Peraturan Badan Nomor 7 Tahun 2018 tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia

Dalam Peraturan ini yang dimaksud dengan: 1. Tata Naskah Dinas adalah pengaturan tentang jenis dan format, teknik penyusunan, kewenangan penandatanganan serta pengamanan Naskah Dinas yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 2. Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan diterima oleh pejabat yang berwenang di lingkungan ANRI dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan. 3. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. 4. Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. 5. Sistem Penomoran Naskah Dinas Elektronik adalah suatu sistem penomoran Naskah Dinas yang dapat diakses secara online oleh central file untuk memberikan nomor pada Naskah Dinas. 6. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap lembaga. 7. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas adalah hak dan kewajiban yang melekat pada pejabat yang berwenang untuk menandatangani Naskah Dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 8. Lambang Negara adalah simbol negara yang dituangkan dalam gambar burung garuda sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 9. Logo adalah gambar atau huruf sebagai identitas Arsip Nasional Republik INDONESIA. 10. Cap Lembaga adalah gambar lambang negara dan logo Arsip Nasional REPUBLIK INDONESIA sebagai tanda pengenal yang sah dan berlaku, yang dibubuhkan pada ruang tanda tangan. 11. Kop Surat Dinas adalah kepala surat yang menunjukkan jabatan atau nama Arsip Nasional Republik INDONESIA yang ditempatkan di bagian atas kertas. 12. Kop Amplop Surat Dinas adalah kepala sampul surat yang menunjukan jabatan atau nama Arsip Nasional Republik INDONESIA yang ditempatkan di bagian atas sampul surat. 13. Kertas Permanen adalah kertas yang bebas asam (acid free) atau memiliki tingkat keasaman rendah, memiliki keawetan dan daya tahan tinggi dalam jangka waktu lama. 14. Arsip Nasional yang selanjutnya disingkat ANRI adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. 15. Sistem Informasi Kearsipan Dinamis yang selanjutnya disingkat SIKD adalah model aplikasi yang dapat dipergunakan dalam pengelolaan arsip dinamis bagi pencipta arsip. 16. Jaringan Informasi Kearsipan Nasional yang selanjutnya disingkat JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI. 17. Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari Naskah Dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan. 18. Pencabutan adalah mencabut Naskah Dinas tertentu karena bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan Peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi, khusus, atau Naskah Dinas yang baru ditetapkan. 19. Pembatalan adalah menyatakan bahwa seluruh materi Naskah Dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam Naskah Dinas yang baru. 20. Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi Naskah Dinas melalui pernyataan ralat dalam Naskah Dinas yang baru.

Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA merupakan acuan bagi unit kerja di lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA dalam menyusun Naskah Dinas.

Ruang lingkup Tata Naskah Dinas di Lingkungan Arsip Nasional Republik INDONESIA terdiri atas: a. jenis dan format Naskah Dinas; b. pembuatan Naskah Dinas; c. kewenangan penandatanganan; dan d. pengamanan Naskah Dinas.

(1) Jenis Naskah Dinas di lingkungan ANRI terdiri atas: a. Naskah Dinas arahan; b. Naskah Dinas korespondensi; c. Naskah Dinas khusus; d. Naskah Dinas lainnya; e. laporan; dan f. telaah staf. (2) Ketentuan mengenai format Naskah Dinas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA ini.

(1) Naskah Dinas arahan terdiri dari Naskah Dinas pengaturan, Naskah Dinas penetapan dan Naskah Dinas penugasan. (2) Naskah Dinas pengaturan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) terdiri atas Peraturan, Instruksi, Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan, dan Surat Edaran. (3) Naskah Dinas penetapansebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam bentuk keputusan. (4) Naskah Dinas penugasan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam bentuk surat perintah.

Peraturan merupakan Naskah Dinas yang berlaku dan mengikat secara umum, bersifat mengatur dan memuat kebijakan pokok yang dibuat dan ditetapkan oleh ANRI.

Kepala berwenang MENETAPKAN dan menandatangani peraturan.

Susunan Peraturan terdiri atas: a. judul; b. pembukaan; c. batang tubuh; dan d. kaki.

(1) Judul peraturan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun penetapan, dan nama peraturan. (2) Judul sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca. (3) Nama peraturan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan.

Pembukaan peraturan terdiri atas: a. frasa “DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA” yang diletakkan di tengah margin; b. frasa “KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,” selaku pejabat yang MENETAPKAN peraturan diletakkan di tengah margin; c. konsiderans, diawali dengan kata Menimbang yang dicantumkan pada sisi kiri margin dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), dengan memperhatikan hal sebagai berikut: 1. konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan peraturan; 2. pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang menjadi latar belakang pembuatannya; 3. pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa peraturan dianggap perlu untuk dibuat adalah kurang tepat karena tidak mencerminkan tentang latar belakang dan alasan dibuatnya peraturan; 4. jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian; dan 5. tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma. d. dasar hukum diawali dengan kata Mengingat yang dicantumkan pada sisi kiri margin dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:), dengan memperhatikan hal sebagai berikut: 1. dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan peraturan; 2. peraturan perundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang- undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi; 3. jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya; 4. peraturan perundang-undangan perlu dilengkapi dengan pencantuman Lembaran Negara Republik INDONESIA dan Tambahan Lembaran Negara Republik INDONESIA atau Berita Negara Republik INDONESIA dan Tambahan Berita Negara Republik INDONESIA yang diletakkan di antara tanda baca kurung; dan 5. tiap-tiap dasar hukum diawali dengan angka bilangan (1., 2., dst.) dan diakhiri dengan tanda baca titik koma. e. Diktum terdiri atas: 1. kata MEMUTUSKAN ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:) serta diletakkan di tengah margin; 2. kata MENETAPKAN dicantumkan sesudah kata MEMUTUSKAN, disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata MENETAPKAN ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); dan 3. judul peraturan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda titik.

Bagian batang tubuh Peraturan terdiri atas: a. substansi Peraturan dirumuskan dalam pasal per pasal; b. tabel, grafik atau gambar dirumuskan dalam lampiran; c. sistematika substansi Peraturan meliputi: 1. ketentuan umum; 2. materi pokok yang diatur; 3. ketentuan sanksi (jika diperlukan); 4. ketentuan peralihan (jika diperlukan); 5. ketentuan penutup; dan 6. lampiran (jika diperlukan).

