
sumberdaya yang diperlukan dalam rangka mewujudkan pencapaian
tujuan organisasi.
Perencanaan yang baik berarti telah mengaplikasikan salah satu unsur
WASKAT, karena pada perencanaan yang baik telah memuat standar dan
rambu-rambu yang harus dipatuhi dalam pelaksanaan oleh seluruh jajaran
pimpinan dan pelaksana.
2009, No.401
Perencanaan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria sebagai berikut:
a. Merupakan jabaran dari tujuan.
b. Melibatkan semua pihak terkait.
c. Realistis.
d. Mempertimbangkan prinsip ekonomi.
e. Dikomunikasikan.
f. Terukur.
g. Menjadi dasar pelaksanaan kegiatan.
h. Fleksibel.
i. Digunakan sebagai unsur pengendalian.
j. Memperhitungkan risiko yang akan dihadapi.
Kriteria dan indikator yang digunakan untuk mengevaluasi perencanaan
adalah pada lembar periksa (checklist) 4.
5. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian tindakan untuk melaksanakan aktivitas
tertentu yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang diharapkan.
Prosedur yang baik mampu memberi kejelasan bagi personil yang
melaksanakan. Prosedur harus dibuat secara tertulis, sederhana, mudah
dimengerti, disosialisasikan kepada pihak yang berkepentingan, dan
memberikan pelayanan prima kepada pemakai jasa (users). Prosedur yang
baik dan dipatuhi pelaksanaannya, dapat mewujudkan pelaksanaan
WASKAT yang baik.
Faktor-faktor yang mempengaruhi prosedur antara lain:
a. Menggambarkan kebijakan secara eksplisit.
b. Prosedur harus memiliki tujuan yang jelas.
c. Pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainya tujuan
prosedur.
d. Penyusunan prosedur harus didukung dengan kebijakan.
e. Peraturan perundang-undangan.
f. Personil pelaksana prosedur harus memadai, baik kuantitas maupun
kualitasnya.
g. Prosedur tidak terlalu rinci sehingga kaku, kecuali untuk kegiatan yang
bersifat mekanis.
2009, No.401
h. Sederhana, efisien, dan aman.
i. Kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah di dalam prosedur harus
terkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya.
j. Dituangkan secara tertulis dan mudah dimengerti.
k. Dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait.
l. Hasil pelaksanaan prosedur harus dibuatkan laporannya.
m. Di reviu secara berkala.
Kriteria dan indikator yang digunakan untuk mengevaluasi prosedur
adalah pada lembar periksa (checklist) 5.
6. Pencatatan
Pencatatan merupakan proses pendokumentasian transaksi/kejadian
secara sistematis yang relevan dengan kepentingan organisasi. Pencatatan
juga mencakup proses pengolahan data yang diperoleh menjadi informasi
dalam bentuk keluaran olahan data atau laporan.
Dalam proses pengolahan data dilakukan klasifikasi data transaksi/
kejadian yang melibatkan faktor manusia, sistem yang bersifat manual
ataupun terotomatisasi, serta tujuan pengolahan. Di lingkungan instansi
pemerintah,
pencatatan
meliputi
kegiatan
tata
persuratan,
pembukuan/akuntansi, administrasi kepegawaian, administrasi barang dan
jasa, dan dokumentasi kegiatan lainnya.
Efektivitas pengendalian yang memadai di bidang pencatatan akan
menjamin keandalan proses pengolahan data menjadi keluaran yang
bebas dari kekeliruan dan kesalahan yang signifikan.
Pencatatan yang baik harus memenuhi kriteria sebagai berikut :
a. Dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi.
b. Prosedur dan manual pencatatan disusun dengan baik dan cermat.
c. Didukung dengan kebijakan yang jelas dan memadai.
d. Pencatatan menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi, daftar
statistik, dan buku-buku yang dirancang secara memadai.
e. Lengkap dan informatif.
f. Mentaati sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan.
g. Akurat dan tepat waktu.
h. Sederhana, konsisten, runtut, dan terintegrasi.
2009, No.401
i. Dipisahkan dari fungsi penguasaan dan fungsi penyimpanan.
j. Dievaluasi secara berkala.
Kriteria dan indikator yang digunakan untuk mengevaluasi pencatatan
adalah pada lembar periksa (checklist) 6.
7. Pelaporan
Pelaporan merupakan bentuk penyampaian informasi tertulis kepada unit
kerja yang lebih tinggi (pemberi tugas) atau kepada instansi lain yang
mempunyai garis kepentingan interaktif dengan instansi pembuat laporan.
Pelaporan merupakan konsekuensi logis dari adanya pendelegasian
wewenang. Secara fisik, laporan dapat berbentuk surat atau media
lainnya.
Pelaporan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut:
a. Mengandung kebenaran, objektif, dan dapat dibuktikan.
b. Jelas dan akurat.
c. Langsung mengenai sasaran.
d. Lengkap.
e. Tegas dan konsisten.
f. Tepat waktu.
g. Tepat penerimanya.
h. Mempetimbangkan faktor manfaat dan biaya.
Kriteria dan indikator yang digunakan untuk mengevaluasi pelaporan
adalah pada lembar periksa (checklist) 7.
8. Supervisi dan Reviu Internal
Supervisi merupakan pengawasan unsur pimpinan terhadap pelaksanaan
tugas yang dilaksanakan stafnya. Reviu internal adalah suatu aktivitas
untuk mengevaluasi pelaksanaan kebijakan, program, dan kegiatan yang
telah ditetapkan yang dilakukan oleh pimpinan atau pejabat yang
berwenang bersama-sama dengan staf pimpinan atau dilakukan oleh
aparatur pengawasan internal pemerintah (APIP), terhadap pelaksanaan
tugas yang diberikan. Reviu internal dimaksudkan untuk menguji
keandalan pengendalian internal dan untuk mengetahui tingkat
keberhasilan pencapaian misi organisasi.
Kriteria supervisi yang baik adalah sebagai berikut :
a. Bersifat pembinaan personil.
2009, No.401
b. Tidak mengganggu jalannya kegiatan organisasi.
c. Dilaksanakan oleh orang atau orang-orang yang memahami kegiatan
yang disupervisi.
d. Mampu meningkatkan kinerja yang berada dibawah standar.
e. Menggunakan metode atau instrumen yang tepat.
Kriteria reviu internal adalah sebagai berikut :
a. Dilakukan oleh pimpinan/pejabat yang berwenang, dan sebaiknya
dilakukan secara bersama-sama dengan staf.
b. Ruang ruang lingkupnya harus secara jelas.
c. Dilakukan secara periodik atau waktu tertentu sesuai kebutuhan.
d. Didukung oleh data/informasi yang tepat, relevan dan akurat.
e. Sebagai unsur untuk mengetahui tentang perkembangan, hambatan,
masalah-masalah yang dihadapi dan mencari solusi.
f. Keputusan-keputusan yang diambil dipahami menjadi tanggung jawab
bersama untuk dilaksanakan dalam rangka perbaikan, oleh karena itu
harus bersifat objektif, realistis dan aplikatif.
Kriteria dan indikator yang digunakan untuk mengevaluasi supervisi dan
reviu internal adalah pada lembar periksa (checklist) 8.

B. Hubungan Antar Unsur WASKAT
Keberhasilan pelaksanaan WASKAT ditentukan oleh hubungan antar unsur
WASKAT dalam membentuk jaringan. Suatu kegiatan yang telah disepakati
untuk dilaksanakan sesuai dengan kebijakan pimpinan, perlu ditetapkan
secara tertulis, perlu diorganisir dengan baik, ditetapkan persyaratan personil
yang akan melakukan, dilakukan pencatatan atas aktivitas kegiatan dan
dilaporkan pelaksanaannya, jelas prosedur kerjanya, serta ada reviu atas
pelaksanaan kegiatan. Kegiatan yang hubungan antar unsurnya seperti itu,
maka hasil kegiatannya akan sempurna dan dapat dipertanggungjawabkan.

C. Langkah-Langkah Pelaksanaan WASKAT
Langkah-langkah pelaksanaan WASKAT meliputi sosialisasi WASKAT
kepada seluruh karyawan pada unit organisasi di lingkungan Departemen
Kehutanan, penunjukkan petugas yang bertugas sebagai pelaksana
WASKAT (pemantau manajemen internal) dalam bentuk Keputusan Kepala
2009, No.401
Unit Organisasi yang bersangkutan. Evaluasi terhadap pelaksanaan
WASKAT oleh Inspektorat Jenderal, dan tindak lanjut atau hasil evaluasi
pelaksanaan WASKAT.
1. Sosialisasi WASKAT
Sosialisasi WASKAT bertujuan untuk memberikan pemahaman yang
tepat tentang pengertian dan cara pelaksanaan WASKAT. Sosialisasi
dilakukan secara berjenjang dan bertahap oleh Tim Departemen
Kehutanan kepada seluruh pimpinan unit organisasi di lingkungan
Departemen Kehutanan. Tim Departemen Kehutanan dikoordinasikan
oleh Biro Hukum dan Organisasi. Selanjutnya, setiap pimpinan unit
organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan mensosialisasikan
kepada pegawai di lingkungan unit organisasinya masing-masing.
2. Penunjukkan Pelaksana WASKAT
Setiap pimpinan unit organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan
berkewajiban untuk menunjuk personil pelaksana WASKAT dalam
bentuk Surat Keputusan. Kualifikasi yang dibutuhkan untuk pelaksana
WASKAT adalah telah mengikuti pelatihan Analisis Jabatan atau pernah
mengikuti
pelatihan
WASKAT.
Pelaksana
WASKAT
minimal
menduduki jabatan Eselon IV.
Pejabat yang ditunjuk sebagai pelaksana WASKAT, wajib melakukan
WASKAT dengan cara melakukan evaluasi terhadap 8 (delapan) unsur
WASKAT, meliputi pengorganisasian, personil, kebijakan, perencana-an,
prosedur, pencatatan, pelaporan, supervisi dan reviu internal pada unit
organisasinya masing-masing.
3. Pemantauan Pelaksanaan WASKAT
Pemantauan merupakan rangkaian tindakan mengikuti pelaksanaan suatu
kegiatan serta faktor-faktor yang mempengaruhinya untuk mengetahui
secara dini kemungkinan terjadinya penyimpangan terhadap kebijakan
maupun program yang telah ditetapkan.
Instrumen yang digunakan untuk melakukan pemantauan adalah mengisi
checklist kedelapan unsur WASKAT. Isian checklist tersebut, selanjutnya
oleh pejabat pelaksana WASKAT dilaporkan kepada pimpinan unit
organisasinya dan atasan langsung dari pimpinan unit organisasi tersebut.
Pimpinan organisasi wajib untuk menindaklanjuti laporan pejabat
pelaksana WASKAT.

2009, No.401
4. Evaluasi Pelaksanaan WASKAT
Proses evaluasi pelaksanaan WASKAT dapat menggunakan beragam
teknik evaluasi. Beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh evaluator
dalam melaksanakan evaluasi adalah :
a. Memahami aktivitas organisasi dan unsur WASKAT.
b. Mengetahui pelaksanaan fungsi WASKAT.
c. Mengetahui desain dan cara kerja sistem pengendalian yang berlaku.
d. Mengkomunikasikan pelaksanaan WASKAT terhadap pihak-pihak
terkait.
e. Menganalisis desain sistem yang berlaku untuk mengetahui apakah
sistem tersebut dapat memberikan keyakinan yang tinggi bagi
pencapaian sasaran dan tujuan organisasi.
f. Menggunakan checklist (instrumen evaluasi) WASKAT untuk
mengetahui apakah pengawasan melekat telah dilaksanakan dengan
baik.
5. Tindak Lanjut
Tindak lanjut dari hasil evaluasi pelaksanaan WASKAT berupa tindakan
perbaikan dan penyempurnaan sistem dan prosedur operasi, dan
pendalaman titik rawan penyimpangan melalui audit operasional atau
investigasi.

D. Indikator Keberhasilan WASKAT
Indikator keberhasilan WASKAT ditunjukan dari 8 (delapan) unsur sebagai
berikut :
1. Meningkatnya disiplin, prestasi dan perkembangan pencapaian sasaran
pelaksanaan tugas, yaitu :
a. tertib pengelolaan keuangan.
b. tertib pengelolaan perlengkapan.
c. tertib pengelolaan kepegawaian.
d. tercapainya sasaran pelaksanaan tugas.
2. Terciptanya keteraturan, keterbukaan, dan kelancaran pelaksanaan tugas.
3. Meningkatnya kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan.
4. Menurunnya praktik kolusi, korupsi dan nepotisme.
2009, No.401
5. Berkurangnya penyalahgunaan wewenang.
6. Berkurangnya kebocoran, pemborosan dan pungutan liar.
7. Cepatnya penyelesaian perizinan, diukur dari tertib tidaknya pelayanan
yang diberikan kepada masyarakat antara lain melalui :
a. Penatausahaan.
b. Ketepatan waktu.
c. Tanggapan masyarakat.
Indikator tersebut dapat diperoleh dari laporan pelaksanaan tugas dan
laporan hasil pengawasan fungsional dan pengawasan masyarakat.
8. Cepatnya pengurusan kepegawaian, diukur dari tertib tidaknya pelayanan
yang diberikan kepada pegawai melalui :
a. Penatausahaan.
b. Ketepatan waktu.
c. Ada tidaknya pengaduan dari pegawai dan masyarakat.

2009, No.401
METODOLOGI PELAKSANAAN WASKAT
Seluruh pimpinan pada semua jenjang organisasi di lingkungan Departemen
Kehutanan bertanggung jawab atas berfungsinya WASKAT. Pimpinan
organisasi wajib melakukan evaluasi terhadap efektivitas WASKAT secara
terus menerus agar unsur WASKAT menjadi alat pengendali manajemen
internal dalam mencapai tujuan dan sasaran yang ingin dicapai.

A. Metode Pelaksanaan
Metode yang digunakan untuk melakukan WASKAT adalah menggunakan
lembar periksa (checklist).
Lembar periksa (checklist) adalah metode penggalian data dan informasi
tentang WASKAT suatu organisasi dengan menggunakan daftar pertanyaan
yang
tolok
ukurnya
berasal
dari
suatu
indikator
keberhasilan
organisasi/instansi. Jawaban atas pertanyaan tersebut adalah ”Ya” atau
“Tidak”, di mana jawaban “Ya“ menunjukkan kuatnya atau berfungsinya
WASKAT sedangkan jawaban “Tidak” menunjukkan lemahnya atau tidak
berfungsinya WASKAT.
Petunjuk teknis pelaksanaan WASKAT ini telah dilampiri dengan checklist
untuk masing-masing unsur WASKAT.

