Peraturan Menteri Nomor 4 Tahun 2025 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Kementerian Hak Asasi Manusia

Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis, susunan dan bentuk, pembuatan, pengamanan, pejabat penandatanganan, dan pengendalian yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan kementerian dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 4. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. 5. Logo adalah lambang atau simbol yang terdiri atas gambar dan tulisan yang merupakan identitas resmi Kementerian. 6. Cap Dinas adalah tanda pengenal berupa cap yang diterakan pada Naskah Dinas atau dokumen lain sebagai bentuk pengesahan. 7. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah kewenangan yang ada pada pejabat untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 8. Sistem Penomoran Naskah Dinas adalah penomoran yang dipergunakan dalam Naskah Dinas dengan susunan sesuai klasifikasi Arsip Kementerian. 9. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis adalah aplikasi pengelolaan Arsip dinamis dalam lingkup sistem pemerintahan berbasis elektronik yang sama, standar, dan digunakan secara bagi pakai oleh instansi pusat dan/atau pemerintah daerah. 10. Sistem Informasi Naskah Dinas Secara Elektronik adalah aplikasi yang dibuat untuk pengelolaan seluruh persuratan secara elektronik di lingkungan Kementerian. 11. Sertifikat Elektronik adalah sertifikat yang bersifat elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dan identitas yang menunjukkan status subjek hukum para pihak dalam transaksi elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik. 12. Tanda Tangan Elektronik adalah tanda tangan yang terdiri dari informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi. 13. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free) atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan, dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama. 14. Terjemahan Tidak Resmi (Unofficial Translation) adalah terjemahan Naskah Dinas korespondensi di lingkungan Kementerian dalam bahasa asing. 15. Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hak asasi manusia. 16. Kementerian adalah Kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hak asasi manusia. 17. Unit Pengolah adalah satuan kerja pada Kementerian yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 18. Unit Kearsipan adalah satuan kerja pada Kementerian yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.

(1) Tata Naskah Dinas merupakan acuan dalam pengelolaan Naskah Dinas di lingkungan Kementerian. (2) Ruang lingkup Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas; b. pembuatan Naskah Dinas; c. pejabat penandatanganan Naskah Dinas; dan d. pengendalian Naskah Dinas.

Jenis Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf a terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; dan c. Naskah Dinas khusus.

Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf a meliputi: a. Naskah Dinas pengaturan; b. Naskah Dinas penetapan; dan c. Naskah Dinas penugasan.

Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a terdiri atas: a. peraturan menteri; b. instruksi; c. surat edaran; dan d. standar operasional prosedur administrasi pemerintahan.

(1) Peraturan Menteri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf a merupakan Naskah Dinas yang berlaku dan mengikat secara umum, bersifat mengatur dan memuat kebijakan pokok yang dibuat dan ditetapkan oleh Menteri. (2) Ketentuan mengenai proses pembentukan peraturan perundang-undangan dan teknik penyusunan peraturan perundang-undangan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf b merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan teknis tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan. (2) Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri dan tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

(1) Susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 7 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai jenis, susunan dan bentuk instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf c merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. (2) Surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan kewenangannya.

(1) Susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 huruf d merupakan standar operasional prosedur dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Ketentuan mengenai susunan, bentuk standar operasional prosedur administrasi pemerintahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf b disusun dalam bentuk keputusan. (2) Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan ketetapan tertulis ditetapkan oleh Menteri atau pejabat lain yang menerima pendelegasian wewenang.

(1) Susunan dan bentuk keputusan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. konsiderans; c. diktum; d. batang tubuh; dan e. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf c disusun dalam bentuk surat perintah atau surat tugas. (2) Surat perintah atau surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada bawahan atau pejabat lain yang diperintah atau diberi tugas, yang memuat apa yang harus dilakukan.

Surat perintah atau surat tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 14 dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat perintah atau surat tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat perintah atau surat tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas Korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b terdiri atas: a. Naskah Dinas korespondensi internal; dan b. Naskah Dinas korespondensi eksternal.

Naskah Dinas Korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf a terdiri atas: a. nota dinas; b. memorandum; c. disposisi; dan d. surat undangan internal.

(1) Nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf a merupakan salah satu bentuk sarana komunikasi internal antarpejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan unit kerja Kementerian. (2) Nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk nota dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Dalam penyusunan nota dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 berlaku ketentuan: a. nota dinas tidak dibubuhi cap dinas; b. mencantumkan nomor dan kode klasifikasi; c. tembusan nota dinas berlaku di lingkungan unit kerja; d. jika nota dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran dicantumkan jumlahnya; dan e. nota dinas antar unit utama hanya berlaku atau dipergunakan bagi jabatan pimpinan tinggi madya dan/atau dari atau ke Menteri.

Memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b merupakan Naskah Dinas internal yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran atau pendapat kedinasan.