Bagian kaki Peraturan ditempatkan di sebelah kanan bawah, terdiri atas: a. tempat (nama kota sesuai dengan alamat ANRI) dan tanggal penetapan Peraturan; b. frasa “KEPALA ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA” diakhiri dengan tanda baca koma (;); c. tanda tangan Kepala; d. nama lengkap Kepala ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar; e. frasa “ditetapkan di Jakarta”; f. frasa “pada tanggal ...” g. frasa “DIREKTUR JENDERAL PERATURAN PERUNDANG- UNDANGAN KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,” bagi jenis peraturan perundang-undangan berupa Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA dan nama lengkap pejabat; dan h. frasa “BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN ... NOMOR ...” bagi jenis peraturan perundang-undangan berupa Peraturan Arsip Nasional Republik INDONESIA.

Sebelum Peraturan ditetapkan oleh Kepala, harus mendapatkan persetujuan pejabat pimpinan tinggi madya di lingkungan ANRI.

(1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum setingkat pimpinan tinggi pratama atau pejabat diatasnya. (2) Pengabsahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata “salinan sesuai dengan aslinya” serta dibubuhi tanda tangan Kepala Unit Kerja setingkat Pimpinan tinggi pratama yang mempunyai fungsi hukum dan cap dinas ANRI.

Peraturan yang telah ditetapkan disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian Peraturan diikuti dengan tindakan pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi untuk pendistribusian di lingkungan ANRI dan Surat Pengantar untuk pendistribusian ke luar ANRI.

Naskah asli Peraturan yang ditandatangani harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi hukum.

Instruksi merupakan Naskah Dinas yang memuat perintah berupa petunjuk atau arahan tentang pelaksanaan suatu kebijakan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.

(1) Pejabat yang berwenang MENETAPKAN dan menandatangani Instruksi adalah Kepala. (2) wewenang penetapan dan penandatanganan Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

Susunan Instruksi terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Bagian kepala Instruksi terdiri atas: a. kop Instruksi menggunakan Lambang Negara; b. Instruksi Kepala Arsip Nasional Republik Indoneasia, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c. Kata nomor Instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e. judul Instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan; f. Kepala Arsip Nasional Republik Indoneasia, ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (;) secara simetris.

Bagian batang tubuh Instruksi terdiri atas: a. bagian konsiderans Instruksi memuat: 1. latar belakang penetapan Instruksi dan/atau dasar hukum sebagai landasan penetapan Instruksi; 2. bagian konsiderans diakhiri dengan tanda baca titik koma; b. bagian diktum, dimulai dengan kalimat “dengan ini memberi Instruksi” dan dilanjutkan dengan kata kepada yang ditulis pada sisi kiri margin yang diikuti dengan tanda baca titik dua (:); c. nama pejabat yang diberi Instruksi diawali dengan angka bilangan (1., 2., dst.) dan diakhiri dengan tanda baca titik koma; d. substansi Instruksi diawali kata untuk yang ditulis dengan awal huruf kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:). Substansi Instruksi diuraikan kedalam bentuk kalimat yang diawali dengan kata kesatu, kedua, ketiga, dst., penulisan kesatu, kedua, ketiga dst., menggunakan huruf kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Bagian kaki Instruksi ditempatkan di sebelah kanan bawah, terdiri atas: a. tempat (kota sesuai dengan alamat ANRI) dan tanggal penetapan Instruksi; b. Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA, ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma (;); c. tanda tangan Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA; dan d. nama Kepala Arsip Nasional Republik INDONESIA ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

(1) Instruksi disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. (2) Pendistribusian Instruksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diikuti tindakan pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi.

Naskah asli dan salinan Instruksi yang ditandatangani harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi hukum.

Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan yang selanjutnya disingkat SOP AP merupakan Naskah Dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.

SOP AP bertujuan untuk: a. menyederhanakan, memudahkan, dan mempercepat penyampaian petunjuk; b. memudahkan pekerjaan; c. memperlancar dan menyeragamkan pelaksanaan kegiatan; dan d. meningkatkan kerja sama antara pimpinan, staf, dan unsur pelaksana.

SOP AP ditetapkan dan ditandatangani oleh pimpinan tinggi madya, II dan kepala unit pelaksana teknis (Unit Pelayanan Teknis Balai Arsip Statis dan Tsunami).

Susunan SOP AP terdiri atas: a. halaman judul; b. keputusan pimpinan; c. daftar isi; d. penjelasan singkat penggunaan; e. bagian identitas; f. bagian flowchart; dan g. bagian pendukung.

(1) Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah SOP AP. (2) Halaman judul ini berisi informasi mengenai: a. judul SOP AP; b. nama unit kerja; c. tahun pembuatan; dan d. informasi lain yang diperlukan.

(1) Keputusan pimpinan tentang penetapan SOP AP merupakan landasan kekuatan mengikat suatu SOP AP. (2) Keputusan pimpinan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diletakan setelah halaman judul.

Daftar isi dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian tertentu dari SOP AP terkait.

(1) Penjelasan singkat penggunaan memuat penjelasan bagaimana membaca dan menggunakan SOP AP. (2) Materi Penjelasan singkat penggunaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi: a. ruang lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan kebutuhan organisasi; b. ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur yang dibuat.

Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP AP dapat dijelaskan sebagai berikut: a. logo ANRI dan nomenklatur unit kerja pembuat; b. nomor SOP AP, diisi dengan nomor basah secara berurutan dalam 1 (satu) tahun takwim; c. tanggal pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP AP oleh pejabat yang berwenang di unit kerja; d. tanggal revisi, diisi tanggal SOP AP direvisi atau tanggal rencana diperiksa kembali SOP AP yang bersangkutan; e. pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja setingkat pimpinan tinggi pratama dan kepala unit pelaksana teknis (Balai Arsip Statis dan Tsunami); f. item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan, nama pejabat tanpa mencantumkan gelar, Nomor Induk Pegawai serta cap dinas ANRI; g. judul SOP AP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki; h. dasar hukum, berupa Peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur yang dibuat menjadi SOP AP beserta aturan pelaksanaannya; i. keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP AP lain yang terkait secara langsung dalam proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut); j. peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan; k. peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan; l. dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan; m. umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (deadline) kegiatan harus sudah dilaksanakan; n. kualifikasi pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan; o. peralatan dan perlengkapan, memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP AP; p. pencatatan dan pendataan, memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pelaksana yang terlibat dalam proses; q. setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya; dan r. pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.

Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah- langkah kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: a. nomor, diisi nomor urut; b. tahap kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan urutan logis suatu proses kegiatan. Biasanya menggunakan kalimat aktif dengan awalan me-; c. pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan, simbol diagram alir sesuai dengan proses yang dilakukan. d. keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada daftar simbol; e. pelaksana diisi dengan nama jabatan (Jabatan Pelaksana, Jabatan Fungsional Tertentu, Jabatan Struktural) yang ada di unit kerja yang bersangkutan yang melakukan proses kegiatan; f. urutan penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan; g. jika dalam SOP AP tersebut terkait dengan unit lain, maka jabatan unit kerja lain diletakan setelah kolom jabatan di unit yang bersangkutan; h. mutu baku, berisi kelengkapan, waktu, output dan keterangan; i. SOP AP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan output-nya; j. mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses telah memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan; k. untuk pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya SOP AP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja; dan l. norma waktu menggunakan satuan menit, jam, hari.

Bagian pendukung berisi uraian, keterangan atau contoh formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur kegiatan atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan.

(1) SOP AP yang telah ditetapkan disampaikan kepada pihakyang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. (2) Pendistribusian SOP AP diikuti tindakan pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi.

Naskah asli SOP AP yang ditandatangani harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi ketatalaksanaan.

Surat Edaran merupakan Naskah Dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

(1) Surat Edaran ditetapkan oleh Kepala. (2) Penetapan Surat Edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dilimpahkan ke pimpinan tinggi madya atau pejabat lain yang ditunjuk sesuai dengan substansi Surat Edaran.

Susunan Surat Edaran terdiri atas: a. Kepala; b. Batang tubuh; dan c. Kaki.

Bagian kepala Surat Edaran terdiri atas: a. kop Surat Edaran yang ditandatangani Kepala atau atas nama Kepala menggunakan lambang negara; b. kata yth., diikuti oleh nama pejabat yang dikirimi Surat Edaran; c. tulisan Surat Edaran dengan huruf kapital serta nomor Surat Edaran di bawahnya secara simetris; d. kata nomor ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e. kata tentang dicantumkan di bawah nomor ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f. rumusan judul Surat Edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang.

Bagian batang tubuh Surat Edaran terdiri atas: a. latar belakang tentang perlunya dibuat Surat Edaran; b. maksud dan tujuan dibuatnya Surat Edaran; c. ruang lingkup diberlakukannya Surat Edaran; d. peraturan perundang-undangan atau Naskah Dinas lain yang menjadi dasar pembuatan Surat Edaran; dan e. isi edaranmengenai hal tertentu yang dianggap mendesak; f. penutup.

Bagian kaki Surat Edaran ditempatkan di sebelah kanan bawah, terdiri atas: a. tempat dan tanggal penetapan; b. nama jabatan pejabat penanda tangan ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma (;); c. tanda tangan pejabat penanda tangan; dan d. nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital tanpa mencantumkan gelar.

(1) Surat Edaran disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. (2) PenyampaianSurat Edaran sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diikuti tindakan pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi.

Naskah asli Surat Edaran yang ditandatangani harus disimpan sebagai pertinggal di unit kerja yang mempunyai fungsi hukum.

(1) Keputusan merupakan Naskah Dinas yang memuat kebijakan yang bersifat MENETAPKAN, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: a. MENETAPKAN/mengubah statuskepegawaian/personal/keanggotaan/material/peristiw a; b. membentuk/ mengubah/ membubarkan suatu kepanitiaan/tim; dan c. MENETAPKAN pelimpahan wewenang. (2) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a dan huruf c ditetapkan oleh Kepala. (3) Keputusan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) hurufb dapat dilimpahkan ke Sekretaris Utama.

Susunan Keputusan terdiri atas: a. kepala; b. konsiderans; c. diktum; d. batang tubuh; dan e. kaki.

Bagian kepala Keputusan terdiri atas: a. kop Keputusan yang ditandatangani Kepala atau Sekretaris Utama atas nama Kepala menggunakan lambang negara; b. kata Keputusan dan nama jabatan Kepala ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c. nomor Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata penghubung tentang, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; e. judul Keputusan, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan f. nama jabatan Kepala ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma (;).

Bagian konsiderans Keputusan terdiri atas: a. kata Menimbang, memuat alasan/ tujuan/Kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan; dan b. kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan.

Bagian diktum Keputusan terdiri atas: a. diktum dimulai dengan kata MEMUTUSKAN yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata MENETAPKAN di tepi kiri dengan huruf awal kapital; b. materi muatan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata MENETAPKAN yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan c. dalam keadaan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan salinan dan petikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Materi muatan Keputusan dirumuskan dalam Diktum kesatu, kedua, ketiga dan seterusnya sesuai dengan kebutuhan.

Bagian kaki Keputusan ditempatkan di sebelah kanan bawah, yang terdiri atas: a. tempat dan tanggal penetapan Keputusan; b. jabatan Kepala atau Sekretaris Utama atas nama Kepala ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma (;); c. tanda tangan Kepala atau Sekretaris Utama atasnama Kepala; dan d. nama lengkap Kepala atau Sekretaris Utama atas nama Kepala ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

(1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum. (2) Pengabsahan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata “salinan sesuai dengan aslinya” serta dibubuhi tanda tangan Kepala Unit Kerja setingkat pimpinan tinggi pratama yang mempunyai fungsi hukum dan cap dinas ANRI.

(1) Keputusan yang telah ditetapkan, didistribusikan kepada unit pemrakarsa dengan tindakan pengendalian, menggunakan buku ekspedisi. (2) Salinan Keputusan yang telah ditetapkan, didistribusikan oleh unit pemrakarsa kepada pihak yang berkepentingan.

Naskah asli Keputusan yang ditandatangani harus disimpan sebagai arsip di: a. unit yang mempunyai fungsi kepegawaian untuk Keputusan bidang kepegawaian; dan b. unit yang mempunyai fungsi hukum untuk Keputusan selain bidang kepegawaian.

Surat Perintah merupakan Naskah Dinas yang dibuat oleh atasan atau pejabat yang berwenang kepada pejabat di bawahnya atau pejabat lain yang diberi perintah, yang memuat apa yang harus dilakukan.

Surat Perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI, Pimpinan tinggi madya, Pimpinan tinggi pratama dan Kepala Unit Pelaksana Teknis (Balai Arsip Statis dan Tsunami).