B. Pelaksana WASKAT
Guna meningkatkan efektivitas pelaksanaan WASKAT, beberapa hal yang
harus diperhatikan para Pelaksana WASKAT adalah sebagai berikut :
1. Memahami setiap aktivitas organisasi dan setiap unsur WASKAT.
Pelaksana WASKAT harus memahami tugas pokok dan fungsi suatu
instansi/satuan kerja tempat ia bekerja, serta dipahaminya unsur
WASKAT dan keterkaitan antar unsur WASKAT.
2. Mengetahui apakah WASKAT telah berfungsi. WASKAT dikatakan telah
berfungsi bilamana tujuan organisasi secara umum telah tercapai dengan
efisien dan efektif, sumber daya yang ada telah dimanfaatkan dan
dilindungi, serta peraturan/kebijakan yang berlaku telah dipatuhi.
3. Mengetahui bagaimana desain sistemnya. Desain sistem WASKAT
adalah struktur atau tahapan-tahapan berjalannya unsur WASKAT sesuai
dengan kompleksitas suatu organisasi. Semakin luas dan komplek lingkup
2009, No.401
suatu organisasi, maka tahapan-tahapan yang disusun juga semakin
panjang.
4. Mengetahui bagaimana sistem itu berfungsi.
Sistem
WASKAT
dikatakan berfungsi apabila kinerja instansi meningkat, tidak terjadi
praktek
yang
tidak
sehat
dalam
penyelenggaraan
tugas-tugas
pemerintahan, dan terlaksananya pelayanan prima kepada masyarakat.
5. Menganalisis desain sistem yang berjalan. Analisis diperlukan untuk
meyakinkan apakah sistem tersebut dapat memberikan keyakinan yang
tinggi bagi pencapaian sasaran dan tujuan organisasi.

C. Pelaporan Hasil WASKAT
Hasil pelaksanaan WASKAT harus merupakan suatu kegiatan yang terpadu
dengan kegiatan operasional yang dilakukan oleh setiap unsur pimpinan
organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan. Selain itu hasil
pelaksanaan WASKAT juga dapat dievaluasi oleh Inspektorat Jenderal
Departemen Kehutanan dalam rangka pelaksanaan tugas pemeriksan.
Materi yang dilaporkan meliputi setiap hal yang berkaitan dengan kondisi 8
(delapan)
unsur
WASKAT
serta
implikasi
dari
setiap
kelemahan/penyimpangan yang terjadi. Sebagai contoh dalam unsur
pengorganisasian, apakah terjadi tumpang tindih pekerjaan antara suatu unit
dengan unit lainnya.
Laporan hasil pemeriksaan Inspektorat Jenderal yang memuat hasil evaluasi
kondisi 8 (delapan) unsur WASKAT juga wajib dilaporkan kepada pimpinan
organisasi yang dievaluasinya.

D. Tindak Lanjut
Hasil pencatatan pelaksanaan 8 (delapan) unsur WASKAT merupakan
informasi yang berharga bagi penyempurnaan pelaksanaan WASKAT pada
satuan organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan. Atas dasar hasil
pencatatan kedelapan unsur WASKAT tersebut, pimpinan satuan organisasi
di lingkungan Departemen Kehutanan wajib mengambil tindakan perbaikan
dan penyempurnaan apabila terdapat kelemahan dalam manajemen
internalnya. Tindakan perbaikan sistem dan prosedur dapat mencakup
penyempurnaan kelembagaan, ketatalaksanaan, dan sistem kepegawaian.

2009, No.401
PENUTUP
Pedoman teknis ini dimaksudkan agar setiap pimpinan unit organisasi di
lingkungan Departemen Kehutanan mengetahui secara dini dan mengambil
tindakan yang nyata dan benar apabila terjadi praktik yang tidak sehat,
kekeliruan dan kelemahan sistem administrasi yang dapat mempengaruhi
efektivitas, efisiensi dan keekonomisan penyelenggaraan tugas pokok dan
fungsi unit organisasi.
Setiap pimpinan unit organisasi di lingkungan Departemen Kehutanan agar
melaksanakan WASKAT sebagaimana tertuang dalam pedoman teknis ini.

MENTERI KEHUTANAN

REPUBLIK INDONESIA,

M.S. K A B A N

2009, No.401
CHECKLIST 1 : ORGANISASI

Untuk mengevaluasi pengorganisasian dapat dilakukan dengan lembar periksa (checklist) yang
berisi pertanyaan-pertanyaan yang menjadi indikator keberhasilan pengendalian pengorganisasian.
Pertanyaan-pertanyaan dikelompokkan menurut kelompok syarat pengorganisasian yang memenuhi
unsur pengendalian yang baik. Beri tanda ”V” pada kolom ”Y” untuk jawaban “Ya” dan beri tanda
”V” pada kolom “T” untuk jawaban ”Tidak”. Setiap jawaban “Tidak” menunjukkan kelemahan
pengendalian yang perlu penjelasan.

Syarat 1: Proses pembentukan organisasi harus mengacu pada upaya menciptakan organisasi yang
efektif dan efisien.

Pertanyaan

Penjelasan
1.1
Tugas pokok dan fungsi organisasi harus diidentifikasikan secara jelas
1.1.1
Apakah
misi dan tujuan organisasi telah
digariskan secara jelas?

1.1.2
Apakah tugas pokokdan fungsi organisasi telah
diidentifikasikan?

1.1.3
1.1.4

1.1.5

1.1.6
Apakah sasaran dan target yang akan dicapai
telah diidentifikasikan?
Apakah potensi dan kendala-kendala yang
mungkin dihadapi pada saat pelaksanaannya
telah diidentifikasikan?
Apakah sasaran dan target dalam garis besar
yang
disesuaikan
dengan
hasil-hasil
yang
diinginkan telah ditentukan?
Apakah prioritas pencapaian sasaran dan target
telah ditentukan?

1.2
Struktur organisasi harus mencerminkan suatu sistem hubungan kerja yang
mengintegrasikan unit-unit kerja yang terpisah tetapi memiliki satu tujuan
1.2.1

1.2.2

Apakah sumber daya manusia dan sumber daya
lainnya telah dialokasikan ke dalam masing-
masing tugas?
Apakah uraian tugas untuk masing-masing
jabatan dalam struktur/bagan organisasi telah
disusun secara jelas?

2009, No.401
1.2.3

Apakah standar kinerja untuk mengendalikan
pelaksanaan kegiatan para anggota organisasi
agar tetap sesuai dengan yang diinginkan telah
ditetapkan?
1.3
Tugas, fungsi dan tanggung jawab setiap unit kerja dalam organisasi harus
dijabarkan secara jelas
1.3.1
Apakah struktur organisasi yang disusun telah sesuai/menggambarkan
Tugas dan fungsi organisasi itu sendiri?
1.4
Untuk dapat menciptakan suatu bentuk struktur organisasi yang memadai, efektif
dan efisien, maka perlu dilakukan analisis beban kerja dan analisis jabatan
1.4.1
1.4.2
Apakah telah dilaksanakan analisis beban kerja?
Apakah telah dilaksanakan analisis jabatan?
Simpulan Syarat 1
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 2: Penyusunan struktur organisasi harus mengacu pada misi dan tujuan organisasi

Pertanyaan

Penjelasan

2.1
Setiap organisasi harus menyusun struktur organisasi dalam bentuk bagan
organisasi
2.1.1
2.1.2

2.1.3
Apakah telah dibuat bagan organisasi?
Apakah setiap unit kerja yang digambarkan
dalam bagan organisasi telah menunjukan jenis
pekerjaanya masing-masing?
Apakah bagan organisasi telah menggambarkan
suatu hirarki dalam manajemen organisasi?

2.1.4
Apakah dalam bagan organisasi terlihat juga
adanya
garis
kewenangan
dan
jalur
komunikasi/komando
dalam
struktur
organisasinya?

2009, No.401
2.2
Struktur organisasi harus sesuai dengan ketentuan perundang-undangan yang
berlaku
2.2.1
Apakah struktur organisasi yang dibuat telah
sesuai dengan dasar hukum pembentukannya?

2.2.2
Apakah dasar hukum pembentukan struktur
organisasi yang bersangkutan telah sesuai dengan
peraturan
perundang-undangan
yang
lebih
tinggi?

2.3
Struktur organisasi yang disusun harus sesuai dengan misi dan tujuan organisasi
2.3.1
Apakah struktur organisasi yang disusun telah
sesuai/menggambarkan
tugas
dan
fungsi
organisasi itu sendiri?

2.4
Struktur organisasi disusun sampai struktur/jabatan yang terendah
2.4.1
2.4.2
Apakah struktur organisasi yang ada telah dibuat
sampai struktur yang terendah?
Apakah seluruh pekerjaan telah dibagi habis
secara proporsional ke dalam tugas-tugas yang
berbeda untuk masing-masing pejabat?

2.5
Struktur organisasi yang dibuat harus mampu menampung seluruh kegiatan
organisasi
2.5.1

2.5.2
Apakah struktur organisasi yang ada telah
mampu menampung /melak-sanakan kegiatan
utama organisasi yang bersangkutan secara
wajar?
Apakah pada pelaksanaannya tidak terdapat unit
organisasi yang ternyata mengerjakan kegiatan
yang sama (tumpang tindih)?

2.6
Struktur organisasi harus kenyal dalam menghadapi pengaruh baik internal
maupun eksternal
2.6.1
Apakah struktur organisasi telah disusun cukup
fleksibel agar mudah dilakukannya perubahan
struktur
yang
disebabkan
oleh
pengaruh
lingkungan, misi/tujuan organisasi, kebijakan
(baik
internal
maupun
eksternal),
adanya
perubahan teknologi baru, dan lain sebagainya?

2.7
Struktur organisasi harus menggambarkan adanya pemisahan fungsi (fungsi
penyimpanan, pencatatan, dan pengurusan)
2009, No.401
2.7.1
Apakah struktur organisasi telah menggambarkan
adanya pemisahan fungsi? (fungsi penyimpanan,
pencatatan, dan pengurusan)

Struktur organisasi harus memperhatikan volume pekerjaan unit kerja yang
bersangkutan dan tersedianya SDM yang sesuai dengan kebutuhan
2.8.1
Apakah semua jabatan dalam struktur organisasi
telah diisi oleh pejabat yang bersangkutan?

Simpulan Syarat 2
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 3: Pendefinisian wewenang dan tanggung jawab untuk masing-masing jabatan harus
seimbang dengan tugas dan fungsinya.

Untuk menetapkan uraian jabatan masing-masing jabatan, sebelumnya harus
dilakukan analisis beban kerja dan analisis jabatan terlebih dahulu
3.1.1

3.1.2
Apakah organisasi yang bersangkutan telah
melakukan atau membuat analisis jabatan?
Apakah telah dibuat analisis beban kerja untuk
setiap jabatan?

3.2
Uraian jabatan harus dibuat secara tertulis

3.2.1
Apakah
telah
dibuat
uraian
jabatan
(job
description) tertulis untuk masing-masing jabatan

3.3
Uraian jabatan harus dikomunikasikan kepada pejabat-pejabat yang bersangkutan
3.3.1
Apakah
uraian
tugas
tersebut
telah
dikomunikasikan kepada masing-masing pejabat
yang bersangkutan?

3.4
Uraian
jabatan
harus
dimutakhirkan
sejalan
adanya
perubahan
atau
perkembangan dalam struktur organisasi
3.4.1
Apakah
uraian
tugas
yang
ada
telah
dimutakhirkan
sejalan
dengan
adanya
perubahan/penyesuaian
dalam
struktur
organisasi?

2009, No.401
3.5
Untuk kegiatan-kegiatan yang dominan harus dibuatkan prosedur pelaksanaan
kegiatannya (standard operating procedure-SOP)
3.5.1
Apakah telah dibuat prosedur pelaksanaan
kegiatan, khususnya untuk kegiatan-kegiatan
yang dominan dari organisasi yang bersangkutan

3.6
Pendefinisian tanggung jawab dalam setiap jabatan harus jelas
3.6.1
Apakah tanggung jawab masing-masing jabatan
telah diuraikan secara jelas?. Hal ini untuk
menghindari pelampauan tanggung jawab atau
sebaliknya, saling lempar tanggung jawab.

Simpulan syarat 3 :
…………………………………………………………………………………………...............
…………………………………………………………………………………………………...

Syarat 4: Penetapan pejabat harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan untuk masing-masing
jabatan

Jabatan-jabatan yang ada ditetapkan dan diisi dengan pejabat yang mampu dan
berkarakter baik
4.1.1

4.1.2
Apakah dari struktur organisasi yang ada telah
diisi seluruhnya oleh pejabat-pejabat yang
ditunjuk untuk jabatan tersebut (tidak terdapat
jabatan yang kosong)?
Apakah diantara pejabat tersebut tidak terdapat
hubungan kekerabatan (nepotisme)yang dapat
mengganggu kelancaran pelaksanaan pekerjaan
dan atau bertentangan dengan kriteria yang
ditetapkan

4.2
Jika terdapat perangkapan jabatan, perlu dihindari perangkapan yang dapat
mengganggu kelancaran pelaksanaan kegiatan dan/atau tidak sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
4.2.1

4.2.2
Jika masih terdapat jabatan yang kosong, apakah
terdapat
perangkapan
jabatan
yang
dapat
mengganggu kelancaran pelaksanaan/pekerjaan?
Apakah terdapat perangkapan jabatan yang
dilarang sesuai dengan ketentuan yang berlaku?
(adanya perangkapan fungsi)

2009, No.401
Simpulan syarat 4 :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 5: Pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas
dan fungsinya.

Seorang atasan harus memiliki bawahan dalam jumlah yang proporsional dengan
tugas, fungsi, tanggung jawab, dan wewenangnya
5.1.1
5.1.2
Apakah ada pejabat yang membawahkan pejabat
yang lebih rendah terlalu sedikit?
Atau
sebaliknya,
ada
pejabat
yang
membawahkan pejabat yang lebih rendah dan
ternyata terlalu banyak, sehingga berpengaruh
terhadap rentang kendali?

5.2
Bawahan juga harus diserahi tanggung jawab dan wewenang yang sesuai dengan
kedudukannya
5.2.1
Apakah wewenang dan tanggung jawab telah
didelegasikan sejauh mungkin ke bawah?

5.3
Tanggung jawab harus sesuai/seimbang dengan wewenang yang didelegasikan
kepada bawahan
5.3.1
Apakah tanggung jawab masing-masing pejabat
telah sesuai/seimbang dengan wewenang yang
dimilikinya?

Simpulan syarat 5
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

2009, No.401
CHECKLIST 2 : PERSONIL

Untuk mengevaluasi personil dapat dilakukan dengan lembar periksa (checklist) ini. Lembar periksa
berisi pertanyaan-pertanyaan yang menjadi indikator keberhasilan melalui personil. Pertanyaan-
pertanyaan dikelompokkan menurut kelompok syarat pembinaan personil yang memenuhi unsur
pengendalian yang baik. Beri tanda ”V” pada kelompok kolom ”Y” untuk jawaban “Ya” dan beri
tanda “V” pada kolom ”T” untuk jawaban “Tidak”. Setiap jawaban “Tidak” menunjukkan
kelemahan pengendalian yang perlu penjelasan.