(1) Susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf b terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk memorandum sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Disposisi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf c merupakan petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut atau tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada lembar disposisi, tidak pada suratnya yang merupakan satu kesatuan dengan surat masuk. (2) Disposisi terhadap Naskah Dinas masuk yang berbentuk media rekam kertas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis secara jelas pada lembar disposisi dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari naskah dinas. (3) Disposisi terhadap Naskah Dinas masuk yang berbentuk media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berbentuk catatan riwayat dan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Naskah Dinas. (4) Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hanya diberikan oleh pejabat Kementerian kepada: a. pejabat dengan jenjang jabatan di bawahnya; dan/atau b. pejabat fungsional di bawah koordinasinya. (5) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 18 huruf d merupakan surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat atau pegawai di dalam lingkup Kementerian untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu antara lain rapat, upacara, atau forum grup diskusi. (2) Surat undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Susunan dan bentuk surat undangan internal terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (4) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk undangan internal sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 17 huruf b disusun dalam bentuk surat dinas.

(1) Surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 26 merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain pada unit kerja atau instansi yang bersangkutan. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c terdiri atas: a. surat perjanjian; b. perjanjian; c. surat kuasa; d. berita acara; e. surat keterangan/rekomendasi; f. surat pengantar; g. pengumuman; h. laporan; i. telaah staf; j. sertifikat; k. piagam penghargaan; l. surat tanda tamat pelatihan; m. notula; n. kartu undangan; o. formulir; p. siaran pers; dan q. routing slip.

(1) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf a merupakan Naskah Dinas yang berisi hasil kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama. (2) Surat perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. perjanjian dalam negeri; dan b. perjanjian luar negeri/perjanjian internasional.

(1) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (2) huruf a merupakan kerja sama antara Kementerian di tingkat pusat maupun daerah dengan mitra kerja dalam negeri sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Menteri, pimpinan unit eselon I di tingkat pusat kepala kantor wilayah, di tingkat daerah sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk perjanjian dalam negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Perjanjian luar negeri/perjanjian internasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 30 ayat (2) huruf b merupakan kerja sama antara Kementerian dengan mitra kerja luar negeri yang dibuat sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (2) Perjanjian luar negeri/perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan oleh Menteri dan pimpinan unit eselon I dengan lembaga pemerintah negara asing, organisasi internasional, organisasi internasional nonpemerintah, dan subjek hukum internasional lain berdasarkan kesepakatan dan para pihak berkewajiban untuk melaksanakan perjanjian tersebut dengan itikad baik. (3) Proses pembuatan perjanjian luar negeri/perjanjian internasional sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Ketentuan mengenai penandatanganan, pengesahan, pertukaran dokumen perjanjian atau nota diplomatik, dan cara lain sebagaimana disepakati para pihak dalam perjanjian luar negeri/perjanjian internasional sebagaimana dimaksud dalam Pasal 33 sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai perjanjian internasional.

(1) Surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf c merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum, kelompok orang, perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. (2) Surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. surat kuasa bantuan hukum; dan b. surat kuasa menteri.

(1) Surat kuasa bantuan hukum sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat (2) huruf a merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada pejabat, pegawai unit kerja kementerian, dan/atau jaksa pengacara negara. (2) Surat kuasa Menteri sebagaimana dimaksud dalam Pasal 35 ayat (2) huruf b dibuat dan ditandatangani oleh Menteri atau pejabat pada unit kerja Kementerian.

(1) Susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud dalam Pasal 36 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat kuasa sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf d merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. (2) Berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; c. kaki; dan d. lampiran. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat keterangan/rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf e merupakan Naskah Dinas khusus yang berisi informasi yang menerangkan atau merekomendasikan hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan. (2) Surat keterangan/rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat keterangan/rekomendasi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat keterangan/rekomendasi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf f merupakan Naskah Dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan barang atau naskah. (2) Surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat pengantar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat pengantar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 42 dikirim dalam rangkap 2 (dua). (2) Rangkap 2 (dua) sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan ketentuan lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

(1) Pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf g merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang suatu hal yang ditujukan kepada semua pejabat, pegawai, perseorangan, lembaga baik di dalam maupun di luar lembaga. (2) Pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang atau pejabat lain yang ditunjuk.

(1) Susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 45 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berlaku ketentuan: a. pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok atau golongan tertentu; dan b. pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat cara pelaksanaan teknis suatu peraturan. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk pengumuman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf h merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan atau kejadian tertentu.

(1) Pelaksanaan suatu kegiatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 kewenangan pembuatan laporan dilakukan oleh pejabat atau staf yang diberi tugas. (2) Laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat yang ditugaskan.

(1) Susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 47 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk laporan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Telaahan staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf i merupakan bentuk uraian yang disampaikan oleh pejabat atau staf yang memuat analisis singkat dan jelas mengenai suatu persoalan dengan memberikan jalan keluar atau pemecahan yang disarankan.

(1) Susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud dalam Pasal 50 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk telaah staf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Sertifikat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf j terdiri atas: a. Sertifikat kegiatan/pelatihan; dan b. Sertifikat produk Kementerian.