Susunan Surat Perintah terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Bagian kepala Surat Perintah terdiri atas: a. kop Surat Perintah berupa kop dinas ANRI; b. kata Surat Perintah, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan c. nomor, ditulis dengan huruf kapital dan berada di bawah tulisan Surat Perintah.

Bagian batang tubuh Surat Perintah terdiri atas hal sebagai berikut: a. konsiderans dimulai dengan kata Menimbang yang berada pada sisi kiri margin dan diakhiri dengan tanda baca titik dua (:); b. Menimbang memuat pokok pikiran ditetapkannya Surat Perintah; c. tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;) dasar, memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya Surat Perintah dituliskan sejajar dengan kata Menimbang dengan tanda baca titik dua (:) diawali dengan angka bilangan (1., 2., dst.) dan diakhiri dengan tanda baca titik koma; d. diktum dimulai dengan kata Memberi Perintah, ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris dengan tanda baca titik dua (:); e. diikuti kata kepada dengan tanda baca titik dua (:) di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas; dan f. di bawah kata kepada ditulis kata untuk dengan tanda baca titik dua (:) yang berisi tentang hal yang harus dilaksanakan.

Bagian kaki Surat Perintah ditempatkan di sebelah kanan bawah terdiri atas: a. tempat dan tanggal Surat Perintah; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan diakhiri dengan tanda baca koma (;); c. tanda tangan pejabat yang memberi perintah; d. nama lengkap pejabat yang menandatangani Surat Perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata tanpa mencantumkan gelar; e. cap dinas ANRI; f. tembusan berada pada sisi kiri bawah margin dan diikuti tanda baca titik dua (:).

(1) Surat Perintah disampaikan kepada yang mendapat perintah. (2) tembusan Surat Perintah disampaikan kepada unit kerja/lembaga yang terkait. (3) pendistribusian Surat Perintah diikuti tindakan pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi untuk pendistribusian di lingkungan ANRI dan Surat Pengantar untuk pendistribusian ke luar ANRI.

(1) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar; (2) Dalam hal tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri atas kolom nomor urut, nama, Nomor Induk Pegawai, pangkat/golongan, jabatan, dan keterangan. (3) Pejabat yang bisa menandatangani Surat Perintah atas namanya sendiri hanya Kepala ANRI. (4) Surat Perintah ditetapkan oleh atasan langsung pegawai, akan tetapi Surat Perintah dapat juga ditetapkan oleh pimpinan unit kerja lain.

Naskah Dinas Korespondensi terdiri atas: a. Naskah Dinas Korespondensi intern; dan b. Naskah Dinas Korespondensi ekstern.

(1) Naskah Dinas Korespondensi intern terdiri atas nota dinas, memorandum, lembar disposisi, dan surat undangan intern. (2) Naskah Dinas Korespondensi ekstern terdiri atas surat dinas dan surat undangan ekstern.

Nota Dinas merupakan Naskah Dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas dan fungsinya di lingkungan ANRI.

Nota Dinas dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup fungsi, tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama, administrator dan pengawas.

Susunan Nota Dinas terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Bagian kepala Nota Dinas terdiri atas: a. kop Nota Dinas terdiri atas tulisan Arsip Nasional Republik INDONESIA dan nama unit kerja,ditulis dengan huruf kapital secara simetris di tengah atas; b. kata Nota Dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; c. kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata yth., ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti dengan tanda baca titik dua (:); dan e. kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital dan diikuti dengan tanda baca titik dua (:).

Bagian batang tubuh Nota Dinas terdiri atas alinea pembuka, isi, dan penutup yang singkat, padat, dan jelas.

Bagian kaki Nota Dinas terdiri atas: a. nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya nota dinas; b. nama jabatan yang ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma (;); c. tanda tangan pejabat; d. nama lengkap pejabat tanpa gelar yang ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata; dan e. tembusan (jika perlu), berada pada sisi kiri bawah margin dan diikuti tanda baca titik dua (:).

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Nota Dinas meliputi: a. Nota Dinas tidak dibubuhi cap dinas ANRI. b. tembusan Nota Dinas ditujukan kepada pejabat di lingkungan intern ANRI; c. penomoran Nota Dinas dilakukan dengan mencantumkan kode klasifikasi arsip, nomor Nota Dinas, dan tahun dibuatnya Nota Dinas; d. penomoran Nota Dinas dilakukan terpisah dengan penomoran surat keluar dan masing-masing pejabat membuat nomor Nota Dinas; e. Nota Dinas hanya dapat dibuat oleh pejabat satu tingkat di bawahnya kepada atasan. f. Nota Dinas yang dibuat oleh pejabat dua tingkat di bawahnya, dibuat oleh pelaksana harian dan harus disertakan tembusan kepada pejabat yang memberi perintah untuk menjadi Plh; dan g. Nota Dinas yang dikirim merupakan Nota Dinas yang tidak dibubuhi paraf koreksi.

Memorandum merupakan Naskah Dinas intern yang dibuat oleh pejabat kepada pejabat di bawahnya atau pegawai di lingkungan ANRI untuk menyampaikan informasi kedinasan yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan.

Memorandum ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama dan administrator tertentu (Unit Pelayanan Teknis Balai Arsip Statis dan Tsunami).

Susunan Memorandum terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; c. kaki.

Bagian kepala Memorandum terdiri atas: a. kop Memorandum berisi tulisan Arsip Nasional Republik INDONESIA dan di bawahnya ditulis nama unit kerja secara simetris dengan huruf kapital; b. kata Memorandum ditulis secara simetris dibawah kop Naskah Dinas dengan huruf kapital; c. nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d. kata yth., ditulis dengan huruf awal kapital diikuti dengan tanda baca titik dua (:); dan e. kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti dengan tanda baca titik dua (:).

Batang tubuh Memorandum terdiri atas alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas.

Bagian kaki Memorandum terdiri atas: a. nama tempat, tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya Memorandum; b. nama jabatan pejabat yang menandatangani Memorandum ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata dan diakhiri dengan tanda baca koma (;); c. tanda tangan pejabat; dan d. tembusan (jika perlu), berada pada sisi kiri bawah margin dan diikuti dengan tanda baca titik dua (:).

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan memorandum meliputi: a. Memorandum tidak dibubuhi cap dinas ANRI; b. tembusan Memorandum hanya ditujukan kepada pejabat di lingkungan intern ANRI; c. penomoran Memorandum dilakukan dengan mencantumkan kode klasifikasi arsip, nomor Memorandum, bulan, dan tahun dibuatnya Memorandum; dan d. Memorandum digunakan dari pimpinan atau atasan kepada bawahan atau staf di bawahnya.