Syarat 1 :
Formasi pegawai harus ditentukan secara tepat

Pertanyaan

Penjelasan
1.1
Organisasi melakukan analisis kebutuhan

1.1.1
Apakah
telah
disusun
analisis
kebutuhan
pegawai?

1.1.2

Apakah dalam menyusun formasi pegawai telah
memperhatikan jenjang dan jumlah pangkat serta
jabatan yang tersedia?

1.2
Organisasi melakukan analisis beban kerja
1.2.1
Apakah telah dilakukan analisis beban kerja
untuk suatu jangka waktu tertentu?

1.2.2
Apakah
organisasi
mempunyai
cara
untuk
mengidentifikasikan kapasitas pegawai?

1.2.3
Apakah peralatan yang tersedia merupakan salah
satu faktor dalam menentukan formasi pegawai?

1.2.4
Apakah penggunaan alat-alat canggih/modern
mengakibatkan perubahan formasi pegawai?

1.2.5
Apakah formasi pegawai dalam jangka waktu
tertentu
dimutakhirkan
sesuai
dengan
perkembangan organisasi?

Simpulan Syarat 1
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
2009, No.401
Syarat 2 : Penerimaan dan penempatan pegawai harus didasarkan pada formasi yang lowong

2.1
Proses penerimaan pegawai dilakukan secara obyektif
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5
Apakah proses penerimaan dilakukan secara
obyektif?
Apakah penerimaan pegawai diumumkan secara
luas?
Apakah syarat-syarat pegawai yang diperlukan
dikomunikasikan dengan jelas dan transparan?
Apakah dibentuk tim penerimaan pegawai?
Apakah
pegawai
yang
diterima
memang
merupakan pegawai yang diperlukan baik jumlah
maupun kualifikasinya?

2.2
Jumlah dan kualifikasi pegawai yang diterima harus sesuai dengan yang
diperlukan
2.2.1
2.2.2
Apakah dilakukan seleksi penerimaan pegawai?
Apakah
seleksi
yang
dilakukan
dapat
mengindentifikasikan pengetahuan, kemampuan,
keahlian, dan ketrampilan calon pegawai?

2.3
Pegawai harus tepat sesuai dengan pengetahuan, kemampuan, keahlian dan
ketrampilannya
2.3.1
2.3.2

2.3.3
Apakah penempatan pegawai baru telah sesuai
dengan yang direncanakan?
Apakah penempatan tersebut didasarkan pada
pengetahuan,
kemampuan,
keahlian
dan
keterampilan
yang
diperlukan
untuk
melaksanakan tugas?
Apakah penempatan tersebut akan mendorong
pegawai untuk berprestasi?

2009, No.401
Syarat 3: Pendidikan dan pelatihan diperlukan untuk meningkatkan kemampuan, keahlian dan
ketrampilan pengembangan karier pegawai.

3.1
Diklat harus dilaksanakan untuk pegawai baru dan lama
3.1.1

3.1.2

3.1.3
Apakah setiap pegawai diberi kesempatan untuk
meningkatkan
pengetahuan,
kemampuan,
keahlian dan ketrampilannya?
Apakah peningkatan kualitas pegawai tersebut
antara lain dilakukan melalui pendidikan dan
pelatihan?
Apakah diklat diperuntukkan bagi pegawai baru
dan lama?

3.2
Diklat harus didasarkan pada kebutuan pelaksanaan tugas
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
3.2.6

Apakah diklat yang diselenggarakan didasarkan
pada analisis kebutuhan pelatihan?
Apakah
dari
analisis
tersebut
dapat
diidentifikasikan kompetensi yang diperlukan?
Apakah pemilihan peserta diklat sesuai dengan
rencana organisasi?
Apakah
diklat
dilaksanakan
secara
berkesinambungan?
Apakah setiap jenjang pegawai memperoleh
diklat sesuai dengan kebutuhannya?
Apakah pegawai yang mengikuti suatu diklat
telah
dimanfaatkan
sesuai
dengan
kemampuan/keahliannya?

3.3
Diklat harus dapat meningkatkan kinerja individu, kelompok dan organisasi
3.3.1
3.3.2

3.3.3
Apakah diklat dapat meningkatkan kinerja
organisasi?
Apakah setelah mengikuti diklat tertentu, seorang
pegawai dapat diberikan tugas dan tanggung
jawab yang lebih berat?
Apakah organisasi mendapatkan manfaat dari
hasil diklat?

3.4
Diklat harus menunjang pengembangan karier pegawai
3.4.1

Apakah
diklat
yang
dilaksanakan
dapat
meningkatan karier pegawai?

2009, No.401
3.4.2
3.4.3

Apakah hasil dilkat digunakan sebagai salah satu
dasar untuk menilai karier pegawai?
Apakah
materi
diklat
dapat
memenuhi
kompetensi untuk peningkatan karier?
Simpulan Syarat 3
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 4 :
Organisasi harus memiliki perencanaan dan pengembangan karier yang jelas

4.1
Setiap pegawai dapat memilih karier yang dikehendaki
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6

4.1.7
4.1.8
4.1.9
Apakah
memiliki
pola
perencanaan
dan
pengembangan karier?
Apakah pola tersebut cukup jelas dan transparan?
Apakah pola tersebut dikomunikasikan kepada
semua pegawai?
Apakah para pegawai dapat memilih sasaran dan
jalur pengembangan karier yang diinginkan?
Apakah terdapat kepuasan para pegawai dalam
memilih karier masing-masing?
Apakah perencanaan karier yang ada bermanfaat
untuk mengungkapkan potensi SDM dan untuk
mengembangkan SDM yang dapat dipromosikan?
Apakah perencanaan karier bermanfaat untuk
membantu pelaksanaan rencana kerja?
Apakah organisasi mendorong perencanaan karier
pegawai?
Apakah
kinerja
seorang
pegawai
akan
mempengaruhi pengembangan karier pegawai yang
bersangkutan?

4.2
Pola mutasi dan rotasi telah dibakukan dan dilaksanakan secara konsisten
4.2.1
4.2.2
4.2.3

Apakah mempunyai pola mutasi dan rotasi?
Apakah pola tersebut telah didasarkan pada
kepentingan organisasi dan kepentingan pegawai?
Apakah dengan pola tersebut para pegawai akan
ditempatkan pada tempat yang tepat sesuai dengan
pengetahuan, pengalaman dan keahliannya?

2009, No.401
4.2.4
4.2.5

4.2.6
4.2.7
Apakah pola tersebut sinkron dengan pola
pengembangan karier?
Apakah pola mutasi dan rotasi yang diterapkan
dapat menghindarkan adanya praktik yang tidak
sehat?
Apakah pola mutasi dan rotasi yang baku, telah
diterapkan secara konsisiten?
Apakah terdapat kepuasan dari para pegawai
mengenai pola mutasi dan rotasi?
Simpulan Syarat 4
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 5 : Organisasi mempunyai sistem penghargaan yang dapat memotivasi pegawai

5.1
Penghargaan hanya diberikan kepada pegawai yang prestasinya sangat baik
5.1.1
5.1.2
5.1.3

5.1.4

5.1.5
Apakah mempunyai suatu sistem penghargaan?
Apakah sistem tersebut diberlakukan secara
konsisten?
Apakah penghargaan hanya diberikan kepada
pegawai yang sangat baik prestasinya?
Apakah dalam menilai prestasi kerja pegawai
menggunakan
sistem
penilaian
yang
telah
dibakukan?
Apakah dalam sistem tersebut secara jelas
diuraikan tujuan penilaian, siapa yang menilai, apa
yang dinilai, bagaimana cara menilai dan kapan
penilaian dilakukan?

5.2
Jenis penghargaan yang diberikan dapat mendorong peningkatan kinerja
5.2.1

5.2.2
Apakah jenis penghargaan yang diberikan dapat
mendorong pegawai yang bersangkutan untuk
lebih berprestasi?
Apakah
penghargaan
yang
diberikan
dapat
memotivasi pegawai lain untuk meningkatkan
prestasi mereka?

5.3
Sistem penghargaan yang diterapkan harus jelas dan transparan
2009, No.401
5.3.1
5.3.2
Apakah sistem penghargaan yang diterapkan telah
dikomunikasikan kepada seluruh pegawai?
Apakah para pegawai merasa puas dengan sistem
penghargaan yang ada?

Simpulan Syarat 5
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 6 :
Pemberhentian pegawai dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang berlaku

6.1
Pegawai akan diberhentikan apabila menurut ketentuannya harus diberhentikan
6.1.1
6.1.2

6.1.3

6.1.4

6.1.5
Apakah terdapat ketentuan tentang pemberhentian
pegawai?
Apakah
pemberhentian
pegawai
telah
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yang
berlaku?
Apakah tidak keberatan/penolakan dari pegawai
yang diberhentikan?
Apakah terdapat pegawai yang telah memasuki
usia
pensiun,
tetapi
belum
diberhentikan/dipensiunkan?
Apakah
ada
ketentuan
yang
mengatur
perpanjangan batas usia pensiun?

6.2
Para pegawai memahami peraturan pemberhentian
6.2.1
6.2.2
6.2.3
Apakah ketentuan pemberhentian cukup jelas dan
transparan?
Apakah
ketentuan
tersebut
dikomunikasikan
kepada para pegawai?
Apakah ketentuan tersebut dilaksanakan secara
konsisten?

Simpulan Syarat 6:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

2009, No.401

CHECKLIST 3 : KEBIJAKAN

Untuk mengevaluasi kebijakan dapat dilakukan dengan lembar periksa (checklist) ini. Lembar
periksa pertanyaan-pertanyaan yang menjadi indikator keberhasilan melalui kebijakan. Pertanyaan-
pertanyaan dikelompokkan menurut kelompok syarat kebijakan yang memenuhi unsur
pengendalian yang baik. Beri tanda “V” pada kolom ”Y” untuk jawaban “Ya” dan beri tanda ”V”
pada kolom ”T” untuk jawaban ”Tidak”. Setiap jawaban ”Tidak”. Setiap jawaban “Tidak”
menunjukkan kelemahan pengendalian yang perlu penjelasan.

Syarat 1 :
Kebijakan harus jelas dan sedapat mungkin dibuat tertulis

Pertanyaan

Penjelasan
1.1
Kebijakan
harus
dapat
berfungsi
sebagai
pedoman yang jelas

1.1.1
1.1.2
Apakah
kebijakan
kadang-kadang
digariskan
secara lisan?
Apakah kebijakan dirumuskan dengan angka
(kuantitatif)?

1.2
Kebijakan harus dituangkan secara tertulis sebagai pedoman yang baku
1.2.1

1.2.2
1.2.3
1.2.4
Sebagai
pedoman/acuan
yang
baku,
apakah
kebijakan di instansi anda selalu dirumuskan secara
tertulis?
Apakah kebijakan dirumuskan dengan uraian
deskriptif (kualitatif)?
Apakah kebijakan dirumuskan dengan uraian target
waktu?
Apakah kebijakan dirumuskan dengan unsur
pembiayaannya?

1.3
Kebijakan harus cukup mengarahkan interpretasi yang diperlukan menuju
keseragaman pengertian
1.3.1
1.3.2
Apakah kebijakan telah dihimpun dan dibakukan
selama tiga tahun terakhir?
Apakah kebijakan yang telah ditetapkan dijadikan
pedoman, panduan atau petunjuk pelaksanaan
(juklak) yang baku?

2009, No.401
1.4
Kebijakan harus dapat membimbing pelaksanaan tugas pokok/fungsi setiap bagian
organisasi
1.4.1

1.4.2

1.4.3
Apakah kebijakan selalu sesuai dan searah dengan
peraturan per-UU-an yang berlaku?
Apakah kebijakan selalu sejalan dengan TUPOKSI
struktur organisasi?
Apakah sasaran kebijakan ditetapkan berdasarkan
urutan prioritas?

Simpulan Syarat 1
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………....

Syarat 2 :
Kebijakan harus dapat secara efektif dikomunikasikan kepada seluruh personil dalam
organisasi

2.1
Kebijakan harus dapat dipahami oleh bawahan
2.1.1
2.1.2
Apakah setiap kebijakan selalu dibahas bersama
dengan bawahan atau para pelaksanaan sebelum
dilakukan kegiatan?
Apakah setiap kebijakan selalu dibahas bersama
dengan bawahan atau para pelaksanaan saat
berlangsungnya kegiatan?

2.2
Kebijakan harus dapat membangkitkan kepada kesadaran diperlukannya
penetapan kebijakan
2.2.1

2.2.2
Apakah bawahan diberi kesempatan untuk meminta
penjelasan
dalam
setiap
upaya
pendalaman
pemahaman kebijakan?
Apakah setiap bawahan selalu diminta pendapat
atau masukan dalam perumusan kebijakan yang
akan ditetapkan?

2.3
Kebijakan harus dapat membawa pembaharuan dalam sikap dan tindakan
2.3.1

2.3.2
Apakah bawahan dibenarkan menyampaikan saran
atau usul untuk perbaikan dan penyempurnaan
pelaksanaan kegiatan kebijakan?
Apakah bawahan diberi kesempatan menyampaikan
kritik
yang
membangun
terhadap
rumusan
kebijakan pelaksanaan yang ada?

2009, No.401
Simpulan Syarat 2:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 3 :
Kebijakan harus dapat memberikan motivasi bagi pencapaian tujuan, program atau
target

3.1
Kebijakan harus dapat memberikan motivasi dalam upaya pencapaian tujuan
3.1.1
3.1.2

3.1.3
Apakah kebijakan dirumuskan secara jelas dan
mudah difahami oleh bawahan?
Apakah bawahan dibenarkan untuk menyampaikan
masukan
kepada
pimpinan
mengenai
penyempurnaan rumusan dan materi kebijakan?
Apakah
kebijakan
dirumuskan
dengan
pencantuman sasaran secara menantang bagi
bawahan untuk dapat melampauinya dengan
imbalan yang cukup memadai?

3.2
Kebijakan harus dapat mendorong terciptanya keberanian anggota organisasi
untuk mengambil inisiatif
3.2.1
3.2.2

3.2.3
Apakah kebijakan dirumuskan secara jelas dengan
target atau sasaran yang terukur?
Apakah rumusan kebijakan didasarkan pada batas-
batas kemampuan sumber-sumber daya yang ada
atau mungkin ada?
Apakah rumusan kebijakan sejalan atau sesuai
dengan tujuan, rencana atau program yang telah
ditetapkan?