(1) Sertifikat kegiatan/pelatihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf a merupakan surat penghargaan atau surat keterangan tertulis yang tercetak dan dikeluarkan oleh Kementerian sebagai bukti telah mengikuti suatu kegiatan/pelatihan. (2) Sertifikat kegiatan/pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk sertifikat kegiatan/pelatihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Sertifikat kegiatan/pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memiliki halaman kedua yang berisikan daftar mata pelajaran dari pelatihan yang telah diikuti. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk sertifikat kegiatan/pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Sertifikat produk Kementerian sebagaimana dimaksud Pasal 52 huruf b merupakan Naskah Dinas khusus yang memuat kebijakan yang bersifat MENETAPKAN, mengatur, dan yang berlaku sebagai alat pembuktian. (2) Susunan dan bentuk sertifikat produk Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (3) Format susunan dan bentuk sertifikat produk Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disesuaikan dengan kebutuhan unit kerja masing- masing.

(1) Piagam penghargaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf k merupakan surat atau tulisan resmi yang berisi pernyataan pemberian hak atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat penghormatan. (2) Piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh Menteri atau pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tangung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk piagam penghargaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dalam bentuk lanskap. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk piagam penghargaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Surat tanda tamat pelatihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf l merupakan suatu bukti yang sah bahwa seseorang telah selesai mengikuti pelatihan. (2) Surat tanda tamat pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tangung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk surat tanda tamat pelatihan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Surat tanda tamat pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disertai lampiran yang berisi materi pelatihan yang diselenggarakan dan ditandatangani oleh pejabat yang mempunyai tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk surat tanda tamat pelatihan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf m merupakan catatan singkat mengenai jalannya rapat atau persidangan serta hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat atau persidangan. (2) Notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk notula sebagaimana dimaksud dalam Pasal 60 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Notula rapat pimpinan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat disampaikan kepada seluruh peserta rapat dengan Naskah Dinas korespondensi. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk notula sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Kartu undangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf n ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya. (2) Kartu undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan kepada pihak eksternal dan/atau internal Kementerian. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk kartu undangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Formulir sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf o merupakan bentuk pengaturan alokasi ruang atau lembar naskah untuk mencatat berbagai data dan informasi. (2) Formulir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dalam bentuk kartu atau lembaran tercetak dengan judul tertentu berisi keterangan yang diperlukan. (3) Susunan dan bentuk formulir sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur tersendiri sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Siaran pers sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf p merupakan Naskah Dinas yang berisi bahan berita mengenai kebijakan yang telah ditetapkan oleh pimpinan atau kegiatan yang akan dan/atau telah dilaksanakan sebagai bahan penulisan berita. (2) Siaran pers sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

(1) Susunan dan bentuk siaran pers sebagaimana dimaksud dalam Pasal 64 terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk siaran pers sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Routing slip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 29 huruf q merupakan lembar beredar yang berisi permohonan tertulis terkait permintaan arahan atau tindak lanjut terhadap Naskah Dinas. (2) Routing slip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan satu kesatuan dengan Naskah Dinas. (3) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk routing slip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf b memperhatikan prinsip sebagai berikut: a. diciptakan atau dibuat dan dikirim oleh pihak yang berwenang; b. bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur dan kaidah bahasa menggunakan bahasa yang formal, logis, efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami; c. dilaksanakan pengamanan terhadap Naskah Dinas sesuai dengan klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan d. proses pembuatan Naskah Dinas didokumentasikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 67 menggunakan: a. media rekam kertas; atau b. media rekam elektronik. (2) Pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diawali dengan menentukan jenis, susunan, dan bentuk Naskah Dinas.

Pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68 ayat (1) huruf b menggunakan: a. Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis; atau b. Sistem Informasi Naskah Dinas Secara Elektronik.

Dalam pembuatan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68 memuat unsur sebagai berikut: a. Kop surat yang terdiri dari: 1. Lambang Negara; dan 2. Logo Kementerian; b. tanggal surat; c. hal surat; d. tujuan surat dinas; e. paragraf atau isi surat; f. penomoran Naskah Dinas; g. penggunaan kertas, amplop dan tinta; h. ketentuan jarak spasi, jenis, dan ukuran huruf, serta kata penyambung; i. penentuan batas atau ruang tepi; j. nomor halaman; k. tembusan; l. lampiran; m. tanda tangan dan paraf Cap Dinas; dan n. perubahan, pencabutan, pembatalan, dan ralat Naskah Dinas.

(1) Lambang Negara dan Logo Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf a angka 1 yang digunakan oleh Kementerian merupakan Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika. (2) Logo Kementerian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan Logo Kementerian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Lambang Negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 digunakan pada Naskah Dinas yang ditandatangani oleh Menteri atau wakil Menteri. (2) Menteri atau wakil Menteri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat menggunakan Logo Kementerian sesuai kebutuhan. (3) Naskah Dinas yang tandatangani selain Menteri atau wakil Menteri menggunakan Logo Kementerian.

Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 ayat (2) menggunakan Logo Kementerian.

(1) Kop surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 71 untuk mengidentifikasikan nama jabatan atau nama unit kerja pembuat surat dan alamat. (2) Kop surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. kop surat nama jabatan; dan b. kop surat nama unit kerja. (4) Kop surat sebagaimana dimaksud pada ayat (2) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Tanggal surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf c ditulis dengan tata urut sebagai berikut: a. tanggal ditulis dengan angka arab; b. bulan ditulis lengkap; dan c. tahun ditulis lengkap 4 (empat) digit dengan angka arab.