(1) Lembar Disposisi merupakan sarana yang digunakan oleh pimpinan untuk memberikan wewenang dan tugas kepada bawahan baik struktural maupun fungsional dalam bentuk perintah atau instruksi secara singkat dan jelas guna memproses dan/atau menyelesaikan suatu surat. (2) Lembar Disposisi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dimaksudkan agar pimpinan tidak menulis perintah/instruksinya pada surat. (3) Lembar Disposisi menjadi satu kesatuan dengan surat sehingga tidak dapat dipisahkan dengan surat baik untuk kepentingan pemberkasan maupun penyusutan arsip. (4) Lembar Disposisi dibuat dalam bentuk formulir dengan ukuran 21,5 cm x 16,5 cm (dua puluh satu koma lima dikali enam belas koma lima centi meter) (setengah halaman F4).

(1) Setiap surat masuk yang diterima oleh unit pengolah (sentral arsip aktif setingkat pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama, administrator) diberi Lembar Disposisi rangkap 2 (dua), 1 (satu) lembar untuk unit pengolah dan satu lembar lagi untuk tujuan disposisi. (2) Lembar Disposisi di unit pengolah disimpan di sentral arsip aktif untuk mengingatkan unit pengolah/pelaksana penerima disposisi bila waktu penyelesaian surat sudah berakhir.

Surat Undangan Intern merupakan Surat Dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai di lingkungan ANRI untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu.

Surat Undangan Intern ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama, administrator, dan pengawas.

Susunan Surat Undangan Intern terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Bagian kepala Surat Undangan Intern terdiri atas: a. kop Surat Undangan Intern berisi tulisan Arsip Nasional Republik INDONESIA dan dibawahnya ditulis nama unit kerja secara simetris dengan huruf kapital; b. nomor, sifat, lampiran, dan hal, berada pada sisi kiri margin kop Surat Undangan Intern diikuti tanda baca titik dua (:); c. tempat dan tanggal pembuatan Surat Undangan Intern, berada pada sisi kanan margin sejajar dengan nomor; dan d. kata yth., berada di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan, dan unit kerja yang dituju (jika diperlukan).

Bagian batang tubuh Surat Undangan Intern terdiri atas: a. alinea pembuka; b. isi Surat Undangan Intern, yang meliputi hari, tanggal, pukul, tempat dan acara; dan c. alinea penutup.

Bagian kaki Surat Undangan Intern terdiri atas nama jabatan, tanda tangan, dan nama lengkap pejabat yang ditulis dengan huruf kapital di setiap awal kata.

Format Surat Undangan Intern sama dengan format Surat Dinas, bedanya meliputi: a. kop Surat Undangan Intern menggunakan tulisanArsip Nasional dan nama unit kerja. Sedangkan kop Surat Dinas menggunakan lambang negara/logo ANRI (menggunakan lambang negara bila ditandatangani oleh Kepala atau atas nama Kepala dan menggunakan logo ANRI bila ditandatangani oleh selain Kepala); b. pihak yang dikirimi Surat Undangan Intern dapat ditulis pada lembar lampiran surat. c. Pada kolom lampiran di bawah nomor surat ditulis jumlah lampirannya. d. surat undangan tidak disertai dengan lampiran, di kepala surat tidak perlu dicantumkan kata lampiran; dan e. tanpa cap dinas.

Surat Dinas merupakan Naskah Dinas pelaksanaan tugas seorang pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain di luar ANRI.

Surat Dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI, Pimpinan tinggi madya, Pimpinan tinggi pratama dan Administrator tertentu (Unit Pelayanan Teknis Balai Arsip Statis dan Tsunami).

Susunan Surat Dinas terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; c. kaki.

Bagian kepala Surat Dinas terdiri atas: a. kop Surat Dinas yang ditandatangani sendiri atau atas nama Kepala ANRI menggunakan lambang negara, yang diikuti tulisan Arsip Nasional Republik INDONESIA dengan huruf kapital secara simetris; b. kop Surat Dinas yang ditandatangani oleh pejabat selain Kepala ANRI menggunakan logo ANRI; c. nomor, sifat, lampiran, dan hal, berada pada sisi kiri margin di bawah kop Surat Dinas dengan menggunakan huruf awal kapital dan diikuti tanda baca titik dua (:); d. tempat dan tanggal pembuatan surat, berada di sebelah kanan atas sejajar dengan nomor; e. kata yth., berada dibawah hal, diikuti dengan nama jabatan dan/ atau nama pejabat yang dituju; f. penulisan nama instansi yang dituju tidak boleh disingkat; dan g. alamat surat, berada dibawah yth., dan hanya mencantumkan nama kota tujuan.

Bagian batang tubuh Surat Dinas terdiri atas alinea pembuka, isi dan alinea penutup.

Bagian kaki Surat Dinas terdiri atas: a. nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma (;); b. tanda tangan pejabat; c. nama pejabat penanda tangan, ditulis lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata; d. cap atau stempel, yang digunakan sesuai dengan ketentuan; e. tembusan berada pada sisi kiri bawah margin diikuti tanda baca titik dua (:). Tembusan memuat nama pejabat dan jabatan penerima (jika ada); dan f. di belakang nama pejabat yang diberi tembusan tidak perlu dicantumkan kata sebagai laporan.

(1) Surat Dinas disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. (2) Pendistribusian Surat Dinas diikuti dengan tindakan pengendalian, dengan menggunakan buku ekspedisi untuk pendistribusian di lingkungan ANRI dan Surat Pengantar untuk pendistribusian ke luar ANRI.

