Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

Dalam Peraturan Badan ini yang dimaksud dengan: 1. Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya disingkat BKN adalah lembaga pemerintah nonkementerian yang diberi kewenangan melakukan pembinaan dan menyelenggarakan manajemen aparatur sipil negara secara nasional. --- 1. Kantor Regional Badan Kepegawaian Negara yang selanjutnya disebut Kanreg BKN adalah instansi Badan Kepegawaian Negara di daerah yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Badan Kepegawaian Negara. 1. Pusat Pengembangan Kepegawaian Aparatur Sipil Negara yang selanjutnya disebut Pusbangpeg ASN adalah unsur pendukung pelaksanaan tugas dan fungsi BKN yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala BKN melalui Sekretaris Utama. 1. Unit Penyelenggara Seleksi Calon dan Penilaian Kompetensi Pegawai ASN yang selanjutnya disebut UPT BKN adalah unit pelaksana teknis di lingkungan BKN yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Deputi yang membidangi Sistem Informasi Kepegawaian melalui Kepala Kanreg BKN sesuai dengan wilayah kerja Kanreg BKN yang bersangkutan. 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Badan Kepegawaian Negara dalam rangka pelaksanaan tugas, fungsi, dan kewenangannya. 1. Arsip Dinamis adalah Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta Arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 1. Arsip Aktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus. 1. Arsip Inaktif adalah Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun. 1. Arsip Vital adalah Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta Arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. --- 1. Arsip Statis adalah Arsip yang dihasilkan oleh pencipta Arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. 1. Arsip Terjaga adalah Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya 1. Unit Pengolah adalah satuan/unit kerja pada pencipta Arsip yang mempunyai tugas dan tanggung jawab mengolah semua Arsip yang berkaitan dengan kegiatan penciptaan Arsip di lingkungannya. 1. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan Arsip dengan cara pemindahan Arsip inaktif dari unit kerja ke UK, pemusnahan Arsip yang tidak bernilai guna, dan penyerahan Arsip statis ke Arsip Nasional Republik Indonesia. 1. Pengelolaan Arsip Dinamis adalah proses pengendalian Arsip Dinamis secara efisien, efektif dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan Arsip.

**(1) Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis dimaksudkan** untuk mewujudkan keseragaman dan kelancaran pelaksanaan dan pengelolaan kegiatan kearsipan di lingkungan BKN. **(2) Tujuan Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi:** - standardisasi dalam penerapan sistem kearsipan di seluruh unit kerja sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; - kelancaran komunikasi kedinasan, baik di lingkungan internal maupun eksternal; - keselamatan bahan-bahan bukti pertanggungjawaban nasional dan bernilai historis instansi; --- - terciptanya Arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh unit kerja di lingkungan BKN; - ketersediaan Arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; - penyelenggaraan kearsipan sebagai suatu sistem yang terpadu; dan - terkelolanya Arsip Dinamis sesuai dengan kaidah- kaidah kearsipan dan peraturan perundang- undangan. **(3) Sasaran Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis meliputi:** - tercapainya kesamaan pengertian, penafsiran, dan pemahaman dalam melakukan kegiatan pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan BKN; - terwujudnya keterpaduan tindakan antara unit kearsipan dengan unit pengolah dalam melakukan pengelolaan Arsip Dinamis di lingkungan BKN; dan - terwujudnya pengelolaan Arsip Dinamis secara efektif dan efisien di lingkungan BKN sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pedoman pengelolaan Arsip Dinamis berasaskan pada: - asas pengorganisasian; dan - asas penyelenggaraan.

Ruang lingkup Pedoman Pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 meliputi: - Pendahuluan; - Organisasi Kearsipan; - Pengelolaan Arsip Aktif; - Pengelolaan Arsip Inaktif; - Pengelolaan Arsip Vital; - Pengelolaan Arsip Terjaga; - Alih Media; dan - Penyusutan Arsip. ---

**(1) Pedoman pengelolaan Arsip Dinamis digunakan sebagai** panduan bagi Unit Pengolah dan Unit Kearsipan di lingkungan BKN dalam melakukan kegiatan pengelolaan Arsip Dinamis. **(2) Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor Pusat BKN** dilakukan oleh unit kerja yang membidangi kearsipan pada Sekretaris Utama BKN. **(3) Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kanreg BKN dan** Pusbangpeg ASN dilakukan oleh Bagian Tata Usaha. **(4) Pengelolaan Arsip Dinamis pada UPT dilakukan oleh** Kepala UPT BKN.

Rincian pedoman pengelolaan Arsip Dinamis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 sampai dengan Pasal 5 tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Badan ini.

Peraturan Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. --- ---