(1) Hal surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf c merupakan materi pokok surat yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas. (2) Hal surat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) perlu dicantumkan dengan tujuan untuk: a. menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan dan menjadi rujukan dalam komunikasi; b. memudahkan identifikasi; dan c. memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat.

(1) Tujuan surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf d ditujukan kepada nama jabatan pimpinan dari instansi pemerintah yang dituju. (2) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dapat ditujukan individual kepada identitas nama individual, dan nama instansi. (3) Surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang ditujukan kepada pejabat negara ditulis dengan urutan sebagai berikut: a. nama jabatan; b. kota; dan c. kode pos.

(1) Paragraf atau isi surat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf e merupakan sekelompok kalimat pernyataan yang berkaitan dan merupakan satu kesatuan. (2) Isi surat dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diketik 1 (satu) spasi dan diberi jarak 1,5 (satu koma lima) sampai dengan 2 (dua) spasi di antara paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya. (3) Isi Surat sebagaimana dimaksud pada ayat (2) terdiri atas 1 (satu) paragraf jarak antarbarisnya merupakan 2 (dua) spasi, dan pemaragrafan ditandai dengan takuk yaitu + 6 (enam) ketuk atau spasi.

(1) Penomoran Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf f menggunakan angka arab. (2) Penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan setelah naskah dinas ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (3) Penomoran Naskah Dinas penetapan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf f memuat unsur: a. kode unit; b. nomor urut; c. kode klasifikasi; d. kode angka; dan e. tahun. (4) Penomoran Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf f memuat unsur: a. kode unit; b. kode klasifikasi; c. kode angka; d. nomor urut; dan e. tahun.

(1) Penomoran Naskah Dinas korespondensi internal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf f memuat unsur: a. kode unit; b. kode klasifikasi; c. kode angka; d. nomor urut; dan e. tahun. (2) Penomoran Naskah Dinas korespondensi eksternal sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf f memuat unsur: a. kode unit; b. kode klasifikasi; c. kode angka; d. kode klasifikasi keamanan; e. nomor urut; dan f. tahun.

Penomoran Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf f memuat unsur: a. kode unit; b. kode klasifikasi; c. kode angka; d. nomor urut; dan e. tahun.

Ketentuan mengenai penomoran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 79 sampai dengan Pasal 81 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Media yang digunakan untuk Naskah Dinas yang menggunakan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68 ayat (1) huruf a meliputi: a. kertas; b. amplop; dan c. tinta.

(1) Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas arahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 83 huruf a harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. kertas jenis high grade vellum substance; b. ukuran F4; dan c. standar kertas permanen. (2) Standar kertas permanen sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf c meliputi: a. gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2; b. ketahanan sobek paling sedikit 350 (tiga ratus lima puluh) mili newton; c. ketahanan lipat paling sedikit 2,42 (dua koma empat dua) metode schopper atau 2,18 (dua koma satu delapan) metode MIT; d. pH pada rentang 7,5-10 (tujuh koma lima sampai dengan sepuluh); e. kandungan alkali kertas paling sedikit 0,4 (nol koma empat) mol asam/kg; dan f. daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa paling sedikit 5 (lima).

Kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas korespondensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 83 huruf a harus memenuhi syarat sebagai berikut: a. kertas jenis high grade vellum substance; b. ukuran A4; dan c. gramatur paling sedikit 70 (tujuh puluh) gram/m2.

Jenis ukuran, dan gramatur kertas yang digunakan dalam pembuatan Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 83 huruf a disesuaikan kebutuhan pada Kementerian dengan memperhatikan ketahanan kertas dalam hal Naskah Dinas memiliki jangka waktu simpan yang lama atau memiliki nilai guna kesejarahan.

Ukuran, bentuk, dan warna amplop yang digunakan untuk pendistribusian Naskah Dinas dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 84 sampai dengan Pasal 86 dapat disesuaikan dengan kebutuhan sesuai dengan kepentingan pada unit kerja di lingkungan Kementerian.

(1) Amplop sebagaimana dimaksud dalam Pasal 83 huruf b harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. (2) Alamat pengirim sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berupa Lambang Negara atau Logo Kementerian, nama unit kerja di lingkungan Kementerian atau jabatan, serta alamat unit kerja di lingkungan Kementerian. (3) Alamat tujuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis lengkap dengan nama jabatan atau unit kerja di lingkungan Kementerian.

(1) Surat dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 77 yang siap untuk dikirim harus dilipat sesuai ukuran amplop dengan mempertemukan sudut lipatannya agar lurus dan rapi dengan kepala surat menghadap ke depan ke arah penerima surat. (2) Pada amplop sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang mempunyai jendela kertas kaca, kedudukan alamat tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela amplop.

(1) Jenis tinta yang digunakan pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 83 huruf c merupakan tinta pigmen. (2) Dalam hal terdapat kebutuhan penggunaan tinta di luar jenis tinta yang telah ditentukan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) jenis tinta dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Penentuan jarak spasi pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 harus memperhatikan aspek keserasian dan estetika.