Hal yang Perlu Diperhatikan dalam penyusunan Surat Dinas meliputi: a. kop Surat Dinas hanya digunakan pada halaman pertama Surat Dinas; b. dalam penulisannya, nomor surat tidak diikuti dengan tanda titik ataupun tanda titik dan tanda hubung (.-); c. jika Surat Dinas disertai lampiran, pada kolom lampiran dicantumkan jumlahnya; d. surat tidak disertai dengan lampiran, di kepala surat tidak perlu dicantumkan kata lampiran; e. hal, berisi informasi singkat pokok Surat Dinas yang ditulis dengan huruf kapital pada awal kata setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca; f. alamat Surat Dinas yang ditulis di bawah yth., tidak perlu ditulis lengkap. Alamat surat yang lengkap ditulis di amplop surat; g. paragraf pembuka surat dapat menggunakan kalimat: 1. Sesuai dengan surat Saudara Nomor … tentang …, dengan ini kami sampaikan hal sebagai berikut; 2. Sehubungan dengan surat Saudara Nomor … tentang …, kami menyampaikan jawaban sebagai berikut; 3. Melalui surat ini kami beritahukan ...; h. tidak diperkenankan menggunakan kalimat: 1. “Menunjuk hal pada pokok surat tersebut di atas, dengan ini kami sampaikan hal sebagai berikut:”; 2. “Menjawab surat Saudara Nomor ....”; i. paragraf penutup dapat menggunakan kalimat: 1. “Atas perhatian Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.”; 2. “Atas perhatian dan kesediaan Bapak/Ibu/Saudara, kami ucapkan terima kasih.”; 3. “Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu/Saudara Saudara, kami sampaikan terima kasih.”; j. tidak diperkenankan menggunakan kalimat: 1. “Atas perhatiannya, diucapkan terima kasih.”; 2. “Demikian atas bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.”; 3. “Demikian yang dapat kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, diucapkan terima kasih.”; 4. “Demikian harap maklum adanya.”; k. Surat Dinas yang dikirim adalah surat yang ditandatangani pejabat yang berwenang dan tidak ada paraf koreksi; l. surat yang ada pembubuhan paraf koreksi diperlakukan sebagai pertinggal; dan m. format Surat Dinas berlaku untuk dalam negeri dan luar negeri.

Surat Undangan Ekstern merupakan Surat Dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan di luar ANRI untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu.

Surat Undangan Ekstern ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya yaitu Kepala ANRI, Pimpinan tinggi madya, Pimpinan tinggi pratama dan Administrator tertentu (Balai Arsip Statis dan Tsunami).

Susunan Surat Undangan Ekstern terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Bagian kepala Surat Undangan Ekstern terdiri atas: a. kop Surat Undangan Ekstern yang ditandatangani sendiri atau atas nama Kepala ANRI menggunakan lambang negara, diikuti tulisan Arsip Nasional Republik INDONESIA dengan huruf kapital secara simetris; b. kop Surat Undangan Ekstern yang ditandatangani oleh pejabat selain Kepala ANRI menggunakan logo ANRI; c. nomor, sifat, lampiran, dan hal, berada di sebelah kiri di bawah kop Surat Undangan Ekstern; d. tempat dan tanggal pembuatan surat, berada di sebelah kanan atas sejajar dengan nomor diikuti tanda baca titik dua (:); e. bagi Surat Undangan Ekstern yang ditandatangani oleh pejabat selain Kepala ANRI tanpa menyebut tempat (hanya tanggal pembuatan surat); f. kata yth., berada di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan; g. penulisan nama instansi yang dituju tidak boleh disingkat; dan h. alamat surat, ditulis dibawah Yth., hanya mencantumkan nama kota tujuan.

Bagian batang tubuh Surat Undangan Ekstern terdiri atas: a. alinea pembuka; b. isi Surat Undangan Ekstern, yang meliputi hari/tanggal, pukul, tempat, dan acara; dan c. alinea penutup.

Bagian kaki Surat Undangan Ekstern terdiri atas nama jabatan yang ditulis dengan huruf kapital setiap awal kata, tanda tangan, dan nama pejabat yang ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata.

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Surat Undangan Ekstern meliputi: a. format Surat Undangan Ekstern sama dengan format Surat Dinas, bedanya pada Surat Undangan Ekstern pada saat pihak yang diundang banyak, dapat ditulis pada lampiran tersendiri; b. jika Surat Undangan Ekstern disertai lampiran, pada kolom lampiran dicantumkan jumlahnya. Apabila surat tidak disertai dengan lampiran, di kepala surat tidak perlu dicantumkan kata lampiran; c. alamat Surat Undangan Ekstern yang ditulis di bawah yth tidak perlu ditulis lengkap. Alamat surat yang lengkap ditulis di amplop surat; dan d. Surat Undangan Ekstern untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.

Naskah Dinas khusus terdiri atas: a. surat perjanjian; b. surat kuasa; c. berita acara; d. surat keterangan; e. surat pengantar; dan f. pengumuman.

Surat perjanjian merupakan Naskah Dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang sesuatu hal yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.

Jenis surat perjanjian terdiri atas: a. Perjanjian dalam negeri, meliputi: 1) Kesepahaman Bersama; dan 2) Perjanjian Kerjasama. b. Perjanjian Luar Negeri (Memorandum of understanding).

Perjanjian dalam negeri merupakan Kerja sama antar lembaga di dalam negeri, baik di tingkat pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau perjanjian kerja sama.

Kesepahaman Bersama merupakan naskah kerja sama yang memuat ketentuan yang bersifat umum, meliputi lebih dari satu substansi/materi yang dikerjasamakan, berkesinambungan dalam pelaksanaannya sehingga perlu ditindaklanjuti dengan Perjanjian Kerja Sama.

Kesepahaman Bersama ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Susunan Kesepahaman Bersama terdiri atas: a. judul; b. pembukaan; c. batang tubuh dan d. penutup.

Bagian Judul terdiri atas: a. judul naskah Kesepahaman Bersama memuat keterangan mengenai nama dan logo lembaga yang bekerja sama atau lambang negara, nomor, tahun penandatanganan, dan hal yang dikerjasamakan; b. hal yang dikerjasamakan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi/substansi yang dikerjasamakan; dan c. judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital, diletakkan ditengah margin tanpa diakhiri tanda baca titik.

Pembukaan Kesepahaman Bersama terdiri atas: a. pernyataan waktu dan tempat penandatanganan, dengan memperhatikan: 1. pada pembukaan Kesepahaman Bersama sebelum nama jabatan penandatangan dicantumkan waktu dan tempat penandatanganan; 2. penulisan waktu dan tempat penandatangan ditulis dalam bentuk kalimat; b. Pejabat penanda tangan, nama lengkap pejabat penanda tangan disertai gelar diletakkan lurus di sebelah kiri, diikuti dengan nama jabatan, nama dan alamat lembaga serta posisi perwakilannya dalam perjanjian; c. pertimbangan, dengan memperhatikan: 1. pertimbangan memuat tentang uraian mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan/atau alasan kerjasama; 2. jika pertimbangan memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian; 3. tiap pokok pikiran diawali dengan huruf kapital yang dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma; d. dasar hukum, dengan memperhatikan: 1. dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan dan atau pelaksanaan kerja sama; 2. jika jumlah peraturan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencatuman perlu memperhatikan urutan peraturan perundangan; e. pernyataan Kesepahaman Bersamadirumuskan dengan suatu kalimat yang diakhiri dengan titik dua.

