Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan:
1. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA
adalah daftar yang berisi paling kurang jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan
yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis
arsip yang dimusnahkan, dinilai kembali, atau
dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman
penyusutan dan penyelamatan arsip.
1. Jadwal Retensi Arsip Substantif yang selanjutnya disebut
JRA Substantif adalah daftar yang berisi jenis Arsip
Substantif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai
dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip substantif bidang kebijakan,
pembinaan manajemen kepegawaian, hukum, mutasi
pegawai, sistem informasi kepegawaian, pengawasan
dan pengendalian, perencanaan kepegawaian dan
formasi, pembinaan jabatan fungsional kepegawaian,
pengembangan sistem rekrutmen aparatur sipil
negara, penilaian kompetensi, pusat pengembangan
aparatur sipil negara serta konsultasi dan bantuan
hukum kepegawaian.
1. Jadwal Retensi Arsip Fasilitatif yang selanjutnya disebut
JRA Fasilitatif adalah daftar yang berisi jenis arsip
fasilitatif beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai
dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman
penyusutan arsip fasilitatif perencanaan, keuangan,
kepegawaian, organisasi dan tata laksana, kearsipan,
perlengkapan, kerumahtanggaan, hubungan masyarakat
serta audit internal.
---
1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
1. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara
langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan
selama jangka waktu tertentu.
1. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis
retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah
diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga
kearsipan.
1. Arsip Substantif adalah Arsip yang berkaitan dengan
tugas dan fungsi Badan Kepegawaian Negara yang
meliputi kebijakan, pembinaan manajemen
kepegawaian, peraturan perundangan, mutasi
kepegawaian, sistem informasi kepegawaian,
pengawasan dan pengendalian kepegawaian,
kebutuhan pegawai, pembinaan jabatan fungsional
kepegawaian, pengembangan sistem rekrutmen
aparatur sipil negara, penilaian kompetensi aparatur
sipil negara, pengembangan aparatur sipil negara
serta konsultasi dan bantuan hukum.
1. Arsip Fasilitatif adalah Arsip yang berkaitan dengan
bidang fasilitatif yang meliputi perencanaan, keuangan,
kepegawaian, umum, hubungan masyarakat serta
pengawasan.
---
1. Retensi Arsip adalah jangka waktu penyimpanan yang
wajib dilakukan terhadap suatu jenis Arsip.
1. Retensi Aktif adalah masa simpan minimal suatu jenis
Arsip pada Unit Pengolah.
1. Retensi Inaktif adalah masa simpan minimal suatu jenis
Arsip pada Unit Kearsipan.
1. Keterangan adalah uraian untuk menerangkan sesuatu
yang menjadi petunjuk, seperti bukti, tanda, yang sudah
diketahui atau yang menyebabkan menjadi tahu.
1. Keterangan Musnah adalah keterangan yang menyatakan
bahwa jenis Arsip dapat dimusnahkan karena jangka
waktu penyimpanan telah habis dan tidak memiliki nilai
guna lagi.
1. Keterangan Dinilai Kembali adalah keterangan yang
menyatakan bahwa suatu jenis Arsip belum dapat
ditentukan nasib akhirnya apakah musnah atau
permanen, sehingga perlu dilakukan penilaian dan
pengkajian kembali.
1. Keterangan Permanen adalah keterangan yang
menyatakan bahwa suatu jenis Arsip yang memiliki nilai
guna sekunder atau nilai guna permanen, wajib
diserahkan kepada Arsip Nasional Republik Indonesia
sebagai bukti pertanggungjawaban sesuai dengan lingkup
kewenangan masing-masing.
1. Dokumen Kepegawaian adalah dokumen di bidang
Kepegawaian yang ditetapkan oleh Pejabat yang
berwenang.
1. Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya disingkat
BKN adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang
diberi kewenangan melakukan pembinaan dan
menyelenggarakan manajemen aparatur sipil negara
secara nasional sebagaimana diatur dalam undang-
undang.
---