(1) Jenis huruf pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 menggunakan Arial dengan ukuran 12 (dua belas). (2) Jenis huruf Naskah dinas pengaturan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 huruf a menggunakan bookman old style dengan ukuran 12 (dua belas). (3) Dalam hal dibutuhkan penyesuaian pada Naskah Dinas korespondensi dan Naskah Dinas khusus sebagaimana dimaksud dalam Pasal 80 dan Pasal 81 dapat menggunakan Arial ukuran huruf 12 (dua belas).

(1) Kata penyambung sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf i merupakan kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya. (2) Kata penyambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis pada: a. akhir setiap halaman; b. baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman; dan c. kata yang diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. (3) Dalam pembuatan Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 68 ayat (1) huruf b tidak mencantumkan kata penyambung.

(1) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf i pada kertas bertujuan untuk keserasian dan kerapian dalam penyusunan Naskah Dinas. (2) Penentuan batas atau ruang tepi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur dengan ketentuan sebagai berikut: a. ruang tepi atas: 1. jika menggunakan kop Naskah Dinas 2 (dua) spasi di bawah kop; dan 2. jika tanpa kop Naskah Dinas paling sedikit 2 (dua) sentimeter dari tepi atas kertas. b. ruang tepi bawah paling sedikit 2,5 (dua koma lima) sentimeter dari tepi bawah kertas; c. ruang tepi kiri 3,0 (tiga koma nol) sentimeter dari tepi kiri kertas; dan d. ruang tepi kanan 2 (dua) sentimeter dari tepi kanan kertas.

(1) Nomor halaman pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf j menggunakan nomor urut angka arab yang ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor halaman. (2) Penempatan nomor halaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dikecualikan terhadap halaman pertama Naskah Dinas yang menggunakan kop Naskah Dinas.

(1) Tembusan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf k memiliki tujuan untuk menunjukan bahwa pihak yang bersangkutan perlu mengetahui isi surat tersebut. (2) Tembusan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) berada pada posisi bagian kiri bawah pada Naskah Dinas. (3) Tembusan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) bersifat opsional sesuai dengan kebutuhan.

Lampiran pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf l harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang.

(1) Dalam hal Naskah Dinas yang memiliki lampiran sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf l harus diberi nomor halaman dengan angka arab dan melanjutkan nomor halaman Naskah Dinas pengantarnya. (2) Ketentuan mengenai susunan dan bentuk Lampiran Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

(1) Pemberian tanda tangan pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf m berfungsi sebagai alat autentikasi dan verifikasi atas identitas penanda tangan serta keautentikan, keterpercayaan dan keutuhan informasi. (2) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas: a. tanda tangan basah; dan b. Tanda Tangan Elektronik. (3) Pemberian tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan oleh pejabat yang berwenang.

(1) Tanda tangan basah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 99 ayat (2) huruf a digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 99 ayat (2) huruf b digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 99 ayat (2) huruf b memiliki kekuatan hukum selama memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik terkait hanya kepada pejabat yang mempunyai kewenangan penandatanganan; b. data pembuatan Tanda Tangan Elektronik pada saat proses penandatanganan elektronik hanya berada dalam kuasa pejabat yang mempunyai kewenangan penandatanganan; c. segala perubahan terhadap Tanda Tangan Elektronik yang terjadi setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; d. segala perubahan terhadap informasi elektronik yang terkait dengan Tanda Tangan Elektronik tersebut setelah waktu penandatanganan dapat diketahui; e. terdapat cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi pejabat yang mempunyai kewenangan penandatanganan; dan f. terdapat cara tertentu untuk menunjukkan bahwa pejabat yang mempunyai kewenangan penandatanganan telah memberikan persetujuan terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang terkait.

Pemberian Tanda Tangan Elektronik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 101 pada Naskah Dinas berlaku ketentuan sebagai berikut: a. Tanda Tangan Elektronik harus ditandai dalam susunan dan bentuk quick respon code yang disertai nama pejabat penandatangan dan nama jabatan; b. Naskah Dinas dengan Tanda Tangan Elektronik didistribusikan kepada pihak yang berhak tanpa harus dicetak; c. pendistribusian sebagaimana dimaksud dalam huruf b dapat melalui aplikasi umum bidang kearsipan dinamis, atau Sistem Informasi Naskah Dinas Secara Elektronik; dan d. menggunakan Sertifikat Elektronik yang dibuat oleh penyelenggara sertifikasi elektronik INDONESIA.

(1) Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 99 ayat (2) huruf a harus diparaf terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang di bawahnya sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Paraf sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan bentuk koordinasi berjenjang antar pejabat sebelum dilakukan penandatanganan. (3) Fitur paraf dalam Naskah Dinas dengan media rekam elektronik dapat berbentuk catatan riwayat Naskah Dinas dalam basis data sebelum dilakukan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang. (4) Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani Naskah Dinas tersebut tidak memerlukan paraf.

(1) Cap Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf m digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam kertas. (2) Cap Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak digunakan pada Naskah Dinas dengan media rekam elektronik.