Simpulan Syarat 3
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

2009, No.401
Syarat 4 :
Kebijakan harus ditinjau kembali secara berkala

4.1
Kebijakan harus ditinjau kembali secara berkala untuk penyesuaian dengan
kondisi internal-ekstern
4.1.1
4.1.2
4.1.3
4.1.4
4.1.5
4.1.6

Apakah kebijakan selalu direvisi atau ditinjau
kembali setiap tahun?
Apakah kebijakan selalu direvisi atau ditinjau
kembali secara tidak menentu?
Apakah kebijakan selalu direvisi atau ditinjau
kembali menurut kebutuhan?
Apakah revisi kebijakan dilakukan dalam suatu
rapat atau pertemuan?
Apakah revisi kebijakan dilakukan selalu secara
mendadak?
Apakah sebelum revisi kebijakan dilakukan terlebih
dahulu dengan meminta masukan atau pendapat
dari bawahan atau pelaksana?

4.2
Kebijakan harus cukup fleksibel untuk menghindarkan perubahan yang terlalu
sering
4.2.1
Apakah
revisi
kebijakan
dilakukan
dengan
mempertimbangkan analisis kekuatan, kelemahan,
peluang dan hambatan (SWOT)?

4.2.2
Apakah pelaksanaan revisi kebijakan dilakukan
dengan memperhatikan kecenderungan internal
masa depan (baik jangka pendek maupun panjang)?

4.3
Kebijakan harus tidak terlalu rinci sehingga menghindarkan perubahan konsepsi
yang mungkin membahayakan konsistensi kegiatan organisasi
4.3.1

4.3.2
Apakah pelaksanaan revisi kebijakan dilakukan
dengan mempertimbangkan faktor-faktor eksternal
(baik nasional, regional maupun internalasional)?
Apakah pelaksanaan revisi kebijakan dilakukan
dengan memperhitungkan faktor-faktor di luar
administrasi manajemen?

Simpulan Syarat 4:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

2009, No.401
Syarat 5 :
Kebijakan harus transparan dan memberi sarana komunikasi timbal balik antara atasan
dengan bawahan

Pertanyaan

Penjelasan
5.1
Kebijakan harus transparan bagi seluruh karyawan, dari pimpinan sampai
bawahan
5.1.1

5.1.2
Apakah
pimpinan/atasan
selalu
memberikan
penjelasan bawahan mengenai kebijakan yang baru
ditetapkan?
Apakah
pimpinan/atasan
selalu
menerima
pendapat, saran atau usulan dari bawahan pada saat
pemberian penjelasan kebijakan?

5.2
Setiap
karyawan
diikutsertakan
dalam
pembahasan
tentang
cara-cara
pelaksanaan kebijakan
5.2.1

5.2.2

5.2.3
Apakah dalam pelaksanaan kebijakan sering
dilakukan
pembahasan
di
antara
para
pelaksana/bawahan?
Apakah dalam pelaksanaan kebijakan sering
dilakukan tukar pikiran antara pimpinan atau
pembahasan dengan bawahan?
Apakah
kepada
bawahan/pelaksana
diberi
kesempatan menyampaikan usul, saran atau
pendapat kepada atasan mengenai materi kebijakan
yang sedang dikerjakan?

5.3
Para karyawan harus mendapatkan rasa kepuasan kerja sehingga kebijakan
berlangsung lancar
5.3.1

5.3.2

Apakah
kepada
bawahan/pelaksana
diberi
kesempatan
menyampaikan
usul,
saran
atau
pendapat kepada atasan mengenai materi kebijakan
yang telah selesai dikerjakan?
Apakah pimpinan memperhatikan kehadiran para
karyawan bawahannya?

2009, No.401

5.4
Di samping kepuasan kerja secara materi,pimpinan harus memperhatikan pula
kepuasan kerja rohani bawahan`
5.4.1
5.4.2
5.4.3
5.4.4
5.4.5
5.4.6
Apakah pimpinan sering memperhatikan apa yang
dikerjakan oleh bawahannya?
Apakah pimpinan kadang-kadang melihat secara
langsung ruang kerja bawahannya?
Apakah pimpinan selalu mencari atau ingin
menemukan apa yang salah dan bukan siapa yang
salah?
Apakah pimpinan memperhatikan kebutuhan fisik
minimum bawahannya?
Apakah pimpinan membahas dengan bawahannya
tentang
upaya
pencukupan
kebutuhan
fisik
minimum?
Apakah
pimpinan
memperhatikan
pembinaan
rohani bawahannya?

5.5
Setiap pimpinan/atasan selalu harus dapat memberikan contoh positif bagi
bawahan`
5.5.1

5.5.2
5.5.3
5.5.4
Apakah
pimpinan
memberitahukan
kepada
bawahan apabila terdapat kesalahan kerja dengan
memberikan contoh perbaikannya?
Apakah
pimpinan
menegur
bawahan
yang
melakukan kesalahan di depan orang lain?
Apakah

pimpinan
selalu
berpakaian
dan
berpenampilan eksekutif?
Apakah pimpinan selalu datang/masuk dan pulang
kantor tepat waktu?

5.6
Pimpinan/atasan harus memberikan bimbingan agar kebijakan dapat difahami
oleh bawahan dengan sebaik-baiknya
5.6.1

5.6.2
5.6.3
Apakah pimpinan selalu memberikan arahan atau
bimbingan
setiap kali
akan dilaksanakannya
kebijakan pelaksanaan baru?
Apakah pimpinan memperhatikan adanya keluhan
bawahan dalam pelaksanaan pekerjaannya?
Apakah bawahan dibenarkan untuk mengajukan
keluhan kepada atasan mengenai lingkungan kerja
atau beban pekerjaan?

2009, No.401
Simpulan Syarat 5
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 6 :
Kebijakan harus dapat meningkatkan disiplin kerja para karyawan

6.1
Kebijakan harus dapat mendidik ketaatan para karyawan
6.1.1
6.1.2

6.1.3
Apakah pimpinan selalu memperhatikan daftar
hadir para karyawan?
Apakah pimpinan memberlakukan sanksi hukum
berdasarkan PP No.30 Tahun 1980 terhadap setiap
pelanggaran yang dilakukan bawahannya?
Apakah
pimpinan
mengumumkan
tindakan
pelanggaran maupun prestasi yang perlu dicontoh
setiap karyawan?

6.2
Sedapat mungkin ketaatan yang ditimbulkan penerapan kebijakan harus
diperluas untuk meningkatkan disiplin kerja
6.2.1
6.2.2
6.2.3
6.2.4
Apakah seluruh karyawan telah memahami tata
kerja yang berlaku?
Apakah setiap penyimpangan terhadap tata kerja
oleh para karyawan selalu dibuat catatan?
Apakah penyimpangan terhadap tata kerja selalu
dibahas oleh pimpinan?
Apakah penyimpangan terhadap tata kerja selalu
dibahas oleh pimpinan dengan mengikutsertakan
bawahan?

2009, No.401
Syarat 7 :
Kebijakan harus konsisten dengan tujuan organisasi

7.1.1

7.1.2

7.1.3

Apakah
kebijakan
dikembangkan
di
dalam
organisasi menyertai setiap pengambilan keputusan
dan penyelesaian masalah?
Apakah kebijakan alternatif dikembangkan pad
setiap penyelesaian masalah?
Apakah kebijakan dipilih berdasarkan asas biaya
manfaat yang menyertai penyelesaian masalah?

Simpulan Syarat 7
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 8 :
Penetapan kebijakan harus konsisten dengan pola pemecahan masalah yang baku dan
berlaku dalam organisasi

8.1.1

8.1.2
8.1.3

8.1.4

8.1.5

Apakah penetapan kebijakan didahului dengan
perencanaan yang di dalamnya termasuk langkah-
langkah identifikasi permasalahan yang hendak
dipecahkan dengan kebijakan yang dirancang?
Apakah kebijakan dikembangkan dengan pola yang
taat pada prosedur kerja organisasi?
Apakah penetapan kebijakan melalui tahapan reviu
ulang dan supervisi pekerjaan yang cukup?
Apakah penetapan kebijakan harus melalui data
didukung dengan pencatatan dan pelaporan yang
teratur?
Apakah implementasi kebijakan dilakukan melalui
proses manajemen dengan pembagian tugas dan
wewenang yang jelas?

Simpulan Syarat 8
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

2009, No.401
CHECKLIST 4 : PERENCANAAN

Untuk mengevaluasi perencanaan dapat dilakukan dengan lembar periksa (checklist) ini. Lembar
periksa berisi pertanyaan-pertanyaan yang menjadi indikator keberhasilan melalui perencanaan.
Pertanyaan-pertanyaan dikelompokkan menurut kelompok syarat perencanaan yang memenuhi
unsur pengendalian yang baik. Beri tanda “V” pada kolom “Y” untuk jawaban “Ya” dan beri tanda
“V” pada kolom ”T” untuk jawaban “Tidak”. Setiap jawaban ”Tidak menunjukkan kelemahan
pengendalian yang perlu dijelaskan.

Syarat 1 : Perencanaan harus merupakan jabaran tujuan

Pertanyaan

Penjelasan
1.1
Organisasi harus memiliki tujuan yang jelas yang dipahami oleh setiap anggota
organisasi
1.1.1
1.1.2
1.1.3
1.1.4

Apakah satuan organisasi memiliki tujuan yang
jelas?
Apakah tujuan dimaksud telah tertuang secara
tertulis?
Apakah tujuan tersebut dapat dibedakan dengan
jelas dengan tujuan satuan organisasi lain yang
terkait?
Apakah
pimpinan
satuan
organisasi
dengan
anggota-anggotanya
telah
mengetahui
dan
memahami tujuan tersebut dengan baik?

1.2
Kegiatan-kegiatan yang direncanakan harus merupakan bagian dari usaha
pencapaian tujuan organisasi
1.2.1
1.2.2

1.2.3
1.2.4
Apakah tujuan tersebut dapat dijabarkan dalam
beberapa kegiatan nyata?
Apakah
tujuan
tersebut
dapat
dijabarkan
pencapaiannya dalam beberapa urutan dan prioritas
kegiatan?
Apakah rencana disusun untuk
mewujudkan
kegiatan dalam rangka pencapaian tujuan?
Apakah setiap jenis kegiatan yang direncanakan
dapat diterangkan kaitannya dengan tujuan yang
hendak dicapai?

2009, No.401
1.3
Kegiatan-kegiatan yang direncanakan harus mencerminkan prioritas dan
keseimbangan antar kegiatan
1.3.1

1.3.2

Apakah
kegiatan
yang
direncanakan
telah
mendahulukan
bagian-bagian
yang
perlu
diprioritaskan untuk mencapai tujuan?
Apakah
kegiatan
yang
direncanakan
telah
mempertimbangkan keseimbangan antar bagian
kegiatan dan antar kegiatan dalam rencana
organisasi secara menyeluruh?

1.4
Risiko gagalnya pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan terhadap
pencapaian tujuan harus dievaluasi dan diantisipasi
1.4.1

1.4.2
1.4.3
Apakah telah dilakukan “penilaian risiko” (risk
assessment)” yang terjadi bila suatu kegiatan gagal
dilaksanakan?
Apakah
kegiatan
yang
direncanakan
telah
mengantisipasi risiko tersebut?
Dalam penetapan rencana kegiatan, apakah telah
dipertimbangkan usaha-usaha khusus (contingency
plan) apabila kegiatan yang direncanakan gagal
dilaksanakan, agar tujuan organisasi tetap bisa
tercapai?

Simpulan Syarat 1
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 2 : Semua pihak terkait harus dilibatkan

2.1
Pimpinan harus memiliki komitmen dalam perencanaan
2.1.1
2.1.2

2.1.3

Apakah pimpinan organisasi terlibat langsung
dalam proses perencanaan?
Apakah keterlibatan pimpinan dalam perencanaan
dapat diukur waktu yang digunakan dan kualitas
staf yang ditunjuk mempersiapkannya?
Apabila
kegiatan
perencanaan
tersebut
didelegasikan pada staf,apakah pimpinan telah
memberi
pengarahan
yang
jelas
bagaimana
semestinya rencana dipersiapkan?

2009, No.401
2.1.4
2.1.5

2.1.6

2.2.1
Apakah
pimpinan
organisasi
mengevaluasi
langsung keterkaitan antar rencana dengan tujuan?
Apakah
pimpinan
organisasi
telah
memberi
pengesahan atas rencana yang sudah disepakati?
Apakah pimpinan berikhtiar untuk menciptakan
iklim kerja yang selalu mengindahkan rencana
organisasi?
Sebelum suatu rencana ditetapkan, apakah terdapat
usaha untuk mendapatkan masukan dari bawahan?
2.2
Perencanaan harus mencerminkan adanya partisipasi dan keterlibatan seluruh
staf dan bawahan secara wajar
2.2.2
2.2.3

2.2.4

2.2.5

2.2.6
Apakah partisipasi bawahan tersebut diperoleh
secara tertulis?
Apabila masukan tertulis tidak diperoleh,apakah
terdapat
usaha-usaha
mendapatkan
masukan
bawahan secara lisan melalui rapat atau pertemuan?
Apakah terdapat usaha untuk menugaskan masing-
masing bawahan langsung guna mempersiapkan
perencanaan kegiatan yang berhubungan dengan
tugasnya?
Apakah masukan atau prarencana yang disiapkan
penilaian
dan
mendapatkan
tempat
yang
proporsional dalam rencana organisasi?
Apakah terdapat iklim di mana para anggota
organisasi merasa terlibat dan bertanggung jawab
untuk mewujudkan rencana organisasi?

2.3
Harus mempertimbangkan kegiatan satuan organisasi terkait
2.3.1

2.3.2

2.3.3

2.3.4
Sebelum suatu rencana kegiatan ditetapkan, apakah
telah diidentifikasikan pihak-pihak lain yang terkait
dengan kegiatan itu?
Apakah telah diadakan konsultasi dengan satuan-
satuan organisasi lain yang terkait agar kegiatan
yang direncanakan masing-masing tetap terjaga
keterkaitannya?
Apakah duplikasi kegiatan yang dilakukan oleh
satuan-satuan
organisasi
yang
terkait
telah
diperkecil atau dihilangkan?
Apakah terdapat upaya agar kegiatan yang akan
dilakukan saling menunjang?

2009, No.401
2.4
Perencanaan harus dipersiapkan oleh pihak yang kompeten
2.4.1

2.4.2

2.4.3

2.4.4

2.4.5

2.4.6
2.4.7
Untuk mendapatkan suatu yang bermutu, apakah
kegiatan perencanaan diselenggarakan dengan
melibatkan
orang-orang
yang
berpengetahuan
cukup (kompeten)?
Apakah orang-orang yang aktif mempersiapkan
rencana memiliki perspektif yang komprehensif
terhadap organisasi secara menyeluruh?
Apakah
orang-orang
yang
terlibat
dalam
perencanaan memiliki visi yang tajam terhadap
masa depan?
Apakah orang yang mempersiapkan rencana
mampu mempertahankan sikap netral dan tidak
berat sebelah terlalu memihak pada kepentingan
tertentu?
Apakah terdapat upaya untuk mendapatkan reviu
dari pihak lain yang kompeten dan independen atas
rencana?
Apakah pendapat atasan langsung dari organisasi
telah diperoleh atas rencana tersebut?
Apakah
pendapat-pendapat
tersebut
telah
dipertimbangkan sebelum rencana ditetapkan?

