Peraturan Menteri Nomor pm38 Tahun 2019 tentang PENGELOLAAN KOMUNIKASI PUBLIK

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Komunikasi adalah kegiatan penyampaian pesan timbal- balik sebagai wujud hubungan antara Kementerian dengan masyarakat, baik langsung maupun melalui media. 2. Komunikasi Publik adalah proses Komunikasi pada Kementerian untuk menyampaikan informasi di bidang transportasi kepada publik secara efektif dan efisien. 3. Pengelolaan Komunikasi Krisis adalah proses pengelolaan isu-isu strategis yang diprediksi memiliki potensi krisis sebelum menjadi Komunikasi krisis, serta mengelola kebijakan, penyelesaian masalah dan tahap pemulihan dalam rangka mencegah situasi destruktif yang berpotensi menimbulkan kerugian besar bagi lembaga, publik, sumber daya manusia, dan pemangku kepentingan. 4. Tim Komunikasi Strategis adalah gabungan dari pejabat dan pengelola Komunikasi Publik Kementerian yang mewakili masing-masing unit organisasi eselon I untuk membicarakan masalah-masalah Komunikasi strategis dan menemukan solusi bersama atas berbagai persoalan Komunikasi Kementerian. 5. Tim Komunikasi Krisis adalah gabungan dari pejabat dan pengelola Komunikasi Publik Kementerian yang mewakili masing-masing unit organisasi eselon I untuk mengelola manajemen krisis terkait dengan kebijakan, penyelesaian masalah dan tahap pemulihan yang dilaksanakan dalam rangka mencegah situasi yang berpotensi menimbulkan kerugian besar bagi lembaga, publik, sumber daya manusia, maupun pemangku kepentingan. 6. Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang transportasi. 7. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang transportasi.

(1) Pengelolaan Komunikasi Publik ini disusun sebagai acuan bagi pengelola Komunikasi Publik di lingkungan Kementerian dalam melaksanakan tata kelola Komunikasi Publik secara terintegrasi, optimal, efektif, efisien, dan akuntabel. (2) Pengelolaan Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertujuan untuk: a. memberikan arah dan strategi dalam pengelolaan Komunikasi Publik di lingkungan Kementerian; b. mendukung terwujudnya sasaran dan program Kementerian; c. memberikan manfaat secara timbal-balik yang bersifat terbuka dan komunikatif; d. mempengaruhi opini, sikap, dan perilaku khalayak sasaran; e. membangun citra dan reputasi Kementerian; f. optimalisasi dan efektivitas kegiatan Komunikasi Publik; dan g. mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian.

(1) Pengelola Komunikasi Publik di lingkungan Kementerian terdiri atas: a. Unit Kerja Komunikasi Kementerian merupakan unit kerja yang bertanggung jawab di bidang Komunikasi Publik pada Sekretariat Jenderal; b. Unit Kerja Komunikasi Inspektorat Jenderal merupakan unit kerja yang bertanggung jawab di bidang Komunikasi Publik atau kehumasan pada Inspektorat Jenderal; c. Unit Kerja Komunikasi Direktorat Jenderal merupakan unit kerja yang bertanggung jawab di bidang Komunikasi Publik atau kehumasan pada Direktorat Jenderal; d. Unit Kerja Komunikasi Badan merupakan unit kerja yang bertanggung jawab di bidang Komunikasi Publik atau kehumasan pada Badan; dan e. Unit Kerja Komunikasi Unit Pelayanan Teknis merupakan unit kerja yang bertanggung jawab di bidang Komunikasi Publik atau kehumasan pada Unit Pelayanan Teknis di lingkungan Direktorat Jenderal atau Badan. (2) Pengelola Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus saling berkoordinasi dan mendukung pelaksanaan pengelolaan Komunikasi Publik yang terintegrasi, optimal, efektif, efisien dan akuntabel.

(1) Pengelola Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf a berwenang dan bertanggung jawab untuk mengoordinasikan dan mengintegrasikan pengelolaan Komunikasi Publik di lingkungan Kementerian. (2) Pengelola Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf b, huruf c, huruf d, dan huruf e bertanggung jawab atas: a. Penyelenggaraan Komunikasi Publik yang bersifat teknis operasional sesuai dengan bidang tugas masing-masing; b. Keabsahan dan keakuratan dokumen sebagai data dukung penyelenggaraan Komunikasi Publik di bidang kewenangannya masing-masing; dan c. Pemutakhiran atas dokumen sebagai data dukung sebagaimana tersebut pada huruf b.

Dalam pelaksanaan pengoordinasian dan pengintegrasian pengelolaan Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (1), Unit Kerja Komunikasi Kementerian melakukan kegiatan: a. penyusunan strategi Komunikasi Publik Kementerian; b. penyusunan standar operasional prosedur pengelolaan Komunikasi Publik Kementerian; dan c. penyusunan rencana strategis Komunikasi Publik.

(1) Penyusunan strategi Komunikasi Publik Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a dilaksanakan dan ditetapkan setiap tahun oleh Unit Kerja Komunikasi Kementerian. (2) Strategi Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) digunakan sebagai rujukan dan penjabaran lebih rinci oleh seluruh pengelola Komunikasi Publik.