Cap Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 104 ayat (1) terdiri atas: a. Cap Dinas jabatan yang memuat nama jabatan yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas; b. Cap Dinas unit kerja yang memuat nama unit kerja yang digunakan sebagai tanda keabsahan Naskah Dinas.

Ketentuan mengenai bentuk dan ukuran Cap Dinas jabatan dan Cap Dinas unit kerja sebagaimana dimaksud dalam Pasal 105 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Cap Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 104 ayat (1) yang digunakan untuk Naskah Dinas sangat rahasia dan rahasia dapat menggunakan cap yang dicetak timbul tanpa menggunakan tinta dengan maksud untuk menghindari pemalsuan.

Perubahan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf n merupakan kegiatan mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan perubahan Naskah Dinas elektronik dan/atau nonelektronik.

Pencabutan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf n dapat dilakukan karena Naskah Dinas tersebut bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang lebih tinggi, sederajat, atau kebijakan yang baru ditetapkan.

Pembatalan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf n merupakan pernyataan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas elektronik dan/atau nonelektronik yang baru.

Ralat Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 70 huruf n merupakan perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas elektronik dan/atau nonelektronik yang baru.

(1) Naskah Dinas yang bersifat mengatur jika diubah, dicabut, atau dibatalkan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 108 sampai dengan Pasal 110, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan Naskah Dinas yang setingkat atau lebih tinggi. (2) Pejabat yang berhak menentukan perubahan, pencabutan, dan pembatalan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) merupakan pejabat yang menandatangani Naskah Dinas tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. (3) Ralat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 111 yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani Naskah Dinas.

Pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf c paling sedikit memuat: a. penentuan kategori klasifikasi keamanan dan akses Naskah Dinas; dan b. perlakuan terhadap Naskah Dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses yang meliputi: 1. Pemberian kode derajat klasifikasi keamanan dan akses; 2. Pemberian nomor seri pengaman, dan security printing; dan 3. Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas.

Dalam rangka pengamanan Naskah Dinas pada media rekam elektronik, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dan Sistem Informasi Naskah Dinas Secara Elektronik harus memuat fitur pengamanan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 113.

Kategori klasifikasi keamanan untuk Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 113 huruf a terdiri atas: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa atau terbuka.

(1) Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 115 disesuaikan dengan kepentingan dan substansi Naskah Dinas. (2) Penentuan tingkat klasifikasi keamanan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pada tiap satuan kerja yang ada di Kementerian paling sedikit memuat 2 (dua) tingkat klasifikasi Naskah Dinas.

(1) Hak akses sebagaimana dimaksud dalam Pasal 115 huruf a sampai dengan huruf c hanya diberikan kepada Menteri dan/atau pejabat yang berwenang. (2) Hak akses terhadap Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 115 huruf d dapat diberikan kepada seluruh pegawai atau masyarakat.

(1) Naskah Dinas dengan media rekam kertas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 84 sampai dengan Pasal 86 diberikan kode derajat pengamanan pada amplop dengan posisi pada sebelah kiri atas Naskah Dinas. (2) Dalam hal Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia dan rahasia, dapat digunakan amplop rangkap 2 (dua).

Terhadap Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud Pasal 69 huruf b yang memiliki klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas dapat menggunakan sandi tertentu sesuai dengan perkembangan teknologi.

Kode derajat klasifikasi keamanan dan akses diberikan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 113 huruf b angka 1 dengan ketentuan sebagai berikut: a. Naskah Dinas sangat rahasia diberikan kode ’SR’ dengan menggunakan tinta warna merah; b. Naskah Dinas rahasia diberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta warna merah; c. Naskah Dinas terbatas diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan tinta hitam; dan d. Naskah Dinas biasa/terbuka diberikan kode ‘B’ dengan menggunakan tinta hitam.

(1) Pemberian nomor seri pengaman sebagaimana dimaksud dalam Pasal 113 huruf b angka 2 pada Naskah Dinas memiliki tujuan untuk menjamin keautentikan dan keterpercayaan informasi pada Naskah Dinas. (2) Pemberian nomor seri pengaman sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi.

(1) Penggunaan security printing sebagaimana dimaksud dalam Pasal 113 huruf b angka 2 pada Naskah Dinas dapat dilakukan dengan metode sebagai berikut: a. kertas khusus; b. watermarks; c. rosettes; d. guilloche; e. filter image; f. anticopy; g. microtext; h. line width modulation; i. relief motif; j. invisible ink; atau k. metode lain sesuai dengan perkembangan teknologi. (2) Ketentuan mengenai metode security printing pada Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pembuatan dan pengawasan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 113 huruf b angka 3 dilakukan oleh unit kerja yang mempunyai tugas dan fungsi bidang ketatausahaan.

Pembuatan nomor seri pengaman dan pencetakan pengamanan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 121 dapat dikoordinasikan dengan lembaga teknis terkait.