(1) Batang tubuh naskah Kesepahaman Bersama memuat substansi yang dikerjasamakan dan dirumuskan dalam bentuk pasal per pasal. (2) Batang tubuh pada umumnya memuat substansi sebagai berikut: a. tujuan kerjasama; dan b. ruang lingkup.

Penutup naskah Kesepahaman Bersama memuat ketentuan tentang: a. pengaturan lebih lanjut tentang hal yang belum diatur; b. ketentuan penutup, berisi pernyataan autentikasi naskah kerja sama; c. nama, jabatan, tanda tangan, dan cap resmi para pihak; dan d. dalam naskah Kesepahaman Bersama antara pemerintah dalam negeri menggunakan materai Rp6000,- (enam ribu rupiah).

Perjanjian Kerja Sama merupakan naskah kerja sama yang merupakan tindak lanjut dari Kesepahaman Bersama memuat ketentuan teknis pelaksanaan kegiatan bersifat spesifik, konkrit dan terinci.

Pejabat penandatangan Perjanjian Kerja Sama adalah Kepala ANRI atau Pimpinan tinggi madya yang ditunjuk oleh Kepala ANRI sesuai dengan bidang kerja sama yang dijenjangkan.

Susunan Perjanjian Kerja sama terdiri atas: a. judul; b. pembukaan; c. batang tubuh; dan d. penutup.

Bagian Judul terdiri atas: a. judul naskah Perjanjian Kerja Sama memuat keterangan mengenai nama dan logo lembaga atau lambang negara yang bekerja sama, nomor, tahun penandatanganan, dan hal yang dikerjasamakan; b. hal yang dikerjasamakan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi/substansi yang dikerjasamakan; dan c. judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital, diletakkan ditengah margin tanpa diakhiri tanda baca titik.

Pembukaan Perjanjian Kerja Sama terdiri atas: a. pernyataan waktu dan tempat penandatanganan 1. pada pembukaan Perjanjian Kerja Sama sebelum nama jabatan penanda tangan dicantumkan waktu dan tempat penandatanganan; dan 2. penulisan waktu dan tempat penanda tangan ditulis dalam bentuk kalimat/huruf bukan angka. b. pejabat penandatangan yaitu nama lengkap pejabat penanda tangan disertai gelar diletakkan lurus di sebelah kiri, diikuti dengan nama jabatan, nama dan alamat lembaga serta posisi perwakilannya dalam perjanjian; c. dasar hukum yaitu Perjanjian Kerja Sama yang merupakan tindak lanjut dari Kesepahaman Bersama, maka Kesepahaman Bersama yang dijadikan dasar perjanjian kerja sama harus dicantumkan; dan d. pernyataan Kesepahaman Bersama yaitu Pernyataan Kesepahaman Bersama untuk melakukan sesuatu kerja sama dirumuskan dengan suatu kalimat yang diakhiri dengan titik dua (:).

Batang tubuh naskah Perjanjian Kerja Sama memuat substansi yang dikerjasamakan dan dirumuskan dalam bentuk pasal per pasal.

Batang tubuh memuat substansi sebagai berikut: a. ruang lingkup: 1. ruang lingkup memuat tentang objek/bidang yang dikerjasamakan; 2. lingkup kegiatan kerja sama sesuai dengan ruang lingkup dalam kesepahaman bersama yang ditandatangani sebelumnya; dan 3. lingkup kegiatan sebagaimana dimaksud pada angka 1 dijabarkan menjadi tahapan program tahunan sesuai dengan bidang yang dikerjasamakan. b. tanggung jawab para pihak yang dirumuskan secara rinci berupa hak dan kewajiban dalam kaitannya dengan pelaksanaan kegiatan yang dikerjasamakan; c. unit kerja pelaksana yaitu unit yang ditunjuk sebagai pelaksana kegiatan adalah unit kerja setingkat pimpinan tinggi madya yang memiliki tugas pokok dan fungsi sesuai dengan kegiatan yang dikerjasamakan; d. tata cara pelaksanaan kegiatan, pembiayaan kegiatan, dan pernyataan bahwa jadwal kerja akan dibuat sebagai lampiran dituangkan lebih lanjut dalam kerangka acuan kerja program tahunan yang ditandatangani oleh para pihak; e. perubahan kerja sama berisi klausula yang bersifat antisipasi bila terjadi perubahanterhadap substansi yang dikerjasamakan; f. masa berlaku dan berakhirnya kerja sama; g. keadaan memaksa (force majeure); merumuskan klausula dan waktu yang menyebabkan tidak dapat dilaksanakan kegiatan yang dikerjasamakan sebagaimana mestinya; h. penyelesaian perselisihan; dan i. berisi cara penyelesaian perselisihan terhadap perjanjian kerja sama.

Penutup naskah Perjanjian Kerja Sama memuat ketentuan tentang: a. ketentuan penutup, berisi pernyataan autentikasi naskah kerja sama, rangkap 2 (dua) atau sejumlah pihak yang dikerjasamakan; b. nama, jabatan, tanda tangan, dan cap resmi para pihak; dan c. dalam naskah Perjanjian Kerja Sama antara pemerintah dalam negeri menggunakan materai Rp6000,- (enam ribu rupiah).

Naskah perjanjian dalam negeri asli, yang telah ditandatangani, disimpan di unit setingkat pimpinan tinggi pratama yang melaksanakan fungsi kerjasama.

(1) untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan, unit kerja yang melaksanakan fungsi kerjasama menyampaikan kopi naskah kerja sama dan rencana kerja (rencana pelaksanaan kegiatan kerja sama) kepada seluruh pimpinan tinggi madya dan pimpinan tinggi pratama yang terkait. (2) untuk kepentingan pengawasan pelaksanaan kerja sama, pimpinan tinggi pratama yang melaksanakan fungsi kerjasama menyampaikan kopi naskah kerja sama dan rencana kerja (rencana pelaksanaan kegiatan kerja sama) kepada unit yang melaksanakan fungsi pengawasan.