Syarat 3 :
Perencanaan Harus Realistis

3.1
Perencanaan harus mempertimbangkan data historis
3.1.1

3.1.2

3.1.3

Apakah informasi tentang pelaksanaan kegiatan di
masa lalu dikumpulkan dan dipelajari sebelum
rencana baru disusun?
Apakah terdapat usaha untuk mengidentifikasikan
kelemahan yang dimiliki berdasarkan pengalaman
yang lalu?
Apakah orang–orang yang terlibat dalam pelaksanaan
memberi masukan dalam rencana yang baru?

2009, No.401
3.1.4
Apakah analisa trend berdasarkan data historis
dipergunakan sebelum rencana ditetapkan?
3.2
Perencanaan harus dibuat secara spesifik
3.2.1
3.2.2

3.2.3

3.2.4
3.2.5

Apakah kegiatan yang direncanakan sudah cukup
jelas dan spesifik?
Apakah kegiatan yang direncanakan tidak terlalu
kualitatif sehingga dapat menimbulkan penafsiran
yang bermacam-macam?
Apakah
pernyataan
yang
digunakan
untuk
menerangkan kegiatan yang hendak dilaksanakan
tidak terlalu filosofi dan bernuansa luas?
Apakah kegiatan yang direncanakan dapat dimengerti
dengan mudah oleh pelaksana?
Apakah tingkat spesifikasi dan kegiatan yang
direncanakan berbanding dengan tingkat organisasi?

3.3
Perencanaan harus mencakup acuan waktu dan biaya
3.3.1
3.3.2

3.3.3

3.3.4

3.3.5
Apakah jenis-jenis kegiatan yang direncanakan telah
ditetapkan urut-urutannya secara logis?
Apakah
urut-urutan
kegiatan
telah
mempertimbangkan sumber daya yang tersedia,
seperti dana dan sumber daya manusia?
Apakah teknik-teknik manajemen science seperti
PERT dan CPM digunakan untuk menentukan urut-
urutan kegiatan ,terutama dalam kegiatan proyek
fisik?
Apakah terdapat jadwal (timetable) yang jelas,
sehingga awal dan akhir suatu kegiatan dapat
diketahui dengan jelas?
Apakah Jadwal tersebut telah dituangkan dalam suatu
time-char (bar-chart)sehingga mudah diketahui urut-
urutannya?

3.4
Perencanaan harus mengandung tantangan, tetapi tidak terlalu ambisius atau
terlalu rendah jangkauannya
3.4.1

3.4.2

Apakah terdapat usaha untuk mengidentifikasikan
kekuatan dan kesempatan (strength & opportunity)
sebelum rencana kegiatan ditetapkan?
Apakah
kegiatan
yang
hendak
dilakukan
mengandung perubahan ke arah yang positif
dibandingkan dengan kegiatan di masa lalu?

2009, No.401
3.4.3
3.4.4
3.4.5

3.4.6

3.4.7

3.4.8

Apakah rencana telah didasarkan pada perhitungan
dana yang tersedia?
Apakah rencana disusun dengan mempertimbangkan
sumber daya manusia yang tersedia?
Apabila dana atau sumber daya manusia belum
tersedia dengan memadai, apakah telah dipersiapkan
usaha untuk memperolehnya?
Apakah seluruh sumber daya (dana dan manusia)
telah digunakan untuk menciptakan kegiatan dalam
rangka mencapai tujuan secara optimal?
Apakah tidak terdapat usaha untuk merendahkan
target yang dicapai agar rencana dapat dicapai
dengan usaha yang mudah?
Apakah rencana dirancang agar dapat dipakai sebagai
ukuran prestasi bagi pegawai/pejabat atau satuan
organisasi
yang
bertanggung
jawab
melaksanakannya?
Simpulan Syarat 3
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 4 :
Perencanaan Harus Mempertimbangkan Prinsip Ekonomi

4.1
Perencanaan harus disusun dengan mempertimbangkan azas dan manfaat
4.1.1

4.1.2

4.1.3

4.1.4
Apakah manfaat yang diperoleh dan kegiatan yang
direncanakan tersebut dapat diukur secara kuantitatif
dengan mudah?
Apabila yang mendapatkan manfaat adalah masyarakat
atau pihak luar dari satuan organisasi yang bersangkutan,
apakah manfaat tersebut dapat dinilai secara obyektif?
Apabila manfaat yang diperoleh dari kegiatan
tersebut sukar diukur, apakah dilakukan upaya untuk
mendapatkan pengukuran dari pihak yang kompeten
seperti
konsultan,
atau
dengan
melakukan
riset/penelitian?
Apakah manfaat tersebut melebihi jumlah biaya yang
dibutuhkan?

2009, No.401

Syarat 5 :
Perencanaan harus dikomunikasikan

4.2
Perencanaan ditetapkan berdasarkan pertimbangan alternatif yang paling
menguntungkan
4.2.1

4.2.2

4.2.3
Sebelum suatu kegiatan ditetapkan sebagai bagian
rencana, apakah telah dikaji beberapa alternatif
kegiatan sebagai pilihan?
Apakah telah dilakukan analisa ekonomis antara
kemungkinan penyelenggaraan kegiatan tersebut
oleh satuan organisasi sendiri atau pihak lain,
termasuk
pihak
swasta,
bila
hal
tersebut
dimungkinkan oleh peraturan perundang-undangan
yang berlaku?
Apakah alternatif-alternatif lain yang tersedia ikut
didokumentasikan dalam mengajukan draft rencana
kepada pejabat pengambil keputusan sebelum
rencana disahkan?

4.3
Pembiayaan harus seekomonis mungkin

4.3.1

4.3.2

4.3.3

4.3.4
Apakah pembiayaan pelaksanaan kegiatan yang
direncanakan telah diperhitungkan dan tertuang
dalam dokumen rencana?
Apakah unsur-unsur pembiayaan telah dianalisa
sehingga hanya unsur-unsur yang menentukan yang
termasuk dalam rencana biaya?
Apakah
masing-masing
unsur
biaya
telah
mencerminkan pilihan yang optimal dari segi jumlah
biaya yang diperlukan?
Apakah sudah tidak ada peluang-peluang untuk
memperkecil
biaya
yang
dianggarkan
tanpa
mengurangi kadar hasil kegiatan?

Simpulan Syarat 4
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

5.1
Perencanaan harus mudah dimengerti
5.1.1

Apakah rencana telah dituangkan secara tertulis?

2009, No.401

Syarat 6 :
Keberhasilan Harus Dapat Diukur

5.1.2

5.1.3
Apakah rencana telah disusun dengan bahasa,
metode, dan format yang sederhana dan mudah
dimengerti?
Apakah terdapat usaha untuk mendapatkan umpan
balik dari bawahan dan pelaksana mengenai
pemahaman mereka atas rencana tersebut?
5.2
Perencanaan harus diberitahukan kepada anggota organisasi
5.2.1

5.2.2

5.2.3

5.2.4

Apakah konsep rencana maupun rencana yang telah
disahkan dikomunikasikan kepada setiap anggota
organisasi?
Apakah bagian-bagian dari rencana yang relevan
untuk dilaksanakan oleh bawahan telah disampaikan
kepada yang bersangkutan?
Apakah
pimpinan
bersikap
terbuka
untuk
mendiskusikan dengan bawahan hal-hal yang belum
jelas dalam rencana?
Apakah
bawahan
terlalu
sering
mengajukan
pertanyaan kepada pimpinan sehubungan dengan
pernyataan yang tidak jelas dalam rencana?

6.1
Perencanaan yang baik mudah dioperasikan sedapat mungkin dialihkan dalam
bahasa kuantitatif
6.1.1
6.1.2
6.1.3

6.1.4

Apakah rencana telah diterjemahkan dalam dimensi
waktu?
Apakah rencana telah dituangkan dalam ukuran
satuan biaya, satuan peralatan, dan satuan SDM?
Apakah rencana telah menetapkan target atau hasil
secara kuantitatif, misalnya jumlah laporan yang
dihasilkan, panjang jalan yang diperbaiki, jumlah
sertifikat tanah yang diselesaikan atau jumlah
masyarakat yang dilayani?
Apakah telah diadakan uji coba (pilot test)
penggunaan
hasil
ukuran
tersebut
dalam

2009, No.401

Syarat 7 : Perencanaan harus menjadi dasar pelaksanaan kegiatan

menentukan keberhasilan (efektivitas dan efisiensi)
kegiatan yang direncanakan?
6.2
Suatu sistem pencatatan dan pelaporan hasil pengukuran keberhasilan
pelaksanaan rencana harus dipersiapkan
6.2.1

6.2.2

6.2.3
Apakah terdapat sistem informasi yang mencatat
data waktu, biaya, sarana dan target yang dicapai
secara kontinu?
Apakah telah dirancang cara-cara menganalisa data
pengukuran tersebut, misalnya dengan menganalisa
kesenjangan (variance analysis) atau dengan
menentukan
setiap
selisih
(management
by
exception)?
Apakah informasi yang dihasilkan dari pengukuran
tersebut
dapat
digunakan
untuk
mengukur
keberhasilan (efektifitas dan efisiensi) kegiatan
tersebut?

Simpulan Syarat 6
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

7.1
Perencanaan mencakup penunjukan yang jelas tentang siapa yang bertanggung
jawab pelaksanaan kegiatan
7.1.1

7.1.2

7.1.3

Apakah terhadap masing-masing kegiatan yang
direncanakan telah ditetapkan siapa atau satuan
organisasi
mana
yang
bertanggung
jawab
melaksanakannya?
Apakah tidak terdapat kekaburan penanggung
jawab?
Apakah penanggung jawab yang telah ditunjuk
dapat ditanyai setiap saat tentang tingkat kemajuan
pelaksanaan kegiatan dimaksud?

7.2
Perencanaan betul-betul menjadi dasar pelaksanaan kegiatan
7.2.1

Apakah tidak terdapat suasana yang memandang
rencana sekedar memenuhi prosedur atau formalitas
belaka?

2009, No.401

Syarat 8 : Perencanaan Harus Sedapat Mungkin Fleksibel

7.2.2
7.2.3
7.2.4

Apakah dokumen rencana selalu menjadi rujukan
bagi penentuan kegiatan yang hendak dilaksanakan?
Apakah pimpinan organisasi mencegah pengabaian
(over-riding) rencana?
Apabila penyimpangan terhadap rencana terpaksa
dilakukan, apakah pimpinan menjelaskan mengapa
penyimpangan tersebut harus terjadi?
7.3
Harus ada pemantauan dan evaluasi yang menilai pelaksanaan kegiatan
7.3.1

7.3.2
7.3.3

Apakah terdapat suatu sistem informasi yang selalu
mencatat dan melaporkan pelaksanaan kegiatan yang
telah direncanakan?
Apakah
laporan
hasil
pelaksanaan
tersebut
digunakan untuk membandingkan dengan rencana?
Apakah terdapat mekanisme yang memberi umpan
balik
(feed-back)
kepada
penanggung
jawab
kegiatan
tentang
tingkat
pelaksanaan
atau
penyimpangan yang terjadi dalam kegiatan yang
dilaksanakan?

8.1
Perencanaan harus mengandung keluwesan
8.1.1

8.1.2

8.1.3
8.1.4

8.1.5

Apakah rencana telah memperhitungkan perubahan
atas target/hasil apabila asumsi yang digunakan
berubah?
Apakah teknik anggaran fleksibel (flexible budget)
yang menetapkan biaya sesuai dengan target yang
berubah digunakan dalam rencana?
Apakah rencana telah disesuaikan dengan kondisi-
kondisi yang bisa berubah, tidak terlalu konservatif?
Apakah
rencana
terlalu
ketat
sehingga
menghilangkan peluang kreativitas pelaksana?
Apakah rencana tidak terlalu ketat sehingga kegiatan
yang direncanakan menjadi sukar dilaksanakan?

2009, No.401

8.2
Perencanaan dengan asumsi-asumsi yang digunakan dievaluasi secara terus
menerus
8.2.1

8.2.2

8.2.3
8.2.4

Apakah asumsi-asumsi yang digunakan dalam
menyusun rencana telah diidentifikasikan dengan
rinci dan jelas?
Apakah selalu dilakukan evaluasi terhadap asumsi-
asumsi dan kondisi-kondisi yang aktual yang
mempengaruhi perwujudan rencana?
Apakah telah dianalisa dampak perubahan asumsi-
asumsi tersebut terhadap hasil kegiatan ?
Apakah ada mekanisme yang mengharuskan setiap
penanggung jawab kegiatan untuk melaporkan
segera pada pimpinan, bila asumsi dan kondisi
aktual menyimpang jauh dari rencana?

8.3
Revisi dan evaluasi atas penyimpangan terhadap rencana harus dilakukan bila
diperlukan
8.3.1

8.3.2
8.3.3
8.3.4
8.3.5

Apakah
telah
ditetapkan
cara-cara
mengatasi
dampak perubahan kondisi terhadap pencapaian
tujuan?
Apakah rencana revisi dengan segera apabila terjadi
perubahan-perubahan yang mendasar?
Apakah perubahan rencana tersebut disahkan oleh
pimpinan?
Apakah perubahan rencana tersebut dikomunikasikan
kepada anggota organisasi?
Apakah
telah
disusun
suatu
program
darurat
(contingency plan) apabila terjadi peristiwa yang bisa
menggagalkan pencapaim tujuan, terutama apabila
kegiatan tersebut bersangkut paut dengan pelayanan
masyarakat yang tidak bisa ditunda,atau pengamanan
pengolahan data komputer, dan sebagainya?

2009, No.401
CHECKLIST 5 : PROSEDUR

Untuk mengatasi prosedur dapat dilakukan dengan lembar periksa (checklist) ini. Lembar periksa
berisi pertanyaan-pertanyaan yangmenjadi indikator keberhasilan melalui perencanaan. Pertanyaan-
pertanyaan dikelompokan menurut kelompok syarat prosedur yang memenuhi unsur pengendalian
yang baik. Beri tanda “V” pada kolom ”Y” untuk jawaban ”Ya” dan beri tanda “V” pada kolom ”T”
untuk jawaban ”Tidak”. Setiap jawaban”tidak”menunjukan kelemahan pengendalian yang perlu
penjelasan.