(1) Sangat Rahasia disingkat (SR) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 120 huruf a merupakan tingkat keamanan isi surat dinas yang tertinggi, sangat erat hubungannya dengan keamanan dan keselamatan negara yang jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat membahayakan keamanan dan keselamatan negara. (2) Rahasia disingkat (R) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 120 huruf b merupakan tingkat keamanan isi surat dinas yang berhubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara yang jika disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan negara. (3) Terbatas disingkat (T) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 120 huruf c merupakan tingkat keamanan isi surat dinas jika diketahui oleh pihak yang tidak berhak akan mengakibatkan terganggunya pelaksanaan fungsi dan tugas Kementerian. (4) Biasa/terbuka disingkat (B) sebagaimana dimaksud dalam Pasal 120 huruf d merupakan tingkat keamanan isi suatu surat dinas yang tidak termasuk pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) namun itu tidak berarti bahwa isi surat dinas tersebut dapat disampaikan kepada yang tidak berhak mengetahuinya.

Tanda Tangan Elektronik dan paraf dalam catatan riwayat Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 103 dalam basis data merupakan bentuk pengabsahan Naskah Dinas.

(1) Pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf d sesuai dengan batasan kewenangan penandatanganan seluruh jenis Naskah Dinas sesuai dengan jenjang jabatan kecuali ditentukan lain berdasarkan Peraturan Menteri ini. (2) Pejabat yang berwenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat memberikan mandat kepada pejabat lain yang menjadi bawahannya, kecuali ditentukan lain dalam ketentuan peraturan perundang- undangan. (3) Ketentuan mengenai batasan kewenangan penanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Penggunaan wewenang mandat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 127 dilaksanakan dengan menyebut: a. atas nama; b. untuk beliau; c. pelaksana tugas; atau d. pelaksana harian.

Penggunaan “atas nama” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 128 huruf a dapat dilakukan dalam hal pejabat yang berwenang menandatangani Naskah Dinas melimpahkan kepada pejabat di bawahnya.

Persyaratan yang harus dipenuhi dalam penggunaan “atas nama” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 129 meliputi: a. pelimpahan wewenang dalam bentuk tertulis; b. materi wewenang yang dilimpahkan menjadi tugas dan tanggung jawab pejabat yang melimpahkan; dan c. tanggung jawab sebagai akibat penandatanganan naskah dinas berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang.

Batasan kewenangan “atas nama” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 130 dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

(1) Penggunaan “untuk beliau” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 128 huruf b dapat dilakukan dalam hal pejabat yang diberi kuasa memberi kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya. (2) Penggunaan “untuk beliau” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) setelah “atas nama’’.

(1) Pelimpahan kewenangan penandatanganan Naskah Dinas melalui “untuk beliau” sebagaimana dimaksud dalam Pasal 132 harus memenuhi persyaratan: a. pelimpahan harus mengikuti urutan hanya sampai dua tingkat struktural di bawahnya; b. materi yang ditangani merupakan tugas dan tanggung jawabnya; c. dapat dipergunakan oleh pejabat yang ditunjuk sebagai pejabat pengganti (pelaksana tugas atau pelaksana harian); dan d. tanggung jawab jawab berada pada pejabat yang telah diberi kuasa. (2) Batasan kewenangan “untuk beliau” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penggunaan pelaksana tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 128 huruf c dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan tetap. (2) Pelimpahan wewenang pelaksana tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. (3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. (4) Pelimpahan wewenang “pelaksana tugas” sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (5) Batasan kewenangan pelaksana tugas sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(1) Penggunaan pelaksana harian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 128 huruf d dilakukan oleh pejabat yang mendapat pelimpahan wewenang dari pejabat definitif yang berhalangan sementara. (2) Pelimpahan wewenang pelaksana harian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dalam bentuk tertulis. (3) Pelimpahan wewenang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bersifat sementara sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat. (4) Batasan kewenangan pelaksana harian dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan.

Ketentuan mengenai wewenang mandat sebagaimana dimaksud dalam Pasal 128 sampai dengan Pasal 135 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (2) huruf e meliputi kegiatan: a. pengendalian Naskah Dinas masuk; dan b. pengendalian Naskah Dinas keluar.

Prinsip penanganan Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 137 huruf a meliputi: a. penerimaan Naskah Dinas masuk dipusatkan di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan; b. penerimaan Naskah Dinas dianggap sah jika diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di Unit Kearsipan; dan c. Naskah Dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di Unit Kearsipan.

Tahapan pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 138 dengan media rekam kertas sebagai berikut: a. penerimaan; b. pencatatan; c. pengarahan; dan d. penyampaian.

Pada tahap penerimaan Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 138 huruf a yang diterima dalam sampul tertutup dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan: a. sangat rahasia; b. rahasia; c. terbatas; dan d. biasa atau terbuka.

(1) Pada tahap pencatatan Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 139 huruf b yang diterima dari petugas penerimaan yang telah dikelompokkan berdasarkan kategori klasifikasi keamanan. (2) Pencatatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan registrasi Naskah Dinas pada sarana pengendalian Naskah Dinas. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat berupa: a. buku agenda Naskah Dinas masuk; dan/atau b. kartu kendali (4) Registrasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. tanggal penerimaan; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. asal Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; f. unit kerja yang dituju; dan g. keterangan.