Perjanjian Luar Negeri (Memorandum of Understanding/MoU) merupakan naskah kerja sama yang memuat ketentuan yang bersifat umum, meliputi satu atau lebih substansi yang dikerjasamakan, berkesinambungan dalam pelaksanaannya dan ditindaklanjuti dalam bentuk Executive Program (EP), Working Plan (WP), Program Direction.

Perjanjian Luar Negeri (MoU) ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Susunan Perjanjian Kerja Luar Negeri (MoU) terdiri atas: a. judul; b. pembukaan; c. batang tubuh; dan d. penutup.

Bagian Judul terdiri atas: a. judul naskah MoU memuat keterangan mengenai nama dan logo lembaga/instansi atau lambang negara yang bekerja sama, tahun penandatanganan, dan hal yang dikerjasamakan; b. hal yang dikerjasamakan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi/substansi yang dikerjasamakan; dan c. judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital, diletakkan di tengah margin tanpa diakhiri tanda baca titik (.).

Bagian pembukaan terdiri atas: a. pembukaan memuat tentang keterangan kedua belah pihak yang melakukan kerja sama disebut sebagai para pihak dengan rumusan: “The first (mention the name of first party and the second (mention the name of second party) here in after referred to as the Parties”; b. pertimbangan: 1. pertimbangan memuat tentang uraian mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan/atau alasan kerja sama; 2. jika pertimbangan memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian; 3. tiap pokok pikiran diawali dengan huruf kapital yang dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma; c. dasar hukum: 1. dasar hukum memuat dasar kewenangan pelaksanaan kerja sama; 2. jika jumlah peraturan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan urutan peraturan perundangan; 3. untuk perjanjian dengan pihak luar negeri perlu dirumuskan klausula tentang kepatuhan para pihak pada hukum yang berlaku di suatu negara, dengan rumusan: “Pursuantto the prevailing laws and regulations of the respective countries”.

Bagian batang tubuh terdiri atas: a. batang tubuh naskah MoU memuat substansi yang dikerjasamakan; b. batang tubuh dirumuskan dalam bentuk pasal; c. batang tubuh pada umumnya memuat substansi sebagai berikut: 1. tujuan kerja sama; 2. ruang lingkup; ruang lingkup memuat tentang objek/bidang yang dikerjasamakan, yang dirumuskan secara umum.

Penutup naskah MoU memuat ketentuan tentang: a. pengaturan lebih lanjut tentang hal yang belum diatur; b. ketentuan penutup, berisi pernyataan autentikasi naskah kerja sama; c. pernyataan waktu dan tempat penandatanganan, dengan memperhatikan: 1. pada penutup MoU sebelum nama jabatan penanda tangan dicantumkan waktu dan tempat penandatanganan; 2. penulisan waktu dan tempat penanda tangan ditulis dalam bentuk kalimat; d. nama, jabatan, dan tanda tangan, (untuk naskah perjanjian dengan pihak luar negeri tidak diperlukan cap resmi); dan e. dalam naskah antara pemerintah dengan pihak luar negeri tidak menggunakan materai.

Naskah perjanjian luar negeri asli, yang telah ditandatangani, disimpan di unit kerja setingkat pimpinan tinggi pratama yang mempunyai fungsi kerja sama.

(1) Untuk kepentingan pelaksanaan kegiatan, unit kerja yang mempunyai fungsi kerjasama (yang menyimpan naskah asli) menyampaikan kopi naskah kerja sama dan rencana kerja (rencana pelaksanaan kegiatan kerja sama) kepada seluruh Pimpinan tinggi madya dan Pimpinan tinggi pratama yang terkait. (2) Untuk kepentingan pengawasan pelaksanaan kerja sama, unit kerja yang mempunyai fungsi kerjasama menyampaikan kopi naskah kerja sama dan rencana kerja (rencana pelaksanaan kegiatan kerja sama) kepada unit kerja yang mempunyai tugas pengawasan intern.

Hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan Perjanjian Kerja Luar Negeri (MoU) meliputi: a. perjanjian antar para pihak yang ditandatangani oleh pimpinan lembaga negara menggunakan lambang negara dengan posisi di tengah secara simetris; dan b. perjanjian antar para pihak yang mewakili pimpinan lembaga negara dengan BUMN/swasta menggunakan logo masing-masing dengan posisi logo lembaga yang mengajukan inisiatif di letakkan di sebelah kanan menghadap pembaca.

Surat Kuasa merupakan Naskah Dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/ kelompok orang/ perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu untuk kedinasan.

Kepala, Pimpinan tinggi madya dan Pimpinan tinggi pratama, III, sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya berwenang membuat dan menandatangani Surat Kuasa.

Susunan Surat Kuasa meliputi: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Bagian kepala Surat Kuasa terdiri atas: a. kop Surat Kuasa terdiri atas logo dan tulisan Arsip Nasional Republik INDONESIA, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b. tulisan Surat Kuasa menggunakan huruf kapital berada simetris di bawah kop surat; dan c. tulisan nomor menggunakan huruf kapital berada simetris di bawah tulisan Surat Kuasa.

Bagian batang tubuh Surat Kuasa memuat materi yang dikuasakan.

Bagian kaki Surat Kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan, serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Berita Acara merupakan Naskah Dinas yang berisi tentang pernyataan bahwa telah terjadi suatu proses pelaksanaan kegiatan pada waktu tertentu yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi, dapat disertai lampiran.

Berita Acara ditandatangani oleh Kepala ANRI, pimpinan tinggi madya, pimpinan tinggi pratama, dan administrator tertentu (Balai Arsip Statis dan Tsunami, Bagian Keuangan, Bagian Perencanaan, Bagian Kepegawaian) sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Susunan Berita Acara terdiri atas: a. kepala; b. batang tubuh; dan c. kaki.

Bagian kepala Berita Acara terdiri atas: a. kop Berita Acara terdiri atas logo dan tulisan Arsip Nasional Republik INDONESIA diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital; b. judul Berita Acara menggunakan huruf kapital berada simetris dibawah kop; dan c. nomor Berita Acara menggunakan huruf kapital berada simetris dibawah judul Berita Acara.

Bagian batang tubuh Berita Acara terdiri atas: a. tulisan hari, tanggal, bulan, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat Berita Acara; b. substansi Berita Acara; c. keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan d. penutup yang menerangkan bahwa Berita Acara ini dibuat dengan benar.

Bagian kaki Berita Acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan, nama jabatan, nama pejabat dengan menggunakan huruf kapital di setiap awal kata, tanda tangan, dan cap para pihak serta para saksi.