Syarat 1 :
Prosedur harus dapat menggambarkan kebijakan secara eksplisit

Pertanyaan

Penjelasan
1.1
Prosedur harus dapat menggambarkan kebijakan secara eksplisit
1.1.1

1.1.2

Apakah kebijakan telah dituangkan ke dalam
langkah-langkah yang cukup konkrit sehingga
mudah dilaksanakan?
Apakah kaitan antara kebijakan dengan prosedur
yang mendukung cukup jelas?

1.2
Tidak ada prosedur yang bertentangan dengan kebijakan diatasnya
1.2.1
Apakah pertentangan antara suatu prosedur
dengan kebijakan di atasnya telah dihindari?

1.3
Prosedur harus menggambarkan urutan langkah kegiatan
1.3.1

1.3.2
Apakah prosedur yang ada telah menggambarkan
langkah-langkah yang harus dilakukan secara
kronologis?
Apakah
langkah-langkah
tersebut
dapat
dilaksanakan?

Simpulan syarat 1
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

2009, No.401
Syarat 2 :
Tujuan prosedur harus dapat diidentifikasi dengan jelas

2.1
Tujuan suatu prosedur harus diungkapkan secara jelas
2.1.1
2.1.2
Apakah tujuan yang harus dicapai dari prosedur
dapat diketahui dengan jelas?
Apakah tujaun prosedur telah sejalan dengan
tujuan suatu kebijakan tertentu?

2.2
Tahapan di dalam prosedur harus menunjang tercapainya tujuan
2.2.1
2.2.2

2.2.3
Apakah langkah-langkah yang dibuat di dalam
prosedur telah jelas?
Apakah langkah-langkah di dalam prosedur telah
menggambarkan suatu rangkaian kegiatan/aktivitas
yang lengkap ?
Apakah langkah-langkah yang dibuat di dalam
prosedur telah memadai untuk mendukung tujuan
prosedur?

Syarat 3 :
Pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainya tujuan prosedur

3.1
Uraian tugas, fungsi, tanggung jawab dan wewenang setiap personil yang terlibat di
dalam prosedur harus diuraikan dengan jelas
3.1.1
3.1.2
3.1.3
Apakah tujuan setiap langkah atau kegiatan di
dalam prosedur telah jelas?
Apakah tindakan yang harus dilakukan di dalam
setiap langkah telah jelas?
Apakah uraian tugas, fungsi, wewenang dan
tanggung jawab setiap personil yang terlibat di
dalam prosedur diuraikan dengan jelas?

2009, No.401
3.2
Struktur organisasi yang dibuat harus dapat mendukung pencapaian tujuan
organisasi
3.2.1

3.2.2
Apakah tugas, fungsi, wewenang dan tanggung
jawab tersebut telah dibagi habis ke dalam posisi-
posisi tertentu di dalam struktur organisasi ?
Apakah struktur organisasi yang dibuat cukup
fleksibel?

Syarat 4 :
Penyusunan prosedur harus didukung dengan kebijakan yang memadai

4.1
Kebijakan harus mendukung bila ada kondisi khusus yang berdampak luas pada
berbagai pihak
4.1.1

4.1.2
Apakah ada kebijakan tertentu atau pernyataan
dari pimpinan untuk mengatasi kondisi khusus
yang sering terjadi dan memberi dampak kepada
berbagai pihak?
Apakah kebijakan tersebut cukup adil dan
memadai?

4.2
Kebijakan atas suatu prosedur harus didokumentasikan dan dikomunikasikan
4.2.1
4.2.2
4.2.3
Apakah kebijakan tersebut dituangkan secara
tertulis?
Apakah kebijakan tersebut mudah dimengerti?
Apakah kebijakan tersebut dikomunikasikan
kepada semua pihak yang terkait di dalam
prosedur?

2009, No.401
Syarat 5 : Peraturan perundangan yang terkait harus dipertimbangkan di dalam penyusunan
prosedur

5.1
Semua peraturan perundangan yang terkait harus diinventarisir dan dianalisa
pengaruhnya terhadap prosedur yang akan dibuat
5.1.1

5.1.2
Apakah telah dilakukan inventarisasi mengenai
peraturan perundangan, baik internal maupun
ekstern,
yang
kemungkinan
mempengaruhi
prosedur yang akan disusun?
Apakah kaitan atau dampak dari peraturan
perundangan tersebut terhadap prosedur yang
akan dibuat telah dianaliasa?

5.2
Semua peraturan perundangan yang terkait harus dipertimbangkan
5.2.1

Apakah hasil analisa atas semua perundangan
yang terkait telah dipertimbangkan di dalam
menyusun prosedur?

Syarat 6 : Penempatan personil dalam pelaksanaan prosedur harus memadai, baik kuantitas
maupun kualitasnya

6.1
Jumlah personil yang terlibat di dalam prosedur harus cukup
6.1.1

6.1.2

Apakah telah dilakukan analisa terhadap kegiatan
yang harus dilakukan di dalam prosedur, sehingga
dapat diketahui jumlah personil dan kualifikasi
yang dibutuhkan?
Apakah jumlah personil yang ditempatkan telah
mencukupi untuk dapat melaksanakan setiap
kegiatan
tersebut,
sesuai
dengan
analisa
kebutuhan?

6.2
Kemampuan personil harus sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan
6.2.1

Apakah personil yang ditempatkan mempunyai
latar belakang pendidikan atau kemampuan yang
memadai?

2009, No.401
6.2.2
6.2.3
Jika kemampuan personil yang ada kurang
memadai, apakah telah dilakukan pelatihan?
Apakah kredibilitas personil yang ada cukup
baik?
6.3
Harus dilakukan pendidikan dan pelatihan yang berkesinambungan
6.3.1

6.3.2
Apakah dilakukan analisa kebutuhan pelatihan
bagi para personil dalam rangka menunjang
pelaksanaan tugasnya?
Apakah dilakukan pelatihan secara rutin dan
berkesinambungan
untuk
senantiasa
memutakhirkan
pengetahuan
para
personil
tersebut?

Syarat 7 :
Prosedur tidak terlalu rinci sehingga kaku, kecuali untuk kegiatan yang bersifat
mekanis

7.1
Prosedur harus mengungkapkan langkah-langkah secara garis besarnya saja
7.1.1

7.1.2
7.1.3
Apakah
prosedur
yang
dibuat
hanya
mengungkapkan hal-hal pokok saja yang harus
dilakukan di dalam setiap langkah?
Apakah prosedur yang ada telah menghindari
tidak berkembang-nya kreativitas pegawai?
Apakah prosedur yang ada masih memungkinkan
penggunaan judgement?

7.2
Untuk kegiatan yang bersifat dinamis,prodesur harus dibuat rinci
7.2.1
Apakah untuk kegiatan yang bersifat mekanis
telah dibuat prosedur yang cukup rinci/detail?

2009, No.401
Syarat 8 :
Prosedur harus sederhana, murah dan aman

8.1
Prosedur harus ringkas namun lengkap
8.1.1

8.1.2
Apakah prosedur yang dibuat cukup ringkas,
praktis namun lengkap?
Apakah
prosedur
yang
dibuat
mudah
dimengerti dan dilaksanakan?

8.2
Meski ringkas, prosedur yang dibuat harus menjamin tercapainya tujuan
organisasi
8.2.1
Apakah langkah-langkah yang dibuat di dalam
prosedur tersebut cukup memadai untuk
mencapai tujuan yang diharapkan?

8.3
Biaya prosedur harus lebih kecil dari manfaat yang diperoleh
8.3.1
8.3.2

8.3.3
Apakah dilakukan analisa biaya dan manfaat
sebelum menyusun suatu prosedur?
Apakah prosedur cukup bermanfaat bagi
pencapaian tujuan organisasi?
Apakah manfaat dari suatu prosedur lebih besar
dari biayanya?

Syarat 9 : Kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah di dalam prosedur harus terkoordinasi dan
terdapat pengecekan internal

9.1
Rangkaian kegiatan di dalam suatu prosedur harus sinkron
9.1.1
9.1.2
9.1.3
Apakah prosedur yang ada menggambarkan
urutan kegiatan secara logis?
Apakah telah dihindari kagiatan yang tumpang
tindih?
Apakah telah dihindari adanya kegiatan yang
saling bertentangan di dalam suatu prosedur ?

2009, No.401
9.2
Tidak ada satu prosedur yang ditangani oleh satu orang dari awal sampai akhir
9.2.1
9.2.2
Apakah prosedur telah mencerminkan adanya
pemisahan fungsi?
Apakah setiap kegiatan/langkah melibatkan
lebih dari satu orang?

9.3
Terdapat tanda tertentu sebagai bukti adanya pengecekan internal
9.3.1

9.3.2
Apakah pekerjaan seseorang secara otomatis
akan terpantau oleh orang lain yang
mengerjakan pekerjaan yang berbeda?
Apakah ada tanda tertentu sebagai bukti adanya
pengecekan internal?

Simpulan Syarat 9
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 10 : Prosedur harus dituangkan secara tertulis dan mudah dimengerti

10.1
Prosedur dibuat secara tertulis
10.1.1
10.1.2
Apakah prosedur dibuat secara tertulis?
Apakah prosedur tersebut dituangkan ke dalam
media-media tertentu dengan penyajian yang
sistematis?

10.2
Prosedur menggunakan kata-kata yang umum dan mudah dimengerti
10.2.1
10.2.2
Apakah bahasa yang dipergunakan di dalam
prosedur mudah dipahami?
Apakah
pengungkapan
prosedur
tersebut
menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan
benar?

10.3
Prosedur dituangkan ke dalam arus/flowchart
10.3.1
10.3.2
Apakah prosedur dituangkan di dalam bagan
arus (flowchart)?
Apakah
flowchart
tersebut
menggunakan
simbol-simbol
yang
umum
dan
mudah
dimengerti?

2009, No.401
Simpulan Syarat 10
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 11 : Prosedur harus dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait

11.1
Prosedur tertulis tersebut dikomunikasikan kepada pelaku dan jasa suatu
prosedur
11.1.1
11.1.2
Apakah prosedur telah dikomunikasikan?
Apakah
penyebarluasan
prosedur
tersebut
diberikan kepada semua pihak terkait?

11.2
Media yang digunakan untuk menyebarluaskan prosedur cukup memadai
11.2.1
11.2.2
Apakah
penyebarluasan
prosedur
tsb
menggunakan beberapa jenis media?
Apakah pengungkapan prosedur ke dalam
media-media tersebut bentuknya sistematis dan
menarik sehingga memudahkan orang untuk
membacanya?

Simpulan Syarat 11
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 12 : Hasil pelaksanaan prosedur harus dibuatkan laporannya

12.1
Setiap prosedur harus dapat diketahui hasil pelaksanaannya
12.1.1
12.1.2
12.1.3
Apakah setiap hasil pelaksanaan prosedur
dibuatkan laporannya?
Apakah
laporan
tersebut
dibuat
secara
periodik?
Apakah penyusunan laporan tersebut telah
memperhatikan
prinsip-prinsip
penyusunan
laporan yang baik?

2009, No.401
12.2
Laporan hasil pelaksanaan prosedur harus dapat digunakan untuk
pengambilan keputusan
12.2.1

12.2.2

12.2.3
Apakah laporan tersebut diserahkan kepada
manajemen?
Apakah laporan tersebut dipergunakan oleh
manajemen di dalam melakukan evaluasi
kinerja organisasi?
Apakah laporan tersebut dipergunakan oleh
manajemen di dalam melakukan evaluasi atas
prosedur itu sendiri?

12.2.4

Apakah laporan tersebut dapat dipakai oleh
manajemen di dalam melakukan pengambilan
keputusan?

Simpulan Syarat 12
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 13 : Prosedur harus direviu secara berkala

13.1
Prosedur harus dapat diberlakukan setiap saat
13.1.1
13.1.2
13.1.3
13.1.4
13.1.5

13.1.6
Apakah prosedur yang digunakan (selalu) cocok
dengan kondisi saat ini?
Apakah dilakukan reviu terhadap prosedur yang
dipakai saat ini?
Apakah
reviu
tersebut
dilakukan
secara
periodik?
Apakah prosedur yang digunakan mudah untuk
disesuaikan?
Apakah
reviu
dilakukan
untuk
melihat
kesesuaian antara prosedur yang seharusnya
dengan yang sesungguhnya dilaksanakan?
Apakah
reviu
dilakukan
untuk
melihat
kesesuaian antara prosedur yang berlaku saat ini
dengan yang sesungguhnya dibutuhkan untuk
mencapai tujuan organisasi?

2009, No.401
13.2
Prosedur harus selalu dimutakhirkan

13.2.1
13.2.2
Apakah
prosedur
yang
ada
selalu
dimutakhirkan?
Apakah
perubahan
prosedur
selalu
dikomunikasikan
kepada
pihak-pihak
yang
terkait?

Simpulan Syarat 13 :
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

2009, No.401

CHECKLIST 6: PENCATATAN

Untuk mengevaluasi pencatatan dapat dilakukan dengan lembar periksa (checklist) ini. Lembar
periksa berisi pertanyaan-pertanyaan yang menjadi indikator keberhasilan melalui pencatatan.
Pertanyaan-pertanyaan dikelompokkan menurut kelompok syarat pencatatan yang memenuhi unsur
pengendalian yang baik. Beri tanda ”V” pada kolom ”Y” untuk jawaban ”Ya” dan beri tanda ”V”
pada kolom ”T” untuk jawaban ”Tidak”. Setiap jawaban ”Tidak” menunjukkan kelemahan
pengendalian yang perlu penjelasan.

Syarat 1 : Pencatatan harus dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi

Pertanyaan

Penjelasan
1.1
Pencatatan harus didukung dengan sistem pencatatan yangmemadai
1.1.1

1.1.2

1.1.3

1.1.4

Apakah penyusunan sistem pencatatan didahului
dengan kegiatan survei atas berbagai aspek yang
berkaitan dengan kegiatan pencatatan?
Apakah di dalam survei yang dilaksanakan
mencakup kebutuhan informasi bagi pimpinan di
setiap jenjang organisasi?
Apakah informasi yang dihasilkan dilaporkan
kepada pimpinan secara berkala atau bilamana
diperlukan?
Apakah catatan dan informasi yang dihasilkan
selalu diperhatikan oleh pimpinan di dalam
pengambilan keputusan?