(1) Pengarahan Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 139 huruf c dengan klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas disampaikan langsung kepada Unit Pengolah yang dituju. (2) Pengarahan Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan klasifikasi keamanan biasa/terbuka dilakukan dengan membuka, membaca, dan memahami keseluruhan isi dan maksud Naskah Dinas untuk mengetahui Unit Pengolah yang akan menindaklanjuti Naskah Dinas tersebut.

(1) Naskah Dinas masuk disampaikan kepada Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 139 huruf d sesuai dengan arahan dengan bukti penyampaian Naskah Dinas. (2) Bukti penyampaian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat informasi tentang: a. nomor urut pencatatan; b. tanggal dan nomor Naskah Dinas; c. asal Naskah Dinas; d. isi ringkas Naskah Dinas; e. unit kerja yang dituju; f. waktu penerimaan; dan g. tanda tangan dan nama penerima di Unit Pengolah. (3) Bentuk bukti sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku ekspedisi; atau b. lembar tanda terima penyampaian.

(1) Pengendalian Naskah Dinas masuk sebagaimana dimaksud dalam Pasal 137 huruf a dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dan Sistem Informasi Naskah Dinas Secara Elektronik. (2) Pengendalian Naskah Dinas masuk, Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dan Sistem Informasi Naskah Dinas Secara Elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memuat fitur pencatatan riwayat, pengarahan sesuai klasifikasi keamanan, dan penyampaian.

(1) Dalam hal terdapat komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik yang diterima dari luar lingkungan Kementerian yang ditujukan kepada pejabat tertentu di lingkungan Kementerian melalui akun media komunikasi dalam jaringan pribadi atau kedinasan pegawai, harus disampaikan kepada tata usaha untuk dilakukan registrasi ke dalam Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dan Sistem Informasi Naskah Dinas Secara Elektronik. (2) Penyampaian komunikasi kedinasan atau Naskah Dinas dengan media rekam elektronik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dalam bentuk tangkapan layar atau salinan digital.

Prinsip penanganan Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 137 huruf b meliputi: a. penerimaan Naskah Dinas keluar dipusatkan dan diregistrasi di Unit Kearsipan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan termasuk Naskah Dinas yang dikirimkan langsung oleh pejabat atau staf Unit Pengolah; dan b. Sebelum diregistrasi harus dilakukan pemeriksaan terhadap kelengkapan Naskah Dinas yang meliputi: 1. nomor Naskah Dinas; 2. Cap Dinas; 3. tanda tangan; 4. alamat yang dituju; dan 5. lampiran.

Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 137 huruf b dengan media rekam kertas dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. pencatatan; b. penggandaan; c. pengiriman; dan d. penyimpanan.

(1) Pada tahap pencatatan Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 147 huruf a yang dikirim harus diregistrasi pada sarana pengendalian Naskah Dinas keluar. (2) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat berupa: a. buku agenda Naskah Dinas keluar; dan b. kartu kendali. (3) Sarana pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) paling sedikit memuat: a. nomor urut; b. tanggal pengiriman; c. tanggal dan nomor Naskah Dinas; d. tujuan Naskah Dinas; e. isi ringkas Naskah Dinas; dan f. keterangan.

(1) Penggandaan Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 147 huruf b dilakukan setelah Naskah Dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. (2) Penggandaan Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang memiliki kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas harus diawasi secara khusus oleh petugas yang ditunjuk.

(1) Naskah Dinas keluar yang akan dikirimkan oleh Unit Pengolah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 147 huruf c dimasukkan ke dalam amplop dengan mencantumkan alamat lengkap dan nomor Naskah Dinas sesuai dengan kategori klasifikasi keamanan. (2) Khusus untuk Naskah Dinas dengan kategori klasifikasi keamanan sangat rahasia, rahasia, dan terbatas, sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Naskah Dinas dapat dimasukkan ke dalam amplop kedua dengan hanya mencantumkan alamat yang dituju dan pembubuhan Cap Dinas unit kerja. (3) Untuk mempercepat proses tindak lanjut Naskah Dinas dapat dikirimkan secara khusus sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dengan menambahkan tanda u.p. (untuk perhatian) diikuti nama jabatan yang menindaklanjuti di bawah nama jabatan yang dituju.

(1) Penyimpanan Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 147 huruf d dilakukan oleh Unit Pengolah melalui sarana pengendalian Naskah Dinas dan pertinggal Naskah Dinas keluar. (2) Pertinggal Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diberkaskan menjadi satu kesatuan dengan Naskah Dinas masuk sesuai dengan klasifikasi Arsip.

Pengendalian Naskah Dinas keluar sebagaimana dimaksud dalam Pasal 147 dengan media rekam elektronik menggunakan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis dan Sistem Informasi Naskah Dinas Secara Elektronik.

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 3 Juni 2025 MENTERI HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, Œ NATALIUS PIGAI Diundangkan di Jakarta pada tanggal Д DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM REPUBLIK INDONESIA, Ѽ DHAHANA PUTRA BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2025 NOMOR Ж LAMPIRAN PERATURAN MENTERI HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 4 TAHUN 2025 TENTANG TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN HAK ASASI MANUSIA TATA NASKAH DINAS KEMENTERIAN HAK ASASI MANUSIA SISTEMATIKA