(1) Penyusunan standar operasional prosedur pengelolaan Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b dikoordinasikan oleh Unit Kerja Komunikasi Kementerian setelah ditetapkan oleh unit organisasi eselon I masing-masing. (2) Standar operasional prosedur pengelolaan Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diusulkan kepada Menteri untuk ditetapkan dengan Keputusan Menteri tersendiri. (3) Pengelola Komunikasi Publik pada masing-masing unit organisasi eselon I harus menyusun standar operasional prosedur pengelolaan Komunikasi Publik sesuai tugas, fungsi, dan kewenangan masing-masing. (4) Standar operasional prosedur pengelolaan Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun oleh unit kerja Komunikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf a sampai dengan huruf d. (5) Standar operasional prosedur pengelolaan Komunikasi Publik yang telah disusun sebagaimana dimaksud pada ayat (4) ditetapkan oleh pimpinan unit organisasi eselon I masing-masing. (6) Standar operasional prosedur pengelolaan Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (5) dijadikan acuan oleh Unit Kerja Komunikasi Unit Pelayanan Teknis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 ayat (1) huruf e dalam MENETAPKAN standar operasional prosedur di lingkungan masing-masing.

(1) Penyusunan rencana strategis Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c dilaksanakan oleh Tim Komunikasi Strategis. (2) Penyusunan rencana strategis Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mengacu pada rencana strategis Kementerian. (3) Menteri MENETAPKAN rencana strategis Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (2). (4) Penyusunan rencana strategis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setiap 5 (lima) tahun sekali dan dievaluasi setiap 1 (satu) tahun sekali.

(1) Tim Komunikasi Strategis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8 ayat (1) dibentuk dan ditetapkan oleh Menteri. (2) Susunan keanggotaan, tugas, dan mekanisme kerja Tim Komunikasi Strategis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pengelolaan Komunikasi Publik meliputi kegiatan yang terdiri atas: a. kegiatan Komunikasi internal; b. kegiatan Komunikasi eksternal; dan c. pelayanan informasi dan pengaduan masyarakat. (2) Kegiatan Komunikasi internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a terdiri atas: a. pertemuan formal; b. pertemuan informal; c. publikasi internal; dan d. media Komunikasi lainnya. (3) Kegiatan Komunikasi eksternal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b terdiri atas: a. hubungan pers dan media; b. publikasi media eksternal; c. pengelolaan media Komunikasi milik Kementerian; d. komunikasi dengan para pemangku kepentingan yang berdampak strategis dan pelibatan aktif masyarakat (public engagement); e. pengelolaan dan pemanfaatan media sosial; f. kegiatan tatap muka dan materi promosi; dan g. media Komunikasi lainnya. (4) Kegiatan pelayanan informasi dan pengaduan masyarakat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c dilaksanakan atas dasar asas keterbukaan informasi publik dan pelayanan publik sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (5) Pengelolaan Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memanfaatkan informasi dari pendokumentasian secara terencana dan memiliki nilai informasi serta pengelolaan isu yang bersumber dari media Komunikasi dan/atau umpan balik masyarakat.

(1) Pengelolaan Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 10 ayat (1) mencakup tahapan: a. analisis situasi; b. tujuan dan khalayak sasaran; c. strategi Komunikasi Publik; d. program dan kegiatan Komunikasi; e. implementasi kegiatan Komunikasi; dan f. evaluasi Komunikasi. (2) Pengelolaan Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan dengan tetap berpegang kepada komitmen, etika kehumasan, dan praktik terbaik.

Tahapan analisis situasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf a meliputi proses: a. penyusunan proposal penelitian atau studi dan/atau kerangka acuan kerja; b. pengumpulan data, fakta, dan informasi; c. penggalian aspirasi dan opini yang berkembang di masyarakat; d. pengumpulan bahan informasi bentuk digital, cetak, audio visual, serta kecenderungan sikap dan pendapat di media sosial; e. seleksi dan pengelompokan bahan informasi; dan f. penyusunan materi dan hasil analisis penelitian.

Tahapan tujuan dan khalayak sasaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf b meliputi proses: a. merumuskan tujuan Komunikasi Publik dari hasil analisis situasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12; b. MENETAPKAN tujuan Komunikasi Publik; dan c. MENETAPKAN khalayak sasaran Komunikasi Publik.

Tahapan strategi Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf c meliputi proses: a. perhitungan, penentuan, dan persiapan kegiatan secara sistematis dengan berdasar pada hasil analisis situasi, serta tujuan dan khalayak sasaran yang telah ditetapkan; b. penyusunan strategi Komunikasi Publik yang sedikitnya mengandung unsur strategi pengemasan media, pilihan media yang terintegrasi atau konvergensi media, penetapan figure narasumber, pelibatan publik, dan pemangku kepentingan; dan c. pengkoordinasian strategi Komunikasi Publik kepada pengelola Komunikasi Publik.