1.2
Sistem pencatatan harus disesuaikan dengan lingkup dan kompleksitas organisasi
1.2.1

1.2.2

1.2.3

Apakah perumusan sistem pencatatan sudah
mempertimbangkan besar kecilnya organisasi?
Apakah pencatatan sudah mampu mencakup
transaksi atau kegiatan yang terjadi di setiap
jenjang organisasi?
Apakah
sistem
pencatatan
sudah
mampu
memenuhi kebutuhan setiap jenjang organisasi

2009, No.401

1.2.4

1.2.5

1.2.6
secara
lancar
tanpa
menemui
hambatan-
hambatan yang berarti?
Apakah perumusan sistem pencatatan telah
mempertimbangkan jenis-jenis kegiatan atau
transaksi yang terjadi di organisasi anda?
Apakah sistem pencatatan yang ada telah mampu
menampung seluruh kegiatan yang terjadi di
organisasi anda?
Apakah perumusan sistem pencatatan telah
mempertimbangkan beban kerja yang terjadi
sehingga tidak terjadi penumpukan beban kerja?
1.3
Sistem pencatatan harus didukung dengan personil yang memadai
1.3.1
1.3.2

1.3.3

Apakah telah ada dukungan personil yang
memadai untuk menyelenggarakan pencatatan?
Apakah kompetensi personil yang terkait dengan
pencatatan telah memadai sehingga mereka dapat
menjalankan tugas dengan lancar tanpa adanya
hambatan atau keluhan yang berarti?
Apakah semua pekerjaan dapat diselesaikan
secara tepat waktu dan tidak sering terjadi kerja
lembur?

1.4
Sistem pencatatan harus direviu secara
berkala

1.4.1

1.4.2
1.4.3
Apakah sistem pencatatan yang ada selalu
direviu secara berkala untuk menyesuaikan
dengan perubahan yang terjadi dilingkungan
organisasi?
Apakah sistem yang ada telah pernah direvisi?
Apakah
sistem
yang
ada
masih
mampu
memenuhi informasi yang diperlukan oleh
pimpinan

Simpulan Syarat 1
…………………………………………………………………………………………...............
…………………………………………………………………………………………………...

2009, No.401
Syarat 2 : Prosedur pencatatan dan manualnya harus disusun dengan baik dan cermat

2.1
Sistem pencatatan harus didukung dengan prosedur pencatatan secara tertulis
2.1.1

2.1.2

2.1.3
Apakah sistem pencatatan telah didukung dengan
prosedur dan manual tertulis yang memadai
untuk para pelaksana?
Apakah prosedur dan manual tersebut benar-
benar berfungsi sebagai tuntun an atau panduan
bagi para pelaksana?
Apakah
pencatatan
dapat
berjalan
lancar
bilamana terjadi mutasi atau rotasi pegawai?

2.2
Prosedur pencatatan harus jelas, sederhana, tidak berbelit-belit dan mudah
diikuti
2.2.1

2.2.2
Apakah prosedur pencatatan telah disusun secara
jelas sehingga mudah dipelajari dan dipahami?
Apakah prosedur pencatatan berikut manualnya
cukup sederhana, tidak berbelit-belit sehingga
mudah diikuti?

2.3
Prosedur pencatatan harus dikomunikasikan dengan baik kepada pelaksana
maupun pimpinan
2.3.1

2.3.2

2.3.3
Apakah sistem, prosedur, dan manual pencatatan
yang disusun telah dikomunikasikan dengan baik
kepada pihak-pihak yang terkait, misalnya
melalui penyuluhan, pendidikan, dan pelatihan?
Apakah setiap kali terjadi perubahan di dalam
pencatatan
selalu
dikomunikasikan
kepada
personil yang terkait secara cepat?
Apakah
setiap
terjadi
hambatan
atau
permasalahan
di
dalam
pencatatan
selalu
dikomunikasikan
kepada
pejabat
yang
berwenang?

2009, No.401
Syarat 3 : Sistem pencatatan harus didukung dengan kebijakan yang jelas dan memadai

3.1
Pencatatan harus didukung dengan kebijakan yang jelas
3.1.1

3.1.2
Apakah terdapat dukungan pimpinan, berupa
kebijakan-kebijakan
yang
memadai
untuk
mendukung penyelenggaraan pencatatan?
Apakah kebijakan yang ada cukup untuk
mendorong efisiensi di dalam penyelenggaraan
pencatatan misalnya tersedianya personil yang
cukup dan alokasi dana yang memadai?

3.2 Kebijakan pencatatan tersebut harus merupakan komitmen pimpinan
3.2.1

3.2.2
Apakah kebijakan yang telah digariskan benar-
benar ditepati oleh pimpinan yang terkait?
Apakah keterlibatan pimpinan cukup memadai di
dalam mengatasi berbagai permasalahan yang
timbul di dalam penyelenggaraan pencatatan
misalnya melalui pengambilan suatu keputusan
tertentu untuk memecahkan suatu permasalahan?

Syarat 4 : Pencatatan harus menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi, daftar-daftar
statistik, dan buku-buku yang dirancang secara memadai.

4.1
Dokumen dan formulir harus mampu merekam data yang relevan untuk
kebutuhan pimpinan
4.1.1

4.1.2
Apakah berbagai dokumen sumber dan formulir
yang digunakan mampu merekam data yang
relevan dan cukup untuk memenuhi kebutuhan
pimpinan atau pemakai ?
Apakah di dalam dokumen sumber atau formulir
yang digunakan telah disediakan tempat untuk
menuliskan otorisasi atau persetujuan dari
pejabat yang berwenang sehingga keabsahan
dokumen tersebut dapat diandalkan ?

2009, No.401
4.2
Dokumen yang digunakan harus mampu berfungsi sebagai wadah untuk
memproses data menjadi informasi
4.2.1

4.2.2

4.2.3
Apakah buku-buku dan bentuk catatan lainnya
cukup memadai untuk menampung semua
kegiatan atau transaksi yang terjadi di organisasi?
Apakah buku-buku, daftar, tabulasi, catatan-
catatan statistik telah mampu mengolah atau
memproses
data
menjadi
informasi
yang
bermanfaat?
Apakah catatan-catatan yang dihasilkan telah
mampu
mengikhtisarkan
informasi
untuk
pengambilan keputusan?

4.3
Dokumen
sumber
harus
dirancang
secara
efisien
dan
efektif
dalam
penyelenggaraan pencatatan
4.3.1

4.3.2

4.3.3
Apakah dokumen sumber telah dirancang secara
memadai sehingga dapat meningkatkan efisien
dan penghematan di dalam penyelenggaraan
pencatatan?
Apakah penyelenggaraan kegiatan pencatatan
telah berjalan secara efisien sehingga tidak
terjadi duplikasi atau pengulangan pekerjaan?
Apakah
dokumen
telah
dirancang
dengan
menggunakan ukuran dan jenis kertas yang tepat
dan pemanfaatannya optimal sehingga tidak ada
kertas terbuang, hemat, efisien, dan mudah
penyimpanannya?

Simpulan Syarat 4
……………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

Syarat 5 : Pencatatan harus lengkap dan informatif

5.1
Catatan harus memuat data tentang kejadian yang menjadi tanggung jawab
individu atau unit kerja
5.1.1

Apakah telah terdapat sistem dan prosedur
pencatatan untuk kegiatan atau transaksi yang
berulang yang ditetapkan oleh pimpinan?

2009, No.401
5.1.2
Apabila jawabannya ya, tulis nomor dan tanggal
Peraturan/SK sistem dan prosedur di kolom
penjelasan!
Apakah untuk setiap kejadian yang berulang dan
menjadi kegiatan utama unit organisasi telah
dilakukan pencatatan?
§ Surat masuk dan keluar
§ Mutasi personil
§ Penerimaan, pengeluaran barang atau bahan
keperluan kantor
§ Pemindahan hak atas aset negara
§ Penerimaan dan pengeluaran uang atau dana
5.1.3

Apakah dari catatan tersebut dapat diketahui hal-
hal sebagai berikut:
§ Apa yang terjadi
§ Kapan kejadiannya
§ Mengapa terjadi
§ Di mana kejadian atau transaksi terjadi
§ Oleh siapa dan siapa penanggung jawabnya

5.2
Catatan harus bersifat informatif yang memberi arah untuk mengetahui lebih
lanjut tentang kejadian
5.2.1

5.2.2
Apakah dari sistem pencatatan dapat diperoleh
informasi yang penting seperti:
§ Letak dimana barang atau surat disimpan
§ Identitas barang dan personil secara lengkap
§ Nilai atau jumlah
§ Siapa pengirim barang atau surat
§ Masa manfaat barang atau dokumen yang
disimpan
Apakah mudah dan cepat untuk mendapatkan
informasi
tentang
keuangan,
kegiatan
kepegawaian, persuratan dan informasi lain
yang diperlukan?

5.3
Pencatatan harus dapat menyediakan data untuk pertanggungjawaban pimpinan
5.3.1

Apakah untuk setiap pembuatan laporan harian,
mingguan, bulanan, triwulanan dan tahunan
bahan atau datanya diperoleh dari sistem
pencatatan yang ada?

2009, No.401
5.3.2

5.3.3

5.3.4

5.3.5
Apakah kebutuhan data untuk penyiapan laporan
ini dapat diperoleh dengan segera?
Apakah informasi yang dilaporkan kepada atasan
didukung dengan data yang ada pada pencatatan
yang tersedia, misalnya saldo persediaan bahan
atau barang ATK cocok dan sesuai dengan sisa
masing-masing kartu untuk tiap jenis bahan
Apakah setiap kegiatan yang menjadi tanggung
jawab unit kerja organisasi yang Saudara pimpin
telah dilakukan pencatatan yang baik, sistematis,
akurat dan andal sehingga dapat mendukung
pengendalian atas jalannya operasional di unit
organisasi Saudara?
Apakah saudara selalu dapat menyusun laporan
pertanggungjawaban tepat pada waktunya?
Simpulan Syarat 5
……………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………… . . . .

Syarat 6 : Pencatatan harus mentaati sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan

6.1
Pencatatan dilaksanakan sesuai dengan sistem yang telah ditetapkan
6.1.1

6.1.2

6.1.3
Apakah setiap bentuk pencatatan yang ada telah
dikerjakan sesuai aturan atau kebijakan tertulis
yang ditetapkan oleh pimpinan?
Apabila jawabannya ya, tuliskan nomor dan
tanggal ketentuan yang saudara ikuti di kolom
penjelasan!
Apakah dalam catatan tersebut benar-benar
menggambarkan keadaan secara tepat, misalnya
dicatat sesuai tanggal kejadian, jumlah yang
benar, dan informasi yang tepat?

6.2
Pencatatan dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan
6.2.1

Apakah pencatatan telah dilaksanakan sesuai
dengan prosedur yang berlaku?

2009, No.401
6.3
Pencatatan harus dibuat sesuai ketentuan yang berlaku, baik bentuk, isi, maupun
ketepatan pencatatan
6.3.1
6.3.2
Apakah bentuk dan isi catatan sudah sesuai
dengan ketentuan?
Apakah ketepatan pencatatan selalu diperhatikan
dan diperiksa untuk menjamin bahwa catatan
bebas dari kesalahan?

6.4
Pencatatan harus sesuai dengan prinsip yang ditetapkan pimpinan atau yang
berlaku umum
6.4.1
Apakah pencatatan yang ada telah mematuhi
prinsip-prinsip yang berlaku umum dan diterima
sebagai suatu sistem pencatatan yang baik guna
kepentingan
pengendalian
kegiatan
dan
pengamanan aset kekayaan negara?

6.5
Dokumen atau catatan disimpan sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku
6.5.1

6.5.2
Apakah untuk pengelolaan sistem pencatatan,
dilakukan pemutakhiran data atau dokumen guna
menentukan mana yang masih bermanfaat dan
mana yang boleh dimusnahkan agar tidak
memakan tempat penyimpanan (biaya tinggi)?
Apakah terhadap dokumen yang dimusnahkan
telah dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku?

Simpulan Syarat 6

…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 7 : Pencatatan harus diselenggarakan secara akurat dan tepat waktu

7.1
Petugas pencatatan harus orang yang mengerti tentang akuntansi
7.1.1

7.1.2

Apakah petugas yang menangani pencatatan
telah memiliki pengetahuan, dan diklat yang
sesuai dengan fungsinya?
Apakah petugas pembukuan telah mengikuti
pendidikan dan pelatihan dibidang pembukuan
yang
diselenggarakan
oleh
instansi
yang
berwenang?

2009, No.401
7.1.3
Apabila jawaban Saudara ya, tulis nomor dan
tanggal Surat Tanda Tamat Pendidikan dan
Latihan di kolom penjelasan!
7.2
Pencatatan harus diselenggarakan secara akurat seperti jumlah, nilai, tanggal
kejadian dan sebagainya
7.2.1
7.2.2

7.2.3

7.2.4

7.2.5
7.2.6
Apakah pencatatan selalu dilaksanakan secara
akurat?
Apakah terdapat pengecekan internal yang
melekat pada sistem pencatatan, sehingga catatan
yang satu dapat dipakai untuk mengecek
kebenaran catatan yang lain?
Apakah catatan dilaksanakan dengan benar,
sehingga di dalam buku-buku/catatan tidak
terdapat coretan-coretan perbaikan kesalahan?
Apakah data yang diperoleh dari catatan sesuai
dengan data yang diperoleh dari petugas lainnya,
misalnya
saldo
kas
menurut
bendaharawan,persedian yang ada di gudang?
Apakah catatan didukung dengan bukti?
Apakah
secara
berkala
saudara
mengecek
kebenaran pencatatan yang dilaksanakan oleh
petugas pencatatan yang saudara tunjuk?
Tuliskan tanggal pengecekan yang biasa saudara
lakukan di kolom penjelasan!

7.3
Pencatatan dilakukan segera setelah kejadian atau transaksi terjadi
7.3.1
7.3.2

Apakah pencatatan segera dilakukan setelah
terjadi suatu transaksi ?
Apakah catatan dapat menghasilkan data secara
tepat waktu bilamana diperlukan?

2009, No.401
Syarat 8: Pencatatan harus diselenggarakan secara sederhana, konsisten, runtut, dan terintegrasi

8.1
Pencatatan harus diselenggarakan secara sederhana sehingga mudah diikuti
8.1.1

8.1.2

Apakah prosedur pencatatan yang saudara
gunakan sederhana, tidak berbelit-belit serta
mudah dipahami?
Apakah catatan yang diselenggarakan mudah
dipahami oleh para pembaca sehingga mereka
tidak memerlukan penjelasan tambahan dari
petugas?

8.2
Transaksi atau kejadian yang sama harus mendapat perlakuan yang sama di
dalam pencatatannya
8.2.1

8.2.2

8.2.3
Apakah terdapat ketentuan yang ditetapkan untuk
mencatat transaksi atau kejadian yang berulang?
Apakah ketentuan pencatatan dipahami oleh
petugas, sehingga mereka akan memperlakukan
pencatatan yang sama untuk transaksi /kejadian
yang berulang?
Apakah
transaksi/kejadian
yang
sama
mendapatkan
perlakuan
pencatatan
yang
seragam?

8.3
Pencatatan harus dilaksanakan secara tertib
dan berurutan sehingga mudah dibaca dan
difahami

8.3.1
8.3.2
8.3.3
Apakah
dokumen
yang
dijadikan
sumber
pencatatan diberi nomor yang berurutan?
Apakah nomor tersebut diberikan sesuai dengan
urutan saat terjadinya kegiatan?
Apakah
pencatatan
diselenggarakan
sesuai
dengan urutan nomor dokumen atau urutan
tanggal kejadian/transaksi?

