Peraturan Badan Nomor 17 Tahun 2023 tentang JADWAL RETENSI ARSIP KOMISI PEMILIHAN UMUM, KOMISI PEMILIHAN UMUM PROVINSI, DAN KOMISI PEMILIHAN UMUM KABUPATEN/KOTA

Dalam Peraturan Komisi ini yang dimaksud dengan: 1. Komisi Pemilihan Umum yang selanjutnya disingkat KPU adalah lembaga penyelenggara Pemilihan Umum yang bersifat nasional, tetap, dan mandiri dalam melaksanakan Pemilihan Umum. 2. Komisi Pemilihan Umum Provinsi yang selanjutnya disebut KPU Provinsi adalah penyelenggara Pemilihan Umum di provinsi. 3. Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota yang selanjutnya disebut KPU Kabupaten/Kota adalah penyelenggara Pemilihan Umum di kabupaten/kota. 4. Pemilihan Umum yang selanjutnya disebut Pemilu adalah sarana kedaulatan rakyat untuk memilih anggota Dewan Perwakilan Rakyat, anggota Dewan Perwakilan Daerah, PRESIDEN dan Wakil PRESIDEN, serta anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, yang dilaksanakan secara langsung, umum, bebas, rahasia, jujur, dan adil dalam Negara Kesatuan berdasarkan Pancasila dan UNDANG-UNDANG Dasar Negara Republik INDONESIA Tahun 1945. 5. Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan Wakil Bupati, dan/atau Walikota dan Wakil Walikota yang selanjutnya disebut Pemilihan adalah pelaksanaan kedaulatan rakyat di wilayah provinsi dan kabupaten/kota untuk memilih Gubernur dan Wakil Gubernur, Bupati dan Wakil Bupati, dan/atau Walikota dan Wakil Walikota secara langsung dan demokratis. 6. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 7. Arsip Substantif adalah Arsip yang berasal dari kegiatan fungsional KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota dalam penyelenggaraan tahapan Pemilu dan Pemilihan. 8. Arsip Fasilitatif adalah Arsip yang berasal dari kegiatan pendukung penyelenggaraan Pemilu dan Pemilihan. 9. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis Arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis Arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan Arsip. 10. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Substansif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaanya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip Substantif. 11. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis Arsip Fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan Arsip Fasilitatif. 12. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip. 13. Retensi Arsip Aktif adalah jangka waktu penyimpanan Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus di unit pengolah untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi. 14. Retensi Arsip Inaktif adalah jangka waktu penyimpanan Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, dan disimpan di unit kearsipan sampai dengan dimusnahkan atau diserahkan ke lembaga kearsipan. 15. Keterangan Musnah adalah informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis Arsip dapat dimusnahkan karena jangka waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai guna, tidak ada ketentuan peraturan perundang- undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu kasus yang masih dalam proses hukum. 16. Keterangan Permanen adalah informasi yang menyatakan bahwa suatu jenis Arsip memiliki nilai guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagai bukti pertanggungjawaban nasional sesuai dengan lingkup fungsi dan tugas masing-masing organisasi.

(1) JRA KPU disusun sebagai pedoman bagi KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota dalam penentuan jangka waktu penyimpanan dan Penyusutan Arsip berdasarkan nilai kegunaannya. (2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak dipisahkan dari Peraturan Komisi ini.

JRA sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 ayat (1) memuat informasi mengenai: a. nomor; b. jenis Arsip; c. Retensi Arsip Aktif dan Retensi Arsip Inaktif; dan d. Keterangan Musnah atau Keterangan Permanen.

(1) Jenis Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf b meliputi: a. Arsip Fasilitatif; dan b. Arsip Substantif. (2) Arsip Fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a meliputi Arsip: a. perencanaan; b. hukum; c. organisasi dan ketatalaksanaan; d. ketatausahaan dan kearsipan; e. kerumahtanggaan; f. persidangan; g. keprotokolan; h. kehumasan; i. kepustakaan; j. penelitian dan pengembangan; k. pendidikan dan pelatihan; l. teknologi informasi dan komunikasi; m. pengawasan; n. pengadaan barang dan jasa; o. layanan pengadaan secara elektronik; p. kepegawaian; dan q. keuangan. (3) Arsip Substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b meliputi Arsip: a. persiapan Pemilu; b. pelaksanaan Pemilu; c. pelaksanaan Pemilihan; d. penyelesaian Pemilu atau Pemilihan; dan e. penggantian antarwaktu anggota Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.

Retensi Arsip Aktif dan Retensi Arsip Inaktif sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf c ditentukan berdasarkan pertimbangan sebagai berikut: a. Retensi Arsip Aktif untuk kepentingan pertanggungjawaban di unit pengolah; dan b. Retensi Arsip Inaktif untuk kepentingan KPU, KPU Provinsi, dan KPU Kabupaten/Kota.

(1) Keterangan Musnah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d ditentukan jika pada masa akhir Retensi Arsip tersebut tidak memiliki nilai guna, tidak ada ketentuan peraturan perundang-undangan yang melarang dan tidak berkaitan dengan penyelesaian suatu kasus yang masih dalam proses hukum. (2) Keterangan Permanen sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 huruf d ditentukan jika pada masa akhir Retensi Arsip tersebut memiliki nilai guna kesejarahan dan bukti pertanggungjawaban nasional.

Retensi Arsip Substantif berupa dokumen hasil Pemilu dan Pemilihan meliputi berita acara dan sertifikat hasil penghitungan suara dapat dimusnahkan dengan ketentuan sepanjang telah dipastikan tersedianya Arsip digital terhadap dokumen tersebut, dapat diakses oleh tim teknis satuan kerja yang bersangkutan, dan/atau dapat diakses publik.

(1) KPU menyimpan Arsip yang tidak dapat dimusnahkan meliputi form Hasil Salinan Pemilu PRESIDEN dan Wakil PRESIDEN, Dewan Perwakilan Rakyat, dan Dewan Perwakilan Daerah di tingkat tempat pemungutan suara/ tempat pemungutan suara luar negeri/POS/kotak suara keliling. (2) KPU Provinsi menyimpan Arsip yang tidak dapat dimusnahkan meliputi form Hasil Salinan Pemilu Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi serta Pemilihan Gubernur dan Wakil Gubernur di tingkat tempat pemungutan suara. (3) KPU Kabupaten/Kota menyimpan Arsip yang tidak dapat dimusnahkan meliputi form Hasil Salinan Pemilu Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten/Kota dan Pemilihan Bupati dan Wakil Bupati, dan/atau Walikota dan Wakil Walikota di tingkat tempat pemungutan suara.

Pada saat Peraturan Komisi ini mulai berlaku: a. Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 17 Tahun 2016 tentang Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif Non Kepegawaian dan Non Keuangan Komisi Pemilihan Umum (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2016 Nomor 1773); dan b. Peraturan Komisi Pemilihan Umum Nomor 13 Tahun 2019 tentang Jadwal Retensi Arsip Kepegawaian dan Keuangan Komisi Pemilihan Umum, Komisi Pemilihan Umum Provinsi, dan Komisi Pemilihan Umum Kabupaten/Kota (Berita Negara Republik INDONESIA Tahun 2019 Nomor 701), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Peraturan Komisi ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Komisi ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik INDONESIA. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 30 Agustus 2023 KETUA KOMISI PEMILIHAN UMUM, ttd. HASYIM ASY’ARI Diundangkan di Jakarta pada tanggal 31 Agustus 2023 DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, ttd. ASEP N. MULYANA