(1) Tahapan program dan kegiatan Komunikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf d meliputi proses: a. pelaksanaan kegiatan koordinasi, konsolidasi, dan sinkronisasi dalam rangka integrasi program dan kegiatan Komunikasi melalui mekanisme rapat secara berkala oleh Tim Komunikasi Strategis; dan b. perumusan dan pembahasan kategori program, tema pesan Komunikasi, alokasi anggaran, prioritas khalayak sasaran, dan kegiatan yang terkait dengan pengelolaan Komunikasi Publik sesuai dengan rencana strategis di lingkungan Kementerian. (2) Pelaksanaan integrasi program dan kegiatan Komunikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dilakukan oleh Unit Kerja Komunikasi Kementerian. (3) Pelaksanaan integrasi program dan kegiatan Komunikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan penyampaian usulan program dan kegiatan Komunikasi kepada Sekretaris Jenderal c.q. Unit Kerja Komunikasi Kementerian dengan melampirkan data dukung oleh pengelola Komunikasi Publik. (4) Unit Kerja Komunikasi Kementerian melakukan reviu dan memberikan pertimbangan teknis terhadap usulan program dan kegiatan Komunikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (3). (5) Hasil reviu sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dituangkan dalam berita acara hasil reviu dan disampaikan kepada Sekretaris Jenderal.

(1) Pembahasan usulan program dan kegiatan Komunikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 dilakukan sebelum triwulan 4 (empat) setiap tahun. (2) Pembahasan terhadap usulan program dan kegiatan Komunikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan untuk menjadi rencana program dan kegiatan 2 (dua) tahun berikutnya.

(1) Tahapan implementasi kegiatan Komunikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf e meliputi pelaksanaan program dan kegiatan Komunikasi yang telah ditetapkan. (2) Pelaksanaan program Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. Pengelolaan Komunikasi internal; b. publisitas media; c. hubungan media; d. penerbitan atau publikasi; e. Komunikasi interpersonal; f. media placement; g. pengelolaan jejaring Komunikasi; dan h. penyediaan dan pengelolaan informasi.

(1) Tahapan evaluasi Komunikasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 ayat (1) huruf f dilakukan pada setiap tahapan pengelolaan Komunikasi Publik. (2) Tahapan evaluasi Komunikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi proses: a. monitoring opini publik; b. monitoring pemberitaan mengacu pada strategi komunikasi; c. evaluasi berkala; dan d. evaluasi akhir.

Pengelolaan Komunikasi Publik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 dilaksanakan sesuai dengan tahapan dan prosedur sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pengelolaan Komunikasi krisis dilakukan dalam hal terjadi Komunikasi krisis. (2) Komunikasi krisis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disebabkan oleh peristiwa: a. bencana transportasi; dan/atau b. yang diperhitungkan dapat berpotensi krisis bagi citra, reputasi, dan kepercayaan publik terhadap Kementerian serta kelangsungan penyelenggaraan transportasi (mismanagement). (3) Bencana transportasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a meliputi: a. bencana transportasi yang disebabkan faktor alam; dan/atau b. bencana transportasi yang disebabkan faktor non alam. (4) Pengelolaan Komunikasi Krisis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh Tim Komunikasi Krisis dan dilaksanakan secara cepat, akurat, serta berkesinambungan dengan tujuan untuk memulihkan kepercayaan publik dan mendapatkan dukungan masyarakat. (5) Tim Komunikasi Krisis sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dibentuk oleh Menteri sesuai dengan usulan Unit Kerja Komunikasi Kementerian. (6) Usulan pembentukan Tim Komunikasi Krisis sebagaimana dimaksud pada ayat (5) mengacu pada ketentuan yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pengelolaan Komunikasi Publik di lingkungan Kementerian dilakukan pengawasan untuk mengukur pencapaian tujuan pengelolaan kegiatan Komunikasi Publik.

Pengawasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 21 dilakukan oleh Aparat Pengawasan Intern Pemerintah.

(1) Monitoring sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (2) huruf a dan huruf b dilakukan oleh pengelola Komunikasi Publik Kementerian. (2) Monitoring sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan secara berkala setiap 1 (satu) tahun sekali dan/atau sesuai dengan kebutuhan.

Monitoring sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 ayat (2) huruf a dan huruf b dilakukan terhadap: a. kesesuaian program kerja dengan rencana strategis Komunikasi Publik dan strategi Komunikasi Publik Kementerian; b. pemenuhan sumber daya manusia Komunikasi Publik; dan c. kegiatan lain dalam proses pembinaan pengelolaan Komunikasi Publik.

Ketentuan mengenai kode etik, wewenang dan tanggung jawab pengelola Komunikasi Publik, sumber daya manusia Komunikasi Publik, mekanisme, tahapan dan prosedur pengelolaan Komunikasi Publik, serta prosedur koordinasi pengelolaan Komunikasi Publik tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Perhubungan Nomor KM 63 Tahun 2007 tentang Tata Cara Tetap Pelaksanaan Komunikasi Publik (Kehumasan) di Lingkungan Departemen Perhubungan, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 17 Mei 2019 MENTERI PERHUBUNGAN REPUBLIK INDONESIA, ttd BUDI KARYA SUMADI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 27 Mei 2019 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd WIDODO EKATJAHJANA