8.4
Pencatatan harus terintegrasi,menghasilkan informasi yang saling melengkapi &
tidak tupang tindih
8.4.1

8.4.2

Apakah berbagai sistem pencatatan yang ada
merupakan sub sistem dari suatu sistem yang
lebih besar?
Apakah data yang diperoleh dari catatan yang
satu tidak bertentangan dengan data dari catatan
yang lain?

2009, No.401
8.4.3
8.4.4
8.4.5
Apakah tidak terjadi tumpang tindih atau
duplikasi pencatatan?
Apakah suatu informasi hanya dapat disediakan
oleh suatu sistem pencatatan tertentu?
Apakah saudara tahu dengan pasti, dari mana
Saudara dapat memperoleh informasi tertentu?
Simpulan Syarat 8:
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 9 : Pencatatan harus dipisahkan dari fungsi penguasaan dan fungsi penyimpanan

9.1
Petugas
yang
melaksanakan
pencatatan
harus
terpisah
dari
petugas
penyimpanan dan fungsi penguasaan
9.1.1

9.1.2

9.1.3

9.1.4
Apakah petugas pencatat atau pembukuan atas
keuangan/harta
kekayaan
negara
seperti
persediaan bahan, barang inventaris kantor, tidak
merangkap sebagai petugas yang berwenang
menyimpan dan mengeluarkan persediaan dan
barang inventaris?
Apakah Saudara melakukan pembukuan atas
uang,barang,inventaris
dan
harta
kekayaan
negara lainnya?
Apabila Saudara melakukan pembukuan, apakah
pengurusan dan penyimpanan kekayaan Saudara
serahkan pada petugas lain?
Apabila jawabannya ya tulis nama petugas yang
ditunjuk di kolom penjelasan?

9.2
Pencocokan antara fisik dan laporan dilakukan secara berkala oleh petugas
independen
9.2.1

9.2.2

9.2.3
Apakah dilakukan pengecekan atas kebenaran
catatan, dan di lakukan pencocokan dengan fisik
uang/barang yang dilakukan oleh petugas yang
independen?
Apakah selalu dibuat laporan hasil pengecekan
oleh petugas yang ditunjuk?
Apakah laporan ini segera disampaikan kepada
pejabat yang berwenang?

2009, No.401
9.2.4
Apakah hasil pengecekan ini diarsipkan dengan
baik dan dapat diperlihatkan bilamana ada
pemeriksaan?
Simpulan Syarat 9
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 10 : Pencatatan harus direviu secara berkala

10.1
Pencatatan harus direviu secara berkala untuk meyakinkan keandalan petugas
10.1.1

10.1.2

Apakah catatan-catatan yang dibuat selalu
direviu secara berkala untuk meyakini bahwa
tidak terdapat kesalahan atau penyimpangan
dalam pencatatan?
Apakah reviu tersebut dilakukan oleh petugas
lain atau pemeriksa internal yang independen?

10.2
Pencatatan harus bebas dari kesalahan atau penyimpangan
10.2.1

10.2.2

10.2.3
Apakah petugas yang me-reviu menemukan
bahwa catatan telah diselenggarakan dengan baik
atau bebas dari kesalahan?
Apabila jawabannya ya, sebutkan dasar jawaban
Saudara tersebut di kolom penjelasan!
Apabila terdapat kesalahan apakah petugas
tersebut memberitahukan dan merekomendasikan
langkah perbaikan yang harus diambil oleh
petugas pencatatan?
Apakah perbaikan segera dilakukan bilamana
diketemukan adanya kesalahan di dalam
pencatatan?

Simpulan Syarat 10
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

2009, No.401
CHECKLIST 7 : PELAPORAN

Untuk mengevaluasi pelaporan dapat dilakukan dengan lembar periksa (checklist) ini. Lembar
periksa berisi pertanyaan-pertanyaan yang menjadi indikator keberhasilan melalui pelaporan.
Pertanyaan-pertanyaan dikelompokkan menurut kelompok syarat pelaporan yang memenuhi unsur
pengendalian yang baik. Beri tanda ”V pada kolom ”Y” untuk jawaban ”Ya” dan beri tanda ”V”
pada kolom “T” untuk jawaban ”Tidak”. Setiap jawaban “Tidak” menunjukkan kelemahan
pengendalian yang perlu penjelasan.

Syarat 1: Laporan harus mengandung kebenaran, objektif, dan dapat dibuktikan

Pertanyaan

Penjelasan
1.1

1.1.1
1.1.2
1.1.3

1.1.4

1.1.5

1.1.6

1.1.7

1.1.8
Apakah
terdapat
prosedur
pembuatan
laporan?
Apakah pelaksanaan prosedur pelaporan
tersebut didokumentasikan?
Apakah instansi atau organisasi melakukan
reviu
internal
atas
proses
pembuatan
laporan?
Apakah terdapat prosedur penyampaian
pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan
fungsi pada setiap unit organisasi?
Apakah prosedur pelaporan tersebut telah
dirancang dengan sistematis?
Apakah sistem tersebut pada poin 1.1.5
dibakukan dan ditinjau kembali secara
periodik?
Apakah informasi atau data yang dimuat
dalam laporan dapat dicross-chek dengan
data pendukungnya?
Apakah data/informasi yang dimuat dalam
laporan objektif dan direviu oleh petugas
lain yang tidak terkait langsung dalam
penyiapan laporan?

2009, No.401
Simpulan Syarat 1
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 2 : Laporan harus jelas dan akurat

Pertanyaan

Penjelasan
2.1.1

2.1.2

2.1.3

2.1.4

2.1.5
Apakah materi laporan direviu lebih dahulu
sebelum diterbitkan?
Apakah
reviu
meliputi
kesalahan
tik,
penjumlahan, kutipan, dan alamat?
Apakah laporan menggunakan bahasa yang
sederhana dan singkat ?
Apakah
untuk
informasi
atau
data
pendukung telah dimuat pada lampiran yang
cukup singkat dan jelas, sesuai dengan
keperluan penerima laporan?
Apakah laporan juga memuat contoh kasus
kejadian
yang
memerlukan
perhatian
pimpinan?

Syarat 3 :
Laporan harus langsung mengenai sasaran

Pertanyaan

Penjelasan
3.1.1

Apakah tujuan pelaporan telah ditetapkan
dengan jelas?

2009, No.401
31.2

3.1.3

3.1.4

3.1.5

3.1.6

3.1.7

Apakah
laporan
memuat
rencana
dan
realisasi kegiatan bidang yang membuat
laporan?
Apakah data atau informasi yang dilaporkan
telah direncanakan dengan baik sehingga
hanya hal yang penting bagi penerima
laporan saja yang dilaporkan (management
by exception)?
Apakah untuk setiap tujuan atau penerima
laporan, materi atau informasi yang akan
dilaporkan disesuaikan dengan kebutuhan
menurut kewenangan?
Apakah informasi yang disajikan dalam
laporan merupakan hal yang baru (current
issue) dan menarik perhatian pembaca?
Apakah informasi dan data yang dimuat
dalam laporan hanya masalah yang berkaitan
dengan tanggung jawab penerima laporan?
Apakah informasi dan data yang termuat
dalam laporan sebelumnya telah dimintakan
persetujuan penerima laporan/pemakai?
Simpulan Syarat 3
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 4 : Laporan harus lengkap

Pertanyaan

Penjelasan
4.1.1
4.1.2

4.1.3

Apakah laporan direviu kelengkapan data
pendukungnya ?
Apakah informasi atau data yang dimuat
dalam
laporan
sudah
lengkap
menurut
pendapat pemakai dan yang dianggap penting
untuk informasi kepada atasannya?
Apakah laporan yang diterbitkan disertai
referensi informasi atau data pendukungnya?

2009, No.401

4.1.4

Apakah materi laporan sesuai kebijakan
instansi atau organisasi?
Simpulan Syarat 4
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 5 :
Laporan harus tegas dan konsisten

Pertanyaan

Penjelasan
5.1.1

5.1.2

5.1.3

5.1.4
5.1.5
Apakah materi yang akan dilaporkan direviu
lebih dahulu mengenai kesesuaian antara satu
bagian dengan bagian lain?
Apakah materi laporan didasarkan pada
sumber data yang konsisten dari satu periode
dengan periode laninya?
Apakah laporan menggunakan format yang
standar?
Apakah laporan menggunakan istilah yang
standar?
Apakah materi yang dilaporkan konsisten
dengan kebijakan instansi atau organisasi?

2009, No.401
Syarat 6 :
Laporan harus tepat waktu

Pertanyaan

Penjelasan
6.1.1
6.1.2

6.1.3

6.1.4

Apakah dibuat kerangka waktu (time frame)
pembuatan laporan?
Apakah dilakukan reviu
atas kesesuaian
pelaksanaan dengan time frame yang telah
ditetapkan?
Apakah laporan disampaikan secara tepat
waktu sesuai dengan jadwal yang telah
ditetapkan ?
Apakah dimungkinkan pembuatan laporan
sesegera mungkin jika dijumpai penyimpangan
yang berarti?

Syarat 7 :
Laporan harus tepat penerimanya

Pertanyaan

Penjelasan
7.1.1

7.1.2

7.1.3
7.1.4

Apakah terdapat kebijakan tentang siapa yang
memuat
laporan
dan
siapa
yang
harus
menerimanya?
Apakah terdapat pengklasifikasian surat sesuai
tujuan dan urgensinya?
Apakah kerahasian laporan mendapat perhatian
pimpinan?
Apakah laporan pelaksanaan kegiatan hanya
disampaikan kepada pejabat yang bertanggung
jawab untuk kegiatan tersebut?

2009, No.401
7.1.5

7.1.6
Apakah pimpinan yang bertanggung jawab atas
kegiatan yang dilaporkan., begitu menerima
laporan
segera
bertindak
sesuai
batas
kewenangannya?
Apakah laporan juga disampaikan kepada
pihak
lain
yang
terkena
dampak
atas
penyimpangan pengawasan melekat?
Simpulan Syarat 7
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 8 :
Pembuatan laporan harus mempertimbangkan faktor manfaat dan biaya

Pertanyaan

Penjelasan
8.1.1
8.1.2
8.1.3
8.1.4
Apakah digunakan format laporan standar?
Apakah terdapat personil yang cakap dalam
membuat laporan?
Apakah konsep laporan direviu terlebih dahulu
sebelum digandakan?
Apakah dalam sistem pelaporan telah
diperhatikan faktor biaya dan manfaatnya serta
ketentuan yang berlaku? (hindari laporan yang
tidak efektif/efisien).

2009, No.401
CHECKLIST 8 : SUPERVISI DAN REVIU INTERNAL

Untuk mengevaluasi supervisi dan reviu internal dilakukan dapat dilakukan dengan lembar periksa
(checklist) ini. Lembar periksa berisi pertanyaan-pertanyaan yang menjadi indikator keberhasilan
melalui supervisi dan reviu internal. Pertanyaan-pertanyaan dikelompokan menurut kelompok
syarat evaluasi dan reviu inter yang memenuhi unsur pengendalian yang baik.Beri tanda ”V” pada
kolom ”Y” untuk jawaban ”Ya” dan beri tanda ”V” pada kolom ”T” untuk jawaban “Tidak” untuk
jawaban ”Tidak”. Setiap jawaban ”Tidak” menunjukan kelemahan pengendalian yang perlu
penjelasan.

A.
Lembar Kerja Supervisi

Syarat 1 :
Supervisi harus bersifat pembinaan personil

Pertanyaan

Penjelasan
1.1

1.1
1.2

1.3

1.4
Apakah pimpinan telah melakukan pengawasan
terhadap stafnya secara langsung?
Apakah pengawasan yang dilakukan oleh
pimpinan
terhadap
bawahannya
tersebut
dilakukan secara rutin ?
Apakah bila terdapat kesalahan langsung
dilakukan teguran dan langsung dilakukan
koreksi?
Bilamana bawahan melakukan tindakan yang
terpuji, apakah langsung diberikan penghargaan
oleh pimpinan?

2009, No.401
Syarat 2 : Supervisi harus tidak mengganggu jalannya kegiatan organisasi

2.1

2.2

Apakah supervisi yang dilakukan oleh pimpinan
terhadap bawahan
sudah dijadwalkan dan
direncanakan terlebih dahulu ?
Apakah supervisi yang dilakukan tersebut tidak
mengganggu jalannya organisasi?

Syarat 3 :
Supervisi harus dilaksanakan oleh orang atau orang-orang yang memahami kegiatan
yang disupervisi

3.1

3.2

Apakah pimpinan yang melaksanakan supervisi
terhadap bawahannya memahami kegiatan yang
tengah dilakukannya?
Apakah pimpinan unit melakukan supervisi telah
melakukan koordinasi dengan pimpinan unit
lainnya yang setara?

Syarat 4 : Supervisi harus mampu meningkatkan kinerja yang berada di bawah standar

4.1

4.2

Apakah hasil dari supervisi yang dilakukan oleh
pimpinan
terhadap
bawahannya
berdampak
terhadap perbaikan kinerja organisasi?
Apakah terdapat tindak lanjut berupa pelatihan
atau peningkatan ketrampilan dari hasil supervisi
yang dilakukan tersebut?

2009, No.401
4.3

Bilamana terdapat perbaikan terhadap kinerja
organisasi atas pelaksanaan supervisi yang telah
dilakukan oleh pimpinan, apakah hal tersebut
tetap dapat dipertahankan selama satu periode?
Simpulan Syarat 4
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………

Syarat 5 :
Supervisi harus menggunakan metode atau instrumen yang tepat

5.1

5.2

5.3

Apakah metode dan instrumen untuk melakukan
supervisi telah dirancang secara tepat sesuai
dengan kebutuhan pengawasan?
Sebutkan metode dan instrumen supervisi dalam
kolom
penjelasan,
apakah
dalam
bentuk
wawancara,inspeksi,atau yang lainnya?
Apakah metode dan instrumen yang digunakan
terhadap
pelaksanaan
supervisi
tidak
menyulitkan bagi yang melakukan supervisi
maupuan yang disupervisi?
Apakah hasil pelaksanaan supervisi dengan
metode
dan
instrumen
tersebut
di
atas
mendapatkan hasil yang tepat?
Apabila jawabannya ya, uraikan pada kolom
penjelasan !

MENTERI KEHUTANAN
REPUBLIK INDONESIA,

M.S. K A B A N

Peraturan Menteri Nomor p-67-menhut-ii-2009 Tahun 2009 tentang PETUNJUK PELAKSANAAN PENGAWASAN MELEKAT DALAM PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN

Pasal 1

Pasal 2

Pasal 3